Зараз електронні документипри супроводі процесів управління застосовуються поряд із паперовими. При цьому є ряд істотних відмінних характеристик електронного документа порівняно з паперовим, які диктують необхідність вироблення нових підходів до організації документообігу та управління.

Насамперед зазначимо, що і паперові, і електронні документи як предмет управлінської праці мають свої переваги та одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації. Розглянемо деякі з них.

1. Вимоги до оформлення документів.Вимоги до оформлення паперових документів визначено стандартами та уніфікованими формами. В окремих випадках (коли не мається на увазі машинна обробка інформації) припустимо деяке розмаїття в оформленні, що не стосується реквізитів, що визначають юридичну силу документа. Для документів на паперовому носії вирішено практично всі питання надання їм юридичної сили. Специфічні вимоги до окремих категорій документів закріплюються спеціальними нормативними актами.

Вимоги до оформлення електронних управлінських документів визначені наразі значно меншою мірою і стосуються переважно питань використання ЕЦП.

Крім ЕЦП та інших форм електронного підпису з метою контролю правомочного використання електронних документів можливе також застосування про «цифрових водяних знаків» . Водночас застосування цієї технологічної нововведення в управлінському документообігу поки що нормативно не регламентовано.

У принципі вимоги до складу та оформлення реквізитів електронних документів можуть бути жорсткішими, ніж для паперових документів, тому що при передачі по каналах зв'язку та при обміні інформацією між різними інформаційними системами (якщо не забезпечена сумісність програмно- технічних засобів) Передача інформації може не відбутися або інформація не буде доступною для сприйняття людиною.

2. Час транспортування документа.Це одна з найголовніших характеристик, оскільки забезпечує обмін інформацією та її своєчасне надання. Критичність часу доставки документа викликала появу поняття «прискорення документообігу». Для паперових документів ця характеристика залежить від використовуваних способів доставки (віднести, відвезти, переслати пневмопоштою, доставити літаком тощо).

Електронні документи тут мають незаперечну перевагу, оскільки використання електронних каналів зв'язку дозволяє обчислювати час передачі або ознайомлення з файлом документа в базі даних секундами та хвилинами.

3. Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді за атрибутами документа та за змістом).Для паперових документів вона може бути досить трудомісткою, якщо немає продуманої системи класифікації інформації та документів.

Для електронних документів завдання максимально спрощується та скорочується за часом. Використання посилань дозволяє знайти як один документ, а й інші, пов'язані з ним тематично чи з формальними ознаками. Натомість відпадає необхідність дублювання масивів інформації для різних завдань. Корпоративні інформаційні системидають можливість користуватися інформацією відповідно до посадовими обов'язкамита правами доступу до системи.

4. Зручність сприйняття інформації.Ця якість поки що більшою мірою виражена у паперових документів. За століття існування писемності якісні характеристики паперових документів (розмір шрифту, формати паперу, якість друку тощо) постійно вдосконалювалися.

Щодо електронних документів також можна відзначити їх постійне вдосконалення, але за часом цей період набагато менш тривалий (обчислюється лише кількома десятиліттями) і оптимізації сприйняття інформації ще далекий від завершення. По сприйняттю деякі електронні документи частково можна порівняти з середньовічними свитками: для перегляду документа його файл «прокручується» перед очима. За даними американських дослідників, текст з екрана комп'ютера (монітора) сприймається на 25% повільніше, ніж при читанні з аркуша паперу, що необхідно враховувати під час підготовки текстів для інтернет-реклами.

5. Можливість працювати з кількома документами одночасно.Для керівників та фахівців, зайнятих аналітичною та творчою роботою, ця обставина є досить суттєвою. Згадаймо ситуації, коли, працюючи з документами та друкованими виданнями, зіставляючи їхню інформацію, людина нерідко виявляє особливості та деталі, що вислизають від сприйняття під час послідовного перегляду документів.

