Всім привіт! Мене дуже часто запитують, як і де завантажити Microsoft Access безкоштовно. Чесно кажучи, втомився сотий раз пояснювати одне й теж, тому вирішив написати невелику статтю про те, як і де завантажити Microsoft Access безкоштовно. Обов'язково дочитайте цей текст до кінця, знайдете багато корисної інформації, а також невеликий бонус.

Спосіб 1: Офіційний сайт розробника Microsoft

Почну з того, що Microsoft Access входить до складу пакета програм Microsoft Office, в якому ви також можете знайти Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint і т.д. Окремо від усього пакету Microsoft Access ви не зможете не купити, не скачати. Якщо вас цікавить ліцензійний продукт, то перше, що ви повинні зробити, це перейти на офіційний сайт Microsoft у розділі «купити Office» вибрати відповідну версію. На момент середини жовтня 2017 року в офіційному магазині Microsoft доступні версії: Office 365 та office 2016.

Як ви бачите, Microsoft Access входить у пакет «Office 365 для дому», який обійдеться 3399 рублів на рік (або 339 руб на місяць), і в пакет «Office 365 персональний», який коштує дешевше за 2699 рублів на рік (269 руб на рік) місяць). Переваги обох версій можна бачити на скріншоті. Зверніть увагу, що Microsoft Access до пакету Office 2016 не входить.
Дорого чи ні, кожен вирішує собі сам.

Спосіб 2: Середа виконання Microsoft Access

Друге не менш популярне питання: я скачав Microsoft Access із офіційного сайту, але моя база не відкривається. Швидше за все йдеться не про повноцінний Microsoft Access, а про середовище виконання Microsoft Access. Дане ПЗ дійсно можна завантажити безкоштовно з офіційного сайту розробника, але на виході ви отримаєте обрізаний Access, який дозволить поширювати програми Access серед користувачів, у яких не встановлений повноцінний Access. Іншими словами, ви зможете лише переглядати бази даних, але редагувати чи створювати нові БД ви не зможете.

Спосіб 3: пошук в інтернеті

Якщо вас не влаштовує перші два варіанти, можна спробувати знайти і завантажити Microsoft Access безкоштовно в інтернеті через пошукові системи. Відразу попереджаю, що цей варіант не є легальним, і всі ризики завантаження неліцензійного ПЗ ви берете на себе. За такими запитами як "завантажити Microsoft Access" або "Microsoft Access безкоштовно" в інтернеті мільйони сайтів, користуватися якими я не рекомендую. Тут можуть бути як і відверті «ліві» сайти, які розповсюджують різноманітне вірусне ПЗ, так і просто сайти-пустушки, на якому нічого крім витрачених нервів не отримаєте.

Спосіб 4: Торенти

Четвертий спосіб, як і де завантажити Microsoft Access безкоштовно - це торрент-трекери. Це безпечніший спосіб, ніж завантаження зі звичайних сайтів, але в будь-якому випадку торрент-трекер повинен бути перевіреним і не викликати підозр. З практики скажу, що можна довіряти таким гігантам як rutracker та nnm-club. Але знову ж таки, ви повинні розуміти, що завантаження Microsoft Access навіть з трекерів не є легальним. Хоч і здається, що використання торентів не повинно викликати труднощів, все одно виникає багато питань, як і де завантажити Microsoft Access безкоштовно на торренті.
Повернемося до початку статті, я нагадаю, що програма Microsoft Access входить до складу пакету програм Microsoft Office. Багато хто на торренті шукає не Microsoft Office, а Microsoft Access і, відповідно, мало що знаходить.

Висновок

У цій статті я розповів 4 способи, як і де завантажити Microsoft Access безкоштовно. Який варіант підходимо Вам, вирішувати, звичайно, Вам. Дякую, що дочитали статтю до кінця, тому обіцяний бонус є нижчим. У будь-якому випадку рекомендується користуватися лише ліцензійним Microsoft Access. Але, якщо вам потрібно, завантажити безкоштовно Microsoft Access тільки з ознайомлювальною метою, тобто пара перевірених посилань нижче. Ще раз повторююсь, посилання представлені в ознайомлювальних цілях, тому після знайомства з програмою Microsoft Access рекомендується видалити її зі свого ПК та придбати повноцінну версію в офіційному магазині Microsoft.

Microsoft Access,випущена в 2013 році – це програма, що входить до пакету Microsoft Office і дозволяє управляти, змінювати, а також створювати окремі бази даних. Завдяки своїй багатофункціональності та простому, інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу навіть недосвідчений користувач зможе в короткий час освоїти програму.

Також, на випадок виникнення питань чи технічних проблем до неї додається повний довідник та вбудований анімований персонаж, який виконує роль швидкого помічника. Microsoft Access 2013 містить безкоштовні шаблони створення нескладного сховища інформації. Через максимальну автоматизацію користувачеві необов'язково знати мову VBA, щоб працювати з цією програмою.

