Microsoft Access,випущена в 2013 році – це програма, що входить до пакету Microsoft Office і дозволяє управляти, змінювати, а також створювати окремі бази даних. Завдяки своїй багатофункціональності та простому, інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу навіть недосвідчений користувач зможе в короткий час освоїти програму.

Також, на випадок виникнення питань чи технічних проблем до неї додається повний довідник та вбудований анімований персонаж, який виконує роль швидкого помічника. Microsoft Access 2013 містить безкоштовні шаблони створення нескладного сховища інформації. Через максимальну автоматизацію користувачеві необов'язково знати мову VBA, щоб працювати з цією програмою.

Access 2013 російською скачати безкоштовно:

Версія Microsoft Accessзразка 2013 року відрізняється від своїх попередніх версій покращеним зовнішнім виглядом, а також можливістю редагувати стрічкове меню. Також написані доповнення можна додавати в Offise Store, причому поширення продукту може бути як безкоштовним, так і за гроші. Крім того, була прискорена швидкість імпорту з попередніх версій MS Access.

Як встановити Access 2013

Почати встановлення

Натисніть Налаштування.

Виберіть компонент Accessі засоби,натисніть встановити.

Якщо проблема в завантаженні:

Особливості та характеристики Microsoft Access 2013

Програма призначена для зберігання, зміни та підтримки цілісності даних, що зберігаються у базі, а також проведення різноманітних операцій над окремими групами записів. Основними компонентами є:

• будівельники таблиць, екранних форм, а також звітів, що виводяться на друк;
• будівельник запитів

Це середовище здатне генерувати скрипти мовою VBA, що дозволяє за необхідності буквально заново написати власну базу даних, а також додаткове програмне забезпечення.

При створенні нової, порожньої бази даних, необхідно вибрати один із чотирьох варіантів взаємодії та структури, згідно з якою зберігатиметься інформація:

1. Таблиці - основний спосіб зберігання даних. Вони практично аналогічні Exel, що робить імпорт із таких програм більш простим заняттям.
2. Форми дозволяють вводити основою необхідні дані безпосередньо, на відміну таблиць, форми забезпечують наочний введення необхідної інформації.
3. Звіти в основному використовуються для подальшої роздруківки, вони здатні підрахувати всі дані в базі і показати узагальнений результат, скільки отримано прибутку, наприклад.
4. За допомогою запитів можна внести, відсортувати та змінити інформацію, що зберігається у таблицях. Вони також використовуються для пошуку певних записів.

Умови роботи із програмою

Права доступу в даній БД поділяються на три рівні: гість (може лише переглядати таблиці), автор (може вносити зміни до даних форм), розробник (є можливість змінювати таблиці). Оновлений SQL сервер дозволяє значно збільшити продуктивність. А використання таких програм, як SharePoint, дає можливість створення стабільної бази даних на вибраному веб-сайті.

Будь-який користувач комп'ютерних систем на основі Windows знає, що стандартний пакет офісних програм від Microsoft будь-якої версії входить унікальний редактор Access. Це що за програма, як із нею працювати, зараз і буде розглянуто. Звичайно, тут будуть наведені тільки початкові ази, оскільки опис всіх можливостей програми займе не одну сторінку.

Що таке Access?

Що ж являє собою ця програма? Access - це повнофункціональна система для роботи з будь-якого типу на основі реляційної моделі з можливістю динамічного обміну даними з іншими програмами або інтернет-публікаціями. Вона передбачає застосування інструментів автоматизації обробки інформації будь-якого типу, що подається у структурованому вигляді.

Крім того, Access - це ще пакет, в якому передбачена підтримка елементів ActiveX, що суттєво розширює можливості програми у плані того, що вона може використовувати не лише табличні або текстові компоненти, але й мультимедіа та об'єкти в інтернеті. Встановлювані у додатку зв'язку між дозволяють робити точне відстеження змін у будь-якій із них з автоматичним коригуванням параметрів в інших.

Основні напрямки у використанні програми

Не дивно, що в більшості випадків використовується для повної автоматизації процесів аналізу якихось процесів у бухгалтерії, бізнесі і т.д. , а через коригування старого, причому так, щоб його зміна відобразилося у всіх пов'язаних БД.

Наприклад, на підприємстві за допомогою Access ведеться облік постачальників, клієнтів та заходів, у яких вони задіяні. Один постачальник змінює банківські реквізити. Досить у них змінити, як автоматичне коригування торкнеться всіх інших БД. Буде здійснено заміну даних, а не введення нових поряд з існуючими. І ця зміна стосуватиметься тих же пов'язаних заходів. Тобто в певному сенсі користувач отримує повну автоматизацію.

Те саме стосується, наприклад, коли якась група товару продається через відповідний підрозділ підприємства, товарні позиції автоматично списуються в базі даних товару, який є на складі. Але це найпростіші приклади. Насправді додаток має значно ширші можливості.

Структура Microsoft Access

Що ж до зручності роботи, воно досягається завдяки наявності основних елементів, що грають найважливішу роль при аналізі та обробці даних БД. Серед головних елементів виділяють такі:

• таблиця - елемент, що зберігає основну інформацію у певному форматі (числовий, текстовий, графічний тощо);
• запит - засіб звернення до пов'язаних елементів, інших баз даних або сторонніх програм;
• форма - подання інформації або даних у зручному для користувача вигляді;
• звіт – виведення оброблених результатів;
• макрос - виконуваний елемент, що дозволяє виробляти певні дії у разі виникнення якоїсь події, створенні запиту, формуванні звіту;
• модуль – засоби мови Visual Basic, що дозволяють суттєво розширити можливості програми на основі створення процедур та використання численних функцій.

Зв'язок з іншими програмами та зовнішніми базами даних

Як відомо, Access - це програма, що дозволяє як використовувати власні дані, введені користувачем, а й пов'язувати їх між собою. Можливості програми такі, що інформація може бути імпортована з інших програм (FoxPro, Paradox, Excel, Word та ін.). Для спрощення процедур дані можна не імпортувати, а зв'язати, причому не лише із зазначеними програмами, а й із джерелами в мережевому оточенні чи в інтернеті.

Сам процес зв'язування складає основі запитів на кшталт того, як працюють бази даних SQL (Access їх теж підтримує).