"Многовіконна" робота з файлами також дає можливість одночасно працювати з декількома документами, хоча при цьому в кожний момент осяжна лише частина інформації на моніторі. Сприйняття у своїй носить переважно логічний характер, і завжди виникає цілісний погляд на документ. Можливо, що в міру вдосконалення комп'ютерної техніки можливості одночасно працювати з кількома документами розширюватимуться. У зв'язку з цим навіть легендарна особистість комп'ютерного бізнесу Б. Гейтс змушений був зізнатися, що він не є ортодоксальним антипаперником, оскільки сам роздруковує багатосторінкові документи. На його думку, «поки не відбудуться революційні зміни у технології плоских екранів… – друковані книги та журнали, як і раніше, буде зручніше читати і носити з собою, ніж електронні носії інформації».

6. Можливість ознайомлення з документами виділити потрібний фрагмент.Цю можливість дають і паперовий та електронний носії інформації документа. Натомість є й особливості. На паперовому документі сліди від позначок, зроблених чорнилом, пастою, олівцем тощо, зазвичай залишаються. Наприклад, згадаємо рядки з Євгена Онєгіна А.С. Пушкіна у тому, що «зберігали багато сторінок відмітку різку нігтів».

У разі електронного документа, якщо дозволяє формат його запису, потрібний фрагмент можна виділити (наприклад, кольором, шрифтом), а потім виділення видалити. При цьому слідів на документі за його сприйняття людиною не залишиться.

7. Можливість зробити копію документа.У разі виготовлення копії документа на паперовому носії можна використовувати кілька варіантів залежно від технічних засобів, що застосовуються. Так, на паперовому носії копії можуть бути отримані засобами репрографії та оперативної поліграфії. На фото-, мікрофотоплівці копії можуть бути отримані за допомогою засобів фотографування мікрофільмування. Електронну копію паперового документа можна отримати за допомогою сканування.

У разі отримання копії з електронного документа трудомісткість та витрати часу на отримання копії значно зменшуються. Так, можна або скопіювати файл, або додатково роздрукувати документ, або вивести інформацію на мікрофотоносії і т.п. (наприклад, корпоративні системи документообігу, корпоративні портали тощо). У такому разі може відпасти необхідність виготовлення паперових копій документа для ознайомлення великої кількостіпрацівників.

8. Стомлюваність під час роботи з документами (без урахування характеру та змісту інформації).З паперовими документами можна працювати кілька годин поспіль та міняти позу. У цьому задіяні кілька органів чуття: як зір, а й дотик, інколи ж навіть нюх (згадаймо, що у минулому і позаминулому столітті світські жінки нерідко завдавали духи свої листи).

Вважається, що стомлюваність під час роботи з комп'ютером більше, ніж під час роботи з паперовими документами. З органів чуття основне навантаження посідає зір. Існують рекомендації щодо оптимальної тривалості часу, що проводиться за комп'ютером, та перерв у роботі . Водночас у міру вдосконалення комп'ютерної техніки, зокрема моніторів, стомлюваність при роботі з електронними документами дещо зменшується.

9. Необхідність спеціального обладнання робочого місця для сприйняття інформації.Для сприйняття інформації звичайного документа на паперовому носії спеціальних умов не потрібно: достатньо прийнятного висвітлення.

Для роботи з електронними документами потрібен комп'ютер, а за необхідності їх передачі адресату телекомунікаційні канали. В даний час використання портативних комп'ютерів та мобільних засобів зв'язку знімає частину проблем.

10. Збереження інформації та її доступність для сприйняття людиною. Збереження документів на паперовому носії визначається досить тривалим періодом її старіння та руйнування, що залежить від якості паперу (наприклад, існує так званий «безкислотний» папір, термін стійкості якого обчислюється століттями). Крім того, важливою є якість засобів нанесення інформації на папір (чорнила, паста, а також засоби, що використовуються в матричних, струминних або лазерних принтерів, і т.п.) . Для сприйняття інформації через тривалий час не потрібні спеціальні пристрої для її перетворення, достатньо знання мови, якою написаний текст документа.