Access 2013 російською скачати безкоштовно:

Версія Microsoft Accessзразка 2013 року відрізняється від своїх попередніх версій покращеним зовнішнім виглядом, а також можливістю редагувати стрічкове меню. Також написані доповнення можна додавати в Offise Store, причому поширення продукту може бути як безкоштовним, так і за гроші. Крім того, була прискорена швидкість імпорту з попередніх версій MS Access.

Як встановити Access 2013

Почати встановлення

Натисніть Налаштування.

Виберіть компонент Accessі засоби,натисніть встановити.

Якщо проблема в завантаженні:

Особливості та характеристики Microsoft Access 2013

Програма призначена для зберігання, зміни та підтримки цілісності даних, що зберігаються у базі, а також проведення різноманітних операцій над окремими групами записів. Основними компонентами є:

• будівельники таблиць, екранних форм, а також звітів, що виводяться на друк;
• будівельник запитів

Це середовище здатне генерувати скрипти мовою VBA, що дозволяє за необхідності буквально заново написати власну базу даних, а також додаткове програмне забезпечення.

При створенні нової, порожньої бази даних, необхідно вибрати один із чотирьох варіантів взаємодії та структури, згідно з якою зберігатиметься інформація:

1. Таблиці - основний спосіб зберігання даних. Вони практично аналогічні Exel, що робить імпорт із таких програм більш простим заняттям.
2. Форми дозволяють вводити основою необхідні дані безпосередньо, на відміну таблиць, форми забезпечують наочний введення необхідної інформації.
3. Звіти в основному використовуються для подальшої роздруківки, вони здатні підрахувати всі дані в базі і показати узагальнений результат, скільки отримано прибутку, наприклад.
4. За допомогою запитів можна внести, відсортувати та змінити інформацію, що зберігається у таблицях. Вони також використовуються для пошуку певних записів.

Умови роботи із програмою

Права доступу в даній БД поділяються на три рівні: гість (може лише переглядати таблиці), автор (може вносити зміни до даних форм), розробник (є можливість змінювати таблиці). Оновлений SQL сервер дозволяє значно збільшити продуктивність. А використання таких програм, як SharePoint, дає можливість створення стабільної бази даних на вибраному веб-сайті.

Основним призначенням цієї програми є створення та робота з базами даних, які можуть бути підв'язані як під дрібні проекти, так і під великий бізнес. З її допомогою вам буде зручно керувати даними, редагувати та зберігати інформацію.

Програма Microsoft Office - Access - служить для роботи з базами даних

Природно, перед початком роботи вам потрібно буде створити або відкрити вже існуючу базу даних.

Відкрийте програму і перейдіть в головне меню, натиснувши на команду "Файл", а там виберіть пункт "Створити". Створюючи нову базу, вам на вибір буде представлена ​​порожня сторінка, яка матиме в собі одну таблицю або веб-база даних, що дозволяє вам користуватися вбудованими інструментами програми для, наприклад, ваших публікацій в інтернеті.

Крім того, для максимального спрощення створення нової бази користувачеві на вибір надано шаблони, що дозволяють створити базу, орієнтовану на конкретне завдання. Це, між іншим, допоможе вам швидко створити необхідну форму таблицю, не налаштовуючи все вручну.

Наповнення бази даних інформацією

Створивши основу, необхідно її заповнити відповідною інформацією, структуру якої варто заздалегідь продумати, адже функціональність програми дозволяє оформляти дані у кількох формах:

1. Зараз найзручнішим і найпоширенішим видом структуризації інформації є таблиця. За своїми можливостями і виду, таблиці в Access не сильно відрізняються від таких у Excel, що, своєю чергою, значно спрощує перенесення даних з однієї програми в іншу.
2. Другим способом внесення інформації є форми, вони чимось схожі на таблиці, проте забезпечують більш наочне відображення даних.
3. Для підрахунку та виведення інформації з вашої бази передбачені звіти, які дозволять вам проаналізувати та вирахувати, наприклад, ваші доходи або кількість контрагентів, з якими ви працюєте. Вони дуже гнучкі і дозволяють робити будь-які розрахунки, залежно від внесених даних.
4. Отримання та сортування нових даних у програмі здійснюється за допомогою запитів. З їхньою допомогою ви зможете знайти певні дані серед кількох таблиць, а також створити або оновити дані.

Всі перелічені вище функції знаходяться в панелі інструментів, у вкладці «Створення». Там ви можете вибрати який саме елемент бажаєте створити, а потім, у «Конструкторі», що відкрився, налаштувати його під себе.

Створення бази даних та імпортування інформації

Створивши нову базу даних, єдиним, що ви побачите, буде пуста таблиця. Ви можете зайнятися її заповненням вручну або заповнити копіюючи необхідну інформацію з інтернету. Зверніть увагу, що кожна внесена вами частина інформації має бути розміщена в окремій колонці, а кожен запис матиме особистий рядок. До речі, колонки можна перейменувати, щоб краще орієнтуватися в їхньому вмісті.

