Обчислення у формах використовуються:

• при створенні полів, що обчислюються, тобто таких елементів управління, значення яких обчислюються на основі значень інших елементів управління або вбудованих функцій;
• для обчислення значення за умовчанням елементів керування форми;
• у виразах, за допомогою яких задаються деякі властивості елементів управління, наприклад, умова на значення, умови для відбору записів у формі та ряд інших.

Правила складання виразів у Access ми вже описували (див. Розд. "Використання виразів у запитах" гл. 4). Тому тут ми зупинимося в першу чергу на полях форми, що обчислюються, і опишемо, де вони потрібні і як їх створити.

Увага
Формули для обчислень у Access записуються за допомогою спеціального синтаксису, який диктує правила запису формул і у виразах Access та процедурах на VBA. Цей синтаксис дещо відрізняється від прийнятого в математиці, проте багато в чому схожий на нього і інтуїтивно зрозумілий. Опис синтаксису обчислювальних формул наведено в розд. "Вирази в Access" гол. 4.

Створення обчислюваних полів

Найпростішим обчислюваним полем є поле, у якому має виводитися поточна дата. Щоб створити таке поле:

1. Створіть вільний елемент керування типу Поле(Text Box) у потрібному місці форми.
2. Просто введіть вираз у поле =Date(). Знак рівності є обов'язковим.
3. Відчиніть вікно Властивості(Properties) для цього елемента та задайте для властивості Формат поля(Format) бажаний формат дати, наприклад Довгий формат дати(Long Date).
4. Встановіть довжину поля таким чином, щоб у ньому містилася необхідна кількість символів.
5. Змініть назву текстового поля. Створене поле виглядатиме, як показано на рис. 9.47.

Рис. 9.47. Обчислюване поле

ЗВІТ У MS ACCESS.

Microsoft Accessвідображає у звіті дані із запиту або таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.

До таких елементів відносяться:

Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виведення даних, таких як текст заголовка звіту, дата або частина тексту документа, що констатує, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Для додавання або видалення області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вигляд команду Заголовок/примітка звіту.

Верхній колонтитул. Використовується для виведення даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, що друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Щоб додати або видалити верхній колонтитул, необхідно вибрати в меню Вигляд команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній та нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один із колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.

Область даних, розташована між верхнім та нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, що роздруковуються для кожного з записів у таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів керування використовують список полів та панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати властивості розділу Висота значення 0.

Нижній колонтитул. Цей розділ відображається в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виведення даних, таких як підсумкові значення, дати або номери сторінки, що друкуються знизу на кожній сторінці звіту.

Примітка. Використовується для виведення даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз наприкінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ «Примітка» звіту знаходиться внизу, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Для додавання або видалення області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вигляд команду Заголовок/примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає та видаляє області заголовка та приміток звіту.

Способи створення звіту:

У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:

Конструктор;

Майстер звітів;

Автозвіт: у стовпець;

Автозвіт: стрічковий;

Майстер діаграм;

Поштові наклейки.

Майстер дозволяє створювати звіти з групуванням записів і є найпростіший спосібстворення звітів. Він поміщає вибрані поля у звіт та пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати у режимі Конструктора. Скориставшись функцією Автозвіт, можна швидко створювати звіти, а потім вносити деякі зміни.

Для створення Автозвіту необхідно виконати такі дії:

У вікні бази даних натисніть вкладку Звіти, а потім натисніть кнопку Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт.

Виділити у списку пункт Автозвіт: у стовпець або Автозвіт: стрічковий.

У полі джерела даних клацнути на стрілці і вибрати як джерело даних таблицю або запит.

Натисніть на кнопку ОК.

Майстер автозвіту створює автозвіт у стовпець або стрічковий (на вибір користувача), і відкриває його в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як виглядатиме звіт у роздрукованому вигляді.

Зміна масштабу відображення звіту:

Для зміни масштабу відображення користуються вказівником – лупою. Щоб побачити всю сторінку повністю, необхідно клацнути будь-де звіту. На екрані з'явиться сторінка звіту у зменшеному масштабі. Знову натисніть на звіті, щоб повернутися до збільшеного масштабу. У збільшеному режимі представлення звіту точка, на якій ви клацнули, опиниться в центрі екрана. Для перегортання сторінок звіту користуються кнопками переходу внизу вікна.

Друк звіту

Для друку звіту необхідно виконати таке:

У меню Файл натисніть команду Друк.

В області Друкувати клацнути на варіанті Сторінки.

Щоб надрукувати лише першу сторінку звіту, введіть 1 у полі «с» та 1 у поле «по».

