Інтранет, внутрішньофірмова інформаційно-комунікативна мережа, надає унікальні можливості у роботі з персоналом. Це ефективний інструмент формування корпоративної культури, транслювання корпоративних стандартів, управління інформаційними потоками та бізнес-процесами. У цій статті представлено реальний досвід створення корпоративного порталу у великій холдинговій компанії.

Навіщо нам знадобився корпоративний портал

Компанія, в яку я прийшов працювати рік тому, - це структура, що має мережу філій у ряді регіонів країни, а також дочірні залежні суспільства (у тому числі і за кордоном). Організація молода, з корпоративною культурою, що динамічно розвивається, формуються традиціями і потребують систематизації бізнес-процесами.

Добре фірмам, де чисельність персоналу невелика. Перейшов із кабінету до кабінету, зібрав усіх на корпоративній вечірці, потиснув руку кожному та вирішив усі питання у неформальному спілкуванні. А коли у вас багато більше сотні співробітників? Ось саме, кожному руку не потиснеш… Тому одним із пріоритетів у моїй роботі став розвиток ефективних внутрішньокорпоративних комунікацій. Зрозуміло, стояли мети створити інформаційні потоки та процеси розвитку корпоративної культури керованими, транслювати єдині стандарти та принципи діяльності, підвищити рівень задоволеності працівників працею, розвивати принципи соціального партнерства між працівниками та адміністрацією. І ось як один із інструментів для реалізації цих завдань вирішили використовувати корпоративний портал.

За задумом користувальницькою основою порталу мало з'явитися спілкування, а всі інші процеси могли б на цьому базуватися. Ви, напевно, здивовані, адже зазвичай більшість компаній починають формувати корпоративне «віртуальне середовище» саме з бізнес-процесів. Але якщо на першому етапі впроваджувати за допомогою порталу, наприклад, документообіг або систему звітності, більшість працівників вважатимуть це «обов'язкою» та «збільшенням обсягу операцій». (Не випадково так важко проходить впровадження всіляких «АСУПів» - автоматизованих систем управління персоналом.) Якщо ж спочатку запропонувати людям аналог соціальної мережі, користування яким заохочується, то процес піде зовсім по-іншому.

Саме собою спілкування - як ділове, і неформальне - вкрай важливе для людей. У наших інтересах зробити це спілкування структурованим та захищеним. Адже якщо працівники будуть заповнювати недолік у комунікації «трепом» на ділові теми на сайті «Однокласники» (а ми не можемо заборонити їм відвідувати соціальні мережі в неробочий час), то це величезний ризик витоку комерційної інформації.

Витрачати не можна економити

Переконавшись у важливості впровадження корпоративного порталу, перш ніж виходити до керівництва з пропозиціями щодо фінансування проекту, ми вирішили проаналізувати варіанти, які пропонує нам ринок. Виявилось, їх три. Перший – запросити веб-розробників, щоб вони створили прийнятну оболонку «з нуля»; потім запровадити у штат кілька програмістів, щоб вони створювали нові розділи порталу. Термін розробки внутрішнього сайту в цьому випадку не короткий. До того ж збільшення ФОП, особливо в період кризи, - витівка сумнівна.

Другий варіант – купити платформу, куди вже закладено певні основи для створення корпоративного порталу. У своїй практиці в одній з організацій мені вже доводилося стикатися з подібним рішенням: встановили платформу, керівництво вимагало звітування через цей ресурс, але популярністю він не користувався, тому що не був соціально-орієнтованим.

Так, ця платформа буде функціональною (наприклад у плані взаємодії з різними офісними додатками), але щоб вона стала корпоративним порталом з «людським обличчям», доведеться попрацювати. Потрібні фахівці - «вузькі профі», а їх удень з вогнем... Самі вони це розуміють, і компанія змушена їм переплачувати. Вартість впровадження подібних рішень може становити близько 1,3 млн. руб.

Варіант третій - купити готове портальне рішення на базі своєрідного конструктора з інтуїтивно-зрозумілим інтерфейсом, який дозволяв би керувати корпоративним порталом без спеціальних знань програмування та html-верстки. Встановити цей «конструктор» самостійно (або за допомогою техпідтримки постачальника), інтегрувати користувачів та поступово наповнювати та модернізувати це рішення відповідно до своїх ідей та потреб. Вартість такої витівки обходиться у суму від 35 тис. руб. та залежить від кількості користувачів ресурсу.

Ми пішли саме таким шляхом - вибрали готове портальне рішення, розроблене на базі веб-технологій, від постачальника, який добре зарекомендував себе в цій сфері.

