Всім привіт! У цій статті я розповім, як створити кнопку в базі Microsoft Access.
Створення кнопок на формі не залежить від того, яку версію Access у вас встановлено (2003, 2007, 2010, 2013 або 2016). У цій статті я покажу два способи створення кнопок на формі в базі даних Acceess: за допомогою майстра та за допомогою макросу.
Як це зробити?
Крок 1. Створення форми
Якщо у вас немає форми, її необхідно створити. Більш докладно як створюються форми можна подивитися. Переходимо на вкладку "Створення", пункт "Майстер форм". Далі вибираємо таблицю чи запит, виходячи з яких створюватиметься форма. Далі вибираємо необхідні поля та натискаємо «Далі».
Вибираємо зовнішній виглядформи.
Задаємо ім'я форми та натискаємо «Готово».
Відкриваємо форму як конструктора. Як створити кнопку в базі Microsoft Access буде описано на другому кроці.
Крок 2. Створення кнопки за допомогою майстра
На панелі інструментів вибираємо пункт «Кнопка» та розташовуємо її на формі. З'являється вікно майстра кнопок. Тут необхідно вибрати необхідну категорію та поставити певну дію. Виберемо «Попередній запис» та натисніть «Далі».
Вибираємо те, що відображаємо на кнопці: текст або малюнок. Залишаємо малюнок за замовчуванням та натискаємо «Далі».
Задаємо ім'я кнопки та натискаємо «Готово».
Тепер створимо кнопку із текстом. Знову перейдемо в майстер кнопок, виберемо «Наступний запис».
Крок 3. Створення кнопки за допомогою макросу
На панелі інструментів вибираємо пункт «Кнопка» та розташовуємо її на формі. З'являється вікно майстра кнопок. Натискаємо «Скасувати».
Двічі клацаємо по створеній кнопці, щоб відкрити вікно властивостей. Переходимо на вкладку "Події" пункт "Натискання кнопки". Натискаємо кнопку із трьома точками.
Вибираємо "Макроси", натискаємо ОК.
Головна кнопкова форма створюється з навігації по базі даних, тобто. вона може використовуватися як головне меню БД. Елементами головної кнопкової форми є об'єкти форм та звітів.
Запити та таблиці не є елементами головної кнопкової форми. Тому для створення кнопок Запити або Таблиці на формі кнопок можна використовувати макроси. Спочатку у вікні бази даних створюють макроси «Відкрити Запит» або «Відкрити Таблицю» з унікальними іменами, а потім у формі кнопки створюють кнопки для виклику цих макросів.
Для однієї бази даних можна створити кілька форм кнопок. Кнопки слід групувати на сторінках кнопкової форми таким чином, щоб користувачеві було зрозуміло, у яких кнопкових формах можна виконувати певні команди (запити, звіти, введення та редагування даних). Слід зазначити, що у підлеглих кнопкових формах мають бути поміщені кнопки повернення головну кнопкову форму.
Технологія створення кнопкових форм така:
1) створити сторінку головної кнопкової форми (ГКФ);
2) створити необхідну кількість сторінок підлеглих кнопкових форм (наприклад, форми для введення даних, для звітів, для запитів тощо);
3) створити елементи головної кнопкової форми;
4) створити елементи для кнопкових форм звітів та форм введення або зміни даних;
5) створити макроси для запитів або таблиць з унікальними іменами;
6) створити елементи для кнопкових форм запитів чи таблиць.
Структура кнопкових форм може бути представлена у такому вигляді.
Для створення головної кнопкової форми та її елементів необхідно відкрити базу даних (наприклад, «Успішність_ студентів») та виконати команду Параметри Access - Налаштування - Вибрати команди з / Вкладка «Робота з базами даних – вибрати Менеджер кнопкових форм та додати до Налаштування панелі швидкого запуску.
Якщо кнопкова форма раніше не створювалася, то відкриється вікно діалогу «Диспетчер кнопкових форм»,
у якому треба натиснути кнопку «Так», цим підтвердити створення кнопкової форми. В результаті буде створено сторінку Головної кнопкової форми.