При роботі з електронними документами важливо враховувати, що життєвий цикл програмних засобів та носіїв запису (моральне та фізичне старіння) може бути меншим, ніж необхідний термін зберігання документа. Окремий комплекс питань пов'язаний із застосуванням ЕЦП та терміном дії сертифікату підпису. Звідси виникає проблема перезапису інформації на інший носій (міграції та конверсії) та підтвердження цілісності та достовірності електронних документів. Серед інших можливих (але не означає, що завжди прийнятних) способів зберігання електронних документів іноді пропонують зберігати також відповідні технічні та програмні засобидля відтворення інформації (і відповідно навчати персонал користування цими засобами для виконання інформаційних запитів) або роздруковувати електронні документи на папері та завіряти зроблені копії.

При роботі з паперовими документами для забезпечення їх фізичної безпеки в архівах може створюватися фонд користування (як на паперових, так і на інших носіях інформації) або страховий фонд. Аналогічно для забезпечення збереження бази даних та підвищення стійкості комп'ютерної системи можна виконувати резервне копіюванняінформації.

11. Інформаційна безпека та захист інформації.Для паперових документів захист інформації від несанкціонованого доступу може бути забезпечений фізичною недоступністю документа (наприклад, зберігання в сейфі, в ящику столу тощо), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах (передача під розписку), а також іншими організаційними заходами.

Для електронних документів це завдання вирішується використанням засобів регламентації доступу користувачів до комп'ютерів та баз даних, використанням засобів криптографічного захисту інформації, протоколюванням дій користувачів тощо. Окрема проблема – технічний захист інформації, у тому числі від комп'ютерних вірусів та хакерських атак.

12. Сфера застосування (побутування) документів.Документи на паперових носіях зараз застосовуються повсюдно. Електронні документи використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями та фізичними особами), що мають відповідну комп'ютерну техніку. При цьому сфера застосування електронних документів постійно розширюється з розвитком технічної оснащеності, накопичення досвіду та створення нормативної бази.

З урахуванням перелічених характеристик паперових та електронних документів можна досить аргументовано відповісти на такі питання, які часто є предметом жвавих дискусій:

при отриманні електронних документів адресатами слід роздруковувати їх на паперовому носії?

чи не є процедура роздруківки електронного документа надмірною?

При впровадженні інформаційні технологіїскорочення паперового документообігу не відбувається автоматично. Так, за оцінками зарубіжних фахівців, при впровадженні електронної поштивитрати паперу в деяких офісах збільшувалися приблизно на 40%. Це було пов'язано з не завжди виправданою роздруківкою електронних повідомленьчерез звичку співробітників працювати з паперовими документами. Тому бажано, щоб у комплексі заходів щодо впровадження електронного документообігу в організації передбачалися також заходи щодо оптимізації використання паперу.

Окремо виділимо ситуації щодо документаційного забезпечення керівників. Проблема не лише в тому, щоб привчити керівників працювати з електронними документами. Вона набагато складніша і глибша.

Управлінський документообіг включає у собі ті операції, які можна автоматизовані, а й ті, котрим обов'язкові сприйняття інформації людиною, її оцінка. Тут важливо брати до уваги психологічні аспекти сприйняття, функціональну асиметрію правої та лівої півкуль головного мозку, поєднання образного та логічного мислення. Іноді керівнику високого рангу під час роботи зі слабоструктурованою інформацією, що відображає багатоаспектну управлінську ситуацію, краще працювати з паперовим документом. І, навпаки, для сприйняття структурованої та фактографічної інформації електронний документ може бути зручнішим за паперовий. Тому при впровадженні електронного документообігу має бути передбачена можливість при необхідності здійснювати роздрук документів, отриманих в електронній формі, для доповіді керівництву.

Водночас в умовах активізації застосування сучасних інформаційних технологій дедалі більше керівників різних рангів віддають перевагу безпосередній роботі із системами електронного документообігу, включаючи власноручне введення доручень (резолюцій), віз та використання електронних аналогів підпису.

Таким чином, традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довготривалого зберіганняінформації із збереженням можливості її сприйняття. Відповідно, не можна відкидати застосування паперових документів, коли потрібно забезпечити тривале зберігання інформації (так звані документи з терміном зберігання «Постійно», що надходять потім до державних архівів). З іншого боку, можна використовувати переваги електронних документів під час роботи з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях. Для оперативного інформаційного забезпечення(Насамперед доведення інформації та її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги.

