Більшість користувачів знає, що поштова програма Outlook зберігає отримані поштові повідомлення з розширенням eml у файлах PST, але де - знають далеко не всі. Сьогодні ми вам розповімо про те, де Outlook зберігає файл PST і як перемістити всі файли поштових повідомлень на інший диск.
Що таке PST файл?
Формат PST або "personal storage table" є форматом файлів, який Outlook використовує для зберігання всіх даних, включаючи пошту, контакти, календар та інші. Ці дані можуть бути стиснуті або зашифровані залежно від ваших налаштувань. Ви повинні розуміти, що Outlook сильно уповільнює свою роботу зі зростанням кількості даних, які зберігаються в PST файлі. Щоб вирішити цю проблему, Outlook постійно пропонуватиме архівацію старих повідомлень.
Ви також можете зіткнутися з іншими файлами, що мають розширення.ost і які знаходяться у робочому каталозі програми. OST файли мають дуже схожий формат із PST файлами, але зазвичай використовуються тільки для офлайнового зберігання поштових архівів.
Шукаємо PST файл
Ви можете швидко знайти поточне розташування PST через налаштування Outlook. Наприклад, в Outlook 2010 вам потрібно відкрити розділ головного меню «Файл», а в ньому вибрати пункт «Налаштування облікових записів…». У версії Outlook 2007 пункт «Налаштування облікових записів…» доступний за допомогою іншого розділу меню «Сервіс».
Після вибору цього пункту відкриється діалогове вікно «Параметри облікових записів». Відкривши вкладку «Файли даних», ви побачите список розміщення (за замовчуванням) файлів формату PST і OST. Тут ви можете самостійно вибрати розміщення кожного файлу, для чого необхідно натиснути кнопку «Відкрити папку…», що викличе відкриття каталогу Outlook у провіднику.
Зверніть увагу, що деякі облікові записи, наприклад від сервісу Hotmail, повідомлятимуть вам про те, що файли з даними недоступні (not available). Проте, якщо ви все ж таки відкриєте каталог розміщення, то ви їх там знайдете.
Так де зберігаються PST файли?
За замовчуванням PST файл зберігається в каталог поточного користувача в папці папки documents and settings . Для того, щоб зайти в цей каталог у Windows 7 або Vista, введіть в адресному рядку провідника наступний шлях:
%localappdata%\Microsoft\Outlook\
У Windows XP шлях дещо відрізняється:
%appdata%\Microsoft\Outlook\
Як перемістити файл PST?
Якщо вільне місце на локальному диску комп'ютера добігло кінця, і ви хочете перенести файли Outlook в інше місце, то для цього добре підійде зовнішнє сховище. За замовчуванням, якщо ви без будь-яких налаштувань перенесете файли даних Outlook на нове місце, то поштова програма автоматично сформує новий PST файл по старому шляху, для чого буде витрачено багато часу (буде виконано повторне завантаження поштових повідомлень). До того ж, ви втратите доступ до старих раніше стислих повідомлень. Тут вам варто нагадати про ситуацію, коли такий об'єкт використовується іншим користувачем або програмою.
Для того, щоб це не сталося, перше, що вам потрібно зробити, це змінити через реєстр шлях, яким Outlook зберігає файли. Закрийте поштову програму і запустіть через рядок пошуку стартового меню (або команду «Виконати») файл редактора реєстру «regedit», що виконується. Залежно від версії Outlook, яку ви використовуєте, вам необхідно відкрити наступні гілки реєстру:
Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\
Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\
Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\
Після цього натисніть правою клавішею миші в лівій панелі редактора реєстру на папці «Outlook» і через контекстне меню виберіть створення нового параметра «Розширюваний рядковий параметр».
Призначте новим параметром назву «ForcePSTPath», а після того, як він буде створений, виберіть його редагування, для чого достатньо на ньому двічі натиснути лівою клавішею мишки.
У вікні «Зміна рядкового параметра», яке відкриється, вам слід вказати новий шлях, яким зберігатимуться файли даних Outlook, а потім натисніть «ОК».
Тепер ви можете сміливо перенести всі дані Outlook до нового каталогу на зовнішньому сховищі. Запустіть поштову програму – тепер у ній все виглядатиме так, як начебто б ви нічого не робили.