Натисніть на кнопку ОК.

Перш ніж друкувати звіт, доцільно переглянути його в режимі Попереднього перегляду, щоб перейти до якого в меню Вигляд потрібно вибрати Попередній перегляд.

Якщо під час друку в кінці звіту з'являється порожня сторінка, переконайтеся, що параметр Висота для приміток звіту має значення 0. Якщо під час друку порожні проміжні сторінки звіту, переконайтеся, що сума значень ширини форми або звіту та ширини лівого та правого полів не перевищує ширину аркуша паперу, вказану у діалоговому вікні Параметри сторінки (меню файл).

При розробці макетів звіту керуйтеся наступною формулою: ширина звіту + ліве поле + праве поле<= ширина бумаги.

Щоб підігнати розмір звіту, необхідно використовувати такі прийоми:

Змінити значення ширини звіту;

Зменшити ширину полів або змінити орієнтацію сторінки.

ВИЧАСЛЕННЯ У MS ACCESS.

Дуже часто при формуванні набору записів потрібно зробити обчислення над даними (визначити вік співробітника, вартість замовлення, відсоток від продажів, виділити частину номенклатурного коду і т.п., тобто вивести інформацію, яка не зберігається в базі даних) або виконати певні операції з безпосередньої обробки даних, що відбираються.

У MS Access такі можливості надаються через поля та групові операції, що обчислюються.

Обчислюване поле є виразом, що складається з операторів (арифметичних, порівняння, логічних, конкатенації) і операндів. Як операнди можуть бути використані константи, вбудовані або визначені користувачем функції та ідентифікатори, наприклад

Вартість: Товари! Ціна * Кількість * (1-Знижка)

Кількість Чоловіків: Sum (IIf(Підлога = «м»; 1; 0))

П.І.Б.: Прізвище &» «& Left (Ім'я; 1) &». «& Left (По батькові; 1) &».»

Вартість, Кількість Чоловіків та П.І.Б. є іменами обчислюваних полів і відображаються в режимі таблиці в заголовку стовпця, символ двокрапка виконує роль роздільника між ім'ям поля і виразом.

Якщо ім'я таблиці або поля містить пробіли, його ідентифікатор зобов'язаний у вираженні полягати у квадратні дужки, наприклад

Вартість: Ціна*[Кількість товару]

Обчислюване поле створюється прямо в бланку QBE шляхом внесення виразу в комірку Поле будь-якого вільного стовпця. Результати обчислень, що виводяться у полі, не запам'ятовуються у базовій таблиці. Обчислення знову проводяться кожного разу, коли виконується запит, тому результати завжди становлять поточний вміст бази даних.

Оновити обчислені результати вручну неможливо.

Для побудови складних виразів у СУБД MS Access входить утиліта, звана Побудова виразів.

Побудовник виразів можна запустити натиснувши клавішу Побудуватина панелі інструментів Конструктор запитівабо вибравши в контекстному меню поля бланка запиту QBE команду меню Побудувати….

Рис. 9.

СУБД MS Access містить більше 100 вбудованих функцій, які можна використовувати при формуванні поля, що обчислюється, або при заданні умови відбору.

Рис. 10.

Усі вбудовані функції у Побудовнику виразів згруповані за функціональним призначенням. Коли вибрано функцію в правому вікні, у нижній області вікна Побудовника виразів відображається синтаксис цієї функції. Для більш детальної довідки потрібно натиснути клавішу.

При аналізі даних дуже часто цікавлять не окремі записи, а підсумкові значення груп даних, наприклад:

Кількість угод із партнерами за певний проміжок часу;

Середній обсяг продажу кожного місяця за попередній рік.

Відповіді такі питання дає підсумковий запит.

Для обчислення підсумкових значень необхідно натиснути кнопку Групові операціїна панелі інструментів Конструктор запитів, щоб у бланку QBE з'явився рядок Групова операція(Після імені таблиці).

За замовчуванням для кожного поля, занесеного до бланку запиту, встановлюється значення Угруповання(Підсумки не підводяться).

Для підбиття підсумків необхідно замінити установку Угрупованняна конкретну підсумкову функцію. У СУБД MS Access передбачено 9 функцій, які забезпечують виконання групових операцій.

Групова операціяє установка Вираз. Ця установка застосовується, коли у виразі (рядок Поле) використовується кілька підсумкових функцій.

У списку рядка, що розкривається Групова операціяє установка Умова. Ця установка застосовується, коли в рядку Умова відбору записано умову вибірки, але дані стовпця (поля) не повинні брати участь у груповій операції.