Створення на основі шаблонів

У таблиці Access є головним елементом. На вигляд цей компонент дуже схожий з таблицями Excel, проте можливості Access набагато ширші, а принципи роботи з такими елементами мають свої відмінні риси.

Тим не менш, створити власну базу даних при запуску програми можна досить просто. Після появи вітального вікна користувачеві надається вибір шаблонів, на основі яких буде створена майбутня структура БД у вигляді таблиці. Це так звана вистава Backstage. Тут можна знайти вбудовані заготовки, які стануть у нагоді для виконання конкретних завдань, або звернутися до пошуку на офіційному ресурсі Microsoft, якщо в списку жоден з них не відповідає потребам користувача (хоча таке малоймовірне).

База даних із нуля

Якщо користувачеві нічого не підійшло і він хоче зробити БД самостійно, при створенні нового файлу у відповідному меню потрібно вибрати порожню базу даних. Тут варто врахувати деякі обмеження. Наприклад, БД для настільних ПК не підтримують інтернет-публікації, а веб-бази не узгоджуються з деякими попередніми функціями.

Створивши початкову таблицю, можна переходити до внесення даних. Зверніть увагу, що дані можна вводити виключно у суміжні стовпці та рядки. Також не варто додавати між ними порожні осередки на кшталт того, як це робиться в Excel. Крім того, найважливішою умовою є те, що кожен стовпець повинен містити дані лише одного типу, тобто якщо спочатку формат передбачає використання дати та часу, інформація з обчисленнями на основі експоненти, введена в стовпці, не розпізнаватиметься. Так що, по можливості, планувати таблицю потрібно саме в цьому ракурсі. Для спрощення роботи можна використовувати спеціальний режим конструктора.

Нюанси імпорту та зв'язування даних з іншими джерелами

Щодо імпорту даних, тут можливості у програми практично не обмежені. Головною умовою є тільки те, що дані, що імпортуються, повинні бути розбиті за типом табличних (як таблиці в Excel або Word). Якщо імпорт здійснюється, наприклад, у текстовому варіанті з «Блокнота», створити подібну структуру можна за допомогою табулятора (клавіша Tab).

Ви можете використовувати списки SharePoint, а також зв'язувати дані для спрощення роботи. Для цього застосовується спеціальна команда на вкладці зовнішніх даних, яка розташована в групі імпорту та зв'язування. Тут пропонуються вже готові рішення (Excel, Word тощо). При виборі залишиться лише вказати розташування потрібного файлу, місце збереження у поточній базі даних та підтвердити вибір.

Висновок

Така програма Access. Програма дуже популярна серед широкого кола користувачів, оскільки її розробники постаралися максимально об'єднати в ній можливості інших програмних продуктів цього типу. І саме це зробило цей додаток дуже гнучким у налаштуванні та автоматизованому застосуванні більшості функцій. Залишається додати, що Access - це дуже потужний засіб обробки даних, хоча тут і були розглянуті лише початкові відомості про програму.

МОСКІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ПРИЛАДБУДУВАННЯ ТА ІНФОРМАТИКИ

КУРСОВА РОБОТА

з дисціплину:

«ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ В ЕКОНОМІЦІ»

На тему: “ MicrosoftAccess”

Роботу виконав

Студент вечірнього відділення

3 курси спеціальності 080105

Група ЕФ4-0515в

Жабіна І.А.

Роботу перевірив(а):

Шеверєва Є.А.

Москва 2008 р.

Вступ 3

1. Опис бази Microsoft Access 4

2. Робота з таблицями 10

3. Аналіз вмісту таблиць для створення зв'язків 13

4. Створення та друк звітів 14

5. Відбір та сортування записів за допомогою запитів 17

6. Макроси 20

Висновок 22

Список використаних джерел 23

Вступ

Програма ACCESS входить до пакету найпоширенішого пакету офісних програм Microsoft. Ця програма універсальна у своєму роді. При цьому, програма проста в експлуатації і доступна рядовому користувачеві. І все це відповідає інтерфейс. У процесі вдосконалення цієї програми було внесено унікальні можливості. Дані можуть бути представлені у вигляді таблиць або діаграм. І якщо взяти до уваги, що цією програмою може користуватися будь-який користувач (від новачка до професійного розробника), то, без сумніву, можна стверджувати, що ACCESS корпорації Microsoft це найкращі засоби для вирішення завдань будь-якої складності.

Система управління базами даних Microsoft Access є одним із найпопулярніших додатків у сімействі настільних СУБД. Всі версії Access мають у своєму арсеналі засоби, що значно спрощують введення та обробку даних, пошук даних та надання інформації у вигляді таблиць, графіків та звітів. Починаючи з версії Access 2000, також з'явилися Web-сторінки доступу до даних, які користувач може переглядати за допомогою Internet Explorer. Крім цього, Access дозволяє використовувати електронні таблиці та таблиці з інших настільних та серверних баз даних для зберігання інформації, необхідної додатку. Приєднавши зовнішні таблиці, користувач Access буде працювати з базами даних у цих таблицях так, начебто це були таблиці Access. При цьому й інші користувачі можуть продовжувати працювати з цими даними у тому середовищі, в якому вони були створені.

1. Опис бази Microsoft Access

База даних Access є файл, який має розширення mdb. Цей файл може містити не тільки всі таблиці, але й інші об'єкти Access - запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних, макроси та модулі.

Одним із основних завдань створення та використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. У Access для цих цілей призначені форми та звіти.

Під час запуску Access з'являється головне вікно Microsoft Access.

Щоб відкрити існуючу базу даних, можна скористатися одним із трьох способів. Вибрати в меню Файл (File) зі списку файлів, що раніше відкривалися, потрібний файл.

Якщо такий список у меню Файл (File) відсутній, потрібно за допомогою команди Сервіс, Параметри (Tools, Options) відкрити діалогове вікно Параметри (Options), відкрити вкладку Загальні (General) та встановити прапорець Пам'ятати список файлів (Recently used file list). Вибрати файл зі списку в області завдань, яка розташована у правій частині вікна програми. Вибрати команду Відкрити (Open) у меню Файл (File), а потім вибрати потрібний файл у діалоговому вікні Відкриття файлу бази даних (Open).