Висновок
Неважливо, хто ви – професіонал, який роками отримує службову пошту через Outlook або приватну особу, яка хоче мати копію поштових повідомлень з облікового запису Gmail, Outlook залишається найпоширенішим та найзручнішим додатком. Тепер ви знаєте набагато більше про те, як працювати з файлами даних цієї програми.
Здається, зовсім нескладне питання: Де зберігається електронна пошта?
Пошта може зберігатися на сервері або в особистій папці на вашому комп'ютері (файлі особистих папок, PST-файлі). Сьогодні ми поговоримо про те, як повідомлення зберігаються на вашому комп'ютері.
Зберігання повідомлень локально, на власному комп'ютері
Припустимо, що ви вирішили скоротити розмір поштової скриньки шляхом зберігання повідомлень електронної пошти на своєму комп'ютері (замість їх зберігання, наприклад, на поштовому сервері). Можливо, вам потрібно просто перемістити частину повідомлень, пов'язаних з важливим проектом, з одного комп'ютера на інший. Як це зробити? Де після виконання цих дій зберігатиметься електронна пошта?
Відповідь: пошта зберігатиметься в особистій папці Outlook (файлі особистих папок, PST-файлі). Існує два способи зберігання пошти в файлах PST.
Створення та використання особистих папок (PST-файлів) виконується у програмі Outlook досить просто. Нижче наведено ряд причин, з яких слід використовувати особисті папки.
- Звільнення місця на серверіОсобисті папки слід використовувати при отриманні від системного адміністратора повідомлень про те, що розмір поштової скриньки наближається до максимально допустимого.
- Більш ефективне документуванняВикористовуйте особисті папки для зберігання повідомлень, необхідних для професійних або особистих цілей. Сховище PST дозволяє підтримувати "документальний слід".
- ПереносністьОсобисті папки можна використовувати для перенесення або копіювання повідомлень з одного комп'ютера на інший, а також для резервного копіювання на компакт-диск або інший знімний носій.
Подумайте, перш ніж зберегти повідомлення локально
Доступ до повідомлень, що зберігаються в PST-файлі, в кожний момент часу може отримати тільки один користувач, тому політики в деяких організаціях не допускають або забороняють локальне зберігання повідомлень.
Ми щойно розглянули переваги цього підходу, але також необхідно знати, що локальне зберігання підходить не всім. Щоб зрозуміти, чи підходить воно вам, необхідно взяти до уваги наведені нижче факти.
- Якщо Ви використовуєте файли PST, доступ до повідомлень у кожний момент часу можливий лише з одного комп'ютера. Повідомлення, що зберігаються в файлах PST, менш доступні, ніж повідомлення на поштовому сервері. Повідомлення зберігаються на вашому комп'ютері, тому вони не будуть доступні з іншого комп'ютера. (Спосіб обходу цього обмеження див. в останньому курсі серії.)
- Одночасно з файлом PST може працювати тільки один користувач. Навіть при спільному використанні комп'ютера та наданні спільного доступу до PST-файлу користувач зможе відкрити цей файл тільки після того, як користувач, який працює з файлом, закриє файл.
- Локальне зберігання може бути заборонено політиками організації. У деяких організаціях прийнято правила, що визначають, що можна і що не можна зберігати. Політики зберігання організації можуть забороняти створювати PST-файли (або перешкоджати їх створенню). Замість переміщення повідомлень у власні папки користувачам надається доступ до спеціальних «керованих папок». Як правило, створює такі папки та керує ними системний адміністратор.
Настав час приступити до дій, використовуючи функцію архівації
Ми розглянули деякі переваги та недоліки локального зберігання повідомлень. Настав час розглянути методи. Почнемо з архівації. Головна перевага функції архівації (також відомої як автоархівація) полягає в тому, що для її використання необхідно лише натиснути кнопку Так.
При звичайній установці Outlook функція автоархівації увімкнена за замовчуванням. (У четвертому курсі серії буде показано, як змінити параметри за промовчанням.) Це означає, що як тільки ви натиснули кнопку Таку вікні повідомлення Outlook "Виконати автоматичне архівування старих елементів зараз?", функція автоархівації почне виконувати свою роботу.
Функція автоархівації переміщує повідомлення залежно від терміну їх зберігання. Це виконується регулярно (наприклад, кожні 14 днів), доки користувач відповідає «Так».