Далі можна створити ще три сторінки кнопкової форми: Форми введення даних, Звіти та Запити. Для цього слід клацнути на кнопці «Створити» і у вікні, що з'явиться, ввести ім'я нової сторінки"Форми введення даних"
та клацнути на кнопці «ОК». Буде створено сторінку кнопкової форми "Форми введення даних". Аналогічно треба створити ще дві сторінки, в результаті отримаємо чотири сторінки кнопкових форм, які відображаються у вікні «Диспетчер кнопкових форм».
Після цього створюємо елементи ГКФ, для цього у «Вікні диспетчер кнопкових форм» виділяємо сторінку «Головна кнопкова форма» та клацаємо «Змінити», відкриється нове вікно «Зміна сторінок кнопкової форми».
У цьому вікні клацаємо на кнопці "Створити", відкриється нове вікно "Зміна елемента кнопкової форми",
в якому виконуємо наступне:
вводимо текст: Форми для введення даних;
вибираємо з списку, що розкривається команду: Перейти до кнопкової форми;
вибираємо зі списку форму кнопки: Введення даних у форми, клацаємо на кнопці «ОК».
У вікні «Зміна сторінки кнопкової форми» відображається елемент кнопкової форми «Форми для введення даних».
Аналогічним методом треба створити елементи: "Запити" та "Звіти", а потім елемент (кнопку) "Вихід із БД".
В результаті у вікні "Зміна сторінки кнопкової форми" будуть відображатися всі елементи головної кнопкової форми.
Кнопкова форма з'явиться у списку області вікна бази даних на вкладці Форми на панелі Об'єкти, а на вкладі Таблиці у списках з'явиться таблиця Switchboard Items. Двічі клацнувши на написі "Кнопкова форма", відкриється Головна кнопкова форма.
Для того щоб ця форма відображалася при запуску бази даних, необхідно виконати команду Параметри Access/Поточна база даних, у вікні Форма перегляду вибрати "Кнопкова форма" зі списку, що потрібно, зняти прапорець Рядок стану. Можна також ввести заголовок та піктограму програми.
У цьому створення кнопкових форм ще закінчено, оскільки у підлеглих кнопкових формах (Форми введення даних, Звіти, Запити) немає елементів.
Створення підлеглих кнопкових форм: звіти та форми
Для створення елементів кнопкової форми "Форми введення даних" необхідно запустити базу даних (наприклад, «Успішність студентів» з головною кнопковою формою) та виконати команду Сервіс / Службові програми/ Диспетчер кнопкових форм.
Відкриється вікно Диспетчер кнопкових форм. Потім потрібно виділити "Форми введення даних" у вікні "Диспетчер кнопкових форм"
і натиснути кнопку Змінити, відкриється вікно діалогу «Зміна сторінки кнопкової форми».
в якому виконуємо:
запроваджуємо текст: Студенти;
вибираємо зі списку, що розкривається команду: Відкрити форму для зміни;
вибираємо зі списку кнопкову форму: Студенти клацаємо на кнопці «ОК».
У вікні "Зміна сторінки кнопкової форми" з'явиться елемент "Студенти". Після створення за такою ж технологією елемента «Групи студентів», він також відображатиметься у вікні.
Далі потрібно створити кнопку повернення в головну кнопкову форму, для цього клацаємо на кнопці «Створити» і в вікні вибираємо команду «Перейти до кнопкової форми», вибираємо «Головна кнопкова форма» і вводимо «Перейти до головної кнопкової форми». Натискаємо на кнопку «ОК»
та закриваємо вікно «Зміна сторінки кнопкової форми».
Запустимо головну форму кнопки у вікні БД, в якій клацнімо на кнопці "Форми введення даних", відкриється "Форми введення даних".
Створення елементів для кнопкової форми "Звіти" здійснюється за тією ж технологією, в результаті одержимо.
Створення підлеглої кнопкової форми: запити
Для створення елементів підлеглої кнопкової форми "Запити" необхідно запустити базу даних (наприклад, "Успішність_студентів" з головною кнопковою формою) і створити макроси "Відкрити Запит" або "Відкрити Таблицю" з унікальними іменами, а потім у кнопковій формі створюють кнопки для виклику цих макросів.