В останньому випадку в діалоговому вікні зазвичай відображається вміст папки Мої документи або Особиста (залежно від встановленої на комп'ютері операційної системи). Знайшовши у списку необхідну базу даних, потрібно виділити файл і натиснути кнопку Відкрити (Open) або двічі клацнути елемент списку. У головному вікні Microsoft Access з'явиться вікно вибраної бази даних.

У новій версії Access можна відкривати файли баз даних, створені у версії Access 2000, і працювати з ними так само, як раніше.

Файли можна вибирати не тільки зі списку, який відображається у діалоговому вікні Відкриття файлу бази даних (Open) під час його відкриття. Можна вибрати потрібну папку або зі списку Папка (Look in), або використовувати ярлики, що знаходяться на так званій панелі адрес зліва. При виборі ярлика Журнал (History) з'являється список ярликів до останніх файлів і папок, що відкриваються. При виборі ярлика Робочий стіл (Desktop) у діалоговому вікні з'являється список, що містить ярлики папок, та файли, що знаходяться на робочому столі Windows. Тип файлу вибирається в списку Тип файлів (File of type) в нижній частині вікна. У папці Вибране (Favorites) можна переглянути ярлики до тих папок і файлів, які найчастіше використовуються. Багато програм дозволяють додавати ярлики до папки Вибране (Favorites), у тому числі це можна зробити прямо у вікні Відкриття файлу бази даних (Open). Для цього необхідно виділити у списку потрібний файл, клацнути мишею по кнопці Сервіс (Tools) на панелі інструментів у верхній частині вікна та вибрати зі списку команду Додати до папки "Вибране" (Add to Favorites).

Можна відкрити файл бази даних, який знаходиться на мережному диску. Щоб підключити мережний диск, необхідно виконати команду Підключити мережевий диск (Map Network Drive) зі списку команд кнопки Сервіс (Tools).

Якщо неможливо знайти потрібний файл бази даних, його можна розшукати, задаючи критерії пошуку в спеціальному діалоговому вікні, яке з'являється, якщо натиснути кнопку Сервіс (Tools) і вибрати зі списку команду Знайти (Search).

Особливим вікном Access є вікно бази даних, яке дозволяє отримати доступ до всіх об'єктів бази даних і вибрати режим роботи з об'єктом. У лівій частині вікна знаходиться панель об'єктів, що містить ярлики для кожного з об'єктів Access: Таблиці (Tables), Запити (Queries), Форми (Forms), Звіти (Reports), Сторінки (Pages), Макроси (Macros), Модулі (Modules) ).

Клацнувши на ярлику мишею, у правій частині вікна ви відкриєте список відповідних об'єктів. Список об'єктів може бути представлений чотирма різними способами (звичайними для папок Windows): - у вигляді дрібних значків;

як великих значків;

як списку;

як таблиці.

Перемикання цих режимів відображається за допомогою чотирьох правих кнопок на панелі інструментів, розташованої вздовж верхнього краю вікна.

При поданні об'єктів у вигляді значків ці значки можна перетягувати за допомогою миші та розташовувати всередині вікна бази даних будь-яким зручним чином. Якщо ж ви хочете розташувати значки так, щоб вони були поруч, потрібно клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вільній ділянці вікна бази даних. З контекстного меню виберіть команду Вибудувати значки (Line Up Icons).

Подання переліку об'єктів у вигляді списку не дозволяє розташовувати значки довільним чином у вікні бази даних, але їх можна перетягувати за межі вікна бази даних (це один із способів активізувати об'єкт, наприклад відкрити таблицю). Подання у вигляді таблиці дозволяє для кожного об'єкта подивитися не тільки його ім'я, але й опис (стовпець Опис (Description)), дату та час останньої зміни (стовпець Дата зміни (Modified)), дату та час створення (стовпець Дата створення (Created) ), і навіть тип об'єкта. При використанні будь-якого виду представлення об'єктів у вікні бази даних їх можна впорядкувати за іменем, типом, датою створення та датою зміни. Для цього необхідно клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вільній ділянці вікна бази даних. З контекстного меню виберіть команду Упорядкувати значки (Arrange Icons). З меню, що розкривається, вибрати спосіб упорядкування: за ім'ям (By Name), за типом (By Type), за датою створення (By Created), за датою зміни (By Modified).

Щоб об'єкти у вікні бази даних упорядкувалися автоматично, необхідно

клацнути правою кнопкою миші на будь-якій вільній ділянці вікна бази даних. З контекстного меню виберіть команду Упорядкувати значки (Arrange Icons). У меню, що розкривається, вибрати команду автоматично (Auto Arrange). Перед командою з'явиться позначка, що свідчить про те, що режим автоматичного впорядкування увімкнено.

Щоб скасувати автоматичне впорядкування, необхідно знову вибрати команду автоматично (Auto Arrange) у меню Упорядкувати піктограми (Arrange Icons). Мітка команди буде видалена, а режим автоматичного впорядкування вимкнено.

З кожним об'єктом бази даних можна працювати у двох режимах. Перший режим назвемо режимом виконання (умовно, тому що він дещо відрізняється для різних типів об'єктів):

для таблиць, запитів, форм та сторінок доступу до даних цей режим означає відкриття відповідного об'єкта і називається відповідно режим Таблиці (для таблиць та запитів), режим Форми, режим Сторінки;

для звіту – це режим попереднього перегляду;

для макросу – це дійсно режим виконання;

для модуля цей режим вимкнено.

Другий режим – це режим Конструктора. Цей режим застосовується до всіх типів об'єктів і призначений для створення та зміни об'єктів.

Вибрати потрібний режим можна за допомогою кнопок, що знаходяться в лівій частині панелі інструментів вікна бази даних, за допомогою команд меню Вигляд або за допомогою кнопок на панелі інструментів Access.

На панелі інструментів вікна База даних (Database) ліворуч є три основні кнопки: перша кнопка має назву, що змінюється, в залежності від того, який об'єкт обраний. Якщо вибрано таблицю, запит, форму, сторінку або групу Вибране (Favorites), кнопка набуває вигляду Відкрити (Open). Якщо вибрано звіт - Переглянути (Preview), якщо макрос або модуль - Запустити (Run). При цьому значок поруч із назвою відповідно змінюється. Назва цієї кнопки у кожному варіанті наочно відображає призначення. Друга кнопка Конструктор (Design) стала для всіх об'єктів і призначена для редагування раніше створеного об'єкта. Третя кнопка Створити (New) має постійну назву, але змінюються значки на ній, відповідно до типу об'єкта.