Технічна суть

Не «вантажитиму» колег термінологією та технічними подробицями. Скажу тільки, що придбаний нами «web-конструктор» складається з елементів, знайомих усім користувачам Інтернету – таких як пошук, теги, блоги, соціальні сервіси тощо. Це прості та звичні вже практично будь-якій людині інструменти, адже ніхто нікого ніколи не вчив працювати з пошуковими мережами чи у соціальних мережах. Так ось виявилося, що ці ж принципи легко переносяться в корпоративне середовище, допомагаючи працювати з інформацією - накопичувати її, публікувати, шукати, використовувати.

Взагалі технології, які застосовуються в Інтернеті, зараз активно проникають у сферу управління персоналом та управління корпоративними знаннями. До речі, на Заході цей напрямок отримав навіть окрему назву - Enterprise 2.0.

Економічне обгрунтування

1. Економія робочого часу:
   • скоротяться витрати на пошук необхідної в конкретний момент інформації;
   • мінімізуються втрати корпоративної інформації;
   • значно прискоряться бізнес-процеси компанії;
   • зникнуть проблеми із комунікаціями між співробітниками;
   • новий персонал швидше адаптуватиметься.
2. Оптимізація бізнес-процесів:
   • співробітники спільно працюватимуть над документами, задіявши систему документообігу;
   • компанія серйозно заощадить на швидкості проходження операцій;
   • горизонтальні зв'язки між підрозділами стануть набагато ефективнішими;
   • мінімізується потреба у відрядженнях при територіально-розподіленій структурі компанії.
3. Підвищення якості управлінських рішень:
   • у робочих групах можна буде обговорювати та коригувати спільні плани;
   • результати роботи співробітників та підрозділів набудуть прозорості;
   • рішення типових бізнес-завдань співробітники зможуть знаходити у корпоративній базі знань.
4. Підвищення ефективності працівників:
   • персонал буде в курсі того, що відбувається в компанії та підрозділах;
   • досвід роботи накопичуватиметься в корпоративній базі знань;
   • знання будуть використовуватися багаторазово та передаватися всередині компанії;
   • робочі групи зможуть працювати спільно над проектами та документами;
   • кадри постійно навчатимуться і проходитимуть профперепідготовку.
5. Забезпечення контролю та керованості:
   • процес роботи всіх підрозділів компанії стане прозорим;
   • внутрішнє листування співробітників буде під контролем;
   • доступ до Інтернету можна обмежити;
   • внутрішня система повідомлень на порталі замінить собою ICQ та інші інтернет-пейджери;
   • зайнятість та відсутність співробітників можна буде контролювати;
   • зворотний зв'язок з персоналом стане швидше та ефективніше.
6. Ефективність бізнесу:
   • підвищиться якість роботи та обслуговування клієнтів компанії;
   • зросте конкурентоспроможність підприємства над ринком;
   • імідж компанії підніметься в очах співробітників, клієнтів, партнерів та інвесторів.

Як союзників впровадження корпоративного порталу в компанії ми залучили розробників продукту, що купується, а також їх методики розрахунку ефективності.

Наші колеги міркували так: корпоративний портал – це рішення для економії ресурсів, підвищення продуктивності роботи співробітників. У чому можна виміряти економію? У грошах, звісно. Гроші заощаджені є гроші зароблені. Якщо говорити про роботу співробітників, то гроші – це їхній час. Коли люди менше часу витрачають на пошук інформації, необхідної для роботи, а більше на роботу, компанія виграє. Коли кожен співробітник за рахунок використання можливостей порталу економить хоча б 5 хвилин часу на день… Вважайте самі, скільки коштує 5 хвилин робочого часу, залежно від ФОП.

Порівняйте, яку суму обійдеться впровадження корпоративного порталу з ефектом від економії всього 5 хвилин робочого часу всіх співробітників на рік і ви зможете порахувати рентабельність від впровадження цього рішення. Це, звичайно, казуїстика, але з керівництвом та економістами треба говорити мовою фактів та цифр.

На стику професій

Наскільки потрібно кадровикам – ініціаторам впровадження порталу розбиратись у технічних питаннях? Відповім так: необхідно, хоча б поверхово. Це допоможе уникнути можливих перешкод як з боку власних IT-служб, так і з боку провайдерів. Треба ж нам якось протистояти їхньому «шаманству». Уявіть: приходить фахівець, «б'є в бубон», вимовляє незрозумілою для кадровика мовою словосполучення, що більше нагадують заклинання, і вимагає за це пристойних грошей за принципом – «незрозуміло – значить, розумно, а тому дорого».

Ні, дорогі мої, все геніальне – просто. Провайдери, що поважають себе, гранично прозорі. Більше того, грамотні розробники намагаються максимально спростити завдання для майбутніх користувачів, а особливо професійні компанії навіть створюють віртуальну лабораторію, яка дозволяє помацати їхній продукт. Але нам треба розуміти, що «помацати», правда?