У той час як за багатовікову історію свого існування документи на паперовому носії набули відносної стійкості своїх характеристик, електронні документи як явище та предмет управлінської праці знаходяться ще у початкових фазах свого розвитку, тому їх характеристики розвиватимуться далі. І, як можна було спостерігати за останні два десятиліття, цей розвиток відбувається дедалі більшими темпами (синхронно розвитку сучасних інформаційних технологій).

Проте, як і раніше, при проектуванні документопотоків на практиці, а також при розробці проектів нормативних та інших актів, що регламентують цю сферу, як правило, домінує принцип подібності електронного та традиційного документів. При цьому мають на увазі, що електронний документ відрізняється від паперового лише тим, що «інформація на ньому закріплена в електронно-цифровій формі». На цьому зазвичай робиться висновок, що управлінський документообіг в електронній формі повинен бути організований аналогічним чином з урахуванням також спільного застосування паперових та електронних документів в одних і тих же завданнях і процесах управління.

Безумовно, певну позитивну роль такі погляди відіграли у плані деякого сприяння розширенню застосування електронних документів, оскільки під час вирішення питань нормативного регулювання не зводився жорсткий «бар'єр» між традиційним та електронним документообігом. Однак, на наш погляд, цей підхід був виправданий на тих стадіях, коли застосування електронних документів мало локальний характер, а їх кількість була невеликою. Нині цей підхід себе вичерпав.

Підтвердженням цього є деякі рекомендації про те, що, наприклад: візуально електронні документи мають виглядати як паперові, при цьому склад реквізитів та їх розташування повинні бути аналогічними; резолюції за наслідками розгляду електронних документів повинні оформлятися на паперовому носії або як окремий електронний документ; доцільно ведення єдиного реєстру (журналу) для всіх документів, а «по закінченні календарного року… згруповані в електронні папки на тематику електронні документи повинні переноситися на CD-диски» . Ці або їм подібні форми та способи роботи можуть бути зрозумілі працівникам апарату управління, які звикли до паперового документообігу. Водночас такі рекомендації не враховують реальні можливості сучасних систем та технологій електронного документообігу, а подальше їх застосування на практиці (не кажучи вже про закріплення в нормативних документах) не просто стримуватиме впровадження нових технологій роботи, а означатиме повернення до старого (що нерідко й відбувається).

Принципове значення, на наш погляд, має те, що за останні роки відбулися якісні зміни у двох головних аспектах:

від використання комп'ютерної техніки лише для підготовки управлінських документів (по суті як досконалішого засобу, що замінює друкарську машинку) до можливості побудувати цілісні технології, засновані на застосуванні електронних документів та електронного обміну інформацією;

цій основі здійснюється перехід від застосування окремих документів на машинному носії до масового застосування електронних документів.

З урахуванням цих обставин необхідно скоригувати існуюче або навіть побудувати нову системуконцептуальних положень, що становлять основу подальшого розвиткуелектронного документообігу.

Тому, на наш погляд, важливо доповнити наведене вище зіставлення паперових та електронних управлінських документів низкою параметрів, зумовлених більш загальними чинниками їхнього існування. До них насамперед можна віднести такі.

1. Зв'язок документа з носієм інформації.Важливою характеристикою є дуалізм документа - як інформації, що міститься в документі, і як матеріального носія цієї інформації. Це однаково відноситься і до паперових, і до електронних документів, але проявляється по-різному.

Паперовий документ від носія інформації невіддільний. Кожен паперовий документ має власний носій інформації.

Електронний документ в силу своєї фізичної природи має динамічний характер, не пов'язаний жорстко з єдиним носієм інформації, існує у двох формах: пасивної (зберігання) та активної (передача та обробка, у тому числі візуалізація для його сприйняття людиною). Крім того, якщо раніше можна було вважати електронним документом (за аналогією з паперовим документом) відповідним чином оформлену інформацію, записану, наприклад, на дискеті, то в умовах застосування сучасних інформаційних систем та технологій електронний документ як об'єкт має набагато складніший, багатокомпонентний характер .