Для створення нових об'єктів можна також використовувати спеціальні ярлики, включені до списку об'єктів кожного типу.

Щоб скопіювати або перемістити об'єкт, можна скористатись стандартними програмами копіювання/вставки. Наприклад, щоб скопіювати таблицю в буфер обміну (Clipboard), необхідно зробити одну з двох дій: виділити потрібну таблицю у списку і натиснути кнопку Копіювати (Сміття) на стандартній панелі інструментів База даних (Database). Ця панель відображається на екрані, коли активним є вікно бази даних.

Щоб подивитися властивості об'єкта, необхідно виконати одну з наступних операцій: клацнути правою кнопкою миші на ім'я об'єкта та з контекстного меню вибрати команду Властивості (Properties); виділити об'єкт зі списку у вікні бази даних та вибрати команду Вигляд, Властивості (View, Properties) з головного меню Access.

У ньому відображається така інформація:

Тип (Турі) - тип об'єкта (у разі Таблиця (Table));

Опис (Description) - опис таблиці, що визначається користувачем;

Створений (Created) – дата створення таблиці;

Змінений (Modified) – дата останньої зміни таблиці;

Власник (Owner) – власник (творець) таблиці;

Атрибути (Attributes): Прихований (Hidden) - дозволяє приховати таблицю з вікна бази даних, Реплікований (Replicated) - дозволяє керувати реплікованістю об'єкта (див. Розд. "Реплікація баз даних" гл. 15).

Користувач може змінювати у вікні властивостей лише опис таблиці та її атрибутів.

На панелі об'єктів можна також розміщувати папки, які містять ярлики до різних об'єктів баз даних. Таким чином, можна поєднувати різні типи об'єктів у групи. За замовчуванням у цій частині панелі об'єктів розміщується одна папка - Вибране (Favorites). Клацнувши мишею по папці, можна побачити список об'єктів, що входять до цієї групи.

Щоб додати нову папку на панель об'єктів, потрібно: клацнути правою кнопкою миші на панелі об'єктів та вибрати з контекстного меню команду Нова група (New Group). У діалоговому вікні Нова група (New Group) ввести ім'я папки, що створюється, і натиснути кнопку ОК.

Найпростіший спосіб додавання ярлика об'єкта до наступної групи. Необхідно розкрити список об'єктів даного типу, знайти в ньому потрібний об'єкт і перетягнути його мишею у папку на панелі об'єктів. Інший спосіб додавання об'єкта до групи: відкрити список об'єктів потрібного типу у вікні бази даних. Клацнути правою кнопкою миші по потрібному об'єкту та з контекстного меню вибирати команду Додати до групи (Add to Group). Виберіть потрібну папку в розкривному меню або створіть нову папку, за допомогою команди Нова група (New Group).

Як і окремі об'єкти бази даних, групи можуть видалятися і перейменовуватися. Ярлики у групі також можуть видалятися, перейменовуватися, копіюватися. Здійснюється це за допомогою відповідних команд контекстного меню, яке з'являється, якщо клацнути правою кнопкою миші по об'єкту, який потрібно видалити, перейменувати або скопіювати.

При роботі з будь-яким додатком обробки даних завжди є актуальним питання, як використовувати дані, які вже були накопичені раніше іншими програмними засобами і, отже, мають інший формат. Access 2002 дозволяє вирішити цю проблему стандартним способом - шляхом імпорту наявної таблиці бази даних, робочого листа електронної таблиці або текстового файлу, створених програмами MS-DOS або Windows, у внутрішній формат бази даних Access (MDB). Природно, що Access 2002 може експортувати дані з таблиць бази даних формату MDB в будь-який формат, з якого можна імпортувати дані. Однак Access є в цьому сенсі унікальною системою, оскільки вона має ще один спосіб використання даних, які зберігаються в інших форматах. Система дозволяє приєднувати таблиці з баз даних інших форматів до бази даних Access та працювати з ними у вихідному форматі. Після створення зв'язку бази даних із зовнішньою таблицею приєднану таблицю можна переглядати, змінювати її вміст, тобто працювати з нею як із внутрішньою таблицею бази даних Access. Інші користувачі можуть використовувати файл таблиці у своїх додатках.

Крім файлів баз даних, Access може працювати безпосередньо з файлами електронних таблиць, текстовими файлами, документами HTML, адресними книгами або імпортувати дані з цих файлів та документів XML.

Типи файлів, дані з яких можуть бути імпортовані до бази даних Access або які можуть бути пов'язані з базою даних Access. Можна їх побачити, якщо в меню Файл (File) вибрати команду Зовнішні дані, Імпорт (Get External Data, Import), а потім клацнути мишкою по розширенню поля Типи файлів (Files of type) у діалоговому вікні Імпорт (Import). Формати, які можна експортувати дані з бази даних Access. Їх можна побачити, якщо в меню Файл (File) вибрати команду Експорт (Exort) і клацнути кнопкою миші по розширенню поля Типи файлів (Files of type).

2. Робота з таблицями

Таблиці – основний об'єкт Access. Список таблиць, що становлять базу даних, з'являється у вікні бази даних при першому відкритті програми. Крім того, Access створює системні таблиці, в яких зберігається інформація про всі об'єкти програми, і ці таблиці за необхідності також можуть відображатися у вікні бази даних.

У новій версії Microsoft Access є чотири режими роботи з таблицями: режим Таблиці (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Зведеної таблиці (PivotTable View) та режим Зведеної діаграми (PivotChart View).

У режимі Таблиці здійснюється робота з даними, що перебувають у таблиці: перегляд, редагування, додавання, сортування тощо. У режимі Конструктора створюється чи модифікується структура таблиці, т. е. задаються імена полів таблиці та його типи, поля описуються, задаються їх властивості. У режимах Зведеної таблиці та Зведеної діаграми зручно виконувати аналіз даних, динамічно змінюючи способи їх подання. Існує також додатковий режим - режим Попереднього перегляду, що дозволяє побачити розташування даних на аркуші перед здійсненням друку таблиці. Для швидкого переходу з одного режиму до іншого служить кнопка Вид (View) на панелях інструментів Таблиця в режимі таблиці (Table Datasheet), Конструктор таблиць (Table Design), Зведена таблиця (PivotTable) та Зведена діаграма (PivotChart). Щоб перейти з режиму в режим, натисніть цю кнопку.