Ще один важливий момент – система оновлень. Якщо ви купуєте продукт і вам кажуть, що відразу після інтеграції всі виправлення та оновлення будуть платними, то від такого продукту краще відмовитись. Це свідомо спричинить додаткові витрати і невдоволення керівництва. Надійний провайдер безкоштовно надає оновлення протягом певного періоду – як правило, одного року.

* * * Що стосується кадровика, то на період впровадження корпоративного порталу йому краще забути про спокійне життя (якщо воно у нього було). Цей процес вимагає терпіння, інтересу до інновацій, креативу і готовності працювати понаднормово. До речі, натомість можна придбати нові корисні навички та пожвавити інтерес до роботи.

Тепер поговоримо про «начинку» корпоративної мережі.

Добре тим компаніям, чисельність персоналу яких невелика. Перейшов із кабінету до кабінету, зібрав усіх на корпоративній вечірці, потиснув руку кожному та вирішив усі питання у неформальному спілкуванні. А коли кількість співробітників перевищила сотню? Та й ні для кого не секрет, що, крім виконання трудових обов'язків, для людей украй важливим є спілкування - як неформальне, так і ділове. І тут на допомогу приходить Інтранет.

Розділи та функції корпоративного порталу умовно можна об'єднати у такі блоки:

1. Подання компанії:
   • загальна інформація про компанію, її історію, завдання, цінності та корпоративну культуру;
   • офіційні стрічки новин (накази, розпорядження, правила);
   • календар подій компанії;
   • фото- та відеозвіти про діяльність компанії;
   • стрічка важливих новин галузі;
   • внутрішні вакансії;
   • контакти та реквізити для швидкого доступу.
2. Подання співробітників компанії:
   • єдиний довідник працівників компанії;
   • швидкий пошук інформації про співробітника (за алфавітом, за структурою, за параметрами);
   • картка співробітника, що настроюється (фото, контакти, область діяльності);
   • швидкий контакт із співробітником (веб-чат, e-mail);
   • контроль присутності працівника на порталі;
   • інформація про відсутність співробітників; календар відсутності;
   • списки нових співробітників та кадрових змін, дошка Пошани, дні народження;
   • особистий кабінет співробітника з розширеними можливостями (персональні документи, фото- та відеоматеріали, блог, особистий календар та ін.).
3. Управління корпоративною інформацією:
   • бібліотеки офісних документів з колективним доступом та можливістю роботи через браузер та провідник;
   • робота з документами порталу за допомогою Microsoft Office;
   • система документообігу матеріалів порталу;
   • контроль версій документів порталу;
   • розмежування доступу до документів;
   • керування мультимедіаматеріалами (фото, відео).
4. Корпоративний пошук:
   • повнотекстовий пошук по всій інформації, розміщеній на порталі, російською та англійською мовами;
   • пошук за тегами та хмара тегів;
   • підтримка російської та англійської морфології;
   • моментальна індексація оновлених та нових документів;
   • облік прав доступу співробітника під час відображення результатів пошуку;
   • розширена мова пошукових запитів;
   • федеративний пошук: видача пошукових результатів різних типів однією запит (новини, співробітники, документи тощо. п.).
5. Колективна робота та соціальні мережі:
   • створення робочих чи проектних груп для спільного обговорення та вирішення виробничих та невиробничих завдань;
   • використання принципів соціальної мережі у створенні спільної роботи;
   • гнучке налаштування функціоналу груп та прав доступу до них для різних груп працівників;
   • календар подій групи та її учасників;
   • організація нарад групи;
   • обговорення робочих питань (форуми, веб-месенджер);
   • завдання та доручення учасникам групи, планування, контроль виконання;
   • звіти про виконання завдань від учасників групи;
   • бібліотека документів для групи, контроль версій та змін, робота з бібліотекою документів групи через провідник Windows та офісні програми;
   • Фотоматеріали групи.
6. Бізнес процеси:
   • документообіг контенту на порталі;
   • веб-форми, що настроюються (створення електронних запитів з необхідними полями), призначення відповідальних за обробку співробітників;
   • автоматизація обслуговування заявок у системі Help Desk, контроль проходження заявок;
   • організація робочих (проектних) груп із призначенням завдань та контролем їх виконання;
   • організація нарад, розсилання запрошень та механізм підтвердження, звіти про наради;
   • бронювання переговорних кімнат (та інших приміщень).
7. Внутрішньокорпоративні комунікації:
   • обмін миттєвими повідомленнями всередині порталу (аналог ICQ);
   • календарі подій різного рівня із можливістю взаємної інтеграції;
   • наради/оповіщення;
   • відкриті та закриті тематичні форуми;
   • фотогалереї особисті та громадські;
   • опитування та анкетування співробітників;
   • інтерактивні можливості: опитування, звіти, зовнішні RSS-стрічки на порталі;
   • автоматизована система прийому та обробки звернень з можливістю перегляду статусу.
8. Навчання та тестування співробітників:
   • створення необмеженої кількості навчальних курсів;
   • питання за підсумками уроку, тест для самоперевірки;
   • журнал тестування персоналу з урахуванням балів, набраних користувачем під час проходження тесту, перелік спроб;
   • автоматичне визначення результатів;
   • гнучка система розподілу прав доступу до навчальних курсів

Звичайно, все це і відразу кожному співробітнику не потрібно, тому наш корпоративний портал містить функцію гнучкої настройки - кожен користувач може сформувати свій індивідуальний робочий стіл, просто перетягуючи або приховуючи інформаційні блоки.