Нижче наведено огляд роботи цієї функції.
Щоб запустити процедуру, натисніть кнопку Так.
Повідомлення переміщуються з поштової скриньки.
…в архівну папку.
Outlook створює цю папку автоматично.
Всі вкладені папки поштової скриньки автоматично відображаються в архівній папці, а повідомлення переміщуються в ці вкладені папки відповідно до їх розташування в поштовій скриньці. Таким чином, функція архівації копіює структуру поштової скриньки до архівної папки. На малюнку видно, що папки Alpine Ski House і Contoso виглядають в архівній папці так само, як і в поштовій скриньці.
Знов-таки, програма Outlook виконує всю роботу автоматично.
Як ви вже помітили, програма Outlook виконує більшу частину роботи автоматично. Якщо ви ставитеся до тих людей, яким потрібно, щоб все було акуратно, але яких не цікавить, як саме це буде зроблено, функція архівації – це ваш вибір. Як ця функція співвідноситься з особистими папками? Це питання ми розглянемо далі.
Особисті папки надають максимальний рівень контролю
На відміну від функції архівації, при використанні особистих папок частину роботи доводиться виконувати самостійно. Це означає, що вам доведеться створювати папки та вкладені папки та поміщати туди повідомлення. Повідомлення можна переміщувати шляхом перетягування, за допомогою команд меню або створення власних правил. Які переваги цього? Оскільки ви переміщаєте повідомлення самі, ви можете впорядкувати їх довільним чином.
Чи підходить цей спосіб вам?
- Ви періодично очищаєте папку "Вхідні".
- Ви зберігаєте повідомлення щоразу після прочитання.
- Ви групуєте повідомлення за проектом, темою та іншими важливими категоріями.
- Вам подобається розробляти системи зберігання і ви маєте на увазі оновити ці системи, наприклад після завершення старих проектів та на початку роботи над новими.
- Ви створюєте правила для переміщення повідомлень у зазначені папки.
Якщо це так, то вам сподобається той рівень контролю, який надають особисті папки.
В обох випадках використовуються файли PST
Як ви вже знаєте, і при використанні архівації, і при використанні особистих папок, повідомлення переміщуються (а не копіюються) в папку Outlook. В обох випадках переміщені повідомлення будуть доступні в папці в області переходів Outlook.
Інша подібність полягає в тому, що в обох випадках папки, вкладені папки і повідомлення, що знаходяться в них, зберігаються у файлі, який називається файлом даних Outlook. Цей файл також називається файлом особистих папок Outlook, PST-файлом та особистим сховищем (PST-файл зберігається на вашому особистому комп'ютері).
Додатковий тип особистої папки
Для деяких типів облікових записів доставка електронної пошти здійснюється безпосередньо до особистої папки. Якщо електронна пошта доставляється безпосередньо на ваш комп'ютер, як це має місце при використанні облікового запису POP3 або налаштованого відповідним чином облікового запису Exchange Server, ваша поштова скринька буде подібна до поштової скриньки, обведеної на малюнку червоним кольором. Це означає, що в області переходів поруч із позначкою поштової скриньки буде вказано Особисті папки.
Що це означає? Як правило, це означає, що електронна пошта доставляється безпосередньо в файл PST на вашому комп'ютері. (За замовчуванням цей файл називається Outlook.pst.) Навіть якщо пошта доставляється в особисту папку такого типу, ви, як і раніше, можете користуватися функцією архівації або самостійно створеною особистою папкою. Місце на диску обмежене, папки заповнюються, тому після наведення порядку пошук необхідних даних виконується набагато швидше.
"Миша" працює з поштовими даними на комп'ютері так само, як і більшість інших мейлерів. Програма створює папку під профіль користувача, де зберігає конфігураційні файли, вміст імейл-акаунтів та сертифікати.
Ще в процесі встановлення The Bat! ви могли вибирати, де розміщувати поштовий каталог. І якщо відповідний шлях ви тоді не вказали, програма використовує варіант за замовчуванням:
C:\Users\Ім'я_Користувача\AppData\Roaming\The Bat!
Переходимо до поштового каталогу The Bat! і відразу відзначаємо одну або кілька папок із назвами наших ящиків. У них зберігаються всі дані email-профілів. І листи у тому числі. 