Відкрити таблицю в режимі Таблиці можна декількома способами:

· Двічі клацнути мишею на імені таблиці у списку таблиць у вікні бази даних;

· Виділити таблицю у списку таблиць у вікні бази даних і натиснути кнопку Відкрити (Open) у верхній частині вікна бази даних;

· клацнути правою кнопкою миші на імені таблиці та з контекстного меню вибрати команду Відкрити (Open).

У верхній частині таблиці розташовуються імена полів (осередків, що у одному стовпці таблиці), нижче йдуть записи (рядки таблиці), у яких вносяться дані. Один запис завжди є поточним, і поруч із ним розташований покажчик поточного запису (стрілка у полі виділення у лівій частині вікна). У нижній частині вікна розташовані кнопки навігації, що дозволяють переміщувати покажчик поточного запису по таблиці (на перший запис, на попередній запис, наступний запис, останній запис). Там же знаходяться поле номера поточного запису, кнопка створення нового запису та вказівник загальної кількості записів у таблиці. Для створення нового запису також служить останній рядок таблиці, зазначений у полі виділення зірочкою.

Горизонтальна смуга прокручування полів таблиці дозволяє побачити поля таблиці, які не помістилися у вікно таблиці. Аналогічно вертикальна смуга прокручування записів таблиці дозволяє побачити записи, що знаходяться за межами вікна.

Рис. 1.1. Створення таблиці як конструктора

Рис.1.2. Таблиця Телефони

3. Аналіз вмісту таблиць для створення зв'язків

Аналізатор виявляє повторювані дані та допомагає скопіювати їх у нову пов'язану таблицю. Далеко не в кожній таблиці знадобиться робити модифікацію, але вкотре провести аналіз ніколи не завадить. Крім того, користувачі, поки що не впевнені у своїх знаннях та здібностях, можуть довірити аналізатору створення впорядкованих таблиць. Щоб проаналізувати таблицю, слід виконати такі дії.

1. Виберіть команду Сервіс>Аналіз>Таблиця.

2. У першому вікні майстра наведено варіанти опису проблем, пов'язаних із можливим дублюванням даних. Перегляньте представлені там приклади та клацніть на кнопці Далі.

3. У наступному вікні наведено приклади поділу аналізатором таблиць. Ознайомтеся з прикладом і натисніть кнопку Далі.

4. Виберіть для аналізу таблицю та натисніть кнопку Далі.

5. Безперечно, хотілося б, щоб майстер левову частку роботи виконав самостійно. Тому дозволимо йому вибирати поля, які будуть перенесені до нової таблиці, активізувавши перемикач Так, поділ полів виконується майстром. Натисніть кнопку Далі.

6. У наступному вікні відображається пропонована майстром схема поділу таблиці. На даний момент таблиці не пов'язані між собою.

7. Можна було б завершити виконання завдання, проте має сенс продовжити ознайомлення з аналізатором. База даних має нормальну структуру - бракує лише зв'язку між двома таблицями.

8. Необхідно відкрити вікно Таблиці та клацніть у ньому на кнопку Перейменувати таблицю. Введіть назву та натисніть кнопку ОК.

9. Перейменуйте вікно Таблиця, а потім натисніть кнопку Далі.

10. Тепер виникла можливість встановити первинний ключ повторно. Майстер запропонує додати до таблиці поле унікального коду запису, що автоматично присвоюється, і використовувати його як первинний ключ. Однак для таблиці первинний ключ не вказується, тому доведеться зробити це самостійно. Виберіть у списку поле Ім'я та натисніть кнопку Ключове поле. Поряд із полем з'явиться значок із зображенням ключа. Натисніть кнопку Далі.

11. В останній вікні майстер запропонувати створити запит. Необхідно вибирати перемикач Ні, запит створювати не потрібно. Крім того, можна зняти прапорець Вивести довідку щодо роботи з новою таблицею або запитом, інакше доведеться закривати ще одне вікно. Клацніть на кнопку Готово.

Рис. 1.3. Форми (головна та підлегла)

4. Створення та друк звітів

Одним із основних завдань створення та використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. У Access 2002 для цих цілей призначені форми та звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних необхідну користувачем інформацію та оформити її у вигляді документів, які можна переглянути та надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця чи запит. Крім даних, отриманих з таблиць, у звіті можуть відображатися обчислені за вихідними даними значення, наприклад, підсумкові суми.

Звіти та форми Access мають багато спільного. Однак, на відміну від форм, звіти не призначені для введення та виправлення даних у таблицях. Вони дозволяють лише переглядати та друкувати дані. У звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм. Хоча у звітах можна використовувати такі ж елементи керування для вказівки стану перемикачів, прапорців та списків.

Звіт, як і форма, можна створити за допомогою майстра. Розділи звіту подібні до розділів форми і включають заголовок і примітку звіту, область даних, а також верхній і нижній колонтитули. У звіті часто поміщають поля з підсумковими значеннями. Елементи управління можуть бути додані до звіту за допомогою панелі інструментів Панель елементів (Toolbox), ідентичної тій, що використовується в режимі Конструктора форм. Форматування та групування елементів керування у звіті виконуються аналогічно форматуванню та групуванню елементів керування у формі. Форми можуть містити підлеглі форми, а звіти можуть містити підлеглі звіти.

Access пропонує кілька способів створення звітів. Найпростішим із них є використання засобів автоматичного створення звіту. Автоматично створюваний на основі таблиці або запиту звіт називається автозвітом. Access дозволяє автоматично створювати звіти двох форматів: стовпець і стрічковий.

Щоб створити автозвіт:

· На панелі об'єктів вікна База даних (Database) клацніть по ярлику Звіти (Reports) та натисніть кнопку Створити (New). З'явиться діалогове вікно Новий звіт (New Report).

· У списку діалогового вікна Новий звіт (New Report) виділіть один з елементів: Автозвіт: у стовпець (AutoReport: Columnar) або Автозвіт: стрічковий (AutoReport: Tabular).