Якщо вся необхідна вам інформація знаходиться в іншій програмі або джерелі, програма дозволяє настроїти імпортування даних.

Усі параметри імпортування знаходяться в окремій панелі керування вкладці, яка називається «Зовнішні дані». Тут, в області «Імпорт та зв'язки», перераховані доступні формати, серед яких документи Excel, Access, текстові та XML-файли, інтернет-сторінки, папки Outlook тощо. вказати шлях до розташування файлу. Якщо вона розміщена на якомусь сервері, програма вимагатиме від вас ввести адресу сервера. У міру імпорту ви зіткнетеся з різними налаштуваннями, які призначені для коректного перенесення даних до Access. Виконуйте інструкції програми.

Основні ключі та взаємозв'язки таблиць

При створенні таблиці програма автоматично наділяє кожен запис унікальним ключем. За умовчанням у ній є колонка імен, яка розширюється, у міру внесення нових даних. Саме ця колонка є первинним ключем. Крім таких основних ключів, база даних також може містити поля, пов'язані з інформацією, що міститься в іншій таблиці.

Наприклад, у вас є дві таблиці, які містять взаємопов'язану інформацію. Наприклад, вони називаються «День» та «План». Вибравши в першій таблиці поле «понеділок», ви зможете пов'язати його з будь-яким полем у таблиці «План» та при наведенні курсору на одне з цих полів, ви побачите інформацію та пов'язані осередки.

Подібні взаємозв'язки полегшать читання вашої бази даних і, напевно, збільшать її зручність та ефективність.

Щоб створити зв'язок, перейдіть у вкладку «Робота з базами даних» і в області «Відносини» виберіть кнопку «Схема даних». У вікні ви побачите всі оброблювані бази даних. Слід звернути увагу на те, що в базах даних мають бути спеціальні поля, призначені для зовнішніх ключів. На нашому прикладі, якщо в другій таблиці ви хочете відобразити день тижня або число, залиште поле порожнім, назвавши його «День». Також налаштуйте формат полів, тому що він повинен бути однаковим для обох таблиць.

Потім, відкривши дві таблиці, перетягніть поле, яке ви хочете зв'язати, спеціально приготовлене поле для зовнішнього ключа. З'явиться вікно «Зміна зв'язків», у якому ви побачите окремо виділені поля. Щоб забезпечити зміну даних в обох пов'язаних полях та таблицях, поставте галочку навпроти пункту "Забезпечення цілісності даних".

Створення та види запитів

Запит є дією у програмі, завдяки якому користувач може редагувати або вносити інформацію до бази даних. Фактично запити поділяються на 2 види:

1. Вибірний запити, завдяки яким програма дістає певну інформацію та робить за нею розрахунки.
2. Запити впливу, додають інформацію у основу чи видаляють її.

Вибравши "Майстер запитів" у вкладці "Створення", програма проведе процес створення певного типу запиту. Виконуйте інструкції.

Запити можуть значно допомогти вам упорядкувати дані та завжди звертатися до конкретної інформації.

Наприклад, ви можете створити запит на вибір за певними параметрами. Якщо ви бажаєте побачити інформацію за конкретною датою або днем ​​таблиці «День» за весь проміжок часу, ви можете налаштувати подібний запит. Виберіть пункт «Конструктор запитів», а в ньому потрібну таблицю. За замовчуванням запит буде виборним, це стає зрозумілим, якщо глянути на панель інструментів з кнопкою «Вибірка». Щоб програма шукала саме ту дату або день, який вам потрібен, знайдіть рядок «Умова відбору» і введіть туди фразу [який день?]. Запам'ятайте, запит повинен бути поміщений у квадратні дужки і закінчуватися на знак питання або двокрапка.

Це лише один із варіантів використання запитів. Насправді, з їх допомогою можна створювати нові таблиці, відбирати дані за критеріями і т.д.

Налаштування та використання форм

Завдяки застосуванню форм користувач може легко переглядати відомості по кожному полю і перемикатися між існуючими записами. При тривалих введення інформації використання форм спрощує роботу з даними.

Відкрийте вкладку «Створення» і знайдіть пункт «Форма», натиснувши на який з'явиться стандартна форма, яка базується на даних вашої таблиці. Поля з інформацією, що з'явилися, піддаються всіляким змінам, включаючи висоту, ширину і т. д. Зверніть увагу, що якщо в наведеній таблиці присутні взаємозв'язки, ви побачите їх і зможете переналаштувати в цьому ж вікні. У нижній частині програми ви побачите стрілки, які дозволять послідовно відкривати кожен стовпець вашої таблиці або відразу переміститися на перший і останній. Тепер кожна з них є окремим записом, поля якого ви можете налаштувати, натиснувши кнопку «Додати поля». Змінені та внесені таким чином відомості відобразяться у таблиці та у всіх приєднаних до неї таблицях. Після налаштування форма необхідно зберегти її, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl+S».