Якщо компанія має вертикально інтегровану структуру, то на порталі можна створити розділи для вищої та організаційно-підлеглої структури та розмежувати доступ кожної структури до розділів порталу. Можна розмістити систему формування звітності на порталі, фіксувати терміни та якість підготовки звітів. Кадровіку, який подав таку ідею, ціни не буде.

Для нормального функціонування порталу необхідно вжити заходів щодо забезпечення безпеки та захисту каналів доступу до цього інформаційного ресурсу. Якщо кадровики цього не передбачать, то матимуть протидію з боку служби безпеки, а якщо такої немає, то просто ризикують завдати шкоди своїй компанії. Тому в разі залучення зовнішніх провайдерів до реалізації цього проекту, для отримання дистанційної технічної підтримки, одночасно з підписанням договору слід підписати угоду або зобов'язання про нерозголошення персональних даних та відомостей, які розміщуються на вашому порталі.

Після схвалення цього проекту, виділення коштів та придбання всіх необхідних складових ми встановили цей ресурс на сервер, а подальшу роботу розбили на кілька етапів.

На першому етапі готова структура, запропонована розробником, була модернізована за допомогою закладеного в систему конструктора і наповнена контентом. Після цього в систему порталу було інтегровано користувачів головної організації.

На наступному етапі корпоративний портал працював у тестовому режимі. У процесі дослідної експлуатації функції порталу адаптувалися, виходячи з потреб структурних підрозділів компанії в оптимізації бізнес-процесів. За участю ІТ-фахівця портал доповнювався новими можливостями та рішеннями.

Третій етап – підключення віддалених користувачів із філій. Таким чином ми хотіли поступово формувати у всіх співробітників цілісне сприйняття бізнес-процесів, що протікають, і підвищити у кожного працівника відчуття причетності до завдань, що реалізуються компанією.

Фактично зараз створюється віртуальний офіс компанії, куди співробітники можуть потрапляти з будь-якої точки та у будь-який час.

Постійно спізнюєтеся? Ми вам покажемо!

Якщо хтось вважає, що достатньо роздобути обладнання, розгорнути на ньому систему сторінок, функцій і сервісів і все закрутиться, закрутиться, всі стануть щасливими власниками інструменту від кадрової служби, то він помиляється.

Крім різних технічних проблем, можливі складнощі, пов'язані зі зміною внутрішньої корпоративної культури. Як і будь-яка новація, портал вимагає адаптації сприйняття співробітників до використання його можливостей у роботі. Працювати «як раніше» всім звичніше, і потрібен час, щоб усе більше працівників розуміли переваги системи, що впроваджується.

Оскільки процес зміни корпоративної культури – штука досить тривала, то й зараз ми намагаємось використати всі форми та методи «вбудовування» порталу в життя компанії. Методів «під палиці» ми уникаємо, а доповнюємо цей ресурс зручними сервісами і поступово інтегруємо використання порталу в норми та правила. Наприклад, нещодавно ми розіслали з порталу всім співробітникам повідомлення: «Постійно спізнюєтеся? Ми вам покажемо!..». Звіти зафіксували сплеск відвідин. Співробітники кинулися дивитися – невже за запізнення на роботу вводяться каральні заходи? На посилання вони виявили новину про те, що на корпоративному порталі додався новий сервіс - маршрути міського транспорту, який покаже їм, як дістатися з точки А в точку Б швидше.

Ми дійшли думки (хоч би як вона нам не подобалася), що працівники з більшим бажанням підуть на корпоративний портал вивчати меню в їдальні, ніж «презентацію стратегічних завдань, екстраполованих на тлі конвергенції економічних базисів, та кластерно-фокусний аналіз екзистенційних символів сучасної економіки» наприклад. Співробітники – це люди, а людям хочеться визнання. Тому ми організували можливість розповісти охочим про свої захоплення, дали можливість усім і кожному висловити «свою авторитетну думку» щодо низки питань, розмістили дошку Пошани з фотографіями.

Поступово поряд з усіма цими зовнішніми атрибутами портал наповнюється складовими, значно важливішими для розвитку бізнесу. Ось уже й наші партнери зацікавилися цим рішенням – залучають нас для обміну досвідом із метою впровадження такого самого інструменту.