Для вирішення складніших статистичних завдань у СУБД MS Access передбачений спеціальний тип запиту - перехресний запит.

Перехресний запит- це спеціальний тип групового запиту, у якому відбиваються результати статистичних розрахунків за значенням однієї поля таблиці.

Для побудови перехресного запиту є достатньо трьох полів базового джерела. За значеннями одного поля, що повторюються, формуються назви заголовків рядків підсумкової (зведеної) таблиці (рис. 6.4). По значенням іншого поля, що повторюються, формуються назви заголовків стовпців підсумкової (зведеної) таблиці. Результати статистичної обробки третьому полю відображаються в осередках зведеної таблиці (область значень).

В області заголовків рядків допускається розміщення кількох полів, у той час як в інших областях може розміщуватись лише по одному полю.

У перехресному запиті допускається вказівка ​​умов відбору. Сортування може проводитись лише за полями, розміщеними в області заголовків рядків.

Відомо, що поля, що обчислюються, в базі даних Access 2003 використовуються для різних цілей, у тому числі і для проведення розрахунків. Обчислювані поля Microsoft Access 2003 можуть бути створені як у запиті і формі, і у звіті. Розглянемо створення полів, що обчислюються, у звіті бази даних Access 2003. Для введення виразу у звіті необхідно відкрити звіт у режимі Конструктора і створити вільне текстове поле, використовуючи кнопку " ab" (Поле) на панелі інструментів".

У вільне поле можна вводити вираз для виконання обчислень, у цьому випадку воно стає обчислюваним. У обчислюваних полях можна використовувати функції, а можна ввести вираз, що використовує як вхідні дані значення полів таблиць БД Access. З іншого боку, до звіту можна вставити автономну текстову мітку, тобто. мітку не пов'язану з текстовим полем, використовуючи кнопку " Aa" (Напис) на панелі інструментів. "Напис" використовується для введення будь-якого імені або чисел.

Розглянемо створення обчислюваного поля у звіті Успішність на прикладі бази даних Training_students_O. Постановка завдання наступна: у звіті БД Access Успішність створити одне поле, в якому має виводитися 100-бальна оцінка, та інше поле, в яке має виводитись поточний час. Для вирішення цього завдання відкриємо звіт Успішність у режимі конструктора (рис. 1).

Рис. 1.

Для створення обчислюваного поля у звіті Успішність необхідно виконати такі дії:

1. Натиснути кнопку " ab" (Поле) на панелі інструментів, а потім клацнути на звіті Успішність в області даних" в тому місці, де планується вставити вільне (обчислюване) поле;

2. Видалити мітку (у нашому випадку Поле 30), яка вставляється разом із вільним полем (ліворуч від вільного поля), а потім встановити курсор у полі "Вільний" (мал. 2) і ввести вираз (для відображення 100-бальної оцінки в звіті): = ([Оцінка]) * 20. У цьому випадку Вільне поле стало обчислюваним. Для введення функцій або виразів можна використовувати будівельник виразів (кнопка "Побудовник" на панелі інструментів);

Рис. 2.

3. Натиснути кнопку " Aa" (Напис) на панелі інструментів, а потім клацнути на звіті Успішність в області "Верхній колонтитул" у тому місці, де планується вставити мітку "Напис": 100-бальна оцінка;

4. Встановити курсор у мітку та ввести текст: 100-бал. оцінка (рис. 3);

Рис. 3.

5. Перейти в режим перегляду, натиснувши кнопку "Перегляд" (мал. 4), у звіті БД Access 2003 з'явилися оцінки за 100-бальною системою.

Рис. 4.

Для створення області нижнього колонтитула звіту Access обчислюваного поля, що відображає поточний час, необхідно виконати наступні дії:

6. Натиснути кнопку " ab" (Поле) на панелі інструментів, а потім клацнути на звіті в області "Нижній колонтитул" там, де планується вставити вільне текстове поле для функції "Поточний час";

7. Видалити мітку (у нашому випадку Поле 31), а потім встановити курсор у полі "Вільний" (мал. 5) та ввести функцію: =Time();

Рис. 5.

8. Для введення функції =Time() у полі "Вільний" можна також використовувати будівельник виразів (замість виконання операції у попередньому пункті), для цього необхідно клацнути на панелі інструментів на піктограмі "Побудівник", відкриється вікно Побудовник, у якому треба виділити " вираз" (рисунок 6), і клацнути ОК;

Практична робота № 16

Створення запитів Access як конструктора. Запити на вибірку. Обчислювані поля у запитах.