Створення звіту

Основним призначенням звітів є надання користувачеві загального зведення таблиці. Звіт можна створити абсолютно будь-який залежно від даних.

Програма дає вам вибрати тип звіту, надавши кілька на вибір:

1. Звіт - буде створено автозвіт, який використовує всю надану в таблиці інформацію, однак дані не будуть згруповані.
2. Порожній звіт - незаповнена форма, дані для якої ви зможете вибрати самі з необхідних полів.
3. Майстер звітів - допоможе вам пройти процес створення звіту та проведе групування та форматування даних.

У порожній звіт ви можете додати, видалити або редагувати поля, наповнюючи їх необхідною інформацією, створювати спеціальні групи, які допоможуть відокремити певні дані від інших та багато іншого.

Наведені вище ази, які допоможуть вам впоратися і налаштувати під себе програму Access, однак, її функціональність досить широка і передбачає більш тонке налаштування розглянутих тут функцій.

Прикладна програма Microsoft Access 2007призначена для створення бази даних. Access 2007 використовуються логічно пов'язані таблиці. СУБД Microsoft Access 2007забезпечує зручне та надійне управління даних, що зберігаються в таблицях.

Суть створення бази даних у Microsoft Access 2007 полягає в тому, що спочатку потрібно створити структуру бази даних (створити структуру таблиць та встановити між ними зв'язки), а потім необхідно заповнити таблиці нової бази даних.

Крім того, бажано створити формидля введення даних у таблиці, запитидля пошуку інформації в БД та звітидля виведення з БД необхідної інформації у зручному вигляді на екран, у друк або файл.

БД можна створювати як вручну (нову порожню базу даних), і основі шаблонів. Templates не завжди відповідають необхідної бази даних, але з їх допомогою можна швидко створити базу даних близьку до тієї, що потрібно, а потім її можна змінити та наповнити своїми даними.

При запуску прикладної програми Access 2007 на екрані відображатиметься нова початкова сторінка "Приступаючи до роботи з Microsoft Access 2007", представлена ​​на мал. 1.

Рис. 1. Нова початкова сторінка

Під час створення бази даних на основі шаблонів можна вибрати потрібний template на сторінці "Приступаючи до роботи з Microsoft Access 2007" з "Категорії шаблонів" або шаблони "З Microsoft Office Online". При виборі, наприклад шаблону Факультет у категорії Локальні templates, праворуч у вікні програми з'явиться опис БД. Нижче в текстовому полі вказано ім'я файлу: Факультет.accdb та піктограма папки, за допомогою якої можна зберегти файл у потрібну директорію (за замовчуванням вказано папку Мої документи).

Ім'я файлу та каталог для зберігання файлу можна змінити. Потім клацнути на кнопці Створити. В результаті з'явиться вікно бази даних Факультет: база даних (Access 2007) – Microsoft Access. В області редагування відображатиметься Список факультету, який потрібно заповнити. Якщо область переходів закрита, її необхідно відкрити, натиснувши клавішу F11 або клацнувши на кнопці "Відкрити/закрити межу області переходів".

Microsoft Access- це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні засоби для визначення та обробки даних, а також для управління ними під час роботи з великими обсягами інформації.

СУБД Microsoft Access надає можливість контролювати завдання структури та опис своїх даних, роботу з ними та організацію колективного користування цією інформацією. СУБД Microsoft Access також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію та ведення великих обсягів інформації, що зберігається в численних таблицях. СУБД Microsoft Access включає три основні типи функцій: визначення (завдання структури та опис) даних, обробка даних і управління даними. MS Access – це набір інструментальнихзасобів для створення та експлуатації інформаційних систем.

Засобами Access можна проводити такі операції.

1. Проектування базовихОб'єкти ІС - двомірні таблиці з різними типами даних, включаючи поля об'єктів OLE. Перш ніж заповнювати таблицю, треба створити її макет.

2. Встановлення зв'язківміж таблицями, за допомогою цілісності даних, каскадного оновлення полів та каскадного видалення записів.

3. Введення, зберігання, перегляд, сортування, модифікація та вибірка даних із таблиць з використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць та апарату алгебри логіки (для фільтрації даних).

4. Створення, модифікація та використання похіднихоб'єктів ІС (форм, запитів та звітів).

Об'єктом обробки MS Access є файл бази даних,має довільне ім'я та розширення .MDB. Цей файл містить основні об'єкти MS Access: таблиці, форми, запити, звіти, макроси та модулі. Таким чином, інформаційна система, створена в Access - це файл бази даних. MDB плюс інструментарій самої Access. Експлуатація такої ІС - це обробка документа. MDB програмою Access.