• Корпоративна культура

Ключові слова:

1 -1

Корпоративний інформаційний портал(Enterprise Information Portal, EIP) – також відомий як корпоративний портал. Інформаційна автоматизована система, що надає працівникам у єдиному порядку необхідні послуги. Корпоративний портал має як обмежений доступ для співробітників, так і (за бажання самої компанії) вільний доступ для всіх бажаючих. У будь-якому випадку система EIP забезпечує безпечний доступ до єдиного ресурсу (найчастіше через веб-інтерфейс), і в цілому корпоративний портал є засобом агрегування та персоналізації інформації.

Про призначення перших порталів недвозначно говорить перше в історії визначення терміна: «Корпоративні інформаційні портали (Enterprise Information Portal - EIP) - це програми, які дозволяють компаніям розкривати інформацію, що зберігається всередині та поза організацією, і надати кожному користувачеві єдину точку доступу до призначеної для нього інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень» (Крістофер Шайлакс і Джулія Тілман з Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes та Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998)).

Портали першого періоду використовувалися як інструмент публікації інформації від керівництва співробітників компанії. Вони були сайтом з інформацією про компанію, на одній зі сторінок якого міг бути організований простий внутрішній форум. На порталі можна було отримати інформацію про останні організаційні зміни в компанії, ознайомитись з новинами. Крім того, портал виконував функції простого файлового сховища.

З розвитком технологій функції порталів поширювалися. Починаючи з 2000 року, співробітники компаній почали використовувати портал для пошуку необхідної інформації для отримання відповідей на свої запитання. Портальні технології отримали розвиток у бік структурування та класифікації даних, підвищення швидкості та ефективності пошуку необхідної інформації, а також забезпечення необхідного формату представлення одержаних результатів. У цей час корпоративні портали почали виконувати функції баз знань у різних предметних галузях пов'язані з діяльністю компанії.

Визначення Gartner

EIP: Вибір та впровадження

Виробники корпоративних порталів та рішення

Виробник	Найменування продукту	Технологія	Ліцензія	API порталу	Русифіковано
Apache Software Foundation (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Apache License v2.0	JSR-168	Невідомо
ATG	ATG Portal	J2EE	Комерційна	JSR-168	Невідомо
Backbase	Rich Portal	RIA, J2EE, .NET	Комерційна	Web Oriented Architecture	Невідомо
Broadvision	Broadvision Portal 8.0	J2EE	Комерційна	Невідомо	Невідомо
eXo Platform SAS	eXo Portal 2.5	J2EE	Affero General Public License	JSR-286	Невідомо
Fasihi	Fasihi Enterprise Portal 2.0	J2EE	Комерційна	JSR-286	Невідомо
IBM	WebSphere Portal Server 6.1	J2EE	Комерційна	JSR-286	Так

У багатьох великих компаній є свій корпоративний портал. Мається на увазі не офіційний сайт, створений для спілкування з клієнтами та партнерами, а внутрішній сайт компанії, призначений виключно для її співробітників. Що це – розкіш чи реальна необхідність?

Почнемо з того, що корпоративний портал - це не зовсім сайт, хоча він на нього і схожий. Функції корпоративного порталу ширші, ніж функції середнього сайту. Такий портал є веб-інтерфейсом, який поєднує в собі функції інформаційного ресурсу, соціальної мережі та сховища документів та інших файлів. Зазвичай корпоративний портал доступний лише у внутрішній мережі організації (інтранеті) - людина «з боку» не зайде.

Навіщо компанії потрібний корпоративний портал? По-перше, він забезпечує зв'язок між різними відділами та підрозділами компаніїскорочуючи час на передачу важливої ​​інформації. Особливо це актуально для банків та інших організацій, які мають багато підрозділів (в рамках одного міста або в різних містах). Замість того, щоб повідомляти кожну філію про нововведення, можна розмістити інформацію на корпоративному порталі, щоб усі отримали її вчасно.

По-друге, корпоративний портал забезпечує ефективну комунікацію співробітників. Це особливо важливо під час роботи над спільними проектами. Як і попередньому випадку, кожен співробітник може максимально швидко передати необхідну інформацію адресату. Персонал має легкий доступ до необхідних даних. Окрім цього, інтегрована в портал соціальна мережа заповнює нестачу співробітників у спілкуванні – краще нехай вони спілкуються на порталі з робочих питань, ніж сидять на «Однокласниках».

По-третє, корпоративний портал полегшує документообіг та ведення звітності. Загальний файловий хостинг дозволяє завантажувати потрібні документи безпосередньо на портал. Це полегшує спільне редагування документів. До того ж, резервна копія робочих матеріалів ніколи не завадить.

Корпоративний портал можна використовувати для навчання та адаптації нового персоналу, укріплення горизонтальних зв'язків між підрозділами, зменшення потреби у відрядженнях. Процес роботи в організації стане більш прозорим. Це потрібно і співробітникам (поінформованість про специфіку діяльності компанії – важлива складова мотивації), та начальству (легше контролювати процес роботи співробітників).