2. Форма представлення інформації.У паперових документах, а також у кіно- та фотодокументах інформація представлена ​​у формі, що безпосередньо сприймається людиною (аналоговою формою, через що такі документи, на відміну від електронних, іноді називають аналоговими).

В електронному документі інформація міститься не просто в електронно-цифровій формі. Істотно те, що ця інформація не може безпосередньо сприйматися людиною. Більше того, електронна форма подання інформації дає можливість вибудовувати процеси її обробки без участі людини, тобто залежно від ступеня структурованості та формалізації інформації процес роботи з документами може бути максимально автоматизований (наприклад, як це здійснюється в системах банківських електронних платежів та розрахунків). При необхідності сприйняття інформації людиною вона візуалізується на екрані монітора (документ при цьому набуває також віртуальної форми) або шляхом роздруківки на паперовому носії (за образним виразом виходить «тверда копія»).

3. Подання метаданих документа.Метадані паперового документа можуть відображатися на тому самому носії інформації.

Структура представлення метаданих електронних документів у сучасних інформаційних системах носить принципово інший характер, компоненти метаданих пов'язані з документом, але вони можуть безпосередньо не входити до його «тіло». Метадані документа в електронному середовищі мають бути чітко визначеними та відповідати вищим вимогам, ніж у процесах роботи з паперовими документами. У ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 констатується, що електронне середовище «.. вимагає іншого вираження традиційних вимог та інших механізмів для ідентифікації, введення, визначення властивостей та використання метаданих» та водночас «надає нові можливості для визначення та створення метаданих» .

Можна відзначити низку інших специфічних характеристик, пов'язаних із фізичною природою електронного документа, які були предметом аналізу на роботах вчених – фахівців з обчислювальної техніки В.А. Гадасіна та В.А. Конявського. Не заглиблюючись у розгляд специфічних показників, відзначимо ту обставину, що є найбільш загальним. Це особливості середовища існування (звернення та зберігання) паперових та електронних документів.

3. Середовище існування документа.На відміну від паперового документа, що існує в аналоговому фізичному середовищі (що дозволяє безпосередньо сприймати документ як фізичний об'єкт та зафіксовану інформацію), електронний документ існує в електронному середовищі, що створюється сукупністю програмних та технічних засобів забезпечення інформаційних процесів. Поняття аналогового та електронного середовища з огляду на їх важливість для здійснення електронного обміну інформацією увійшли до ГОСТ Р 52292 -2004. Перетворення форми відображення документа (сканування паперового документа або візуалізація електронного документа на екрані монітора або його роздрук) здійснюється на основі інтерфейсних пристроїв на межі електронного та неелектронного середовища. Крім того, останні роки відзначені появою гібридних документів, що містять на паперовому носії фрагменти (наприклад, штрих-коди, елементи електронних носіїв з цифровою та біометричною інформацією), які можуть бути зчитані інтерфейсними пристроями . Однак це не змінює загальної закономірності, що між електронним та неелектронним (аналоговим) середовищами існує межа, що не дозволяє документу переміщатися з одного середовища в інше без зміни форми подання інформації. Водночас інформаційні системи (маючи належність або до електронного, або до неелектронного середовища) можуть включати метаінформацію як про електронні, так і про неелектронні документи одночасно.

Наведемо деякі приклади, що показують кардинальний характер зазначених відмінностей паперового та електронного документів.

Так, зокрема, під час обговорення невирішених проблем у галузі електронного документообігу та організації зберігання електронних документів висловлюються критичні зауваження, що в нашій країні «…досі немає жодного федерального електронного архіву», а також пропозиції щодо «.створення федерального державного архіву електронної документації як полігон для апробації прийомів та методів роботи з цими документами» .

При виробленні рішень у цій галузі важливо брати до уваги, що електронні документи, що стосуються сучасних систем документообігу, неможливо передати на державне зберігання за аналогією з паперовими документами, тобто просто як матеріальний носійінформації. Необхідно не тільки визнавати сам факт існування цих документів в електронному середовищі, а й враховувати, що це середовище в цілому створюється та забезпечується сукупністю програмно-технічних засобів (які знаходяться у володінні державного архіву, а конкретної організації), а також діяльністю служби супроводу ( що входить у структуру організації чи функціонуючої за принципами аутсорсинга). Без наявності цих умов, як зазначено нами вище, не буде можливості знайти документ, ні прочитати його, ні вчинити з ним будь-які дії. Це свідчить, що потрібні нові концептуальні підходи, зокрема у організаційно-управлінській сфері.