Інформація у базі даних Access представляється як окремих таблиць. При цьому кожен стовпець таблиці відповідає полю даних, а кожен рядок – запису даних.

Запис даних складається з кількох полів. При цьому діє таке правило: запис даних є групою взаємопов'язаних полів, що розглядаються як єдине ціле. Наприклад, запис даних може містити інформацію про конкретного клієнта або продукту. Кожен запис даних у таблиці містить однакову кількість полів. Кожне поле містить один і той самий тип інформації. Наприклад, у кожному запису даних деякої таблиці поле ІМ'Я КЛІЄНТА буде призначено імені клієнта, тобто. міститиме однотипну інформацію.

Існують різні типи даних. Тип даних для конкретного поля даних вибирається залежно від того, яка інформація розміщуватиметься в цьому полі. Розмір поля даних визначається залежно від обраного для нього типу. Опис типів даних та їх характеристика наведено у таблиці 2.

Таблиця 2 - Типи даних

Тип даних	Застосування	Розмір
Текстовий (Text)	Текст або комбінація тексту та чисел, наприклад, адреса, а також числа, що не потребують обчислень, наприклад номери телефонів. номенклатурні номери чи поштовий індекс.	До 255 символів. Зберігаються лише символи, введені в поле, позиції, не використані в текстовому полі, не зберігаються. Для керування максимальним числом символів слід визначити властивість Розмір поля (FieldSize).
Поле MEMO	Довгий текст або цифри, наприклад, коментарі або опис. Поля MEMO не можуть бути індексовані або відсортовані. Для збереження форматованого тексту або довгих документів замість поля MEMO. слід створити поле об'єкта OLE.	До 65 535 символів.
Числовий (Number)	Числові дані, що використовуються для математичних обчислень, за винятком обчислень, що включають грошові операції (для яких використовується грошовий тип). Тип і розмір значень, які можуть бути у числовому полі. Можна змінити як Параметр поля (FieldSize). Наприклад, у полі. що займає на диску 1 байт, допускається введення цілих чисел (без десяткових знаків) від 0 до 255.	1, 2, 4 чи 8 байт. 16 байт тільки для кодів реплікації.
Дата/час (Date/Time)	Дати та час. Зберігання значень дат та часу в полі типу Дата/Час забезпечує правильне сортування. Усі зміни, внесені у формати дат та часу у вікні Мова та стандарти Панелі керування Windows, будуть автоматично відображені у полях типу Дата/Час.	8 байт.
Грошовий (Currency)	значення валют. Грошовий тип використовується для запобігання округленням під час обчислень. Припускає до 15 символів у цілій частині числа та 4 – у дробовій.	8 байт.
Лічильник (AutoNumber)	Автоматична вставка послідовних (розрізняються на 1) або випадкових чисел при додаванні запису. Для створення зростаючого лічильника слід залишити всі налаштування властивості в нижній частині вікна колишніми (за замовчуванням), у властивості Розмір поля (FieldSize) встановлено значення Довге ціле, а у властивості Нові значення (New Values) - Послідовні (Increment). Для створення лічильника випадкових чисел для якості Нові значення необхідно встановити значення Випадкові (Random).	4 байти. Для кодів реплікації – 16 байт.
Логічний (Yes/No)	Поля. що містять тільки одне або два значення, таких як Так/Ні, Істина/Брехня. ВКЛ викл.	1 біт.
Об'єкти OLE (OLE Object)	Об'єкти (наприклад, документи Microsoft Word. електронні таблиці Microsoft Excel, малюнки, звуки та інші дані), створені інших програмах, які використовують протокол OLE. Об'єкти можуть бути пов'язані або впроваджені в таблицю Microsoft Access. Для відображення об'єкта OLE у формі або звіті необхідно використовувати елемент керування Приєднаною рамкою об'єкта.	До 1 гігабайта
Майстер підстановок (Lookup Wizard)	Створюється поле. дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або зі списку значень, використовуючи поле зі списком. Якщо вибрано цей параметр, у списку типів даних для їх визначення завантажується Майстер.	Розмір такий самий, як і розмір ключового поля, яке також є Майстром підстановок, зазвичай 4 байти.
Гіперпосилання (Hyperlink)	Поле, у якому зберігаються гіперпосилання. Гіперпосилання може бути типу UNC (Universal Naming Convention - стандартний формат шляху файлу з включенням мережевого сервера), або URL (Uniform Resource Locator - адреса об'єкта в Internet або внутрішньої мережі з включенням типу протоколу доступу). Гіперпосилання може складатися з чотирьох частин: текст, що виводиться в полі або елемент управління; шлях до файлу (у форматі шляху UNC) або сторінки (URL); додаткова адреса – розташування всередині файлу або сторінки; підказка - текст, що відображається у вигляді спливаючої підказки.	Довжина кожної частини гіперпосилання трохи більше 2048 символів.
Примітка:Числові, грошові та логічні типи даних, а також Дата/Час, забезпечують стандартні формати відображення. Для вибору форматів кожного типу даних слід визначити властивість Формат. Для всіх даних, крім об'єктів OLE, можна також створити формат користувача відображення. Докладніше див. у розділі "Властивість Формат поля".