Створення звітів Access. Майстер звітів. Робота зі звітом як конструктора.

1. Відкрийте БД Student, створену у практичній роботі 15.

2. Увійдіть у режим конструктора запитів: на вкладці Створення у групі «Запити» виберіть кнопку «Конструктор запитів». У конструкторі запити створюються вручну. Джерелом даних для запиту може бути одна або кілька таблиць або запитів. Додати таблицю Студентияк джерело даних. Вивчіть вікно бланка запиту та інструментарій. Джерела даних відображаються у верхній частині бланка запиту. Нижня частина бланку призначена:

· Для завдання полів, що відображаються у запиті (рядок Поле та рядок Ім'я таблиці);

· Завдання способу впорядкування даних у запиті (рядок Сортування);

· Завдання умов відбору (рядки Умова відбору);

· Для завдання способу угруповання даних у запиті;

· Для завдання обчислюваних виразів у полях запиту.

3. Увімкніть у запит усі поля таблиці Студенти. Увімкніть сортування на прізвище та запустіть запит на виконання (кнопка в панелі інструментів).

У разі збереження задайте ім'я Макет запиту. У запиті буде відображено всі дані вихідної таблиці. Перегляньте запит.

4. Запити на вибірку. Створіть запити на вибірку. Побудова кожного нового запиту виконується у конструкторі (як у пункті 3). Макет також можна багаторазово копіювати, зберігаючи кожен запит з ім'ям, що відображає вміст запиту. Задайте по черзі Умови відбору, наведені нижче, перегляньте результати побудованих запитів, та збережіть кожен з них під відповідними іменами. Отже, оберіть:

· Студентів, прізвища яких починаються на перші літери алфавіту (Like "[А-І] *") (ім'я Перші);

· Студентів, які навчаються в одній групі (ім'я Група);

· Студентів, крім тих, хто навчається у певній групі (наприклад, Not І-105) (ім'я Окрім групи).

5. Запити на вибірку з логічними операціями. Створіть запити на вибір накладенням умов на поля оцінок за іспити. Джерелом даних для запитів будуть таблиці Студентиі Сесія. Збережіть із зазначеними іменами. Отже, оберіть:

· студентів тільки на відмінно (ім'я Відмінники).

· студентів на добре і відмінно (4 Or 5) (ім'я Чотири та п'ять).

· студентів, які мають хоча б одну трійку (ім'я Трієчники).

6. Запити на вибірку з параметром. Якщо замість умови відбору в рядку встановити текстове запрошення на введення, укладене в квадратні дужки, наприклад [Введіть прізвище], то при запуску запиту можна буде встановити параметр. Параметр - це будь-яке значення, яким будуть відшукуватися всі записи із зазначеним значенням поля (у прикладі це прізвище). У нових запитах виконайте вибірку за значенням параметрів:

· На прізвище студента (ім'я Прізвище).

· За кодом студента (Ім'я Код).

7. Зверніть увагу, що при пошуку з параметром використовується точне відповідність до значення параметра.

8. Обчислювані поля у запиті. У новому запиті:

· Обчислюване поле з назвою Середній бал для обчислення середнього балу кожного студента:

Ім'я запиту – Середній бал.

· Обчислюване поле під назвою Сума балів для обчислення суми балів кожного студента. Ім'я запиту – Сума балів.

9. Групові операції у запитах. Угруповання включається кнопкою на вкладці « Робота із запитами» - « Конструктор»(Групові операції). У рядку бланка «Групові операції» можна задати поля, за якими виконується групування, та функції, які називаються груповими та використовуються для підбиття підсумків по групі даних. Ознайомтеся зі списком групових функцій.

· Знайдіть середні оцінки з предметів кожної групи. У запит мають бути включені поля Група та Екамен1, Екзамен2, Екзамен3. Поле прізвища у цьому запиті не потрібне!Використовуйте групування у полі Групова операція та групову функцію Avg() у всіх полях оцінок. Збережіть з ім'ям Середні за групами.

· Знайдіть середні оцінки з предметів для контингенту студентів. У цей запит увімкніть лише поля оцінок з групуванням функцією Avg() у всіх полях оцінок. Збережіть з ім'ям Середні з предметів.

10. Звіти призначені для відображення даних із таблиць та запитів бази даних у «паперовому» варіанті. Відрізняються від форм тим, що дозволяють легко виконати угруповання даних та підбиття підсумків.