При створенні макросу "Успішність студентів" треба вибрати вкладку "Макроси" та клацнути на піктограмі "Створити", відкриється вікно діалогу "Макрос". У цьому вікні в списку виберіть макрокоманду "Відкрити Запит" і зі списку виберіть ім'я запиту "Успішність студентів",
потім клацніть на кнопці "Закрити". У вікні "Зберегти зміни макета або структури об'єкта Макрос1?" клацніть на кнопці "Так". Відкриється вікно "Збереження", в якому потрібно вказати ім'я макросу "Успішність студентів" та клацніть на кнопці "ОК".
Ім'я макросу збережеться у списку макросів у вікні БД. Після створення та збереження макросу "Параметрический_запрос" у вікні БД будуть відображатися імена створених макросів.
Для створення елементів кнопкової форми запиту "Успішність студентів" необхідно виконати команду Сервіс / Службові програми / Диспетчер кнопкових форм. Відкриється "Диспетчер кнопкових форм".
Потім потрібно виділити "Запити" у вікні "Диспетчер кнопкових форм" і клацнути на кнопці "Змінити", відкриється вікно діалогу "Зміна сторінки кнопкової форми".
У цьому вікні клацаємо на кнопці "Створити", відкриється нове вікно "Зміна сторінки кнопкової форми",
в якому виконуємо:
вводимо текст: Звіт: Успішність студентів;
вибираємо з списку, що розкривається команду: Виконати макрос;
вибираємо зі списку кнопкову форму: Успішність студентів клацаємо на кнопці «ОК».
У вікні «Зміна сторінки кнопкової форми» з'явиться елемент кнопкової форми «Звіт: Успішність студентів». Після створення за такою ж технологією елемента «Параметрический_запрос», він також відображатиметься у вікні.
Далі закриємо вікна "Зміна сторінки кнопкової форми" та "Диспетчер кнопкових форм". У вікні БД на вкладці "Форми" клацнемо на написи "Кнопкова форма", відкриється Головна кнопкова форма. У Головній кнопковій формі натисніть кнопку Запити, відкриється кнопкова форма "Запити".
Таким чином, створено кнопкову форму "Запити", яка є підлеглою кнопковою формою.
Вибір та обґрунтування структурної схемибази даних
Microsoft Access має всі особливості класичної системи управління базами даних (СУБД). Access - це потужна, гнучка і проста у використанні СУБД, а й система розробки додатків баз даних. До найбільш потужних засобів Access відносяться засоби розробки об'єктів - майстри, які можна використовувати для створення таблиць, запитів, різних типів форм та звітів. У Microsoft Access включені фахівці, які допомагають проводити аналіз структури даних, імпортувати електронні таблиціта текстові дані, підвищувати швидкодію програми, створювати та налаштовувати одну з більш ніж двадцяти типів програм з використанням вбудованих шаблонів. Щоб повністю автоматизувати роботу програми, можна використовувати макроси для зв'язування даних із формами та звітами. Більшість програм можна створити, не написавши жодного рядка програмного коду. Однак при необхідності побудови дійсно складної програми можна використовувати мову програмування Visual Basic для додатків.
Для проектування бази даних необхідно мати у своєму розпорядженні опис вибраної предметної області, який повинен охоплювати реальні об'єкти і процеси, визначати всі необхідні джерела інформації для забезпечення передбачуваних запитів користувача і вирішуваних у додатку завдань. Слід зазначити, що найчастіше бази даних створюються засобами СУБД у сфері організаційно-економічного управління.
Ця курсова робота складається з п'яти таблиць. Однією – батьківської та чотирьох допоміжних. Це пов'язано з тим, що з розрахунку заробітної платипідприємства необхідно окремо розрахувати суми грошових коштівдля сплати до позабюджетних фондів, утримання із заробітної плати (у тому числі податок на доходи фізичних осіб(13%), суми аліментів, якщо такі мають місце, штрафи за браковану продукцію та інші утримання).
Створення таблиць
Таблиця містить дані з певної теми, наприклад, про організацію, її співробітників, галузі виробництва. Кожен запис у таблиці включає дані про один елемент, наприклад, про конкретне підприємство. Запис складається з полів і включає такі відомості, як найменування підприємства, галузь ПІБ керівника та кількість працівників. Крім того, запис зазвичай називається рядком, а поле – стовпцем.
База даних може включати безліч таблиць, в яких зберігаються дані по різним темам. Кожна таблиця може складатися з багатьох полів різного типу, включаючи текст, числа, дати та малюнки.