· У полі зі списком, що знаходиться в нижній частині діалогового вікна Новий звіт (New Report), містяться імена всіх таблиць та запитів бази даних, які можуть бути використані як джерело даних для звіту. Клацніть лівою кнопкою миші на кнопці зі стрілкою для відкриття списку, а потім виділіть у списку необхідний елемент.

· Натисніть кнопку ОК.

В результаті Access автоматично створить звіт на основі вибраного джерела даних, використовуючи стрічковий формат або стовпець. Стрічковий формат має поля виведених записів у рядок. Формат в стовпець має поля виведених записів в стовпець. Автозвіт, створений за допомогою будь-якого з цих двох форматів, буде включати всі поля та записи, наявні у вибраному джерелі даних.

Щоб створений звіт можна було використати надалі, його необхідно зберегти. Для цього виберіть команду Файл, Зберегти (File, Save) або натисніть кнопку Зберегти (Save) на панелі інструментів. Потім введіть назву нового звіту (наприклад: Мій звіт) у текстове поле діалогового вікна Збереження (Save As) і натисніть кнопку ОК.

Є ще один варіант збереження звіту: за допомогою команди меню Файл Зберегти як (File, Save As). Ця команда відображає діалогове вікно Збереження (Save As) . Введіть ім'я звіту і, перш ніж натиснути кнопку ОК, переконайтеся, що в списку Як (As) цього вікна вибраний елемент Звіт (Report). Вибраний елемент визначає те, як буде збережено новий звіт, точніше у вигляді якого об'єкта бази даних Access. Справа в тому, що в новій версії Access 2002 з'явилася можливість зберегти звіт як інший об'єкт бази даних - сторінки доступу до даних. Зробити це дозволяє інший елемент списку Як - елемент Сторінка доступу до даних (Data Access Page).

Рис. 1.4. Приклад побудови звіту

5. Відбір та сортування записів за допомогою запитів

Одним із семи стандартних об'єктів Microsoft Access є запит. Запити використовуються для перегляду, аналізу та зміни даних в одній або кількох таблицях. Наприклад, можна використовувати запит для відображення даних з однієї або декількох таблиць і відсортувати їх у певному порядку, виконати обчислення над групою записів, здійснити вибірку з таблиці за певними умовами. Запити можуть бути джерелом даних для форм та звітів Microsoft Access. Сам запит не містить даних, але дозволяє вибирати дані з таблиць та виконувати над ними низку операцій. У Microsoft Access існує кілька видів запитів: - запити до сервера, які використовуються для вибірки даних із сервера; запити на автопідстановку, що автоматично заповнюють поля для нового запису; запити на вибірку, що виконують вибірку даних із таблиць; запити на зміну, які дають змогу модифікувати дані в таблицях (у тому числі видаляти, оновлювати та додавати записи); запити створення таблиці, створюють нову таблицю з урахуванням даних однієї чи кількох існуючих таблиць, і навіть інші типи запитів.

Запит на вибірку містить умови відбору даних і повертає вибірку, що відповідає зазначеним умовам, без зміни даних, що повертаються. У Microsoft Access існує також поняття фільтра, який, у свою чергу, є набором умов, що дозволяють відбирати підмножину записів або сортувати їх. Подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тому, що і в тих, і в інших виробляється вилучення підмножини записів з базової таблиці або запиту. Однак між ними існують відмінності, які потрібно розуміти, щоб правильно зробити вибір, у якому випадку використати запит, а в якому – фільтр.

Найбільш просто створюється запит за допомогою Майстра запитів. Щоб створити простий запит за допомогою Майстра запитів, необхідно:

· У вікні бази даних на панелі об'єктів вибрати ярлик Запити (Queries).

· У списку запитів двічі клацнути лівою кнопкою миші на ярлику Створення запиту за допомогою майстра (Create query by using wizard) або натиснути на кнопку Створити (New) у вікні бази даних і в діалоговому вікні Новий запит (New Query) вибрати Простий запит ( Simple Query Wizard) та натиснути на кнопку ОК.

· У вікні Створення простих запитів (Simple Query Wizard) у полі зі списком Таблиці та запити (Tables/Queries) вибрати таблицю або запит, які будуть джерелом даних для створюваного запиту.

· За допомогою стрілок вправо і вліво перемістити зі списку Доступні поля (Available Fields) до списку Вибрані поля (Selected Fields) ті поля, які необхідні в запиті, що конструюється. При цьому порядок полів у запиті відповідатиме порядку полів у списку Вибрані поля (Selected Fields). Якщо потрібно включити всі поля в запит, можна скористатися кнопкою з двома стрілками вправо.

· Наступне діалогове вікно буде останнім. У ньому потрібно ввести ім'я створюваного запиту в полі Задайте ім'я запиту (What title do you want to your query?) та вибрати подальші дії: Відкрити запит для перегляду даних (Open the query to view information) або Змінити макет запиту (Modify the query design ).

· За необхідності можна встановити прапорець Вивести довідку щодо роботи із запитом? (Display Help on working with the query) для виведення довідкової інформації з запитами.

· Натиснути кнопку Готово (Finish).

Після закінчення роботи Майстра простих запитів залежно від вибору способу подальшої роботи із запитом відкриється або вікно запиту в режимі перегляду, або вікно Конструктора запитів, у якому можна модифікувати запит.

Рис.1.5. Побудова запиту

6 . Макроси

З їх допомогою макросів можна суттєво розширити функціональні можливості створюваного вами додатка та налаштувати його на потреби конкретних користувачів.

За допомогою макросів можна виконати практично всі дії над об'єктами Access з тих, що були описані в попередніх розділах.

Макрос в Access є структурою, що складається з однієї або декількох макрокоманд, які виконуються або послідовно, або в порядку, заданому певними умовами. Набір макрокоманд в Access дуже широкий, за допомогою макросів можна реалізувати багато з того, що дозволяють зробити процедури на VBA. Кожна макрокоманда має певне ім'я та, можливо, один або кілька аргументів, які задаються користувачем. Наприклад, при використанні макрокоманди Відкрити Форму (OpenForm) як аргументи необхідно задати, принаймні, ім'я форми, що відкривається, і режим виведення її на екран.