Крім таблиць СУБД Access працює з такими об'єктами:

формами;

Запитами;

Звітами;

Макрос;

Модулі.

Таблиця – це базовийоб'єкт MS Access. Всі інші об'єкти є похіднимиі створюються лише з основі раніше підготовлених таблиць.

Форма є самостійним об'єктом Access. Вона просто допомагає вводити, переглядати та модифікувати інформацію в таблиці або запиті. Запити та звіти виконують самостійні функції: вибирають, групують, представляють, друкують інформацію.

Кожен об'єкт MS Access має ім'я.Довжина імені будь-якого об'єкта MS Access (таблиці, форми тощо) - не більше 64 довільнихсимволів (за винятком точки та деяких службових знаків). В ім'я можуть входити прогалини та російські літери. З кожним об'єктом працюють в окремому вікні, причому передбачено два режими роботи:

1) режим конструктора, -коли створюється чи змінюється макет, структура об'єкта (наприклад, структура таблиці);

2) оперативнийрежим, коли у вікні завдання ІС проглядається, змінюється, вибирається інформація.

Крім того, файл бази даних входить ще один документ, що має власне вікно: Схема даних.У цьому вікні створюються, переглядаються, змінюються та розриваються зв'язкуміж таблицями. Ці зв'язки допомагають контролювати дані, створювати запити та звіти.

Форма,строго кажучи, - необов'язковий елемент ІВ (загалом без неї можна обійтися), але вона дозволяє спростити операції введення та перегляду даних.

Запит- це похідна таблиця, куди входять дані з інших таблиць і з них проводяться різні операції. Зокрема, у запиті можуть з'явитися обчислюваніполя, тобто поля, значення яких є функціямизначень інших полів (можливо, із різних таблиць). Крім того, запити дозволяють проводити груповіоперації, тобто. операції над групою записів, об'єднаних якоюсь загальною ознакою (наприклад, можна підсумувати кількість для записів з одним і тим самим кодом). Зрештою, запити дозволяють складати вибірки з таблиць за якоюсь умовою. У разі застосовується алгебра логіки.

Звітце фактично той самий запит, але оформлений так, щоб його можна було надрукувати на папері та подати начальству (з гарними заголовками, проміжними підсумками тощо).

По суті, таблиці та форми застосовуються для обслуговування вмісту бази даних, а запити та звіти виконують основну функцію ІС - вилучення, перетворення та подання інформації.

створіння похіднихоб'єктів - запитів, форм та звітів - ведеться приблизно за однією і тією ж схемою. Ось деякі особливості:

Для похідних об'єктів необхідно вказати ім'я (імена) таблиці (запиту), основі якої створюється цей об'єкт;

При використанні Майстра на панелі інструментів необхідно встановити прапорець «Панель елементів», і на екрані з'явиться набір піктограм (мал. 14.5), за допомогою якого ви проектуєте форму (звіт, запит).

Створення будь-яких об'єктів можливе двома способами: за допомогою майстра та в режимі конструктора.

MS Access має потужні, зручні та гнучкі засоби. візуальногопроектування об'єктів за допомогою Майстерів, і це дає можливість користувачеві при мінімумі попередньої підготовки досить швидко створити повноцінну ІС – на рівні таблиць, форм, запитів-вибірок та звітів.

Майстри самі виконують потрібні дії. Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Припустимо, що ви хочете сформувати звіт. Майстер звітів запитає вас, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Робота з Майстерами проста, надійна та ефективна, і дозволяє використовувати все багатство можливостей Microsoft Access.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту. Крім перерахованих, Access є й інші конструктори. Це - макро-конструктор, з допомогою якого формуються різні макроси, і навіть конструктори меню, полів, кольорів, кодів та інші.

1 Запуск Microsoft Access:

При запуску Access на екрані з'являється вікно (рисунок 1.1), в якому можна:

Або створитинову базу даних, тобто файл з розширенням. MDB;

Або відкритиіснуючу БД, тобто файл із розширенням.MDB.

Створення БД.Після вибору команди [Файл-Створити...], на екрані з'являється стандартний файлер (малюнок 1.2), в якому потрібно вказати ім'я та адресу створюваногофайл бази даних. Наприклад, для інформаційної системи під назвою Телефонний довідник.MDB.

Створивши файл, Access розкриває порожнє вікно бази даних,і в цьому вікні проводяться всі операції - створення та маніпулювання об'єктами БД. У цьому вікні знаходиться 7 об'єктів (Таблиці, Запити, Форми, Звіт, Сторінки, Макроси, Модулі) та групи.