При створенні нової базиданих на комп'ютері створюється новий файл, який використовується як контейнер для всіх об'єктів бази даних, включаючи таблиці.
У Access використовуються три способи створення таблиць: шляхом введення даних (by entering data), за допомогою Конструктора таблиць (in Design view) та за допомогою Майстра створення таблиць (by using wizard). Для кожного із цих способів існує спеціальний ярлик нових об'єктів у списку таблиць (рис 1).
Малюнок 1
Для забезпечення більш ефективної роботирекомендується користуватися спеціальним майстром створення таблиць. Цей майстер дозволяє будувати поля, що відповідають найрізноманітнішим вимогам. За його допомогою можна створити базову структуру таблиці. Для цього треба:
1. Двічі клацнути на посилання Створення таблиць за допомогою майстра у розділі Таблиці вікна База даних. Як і в більшості випадків, майстер запросить введення певної інформаціїі надасть для цього кілька панелей. У кожній такій панелі відображається вміст майстра, а для переходу між панелями призначені кнопки Назад і Далі.
2. У першій панелі майстра виберіть перемикач Ділові та зразок таблиці Список розсилки (ці опції обрані спочатку). Ви бачите, що в списку, що прокручується, міститься чимало й інших таблиць. Зазвичай вибирається таблиця, структура якої нагадує структуру створюваної вами таблиці.
3. Потім переносять потрібні поля зі списку Зразки полів область Поля нової таблиці. Цей інтерфейс із двома вікнами часто зустрічається в Access. Наприклад, кнопки, за допомогою яких можна переносити поля з одного вікна в інше.
4. В області Поля нової таблиці можна перейменувати поле. Для цього виберіть поле, потім клацніть на кнопці Перейменувати поле і введіть у новому назві в діалоговому вікні Перейменування поля. Натисніть кнопку ОК.
Працюючи зі стандартними таблицями майстер допоможе значно скоротити час, витрачається з їхньої створення. Але іноді для бази даних потрібно створювати таблиці, характеристики яких не можна визначити за допомогою майстра. Саме в цьому випадку на допомогу приходить конструктор таблиць.
Для створення таблиць у режимі конструктора треба у вікні бази даних клацнути вкладку створити Таблицю, потім вибрати режим конструктора. У стовпці «Ім'я поля» вводиться ім'я нового поля, а стовпці «Тип даних» - визначається тип. Ім'я поля може містити не більше 50 символів. Під час створення таблиці «Підприємства» у стовпець «Ім'я поля» було запроваджено такі назви: підприємство, галузь, керівник, фотографія, число співробітників. Як було зазначено вище, кожному полю встановлюється відповідний код. Так, для полів підприємство, галузь, керівник мною вибраний текстовий тип даних, для кількості співробітників – числовий, а для поля Фотографія – поле об'єкта OLE, що дозволить використовувати у таблиці та подальших запитах до неї зображення.
Малюнок 2
На таблиці 2 представлена створена у цій курсової роботитаблиця "Підприємство". Аналогічним чином було створено таблиці «Внески до позабюджетних фондів», «Співробітники», «Утримання із заробітної плати», «Розрахунок».
Коли між таблицями встановлюється зв'язок, величини однієї таблиці ставляться у відповідність до величин з інших таблиць. Щоб створити зв'язок, у двох таблицях, має бути поле, що набуває унікального значення у всіх записах. У батьківській таблиці поле зв'язку зазвичай індексовано (як правило, воно є ключовим полем), і відповідно до нього ставиться поле дочірньої таблиці. При цьому поле дочірньої таблиці називається зовнішнім ключем. Перед встановленням зв'язків між таблицями простежте через режим >Конструктор наявність у таблицях, що зв'язуються індексованих полів. Щоб встановити зв'язок між таблицями, виконайте дії:
Активізуйте вікно бази даних і натисніть >Схема даних, щоб відкрити вікно Схема даних (команди >Сервіс>Схема даних або за допомогою контекстного меню).
Натисніть кнопку >Відобразити таблицю на панелі інструментів.
У діалоговому вікні >Додати таблицю по черзі виберіть потрібні таблиці подвійним клацаннямна імені таблиці із запропонованого списку, якщо вони не відображені на схемі даних.