Але тут не все так однозначно. Користувач не зберігає кожен лист в окремому файлі. Для вхідної та вихідної пошти існують свої бази даних – щось на зразок архівів. Тому відновити конкретне повідомлення вам не вдасться — доведеться «реставрувати» все сховище.
Після цього залишається лише чекати завершення конвертації поштових баз клієнта в їхній вихідний стан.
Як резервувати та відновлювати листи у The Bat!
Допустимо, ви перевстановили мейлер від Ritlabs та визначили нову директорію для поштового каталогу. Втрачені листи у разі можна легко відновити. Для цього просто перемістіть папку з даними потрібної скриньки новим шляхом.
Незважаючи на те, що спосіб цей працює, для запобігання подібним ситуаціям краще використовувати вбудовану функцію резервування даних.
Припустимо, ми хочемо перенести всю отриману пошту на інший комп'ютер і працювати з нею також за допомогою The Bat! Або ж просто бажаємо гарантовано зберегти вміст листів при перевстановленні системи. В обох випадках можна скористатися функцією експорту повідомлень у файл.
Після цього резервну копію листів можна імпортувати, наприклад, The Bat!, встановлений на іншому ПК.
В результаті листи з резервної копії будуть повністю відновлені та поміщені до попередньої папки поштового облікового запису.
Програма Outlook Express входить у початкову установку операційної системи Windows XP і тому широко поширена серед користувачів. За неї не треба платити додатково і Outlook Express дозволяє виконувати основні операції з електронною поштою і навіть вести адресну книгу з усіма контактними даними.
До недоліків поштової програми можна віднести слабку безпеку зберігання інформації та відсутність механізму резервного копіювання. Але останню проблему можна вирішити вручну. На практиці іноді постає завдання перевстановлення операційної системи зі збереженням особистого листування користувача, або завдання перенесення повідомлень електронної пошти, що зберігається в Outlook Express, на інший комп'ютер. Тут і знадобиться ручне резервне копіювання наявного листування та адресної книги з контактами.
Процес перенесення даних електронної пошти можна розділити на кілька етапів:
Резервне копіювання повідомлень електронної пошти.
Резервне копіювання адресної книги.
Відновлення повідомлень електронної пошти.
Відновлення адресної книги.
Резервне копіювання повідомлень електронної пошти
Найважливіший етап. Необхідно вручну скопіювати файли, які зберігають усі листи електронної пошти на інший диск. Але насамперед слід дізнатися, де знаходяться файли пошти в Outlook Express.
Резервне копіювання адресної книги
Якщо у Вас велика адресна книга або в ній є дуже важливі контактні дані, їх, як і повідомлення електронної пошти, слід зарезервувати, щоб не втратити щось важливе.
Відновлення повідомлень електронної пошти
Коли ви запустите новий Outlook Express (після переустановки Windows XP або зробите це на іншому комп'ютері), одразу після налаштування облікових записів електронної пошти можна відновити всі збережені раніше повідомлення. Для цього:
Закрийте програму Outlook Express.
Переконайтеся, що доступний показ прихованих файлів.
Перейдіть до папки наступним шляхом "C:\Documents and Settings\Ім'я користувача\Local Settings\Application Data\Identities\(Папка з набором букв і цифр)\Microsoft\Outlook Express"та скопіюйте поверх наявних файлів, ті, які Ви зарезервували раніше на першому етапі цієї статті.
Запустіть програму Outlook Express. Папки «Вхідні», «Вихідні», «Надіслані» тощо. Будуть містити Ваші старі листи електронної пошти.
Відновлення адресної книги
До відновлених повідомлень електронної пошти можна додати контакти адресної книги, збереженої у файлі CSV на етапі 2.
Файли даних Outlook (PST), створені в Outlook 2010, зберігаються на комп'ютері в папці Документи\Файли Outlook. В операційній системі Windows XP ці файли створюються в папці Мої документи\Файли Outlook.
При оновленні програми Outlook до версії 2010 файли даних, створені раніше в попередніх версіях Outlook, зберігаються в іншому прихованій папці.
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача
Решта:
Файл даних Outlook (OST)
OST-файл синхронізується з елементами сервера, на якому запущено Exchange. Оскільки дані залишаються на сервері Exchange, можна повторно створити OST-файл на новому комп'ютері без необхідності створення резервної копії цього OST-файлу.