Відкриття БД. Після вибору команди [Файл-Відкрити...] на екрані з'являється стандартний файлер, в якому необхідно вказати ім'я та адресу існуючогофайл бази даних. Потім у вікні програми відкривається вікно БД,забезпечує доступ до вже створених об'єктів бази даних та можливість створювати нові об'єкти.

MS Access - багатовіконнепрограму, однак у будь-який момент може бути відкрита лише одна база даних. Саме її вікно є головнимвікном документа в програмі Access (рис. 1.3), і його закриття означає закриття відповідного файла.MDB. Однак це вікно породжує безліч дочірніхвікон (таблиці, запиту, форми тощо). Зберегти об'єкт (наприклад, макет таблиці), вікно якого знаходиться на екрані, і присвоїти йому ім'я можна так само, як це робиться з файлами: командою [Файл-Зберегти] або [Файл-Зберегти як...].

Робота з таблицями

Отже, у вікні бази даних знаходиться перелік існуючих об'єктівБД - таблиць, запитів і т. д. З вікном будь-якого об'єкта (дочірнім вікном) можна працювати або оперативномурежимі (наприклад, вводити або переглядати дані в таблиці), або режимі конструктора(наприклад, макет таблиці).

Перш ніж користуватися будь-яким об'єктом (наприклад, заповнювати даними таблицю), треба створитицей об'єкт (наприклад, створити макет таблиці).

Якщо вибрано вкладку Таблиця, у вікні цієї вкладки відображається список існуючихтаблиць цієї БД.

Щоб відкрити існуючу таблицю, треба виділитиїї ім'я у цьому списку та натиснути кнопку «Відкрити».

На малюнку 1.3 показано вікно програми MS Access разом із вікном бази даних «Міжмісто». Поки що в цьому файлі немає жодного об'єкта.

Для включення до БД новоютаблиці треба натиснути кнопку «Створити».

Щоб виправити макетіснуючої таблиці, треба виділити її ім'я у списку та натиснути кнопку «Конструктор».

Такі самі операції виконуються з іншими об'єктами MS Access.

Будь-який об'єкт (таблицю, запит, форму, звіт) можна створити або вручну (режим конструктора), або за допомогою Майстра.

Конструктор (Builder) – це інструмент Access, який полегшує виконання конкретного завдання. Вкрай корисним є Конструктор виразів – він дозволяє швидко сформувати складний вираз. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для отримання вибірок даних форми або звіту.

Під час виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Отримавши відповіді на запитання, Майстер виконує всі необхідні дії. Наприклад, при формуванні звіту Майстер звітів запитає, як має виглядати звіт і які дані він має містити. Після отримання відповідей звіт буде повністю готовим. За допомогою інших Майстерів можна формувати таблиці баз даних, запити та форми.

Таблиці та запити створювати вручну(У режимі конструктора) ;

- форми та звіти створювати за допомогою Майстри.

Розглянемо послідовність кроків при включенні до бази даних новоютаблиці. Спочатку потрібно визначити предметну область, на яку буде створюватися база даних. Як предметної області визначимо міжміські телефонні розмови, розрахунок суми оплати міжміські телефонні розмови окремих абонентів. Насамперед визначаються поля, які міститиме таблиця « Абоненти»бази даних "Міжмісто". Потрібні поля показані в таблиці 3, причому поле «Номер абонента» буде обрано як ключове. Ключ є полем у відповідній таблиці. Він однозначно характеризує кожен запис, що міститься усередині таблиці.

Таблиця 3 - Поля таблиці "Абонент"

Ідеальним первинним ключем є така інформація як номер клієнта, номер рахунку і т.д. За допомогою такого ключа легко визначити відповідний запис. Для первинного ключа не годяться поля, які містять ім'я клієнта. Завжди можлива ситуація, коли кілька людей мають одне й те саме ім'я.

Після визначення необхідних полів, можна розпочати створення власне таблиці в MS Access.

Для цього потрібно відкрити вікно конструктора таблиць (рис. 2.1), обравши вкладку Таблиця та рядок «Створення таблиці в режимі конструктора» або натиснути кнопку «Створити».

У верхній частині вікна знаходиться створюваний або модифікований макеттаблиці, який являє собою просто список полів із зазначенням імені поля, типу даних та опису. Кожне поле таблиці – це один рядок верхньої частини цього вікна (рис. 2.1).

Кожному полю таблиці слід присвоїти унікальне ім'я, визначити тип даних, які будуть вводитися, і описати вміст поля, тобто. ввести текстові коментарі, у яких зазначено призначення поля. Ім'я поле може мати до 64 символів. Опис - необов'язковий параметр і використовується для додаткового пояснення поля, що використовується.

У стовпці Ім'я поля (малюнок 2.2) набирається довільне ім'я. У наступному стовпці треба вказати тип данихдля цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що з'являється в цьому стовпці (типи даних описані в таблиці 3). Крім того, як тільки курсор опиняється в стовпці Тип даних, у нижній частині вікна виникає бланк властивостей(Характеристик) даного поля.