Після того, як усі таблиці будуть додані у вікно схеми даних, натисніть кнопку >Закрити в діалоговому вікні >Додавання таблиці.
Клацніть на полі батьківської таблиці та «дотягніть» зв'язок від нього до поля дочірньої таблиці шляхом протягування за допомогою лівої клавіші миші. Після протягування полів встановлюється діалогове вікно >Зміна зв'язків, у якому можна додавати додаткові зв'язки.
Встановіть прапорець >Забезпечення цілісності даних >Каскадне оновлення пов'язаних полів та відтисніть кнопку >Створити структури зв'язків
Створення запитів
Майстер простого запиту на вибірку використовується для створення запитів із полів, визначених в одній або кількох таблицях чи запитах. За допомогою майстра можна підсумовувати, перераховувати, обчислювати середні значення для всіх записів або певних груп записів, а також знаходити максимальне та мінімальне значення у полі.
1 У вікні бази даних перейдіть до вкладки ЗАПИТАННЯ і натисніть кнопку СТВОРИТИ.
2 У діалоговому вікні НОВИЙ ЗАПИТ виберіть майстер ПРОСТОЙ ЗАПИТ.
3 Натисніть кнопку OK.
4 Вкажіть ім'я таблиці або запиту, на якому повинен бути заснований запит, а потім виберіть поля, з яких повинні вибиратися дані.
5 Якщо потрібно, вкажіть додаткові таблиці або запити, а потім виберіть поля, які потрібно використовувати. Повторюйте дані дії, доки не буде вибрано всі необхідні поля.
6 Виконуйте інструкції, що видаються в діалогових вікнахмайстри. В останньому діалоговому вікні пропонується вибір виконати запит або переглянути його структуру в режимі конструктора.
Таким чином було створено запит на вибірку «Підприємство».
Аналогічно створено запити «Співробітники», «Утримання із заробітної плати», «Внески до позабюджетних фондів», «Розрахунок».
Створення форми
Для створення форм у режимі майстра виконайте операції:
1. Виберіть > Створення форм за допомогою майстра до появи вікна > Створення форм.
2. У списку Таблиці та запити виберіть потрібний об'єкт
3. У списку доступні поля виконайте переклад (клавішою «>») потрібних полів до списку >Вибрані поля
7. Виконайте >Готово та переконайтеся в наявності готової форми.
Аналогічно створено запити «Утримання із заробітної плати», «Внески до позабюджетних фондів», «Підприємства», «Розрахунок».
Створення головної кнопкової форми
Щоб створена база даних виглядала у вигляді окремої програми, застосовується метод створення Головної кнопкової форми. Для того, щоб створити Головну кнопкову форму, потрібно спочатку відкрити базу даних, а потім виконати наступні операції:
1). У меню > Сервіс виберіть команду > Службові програми, а потім > Диспетчер кнопкових форм.
2). Якщо відображається запит на підтвердження створення кнопкової форми, натисніть кнопку >Так.
3). Натисніть >Створити.
4). Введіть назву нової кнопкової форми та натисніть >OK.
5). Ім'я нової форми кнопки додається в полі >Сторінки кнопкової форми.
6). Виберіть назву нової кнопкової форми та натисніть >Змінити.
7). Натисніть >Створити.
8). У полі >Текст ввести текст для першої кнопки кнопкової форми, а потім вибрати команду в полі >Команда. >Відкрити форму для зміни.
Для створення кнопкової форми, яка відкриває інші кнопкові форми, потрібно вибрати в полі >Команда команду >Перейти до кнопкової форми, а потім вказати форму кнопки, до якої треба перейти.
9). Більшість вибраних команд під полем >Команда відкриває нове поле зі списком. При необхідності треба вибрати потрібний елемент у цьому полі. Наприклад, якщо на кроці 8 було вибрано команду >Відкрити форму для зміни, виберіть у полі >Форма ім'я потрібної форми та натисніть >OK.
Для створення інших кнопок кнопкової форми необхідно повторити кроки з 7 по 9.
При створенні кнопкової форми за допомогою диспетчера кнопкових форм створюється таблиця "Switchboard Items", яка описує текст та дії кнопок форми. Якщо пізніше внести зміни до кнопкової форми в режимі конструктора форми, програма може перестати працювати.