Звичайно, є у корпоративних порталів свої недоліки. Розробка, налаштування та підтримка та адміністрування порталу повинні здійснюватись кваліфікованим спеціалістом, якому потрібно платити. Додайте сюди тимчасові та грошові витрати на навчання співробітників користування порталом.

Також можлива витік корпоративних даних до конкурентіву разі злому порталу. Іноді конкурентам навіть не доводиться користуватися послугами хакера – достатньо одного несумлінного працівника, який готовий «злити» внутрішню інформацію конкурентам за певну плату. Тож дуже важливо забезпечити максимальну захищеність порталу – а це знову ж таки витрати.

Існує кілька підходів до створення корпоративного порталу. Можна замовити розробку порталу з нулятоді він буде максимально відповідати вашим індивідуальним вимогам. Але така технологія коштує недешево, займає багато часу, плюс потрібно буде платити розробникам за постійну підтримку. Можна, можливо купити готову платформу, яку доведеться доопрацювати під свої потреби – але для цього, швидше за все, знадобляться вузькопрофільні фахівці.

Тому в більшості компаній віддають перевагу купувати готові рішення на базі системи керування вмістом (CMS). Такі системи мають інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, тому після встановлення та налаштування системи фахівцями адмініструвати корпоративний портал зможе практично будь-який співробітник. Йому не знадобляться знання програмування чи HTML-верстки. Але це не означає, що портал можна залишити без техпідтримки – просто в цьому випадку вона обійдеться вам дешевше.

Корпоративний портал – це ефективна система внутрішньокорпоративної комунікації, Що дозволяє оптимізувати бізнес-процеси у великих компаніях з безліччю співробітників, відділень та філій. Але якщо у вас маленька фірма, весь штат якої міститься в двох кабінетах, навряд чи вам стане в нагоді такий портал - овчинка не буде варта вичинки.

Корпоративний портал – це автоматизована система управління внутрішніми інформаційними ресурсами організації, а також для колективної роботи над проектами, завданнями, документами та спілкування між співробітниками та клієнтами компанії.

Корпоративні портали можуть бути встановлені як на корпоративних серверах, так і у хмарі. Так як корпоративний портал є єдиним ресурсом для агрегування та роботи з інформацією, його сміливо можна назвати внутрішньою корпоративною соціальною мережею з усім притаманним їй набором функцій.

Основні функції корпоративного порталу

Корпоративні портали набули широкого поширення завдяки своєму багатому набору функцій співробітників організації, що покривають практично всі області необхідні для спільної роботи. Насамперед, це:

• Внутрішні та зовнішні комунікації

Портали дозволяють прискорити процес спілкування між співробітниками та з клієнтами завдяки звичним для нас месенджерам та іншим інструментам добре знайомим нам із соціальних мереж. Таких як «жива стрічка», оповіщення та ін. Можливість створювати різні бізнес-чати за напрямами бізнесу або проектами прискорює процес спілкування та прийняття потрібних рішень. Багато порталів дозволяють здійснювати дзвінки на телефон, колегам, яких немає онлайн. Так само сучасні корпоративні портали дозволяють вести спілкування в робочих групах і з клієнтами компанії про проекти, що реалізуються, і вирішувати поточні питання.

• Управління завданнями та проектами

Завдання та проекти є невід'ємною частиною робочого процесу будь-якої організації. У корпоративних порталах зазвичай є широкий набір зручних інструментів для роботи з ними. Починаючи з постановки завдання, управління календарними термінами, механізмів делегування, чек-листів, готових шаблонів, закінчуючи різними конструкторами і фільтрами. Все це дозволяє контролювати своєчасне виконання поставлених завдань та оцінювати роботу працівників, отримуючи від них відповідні звіти.

• Спільна робота з документами

Функціонал багатьох корпоративних порталів дає змогу дуже зручно працювати з документами. Створювати, редагувати, зберігати, налаштовувати рівні доступу до документів тощо. При цьому дуже часто для роботи з документом не потрібно завантажувати його на комп'ютер, а після завершення вивантажувати назад оновлену версію. Інші онлайн сервіси, такі як Google Docs і MS Office дозволяють працювати з документами прямо на порталі. Корпоративний портал дозволяє зручно ділитися документами з колегами, створювати документи зовнішні посилання як для доступу колег, так і клієнтів.

• Планування та облік робочого часу

Результативність роботи організації великою мірою залежить від робочої дисципліни. За допомогою корпоративних порталів можна вести облік робочого часу співробітників. Вони відзначатимуть початок і кінець робочого дня, а також всілякі перерви, відсутності, відрядження тощо. Вся ця інформація допоможе оптимізувати тимчасові витрати на виконання проектів та завдань. Багато порталів містять гарний набір інструментів для роботи з нарадами. Масове розсилання запрошень, планування нарад у календарях, а також оповіщення всіх учасників та підсумків та завдань проведеної наради.