Бланк властивостей (нижня частина вікна) є переліком властивостей (ліворуч назва властивості, справа - значенняцієї властивості) з вікном підказки з кожної властивості.

Перелік властивостей змінюється залежно від типу даних, який зараз відображається в стовпці Тип даних. Клацнувши мишею на полі значенняу бланку властивостей можна змінити це значення (в рамках допустимого для цього типу даних). Властивості полів перераховані у таблиці 4.

Таблиця 4 – Властивості полів, що відображаються у бланку властивостей конструктора таблиць

Властивість	Призначення
Розмір поля	Задає максимальну кількість символів для введення в поле
Нові значення	Визначає спосіб зміни значень лічильника при додаванні нових записів
Формат поля	Задає формат виводу значень даного поля
Число десяткових знаків	Визначає число десяткових знаків, які використовуються при відображенні чисел
Маска введення	Задає маску введення, що полегшує введення даних у полі
Підпис	Визначає текст, який виводиться як підпис поля
Значення за замовчуванням	Дозволяє вказати значення, яке автоматично вводиться в поле під час створення нового запису
Умова на значення	Визначає вимоги до даних, що вводяться у полі
Повідомлення про помилку	Дозволяє вказати текст повідомлення, що виводиться на екран, якщо введені дані порушують умову, визначену у властивості
Обов'язкове поле	Вказує, чи потрібно поле обов'язкового введення значення
Порожні рядки	Визначає, чи допускається введення в поле пустих рядків
Індексоване поле	Визначає індекс, який створюється по одному полю
Стиснення Юнікод	Встановлює стиснення полів, для зберігання даних у яких використовується кодування Юнікод (поля MEMO, гіперпосилання та текстові поля)

Більшість значень приймається системою за замовчуванням, деякі значення можна вибрати зі списку, що розкривається.

Для текстового та числового поля треба вказати розмірполя, причому для тексту – це допустима довжина значення (наприклад, 20 або 40 символів), а для числа – формат представлення в машині (байт, ціле – два байти, довге ціле тощо). Максимальна довжина текстового поля становить 255 символів. Якщо потрібно ввести текст, довжина якого перевищує це значення, можна скористатися типом даних Memo.

Для поля «Дата/час» обов'язково треба вказати формат, щоб система знала, як обробляти дані, що вводяться. Наприклад, якщо вибрати «Короткий формат дати», система очікуватиме від вас введення саме дати(у російській версії - ДД.ММ.РРРР), а якщо вибрати «Короткий формат часу», в цьому полі доведеться набирати ЧЧ:ММ (годинник та хвилина).

У рядку властивостей маска введення існує можливість створити маску, відповідно до якої вводитимуться дані. Наприклад, для поля номер телефонможна задати маску 00-00-00 , згідно з якою будуть вводитися номери телефонів.

Як значення властивості «Умова на значення» можна вказати правило верифікації,тобто логічний вираз, який має набувати значення TRUE («Істина») під час введення даних у це поле. Наприклад, якщо для поля дата розмови записати:

система визнає помилковим введення в поле будь-якого значення рівного або більшого поточної дати.

У такій властивості можна записати довільне повідомлення про помилку, яке буде видано системою, наприклад: "Це значення дати неприпустиме" або "дата неправильна". Надалі при неправильному введенні дати на екран надійде це повідомлення.

В якості «Обов'язкове поле» можна вказати «Так» (порожні значення не допускаються) або «Ні» (порожні значення допускаються).

Для первинногоключа таблиці (поле "Номер Абонента") у властивості "Індексоване поле" потрібно вибрати: "Так, збіги не допускаються", а потім клацнути в панелі інструментів на кнопці "Визначити ключ" (із зображенням ключа). Тим самим визначається ключове поле, або простий індекс.

Завершивши створення макета таблиці необхідно зберегти створену таблицю і вийти з вікна конструктора таблиць.Если закрити вікно конструктора, не зберігши макет, система нагадає, що треба дати таблиці ім'я, або анулювати свою роботу. Надамо створеній таблиці ім'я «Абонент».

Якщо необхідно змінити(модифікувати) макет існуючогооб'єкта, потрібно виділити цей об'єкт у списку відповідної вкладки вікна бази даних та натиснути кнопку Конструктор.На екрані з'явиться вікно з макетом об'єкта (таке саме, як і при створенні). Можна виправити макет і зберегти його під тим самим або під іншим ім'ям.

Після створення макету таблицю заносяться дані. Клацнувши двічі на назві таблиці, вона відкриється в режимі таблиці і можна розпочинати введення даних (Малюнок 2.3). Якщо в таблиці перше поле – ключове, що має тип Лічильник, вміст цього стовпця автоматично збільшується на 1 при переході на введення нового рядка. Цим забезпечується унікальність значень шпальти.

Поломки