Створення звітів
Звіт – це форматоване представлення даних, яке виводиться на екран, у друк або файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості та подати їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних. Для створення звітів у режимі майстра потрібно виконати операції:
1. Виберіть режим >Створення звіту за допомогою майстра до появи вікна >Створення звітів.
2. У списку Таблиці та запити вибрати потрібний об'єкт.
3. У списку доступні поля виконати переклад (клавішою «>») потрібних полів до списку >Вибрані поля.
Аналогічно були створені інші звіти
Висновок
У діловій чи особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний із певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних потрібні певні знання та організаційні навички. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел однієї реляційної базі даних. Створювані форми, запити та звіти дозволяють швидко та ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми та поштові наклейки.
У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються у окремій таблиці. Працюючи з даними з кількох таблиць встановлюються зв'язок між таблицями. Для пошуку та відбору даних, які відповідають певним умовам, створюється запит. Запити також дозволяють оновити або видалити кілька записів, виконати вбудовані та спеціальні повідомлення.
Для перегляду, введення або зміни даних у таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць та вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.
Для аналізу даних або роздруківки їх певним чином використовуються звіти. Наприклад, можна створити звіт, який групує дані або підбиває підсумки.
У вікні бази даних можна працювати з її об'єктами. Щоб переглянути об'єкти певного типу, слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можна відкривати та змінювати існуючі об'єкти та створювати нові.
Розроблена база даних дозволяє швидко та ефективно контролювати діяльність компанії та вести облік укладених ними договорів. Зручний інтерфейс програми, з одного боку, дозволяє легко орієнтуватися в програмі, не вимагаючи від будь-яких спеціальних навичок роботи з електронно-обчислювальними машинами, з іншого боку надає користувачеві необхідну оперативну інформацію. Дані відомості дозволяють здійснювати достатньо точну роботуфілій, на основі якої можна аналізувати поточне становище компанії серед її конкурентів та планувати подальшу діяльність.
Список використаної літератури
1. Когаловський М.Р. Енциклопедія технологій баз даних. - М.: Фінанси та статистика, 2002. - 800с.
2. Козирєв А.А. Інформаційні технології в економіці та управлінні. -СПб.: Из-во Михайлова В.А., 2001. -360с.
3. Гайдамакін Н.А. Автоматизовані інформаційні системи, бази та банки даних. Вступний курс: навчальний посібник. - М.: Геліос АВР, 2002. - 368 с.
4. Ісаєв Г.М. Інформаційні системив економіці. -2-е вид., Стер. - М.: Омега-Л, 2009. - 462с.
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкіна Н.В. Самовчитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720 с.
6. Інформатика. Базовий курс/ За ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Пітер, 2001. - 640 с.
7. Сервер інформаційні технології: - http://www.citforum.ru
Подібна інформація:
Пошук на сайті:
2015-2020 lektsii.org -
За допомогою головної кнопкової форми можна здійснювати навігацію за формами та звітами бази даних. Користувачеві бази даних не потрібно переглядати всю структуру бази. Користувач за допомогою форм може внести зміни до таблиці та потім отримати звіти з урахуванням нових даних. Запити та таблиці не є елементами головної кнопкової форми.
Для створення головної кнопкової форми потрібно скористатися інструментом Диспетчер кнопкових форм. Якщо на вкладці Робота з базами даних цього інструменту немає, його можна додати на Панель швидкого доступу.
Для цього на вкладці Файл виберіть Параметри, потім Панель швидкого доступу. Після цього на вкладці Налаштування панелі швидкого доступу треба вибрати з списку, що розкривається, рядок Вкладка «Робота з базами даних» і у списку команд виділити Диспетчер кнопкових форм (мал. 1. 31).
Створення головної кнопкової форми:
1. відкрити базу даних;
2. звернутися до «Диспетчера кнопкових форм» (рис. 1.32);
3. Якщо відображається запит на підтвердження створення кнопкової форми, натисніть кнопку «Так».
1. подальша робота буде проводитися зі стандартною кнопковою формою;
2. натиснути кнопку "Змінити";
3. натиснути кнопку "Створити" (рис. 1. 33).
1. у полі «Текст» введіть текст назви першої кнопки форми, а потім виберіть для неї команду в полі Команда;
2. для створення другої кнопки використовуйте команду "Створити", після чого відкривається вікно "Зміна елемента кнопкової форми" для нової кнопки (рис. 1. 34).