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Local Settings
Особиста адресна книга (PAB)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
ПРИМІТКА.Особисті адресні книги (PAB) не підтримуються в Outlook 2010. Під час оновлення до Outlook 2010 пропонується імпортувати будь-який PAB-файл у «Контакти». Якщо PAB-файл не імпортовано під час першого запуску Outlook 2010, його можна імпортувати пізніше за допомогою команди Імпортуватиу режимі Подання Microsoft Office Backstage.
Автономна адресна книга (OAB)
Автономна адресна книга (OAB) використовується для облікових записів сервера Microsoft Exchange. Вона містить такі відомості, як імена, адреси електронної пошти, назви та відомості про розташування офісу, глобального списку адрес (GAL)на сервері, на якому запущено Exchange.
Не потрібно створювати резервну копію цього файлу або відновлювати його. Цей файл створюється та оновлюється автоматично.
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Файл налаштування області навігації (XML)
Цей файл містить інформацію про вміст області навігації.
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Roaming\Outlook\ ім'я_профілю.xml
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\Outlook\ ім'я_профілю.xml
Зареєстровані розширення Microsoft Exchange (DAT)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook
Список автозавершення контактів Outlook
Автозавершення - функція, що пропонує імена та адреси електронної пошти в міру їхнього введення. Запропоновані варіанти - це можливі відповідності зі списку імен та адрес з надісланих повідомлень електронної пошти. Цей список називається списком автозавершення.
У програмі Outlook 2010 файл списку автозавершення (NK2-файл) більше не використовується. Елементи списку автозавершення тепер зберігаються у поштовій скриньці Microsoft Exchange Server або файлі даних Outlook (PST-файлі) конкретного облікового запису.
Облікові записи Exchange Server
Якщо використовується обліковий запис Exchange Server, список автозавершення зберігається у поштовій скриньці на сервері Exchange. Це дозволяє використовувати список автозавершення на будь-якому комп'ютері, де є програма Outlook з обліковим записом Exchange.
Облікові записи POP3
Список автозавершення зберігається у файлі даних Outlook (PST). Відомості про його розташування див. у розділі Файл даних Outlook (PST) .
Облікові записи IMAP та Windows Live Hotmail
Список автозавершення зберігається у файлі даних Outlook (PST). Файли даних Outlook (PST) для облікових записів цих типів відрізняються від інших файлів PST в Outlook. Ці файли використовуються як копії даних на поштовому сервері облікового запису та не призначені для переміщення або відновлення. Новий файл PST створюється при настроюванні облікового запису IMAP або Windows Live Hotmail в іншому профілі Outlook або іншому комп'ютері. Таким чином, список автозавершення є унікальним для комп'ютера та профілю, де налаштовано обліковий запис, і елементи з нього недоступні під час використання іншого профілю або комп'ютера.
Правила (RWZ)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\Outlook
ПРИМІТКА.При оновленні до Outlook 2010 з попередньої версії Outlook, ніж Microsoft Outlook 2002, на жорсткому диску комп'ютера може бути RWZ-файл. Цей файл більше не потрібний, а відомості про правила тепер зберігаються на сервері, на якому запущено Microsoft Exchange, та у файлі даних Outlook (PST) для облікових записів електронної пошти POP3і IMAP. Ви можете видалити цей файл.
Якщо використовується функція імпорту та експорту правил, розташуванням RWZ-файлів за промовчанням є папка Документи.
Стилі друку (файл Outlprnt без розширення)
Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\Outlook
Підписи (RTF, TXT, HTM)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\Signatures
Бланки (HTM)
Windows 7 та Windows Vista диск
Windows 7 та 64-розрядна Windows Vista з 32-розрядним Outlook 2010 диск:\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
Windows XP диск:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery
Нестандартні форми
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Local\Microsoft\Forms
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms
Словник (DIC)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\UProof
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\UProof
Шаблони (OFT)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\Templates
Установки надсилання та отримання (SRS)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Application Data\Microsoft\Outlook
Повідомлення (msg, htm, rtf)
Windows 7 та Windows Vista диск:\Users\ Ім'я користувача\Documents
Windows XP диск:\Documents and Settings\ Ім'я користувача\Мої документи
Мережева безпека