Використання макросів є виправданим тим, що їх легко створювати, і для цього не потрібно вивчати синтаксис мови програмування. Для створення макросу потрібно знати лише основні прийоми роботи в Microsoft Access і Windows, такі як перетягування об'єктів з вікна База даних (Database) у спеціальне вікно - Конструктор макросів (Macro Design), вибір дії зі списку та введення виразів як аргументи макрокоманди. Тому, якщо дуже не хочеться вивчати синтаксис мови VBA або це дуже важко, сміливо застосовуйте макроси, і ви отримаєте досить функціональну програму.

Основне призначення макросів - це створення зручного інтерфейсу програми: щоб форми та звіти відкривалися при натисканні кнопок у формі або на панелі інструментів або звичним вибором команди меню; щоб при відкритті програми користувач бачив на екрані не вікно База даних (Database), наповнене безліччю таблиць, запитів, форм та звітів, а якусь зрозумілу форму, за допомогою якої можна було б відразу робити бажані дії і т.д.

Рис. 1.6. Налаштування параметрів запуску

Висновок

По суті, Access - це лише інструмент. Його використання, звичайно ж, робить нашу працю, а отже, і наше життя трохи легше. Тому треба пам'ятати, що база даних повинна служити для виконання чітко обумовлених завдань - лише за цієї умови вона допоможе підвищити ефективність роботи незалежно від того, про який вид діяльності йдеться.

Однак можливості бази даних не обмежуються збереженням інформації. Професійно розроблена база дозволяє зберегти достовірність даних та забезпечити ефективний, швидкий та зручний доступ до них. У такій базі не буде місця для безладу та плутанини.

Основний принцип, у якому засновані системи реляційних баз даних, - створення зв'язків між таблицями. Зв'язки допомагають знайти дані однієї таблиці за допомогою іншої, а функція забезпечення цілісності даних дозволяє запобігти випадковій зміні або видаленню даних.

Розробка структури бази даних може стати серйозним випробуванням, якого намагаються уникнути багато користувачів, про що неодмінно шкодують згодом. Лише деякі, найбільш талановиті та обдаровані фахівці пропускають цей етап, примудряючись створювати ефективні програми бази даних. Навіть якщо представлені в цьому розділі відомості вам не здаються цікавими, не забувайте, що розробка структури бази даних - дуже важливе завдання.

Список використаних джерел

Олександр Старшинін Microsoft Office одним поглядом., Санкт – Петербург, 2007 р.

Ед Ботт Microsoft ХР., Біном, Москва, 2006 р.

Microsoft Access - реляційна система управління базами даних, що використовується при створенні повноцінних розгорнутих клієнт-серверних програм, що використовують зв'язку "БД-клієнт". Проста та логічна графічна оболонка дозволяє згенерувати первинні та вторинні ключі, індекси, зв'язки між об'єктами БД, а також нормалізувати відносини між дискретними таблицями, що становлять структуру бази даних, до необхідної нормальної форми. Access надає технологічні засоби для обміну даними між іншими OLEDB-і ODBC-джерелами, серед яких таблиці Excel; текстові файли, що зберігаються у форматі CSV; XML-об'єкти, а також сховища SharePoint, PDF або XPS-контейнери та папки Outlook.

Розширені функціональні можливості СУБД Access

Поряд з іншими розгорнутими рішеннями для взаємодії з об'єктами БД, Access надає розробнику наступний набір технічних можливостей та опцій:

• Різноманітність форматів представлення та зберігання даних у таблицях. Серед основних категорій доступні текстовий, числовий, грошовий, логічний типи, гіперпосилання, дата та час, логічна структура, а також низка інших допоміжних специфікацій.
• швидке перемикання між режимом таблиці та конструктором, що дозволяють сформувати структуру таблиці та вказати формати її індивідуальних осередків
• створення макросів даних для автоматизації найчастіших операцій та послідовностей дій, застосовних під час створення вмісту бази. Всі макроси можуть формуватися як на основі натискань клавіші миші у вбудованому редакторі макросів, так і вміщати елементи, що використовують мову Visual Basic. Як і в інших програмах Microsoft Office, макроси Access можуть викликатися після натискання гарячої комбінації клавіш, що задається в налаштуваннях
• стиснення бази даних та подальше відновлення її вмісту з резервної копії. Архів БД може зберігатися на захищеному віддаленому сервері, у хмарі або на локальному дисковому накопичувачі
• інтегрований конструктор звітів для відображення даних із БД на паперових друкованих формах та бланках. Всі звіти можна конфігурувати та деталізувати для отримання точної вибірки інформації з бази. Також в інтерфейсі Access є формування структури звіту з поділом на секції та блоки як вручну, так і за допомогою спеціального майстра. Більше того, представлено сортування та фільтрацію відображуваної інформації як на етапі генерування звіту, так і пізніше, коли кінцевий вид звіту вже продуманий та фіналізований.
• вкладений інформаційний помічник, що надає розгорнуті відомості про потрібну опцію, категорію головного меню, модуль або піктограму Access. Інфо-помічник тісно інтегрований в оболонку програми, а в останніх ревізіях СУБД задіяє напрацювання в галузі штучного інтелекту та голосовий помічник Cortana.

На нашому ресурсі можна завантажити повне русифіковане видання Access для будь-якого покоління системи Windows. Кожна версія утиліти, доступна для завантаження, супроводжується системними вимогами, що відповідають вашій моделі комп'ютера. Якщо пристрій має великий термін давності, варто зупинитися на більш ранньому випуску продукту.

Сьогодні будь-який користувач комп'ютерних систем на основі Windows знає, що стандартний пакет офісних програм від компанії Microsoft входить унікальний редактор під назвою Access. Що являє собою дана програма і як працювати з нею, ми зараз розглянемо. У цій статті, звісно, ​​будуть наведені лише основні питання роботи програмою. Повний опис усіх можливостей цієї програми займе не одну сторінку.

Access: що таке?

Що ж є програма Microsoft Access? Access – це повнофункціональна програма, яка призначена для роботи з базами будь-якого типу. В основі цієї програми використовується модель динамічного обміну даними з інтернет-публікаціями та іншими програмами. Ця програма передбачає використання інструментів автоматизації обробки будь-якого типу інформації, представленої у структурованому вигляді. Крім того, Access це ще й пакет програм, в якому передбачена підтримка елементів ActiveX. Це суттєво розширює можливості програми в тому плані, що вона може використовувати не лише текстові та табличні компоненти, а й об'єкти з інтернету та мультимедіа. Зв'язки, що встановлюються у додатку між базами даних (БД), дають можливість здійснювати точне відстеження змін у будь-якій з них та автоматично коригувати параметри інших.