Отримуємо головну форму кнопки (рис. 1. 35).
Щоб змінити або видалити будь-яку зі створених кнопок, виберіть її ім'я у списку «Елементи цієї кнопкової форми» та натисніть кнопку «Змінити» або «Видалити». Якщо потрібно змінити порядок елементів кнопкової форми, виберіть елемент у списку та скористайтеся кнопками «Вгору» або «Вниз».
Закінчивши створення кнопкової форми, натисніть кнопку «Закрити».
Щоб відкрити форму кнопки при відкритті бази даних, виберіть ім'я кнопкової форми в діалоговому вікні «Диспетчер кнопкових форм» і натисніть кнопку «За замовчуванням».
Під час створення кнопкової форми за допомогою диспетчера кнопкових форм створюється таблиця "Switchboard Items". Ця таблиця описує текст та дії кнопок створеної форми. Якщо пізніше з'явиться необхідність внести зміну в кнопкову форму, спочатку необхідно видалити відповідну їй таблицю «Switchboard Items», а потім внести зміни.
Звіти
Звіти служать для форматованого виведення даних на пристрої друку. Під час створення звіту MS Access завжди оперує лише з однією єдиною таблицею чи запитом. Якщо необхідно об'єднати інформацію з кількох таблиць та (або) запитів в одному звіті, то спочатку слід зібрати бажані дані в одному запиті.
Структура звітів складається з розділів та елементів керування. Проектування звіту полягає у створенні структури його розділів та розміщенні елементів управління всередині цих розділів, а також у заданні зв'язків між цими елементами та полями таблиць або запитів бази даних.
Структура готового звіту відрізняється від структури форми збільшеною кількістю розділів. Крім розділів заголовка, примітки та даних, звіт може містити розділи верхнього та нижнього колонтитулів. Якщо звіт займає більше однієї сторінки, ці розділи необхідні для друку службової інформації, наприклад, номери сторінок. Чим більше сторінок займає звіт, тим важливіша роль даних, що виводяться на друк через ці розділи. Якщо для якихось полів звіту застосовано угруповання, кількість розділів звіту збільшується, оскільки оформлення заголовків груп виконується в окремих розділах.
Редагування структури звіту виконують як Конструктора. Прийоми редагування самі, що й у форм. Елементи управління у разі виконують функції елементів оформлення, оскільки друкований звіт не інтерактивний об'єкт, на відміну електронних форм.
Зі структурою звіту найпростіше ознайомитися, створивши автозвіт, а потім відкривши його в режимі Конструктора.
Структура звіту складається з п'яти розділів: заголовка звіту, верхнього колонтитулу, області даних, нижнього колонтитулу та примітки. Розділ заголовка служить для друку загального заголовказвіту.
Розділ верхнього колонтитула можна використовувати для друку підзаголовків, якщо звіт має складну структуру та займає багато сторінок. Тут можна також поміщати колонцифри (номери сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі.
У області даних розміщують елементи управління, пов'язані з вмістом полів таблиць бази. У цих елементах управління видаються дані з таблиць бази, які можна використовуватиме виведення на папір.
Розділ нижнього колонтитулу використовують для тих же цілей, що розділ верхнього колонтитулу.
Розділ примітки використовується для розміщення додаткової інформації.
Автозвіт – найпростіший вид звіту (рис. 1. 36). Для створення автозвіту потрібно на панелі Навігації виділити об'єкт, для якого створюється звіт, відкрити вкладку Створити, Звіт.
При цьому отримуємо електронний видзвіту, що містить усі поля об'єкта.
За допомогою Майстра звітів.
У цьому випадку створюється простий звіт, що настроюється, в чотири кроки:
· Виділення об'єкта;
· у групі Звіти вибрати Майстер звітів;
· Вибрати поля для звіту;
· Виберіть потрібний порядок сортування полів;
· Виберіть вид макету звіту.
При цьому отримуємо електронний вид звіту, який містить лише потрібні поля об'єкта (рис. 1.37).
Розділ 2. Лабораторний практикум
Кнопкова форма- це форма, єдина мета якої перенаправити вас до інших форм (зазвичай при натисканні кнопки форми). Вона – свого роду головне меню вашої БД. Така форма – одночасно і відправна точка, і центр дій. Типова кнопкова форма містить набір кнопок, що направляють у різнімісця.