• CRM:Клієнти та продажі

Багато корпоративних порталів пропонують функції CRM систем, що дозволяє вести базу контактів клієнтів та партнерів, з якими ви співпрацюєте. Можливість фіксації всіх дзвінків та листів не дозволить упустити найважливіші моменти, а вирва продажів допоможе відстежувати ефективність роботи відділу продажів.

• HR:Управління персоналом

Корпоративні портали дозволяють легко представляти та керувати структурою компанії. Вся необхідна інформація про співробітників, така як контактні телефони, додаткові номери, email і так далі, завжди буде під рукою. Легко подивитись хто на робочому місці, хто відсутній, хто у відрядженні та хто кого тимчасово замінює, а у кого сьогодні день народження.

• Автоматизація бізнес-процесів

Нічого не прискорює роботу компанії і не заощаджує час, оскільки це роблять автоматизовані бізнес-процеси. Корпоративний портал пропонує автоматизувати ключові бізнес-процеси, що є у компанії. Рутинні операції, такі як оформлення відрядження, відпустки, затвердження та оплата рахунків, можуть виконуватися в рази швидше.

Кому і навіщо потрібний корпоративний портал?

Корпоративний портал, насамперед дуже зручний інструмент для компаній з великою кількістю віддалених співробітників чи філіальною структурою. Там де люди не знаходяться в межах одного офісу або за своєю діяльністю багато пересуваються. Корпоративний портал може бути для них мобільним робочим місцем. Але й для компаній із постійним персоналом та єдиним місцем локації корпоративний портал буде дуже корисним з наступних причин:

1. Економія робочого часу

Швидше знаходити та обробляти необхідну інформацію. Ефективніше спілкуватися з колегами та прискорювати виконання поставлених завдань.

1. Підвищуйте ефективність роботи працівників

За допомогою корпоративного порталу всі завжди будуть в курсі того, що їм необхідно зробити і в який термін. Робочі групи дозволять робити це ефективніше, а всі накопичені знання акумулюватимуться, і передаватимуться всередині компанії.

1. Оптимізуйте бізнес-процеси

Дозвольте вашим документам та інформації буквально літати по вашій організації, а не переповзати з кабінету до кабінету.

1. Отримайте контроль та керованість

Ви завжди зможете бути в курсі того, хто де знаходиться, над чим працює і як довго. Зворотний зв'язок зі співробітниками стане набагато швидшим і ефективнішим.

1. Підвищіть якість управлінських рішень та ефективність бізнесу

Звітність за фактом виконання завдань, а аналіз завантаженості співробітників допоможе вам приймати якісніші рішення. Як наслідок підвищиться якість роботи компанії та її конкурентоспроможність.

Вибір та впровадження корпоративного порталу

На даний момент існує, мабуть, три варіанти на вибір:

1. Купівля готового коробкового рішення
2. Корпоративний портал як хмарне рішення
3. Розробка порталу з нуля (замовне рішення)

Кожен із варіантів має свої плюси та мінуси, тому остаточне рішення залежить від розміру організації її завдань та цілей впровадження.

Шукайте інструменти для ефективної співпраці вашої команди?

Надішліть запит на безкоштовну консультацію

Ваше ім'я*
Ваш телефон*
Назва компанії*
Сфера діяльності* --- Інформаційні технології Банківські та фінансові послуги Побутові послуги, ремонт (сервіс) Домашні вихованці Комп'ютерна техніка Інтернет Консалтинг Краса, здоров'я Меблі, фурнітура Некомерційна організація Освіта Гуртовище Виробництво Розваги, відпочинок, спорт Сільське господарство ЗМІ Страхування Будівництво Телекомунікації та зв'язок доставка Туризм Послуги для бізнесу Юридичні послуги Інше
Ваша посада*

Усе

Завдання та визначення Корпоративного порталу

У статті "Історія корпоративних порталів та історичні визначення" наведено далеко не повну низку різних визначень корпоративного порталу. Але для системного викладу матеріалів за портальною тематикою необхідно дотримуватися лише одного визначення

Як велика кількість визначень, так і кількість відомих різновидів корпоративного порталу. Зазначимо два відомі види класифікації.

1. За функціями.

• EIP (Enterprise Information Portal) - Корпоративний інформаційний портал
  Забезпечує персоніфікований доступ до внутрішніх та зовнішніх інформаційних ресурсів компанії.
• EEP - (Enterprise Expertise Portals) – Корпоративний експертний портал забезпечує підключення до експертів (зв'язок між користувачами) на основі їх знань (здібностей)
• EAP (Enterprise Application Portal) - Корпоративний портал додатків
  Портал, який надає користувачам різні корпоративні програми компанії.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Корпоративний портал спільної роботи . Портал, що надає інформацію та додатки та забезпечує спільну роботу групи співробітників.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) – Корпоративний портал управління знаннями
  Інтегрований портал призначений для забезпечення колективної роботи з максимальним інформаційним забезпеченням та акумулюванням знань у вигляді корпоративної інформації.