Access: основні напрямки використання програми

Не дивно, що у більшості випадків Microsoft Access використовується для повної автоматизації процесів аналізу даних у бізнесі, бухгалтерії і так далі. Програма завдяки своїй універсальній структурі може усувати появу так званої надмірності даних, коли необхідно змінити якийсь параметр не шляхом введення нового, а за рахунок коригування старого, причому таким чином, щоб ця зміна була відображена у всіх пов'язаних базах даних. На підприємстві за допомогою Access може вестись облік постачальників, клієнтів та заходів, до яких вони залучені. Припустимо, у постачальника змінюються банківські реквізити. Тоді достатньо буде змінити їх у базі даних, і автоматичне коригування торкнеться інших баз даних. При цьому буде здійснено заміну даних, а не введення нової інформації поряд із наявною. Ця зміна стосуватиметься лише пов'язаних заходів. У певному сенсі користувач отримує повну автоматизацію. Те саме стосується і складського обліку. Припустимо, яка група товарів продається через відповідний підрозділ підприємства. Тоді товарні позиції будуть автоматично списані в базі даних товару, наявного на складі. Це лише найпростіші приклади. Програма насправді має ширші можливості.

Microsoft Access: структура

Якщо ж говорити про зручність роботи, воно може бути досягнуто завдяки наявності основних елементів, які відіграють важливу роль при аналізі та обробці даних. До основних елементів можна віднести такі:

1. Таблиця – це елемент, у якому зберігається основна інформація у певному форматі (текстовий, числовий, графічний);
2. Запит – це засіб звернення до пов'язаних елементів, інших баз даних або сторонніх програм;
3. Форма – це надання даних чи інформації у зручному для користувача вигляді;
4. Звіт – це виведення опрацьованих результатів;
5. Макрос – це виконуваний елемент, який дозволяє у разі виникнення якоїсь події виконувати певні дії, формування звіту, створення запиту;
6. Модуль – це засіб мови Visual Basic, який дозволяє суттєво розширити можливості програми на основі використання численних функцій та створення процедур;

Microsoft Access: зв'язок із зовнішніми базами даних та іншими програмами

Як має бути зрозуміло, Microsoft Access дозволяє як використовувати власні дані, введені користувачем, а й пов'язувати їх між собою. Можливості програми такі, що інформація може бути імпортована з різних програм, наприклад, Paradox, FoxPro, Excel, Word і так далі. Дані для спрощення процедур можна не імпортувати, а пов'язувати, причому не лише з даними програмами, а й із джерелами в інтернеті чи мережевому оточенні. Сам процес зв'язування складає основі запитів на кшталт того, як працюють бази даних SQL. До речі, програма Access їх теж підтримує.

Як створити базу даних на основі шаблонів?

У Microsoft Access основним елементом є таблиця. Цей компонент на вигляд дуже схожий на таблиці Excel, однак він має ширші можливості. Та й принцип роботи з цими елементами має відмінні риси. Однак створити при запуску власну базу даних досить просто. Користувачеві після появи вітального вікна надається вибір шаблонів, на основі яких буде створена майбутня структура бази даних у формі таблиці. Інакше це уявлення називається Backstage. Тут ви можете знайти і вбудовані заготовки, які знадобляться вам при виконанні конкретних завдань. Якщо жодна з представлених заготовок не відповідає вимогам користувача, що малоймовірно, можна звернутися до пошуку на офіційному ресурсі компанії Microsoft. Коли потрібний шаблон буде обраний, його потрібно буде зберегти як файл, вказавши при цьому ім'я та місцезнаходження. Програма після цього автоматично сформує потрібну табличну структуру.

Як створити базу даних із нуля?

У цьому питанні варто враховувати низку обмежень. Наприклад, бази даних для настільних персональних комп'ютерів не підтримують інтернет-публікації. Веб-бази не узгоджуються із деякими функціями попередніх. Після того, як початкова таблиця буде створена, можна буде переходити до внесення інформації. Варто звернути особливу увагу на той момент, що дані можна вносити виключно у суміжні рядки та стовпці. Не варто також додавати між ними порожні осередки, як це робиться в додатку Excel. Таким чином, якщо формат спочатку передбачає використання дати та часу, то введена в стовпці інформація з обчисленнями на основі експоненти не розпізнаватиметься. По можливості, потрібно планувати таблицю саме в цьому ракурсі. Щоб спростити роботу можна використовувати спеціальний режим конструктора.

Особливості імпорту та зв'язування даних з іншими джерелами

Якщо говорити про імпорт даних, то тут програма Microsoft Access має практично необмежені можливості. Головна умова полягає в тому, що дані, що імпортуються, повинні бути розбиті за типом табличних, як це робиться в Word або Excel. Якщо імпорт здійснюється, наприклад, у текстовому варіанті програми Блокнот, то для створення подібної структури можна використовувати клавішу Tab (табулятор). Також є можливість використання списків Share Point та зв'язування даних для спрощення роботи. Для цього на вкладці зовнішніх даних, яка розташована в групі зв'язування та імпорту, застосовується спеціальна команда. Тут також пропонуються вже готові рішення (Word, Excel і так далі). У разі вибору залишиться вказати лише розташування необхідного файлу, місце зберігання у поточній базі даних, а потім підтвердити зроблений вибір.

Післямова

Таким чином, виглядає програма Access. На даний момент ця програма користується великою популярністю серед широкого кола користувачів, оскільки її розробники намагалися поєднати в ній можливості інших програм цього типу. Це і дозволило зробити цей додаток дуже гнучким в автоматизації більшості необхідних функцій та налаштуванні. Можна лише додати, що програма Microsoft Access є потужним програмним продуктом для обробки даних. Access дозволяє легко створювати бази даних і управляти ними. Цей програмний продукт підходить як для невеликих проектів, так і для бізнесу. Access є чудовим помічником для зберігання різноманітної інформації.

Facebook
Twitter
Вконтакте
Google+
Зависає