На рис. 14.10 показаний різновид кнопкової форми, створюваний програмою Access.
Примітка
Створена кнопкова форма подібна до форми будь-якого іншого типу, тому після її створення можна використовувати навички, набуті в останніх двох розділах, для надання вашій кнопковій формі зовнішньої привабливості.
Рис. 14.10.Ця кнопкова форма програми Access надає доступ до п'яти різних форм одним клацанням кнопки миші. Перевага кнопкових форм Access полягає у можливості побудови свого варіанту за лічені секунди. До недоліків можна віднести кілька старомодний зовнішній вигляд, що змушує вразливих користувачів проектувати власні кнопкові форми з нуля
Для автоматичного створення кнопкової форми слід застосовувати Майстер форм (Form wizard). Далі описується як він працює.
1. Виберіть на стрічці Робота з базами даних > Робота з базами даних > Диспетчер кнопкових форм(Database Tools > Database Tools > Switchboard Manager).
Коли ви вперше в БД клацніть цю кнопку, програма Access повідомить про те, що не може знайти кнопкову форму і запропонує її створити. Натисніть кнопку Так, щоб продовжити роботу Диспетчера кнопкових форм (мал. 14.11).
Якщо кнопкова форма вже існує, перейдіть до пункту 2, де можна редагувати поточну кнопкову форму.
Рис. 14.11.Диспетчер кнопкових форм відображає список сторінок. Кожна сторінка – окрема частина меню кнопкової форми. Найпростіші кнопкові форми мають лише одну сторінку, що означає підтримку формою одного рівня глибини та виконання кожною кнопкою корисної дії (наприклад, відкриття форми або звіту)
Рис. 14.12.Вікно дозволяє створювати команди меню, видаляти ті, які більше не потрібні, змінювати порядок їхнього слідування (цей порядок визначає порядок команд на кнопковій формі)
2. Натисніть кнопку Змінитиредагування сторінки кнопкової форми.
На екрані з'являється вікно Зміна сторінки кнопкової форми(Рис. 14.12). Саме тут визначаються реальні команди меню.
3. Для створення нової команди меню натисніть кнопку Створити.
На екран виводиться вікно Зміна елемента кнопкової форми(Рис. 14.13). Для створення команди меню необхідно надати дві порції інформації: текст, що з'являється на формі, та команду, яку має виконати програма Access, коли ви натисніть кнопку.
Рис. 14.13.Ця команда запускає звіт Attendance(Відвідуваність).
З списку, що розкривається Командавиберіть дію, яку має виконувати команда
4. Введіть текст меню та виберіть потрібну кнопку.
Можливі наступні варіанти:
o Перейти до кнопкової форми(Go to Switchboard) – переходить на іншу сторінку кнопкової форми. Сторінки кнопкової форми можна використовувати для розбиття дійсно довгих меню на кілька коротших:
o Відкрити форму для додавання(Open Form in Add Mode) – відкриває форму в режимі введення даних, тому можна вставляти нові записи;
o Відкрити форму для зміни(Open Form in Edit Mode) - відкриває форму в звичайному режимідля перегляду та редагування записів. Цей режим не дозволяє редагувати форму, всупереч назві, що вводить в оману;
o Відкрити звіт(Open Report) – відкриває звіт у режимі попереднього перегляду;
o Конструктор програми(Design Application) – відкриває вікно Диспетчера кнопкових форм, таким чином, дозволяючи редагувати меню кнопкової форми. Цей варіант рідко потрібно включати до меню;
o Вийти з програми(Exit Application) - завершує програму Access:
o Виконати макрос(Run Macro) та Виконати програму(Run Code) – запускають створений вами макрос (Див. розділ 15)або написаний вами код мовою Visual Basic (Див. розділ 16).
5. Повторюйте пункти 3 і 4, доки не створите все потрібні команди. Потім натисніть кнопку Закритидля повернення до головного вікна Диспетчера кнопкових форм.
Кнопкові форми мають неприємний секрет. На кожній сторінці можна розмістити лише вісім команд меню. Якщо вам потрібно більше (а кому не потрібно?), слід додати додаткові сторінки у ваше меню.
Програми