11. Створення звітів із використанням майстрів. На вкладці Створення у групі « Звіти" Виберіть Майстер звітів. Виберіть джерелом даних таблицю Студенти. Виберіть, щоб увімкнути поля Група, Прізвище, Ім'я, Адреса, Телефон у зазначеному порядку. Не додаючирівні угруповання, відсортуйтеполя зростання номера групи, потім зростання прізвища, потім імені. Виберіть макет Табличний, будь-який стиль, задайте ім'я Студенти.

12. Звіт відкривається у режимі відтворення. Зверніть увагу на зміст вкладки перегляду (вона називається "Попередній перегляд").

13. Увійдіть у режим конструктора звітів, ознайомтеся зі змістом бланка звіту. Знайдіть області заголовків, приміток, колонтитулів. Зауважте, що з'явилися вкладки інструментів конструктора звітів. Створення звіту аналогічне до створення форм. В області заголовка розміщується загальний заголовок звіту, у верхньому колонтитулі – заголовки полів, вони будуть повторені на кожній сторінці звіту. В області нижнього колонтитулу – поточна дата та номери сторінок звіту, вони також будуть повторені на кожній сторінці. Подивіться, який тип ці елементи. Для заголовків використовується елемент Напис, для відображення даних елемент Поле. Елемент Лініявідокремлює область верхнього колонтитулу.

14. Угруповання даних. Для об'єднання записів у групи використовується команда Угрупованняна вкладці « Інструменти конструктора звітів - Конструктор». У звіті Студентизаписи про студентів мають бути згруповані за номерами груп. Використовуйте групування, щоб додати до звіту область Заголовок групи для номерів груп, та встановіть порядок сортування за зростанням. Перемістіть в область Заголовок групи напис Група з верхнього колонтитулу і поле Група з області даних. Відокремте тонкою лінією зверху дані про різні групи.

15. Перегляньте результат у режимі відтворення.

16. Створення звітів із використанням майстрів. Угруповання даних. Використовуйте Майстер звітів для побудови звіту для таблиць Студентиі Сесія. Виберіть для включення в запит поля Група, Прізвище, Ім'я та оцінки за три іспити. Додати рівень угруповання(по групі), відсортуйте за зростанням прізвища, потім імена. Виберіть макет Ступінчастий, будь-який стиль, поставте ім'я Сесія.

У будь-якому звіті Access, який містить числа, можна використовувати підсумки, середні значення, відсотки або суми з накопиченням, щоб зробити дані більш зрозумілими. У цій статті розповідається, як додати такі елементи до звіту.

У цій статті

Типи агрегатів, які можна додати до звіту

У таблиці наведено типи агрегатних функцій у Access, які можна додати до звіту.

Обчислення	Опис	Функція
	Підсумовує елементи у стовпці.
	Визначає середнє значення всіх елементів шпальти.
	Підраховує кількість елементів у стовпці.
Максимальне значення	Повертає елемент, що має найбільше (числове або алфавіту) значення в стовпці.
Мінімальне значення	Повертає елемент, що має найменше (числове або алфавіту) значення в стовпці.
Стандартне відхилення	Показує, наскільки значення у стовпчику відхиляються від середнього значення.
Дисперсія	Обчислює дисперсію всім значень у стовпці.

Додавання суми або іншого агрегату в режимі макету

Режим макету надає найшвидший спосіб додавання сум, середніх значень та інших агрегатів до звіту.

Дані(Control Source) вираз, який виконує потрібне обчислення. Якщо у звіті є рівні групування, Access також додасть текстове поле, яке виконує такі ж обчислення у кожному розділі примітки групи.

Додаткові відомості про створення рівнів угруповання у звітах див. у статті Створення звіту з групуванням або зведеного звіту.

Додавання суми або іншого агрегату в режимі конструктора

Конструктор дозволяє точніше налаштовувати розміщення та зовнішній вигляд підсумкових значень. У згрупованих звітах можна помістити підсумки та інші агрегати у заголовок чи примітку кожної групи. Агрегати рівня звіту можна помістити в заголовок або колонтитул звіту.

Access додає текстове поле в колонтитул звіту і задає значення його властивості Дані(Control Source) вираз, який виконує потрібне обчислення. Якщо у звіті є рівні групування, Access також додасть текстове поле, яке виконує такі ж обчислення у кожному розділі примітки групи. Якщо для якості Сума із накопиченням(Running Sum) встановлено значення Для всього, то загальне підсумкове значення можна повторити у колонтитулі звіту. Створіть у ньому поле і задайте як значення його властивості Дані(Control Source) ім'я поля, в якому обчислюється сума із накопиченням, наприклад =[СумаЗамовлення].

Windows 7