Перші три типи порталів призначені для індивідуальної роботи та забезпечують користувача необхідною йому інформацією, додатками, експертними висновками фахівців (яких він може знайти і до яких користувач може підключитися за допомогою порталу). Іноді їх об'єднують під загальною назвою «Корпоративний інформаційний портал».

Другі два типи порталів – це портали спільної роботи (автоматизації бізнес-процесів). Вони дозволяють проводити певний цикл робіт відповідно до алгоритму бізнес-процесів, автоматично передавати проміжні результати по ланцюжку іншим користувачам, відстежувати та координувати хід робіт. При цьому користувачі мають максимальне інформаційне забезпечення, а компанія акумулює корпоративну інформацію, перетворюючи її на свій капітал.

2. За призначенням.

• B2C (Business-to-Consumer) -Автоматизовані системи електронної комерції, у яких як продавець виступає юридична особа (підприємство, організація), а покупця - фізична особа.
• B2B (Business-to-Business) -Автоматизовані системи електронної комерції, в яких суб'єктами процесів продажу та купівлі виступають юридичні особи (підприємства, організації).
• B2E (Business-to-Employee) -Внутрішньокорпоративні системи з організації роботи персоналу компанії, окремих структур чи підрозділів.

Корпоративні портали B2C, B2B, B2Eвключають корпоративні портали EAP, EIP, EKP,однак на базі останніх можна будувати й інші різні системи.

Виходячи з викладеного, корпоративний портал покликаний вирішувати такі основні завдання:

1. Створення інформаційної бази компанії із системою класифікації та вилучення інформації.
2. Надання уніфікованого (звичайний браузер, що не вимагає жодного спеціального клієнтського програмного забезпечення) персоналізованого доступу в реальному часі до корпоративної інформації та додатків співробітникам компанії, а також уповноваженим клієнтам, постачальникам та партнерам компанії, незалежно від їхнього територіального розташування.
3. Забезпечення колективної роботи у реальному часі співробітників компанії, а також уповноважених клієнтів, постачальників та партнерів компанії, незалежно від їхнього територіального розташування.

Перший пунктвирішує питання із введенням, зберіганням та вилученням інформації. У багатьох компаніях кількість шаф і папок з різною інформацією, розкиданих за різними підрозділами, перевищує ту межу, коли взагалі можна знайти у відведений час необхідну (і лежачу в одній з папок однієї з шаф в одному з підрозділів) інформацію. А то ще гірше, коли можна знайти застарілу неактуальну інформацію, прийняти її за актуальну і використовувати при виробленні рішень.

Другий пунктвирішує питання доступу до інформації, доступу, що не залежить від території та часу доби, але строго персоніфікованого. Кожен користувач може бачити та отримувати тільки ту інформацію, до якої йому надано доступ.

Третій пунктвирішує завдання спільної роботи, ті завдання, які традиційні корпоративні системи, що неспроможні вирішити без застосування Інтернет-технологій, тобто. без використання корпоративних порталів Ці корпоративні портали можуть використовуватися як окремі підсистеми корпоративних систем, так і самостійні автономні програми.

Єдине обмеження корпоративного порталу – наявність Інтернет-доступу, але мобільний Інтернет та супутниковий Інтернет практично знімають усі територіальні обмеження. Крім того, корпоративний інформаційний портал - це крос-платформне рішення, яке не залежить також ні від обладнання, ні від додатків.

Наведені вище визначення та завдання практично немає кордонів. Адже в принципі на основі уніфікованого браузера можна створити і корпоративну інформаційну систему компанії будь-якого масштабу. Причому, може, так і було б, якби Інтернет-технології з'явилися б років на двадцять раніше.

Виходячи з усіх відомих визначень, видів порталів та завдань, які ставляться перед ними, дамо наступне загальне та коротке визначення.

Корпоративний портал – це web-портал компанії, що містить корпоративну інформацію та сервіси, та забезпечує персоніфікований доступ до них співробітникам компанії та іншим уповноваженим користувачам.

Фактично, це визначення ставить лише два обов'язкові критерії, за якими програма може бути класифікована як корпоративний портал:

1. Web-інтерфейс
2. Персоніфікований доступ

У всьому іншому надається повна свобода, що пояснює численність видів та масштабів корпоративних порталів.

Окрім цієї статті Ви можете переглянути за тематикою поточного розділу:
6 статейу розділі "Енциклопедія"
у розділі "Статті".
у розділі "Історія".
__________________

Зависає