Тому завдання розширення застосування електронного документообігу не може вирішуватися тільки в руслі розвитку програмнотехнічних засобів (хоча саме поняття «електронний документообіг» спочатку пов'язувалося саме із засобами передачі інформації) або в руслі юридичних та документознавчих аспектів (без розробки яких неможливе подальше вдосконалення електронних документів та юридично значуще їх застосування та зберігання).

Безперечно, потрібне поєднання цих напрямів роботи, їх синхронізація. Водночас кардинальні зміни у цій сфері пов'язані також із ув'язкою цих напрямів, з розробкою та реалізацією нових організаційно-управлінських підходів, що враховують взаємовплив систем та технологій електронного документообігу та основних елементів системи управління.

Крім того, зростаючий рівень системності (порівняно з паперовими документами) потрібен при вирішенні завдань захисту інформації, що міститься в електронних документах. Тут недостатньо вживати заходів лише щодо захисту носія інформації: з урахуванням динамічного характеру електронного документа, його існування в електронному середовищі захисту потребує весь комплекс задіяних програмно-технічних засобів, включаючи канали зв'язку.

Зазначені фактори дозволяють зробити ряд висновків щодо особливостей застосування паперових та електронних документів у сфері соціально-економічного управління:

1. Відмінності електронного та паперового документів носять багатоаспектний, системний характер, що зумовлено особливостями не тільки носія інформації, а й форми подання інформації та метаданих документів, а також відмінностями середовища існування паперових та електронних документів.

2. Безперспективно будувати роботу з електронними управлінськими документами, повністю уподібнюючи її процедур роботи з паперовими документами. При спільності основних стадій життєвого циклу паперового та електронного документів особливості електронного середовища створюють принципово нові можливості для їх здійснення та вимагають концептуальної розробки.

3. Сучасні системи електронного документообігу, по суті, є середовищем існування та обігу електронних документів, при цьому також забезпечується зберігання комплексу метаданих, що відображають життєвий цикл документа.

4. Необхідно розглядати електронні документи та електронний документообіг як якісно нове системне явище, пов'язане не лише з техніко-технологічною, документознавчою та юридичною складовими, а й з розвитком системи соціально-економічного управління загалом.

Носії інформації

Для того, щоб зберегти важливу інформаціюдля себе, своїх нащадків давня людина стала думати про те, як це зробити? Спочатку він почав записувати відомості на піску, але дощ чи хвилі знищували дані відомості. Людина стала записувати дані землі, але це джерело виявилося не довговічним. Пізніше людина почала зберігати інформацію на камені… Пісок, земля, камінь – це перші носії інформації.

Носієм інформації може бути будь-який об'єкт, на якому можна залишити сліди чи знаки. Носії інформації призначені для її зберігання та передачі.

Носій інформації - це будь-який матеріальний об'єкт, використовуваний для закріплення та зберігання на ньому інформації. Людина стала зберігати інформацію на камені спочатку у вигляді малюнків, потім у вигляді знаків або символів якогось алфавіту. Щоб отримати необхідні відомості, людина змушена була робити великий шлях, досить важкий і стомлюючий, до цих споруд. Щоб перемістити цей носійінформації на інше місце, потрібно досить багато зусиль, так як камінь дуже важкий і незручний для транспортування. Камінь змінив легший носій – глиняна дошка. На сиру глиняну поверхню твердою паличкою наносили відомості. Скористатися даним носієм можна було лише після висихання. Але глина виявилася дуже тендітним носієм і також непридатною для транспортування. Людина стала замислюватися про те, як створити такий носій інформації, щоб вона була:

1. легким; 2. довговічним; 3. компактний; 4. зручний для нанесення записів.

Давні носії інформації

Люди завжди розуміли ненадійність людської пам'яті і з давніх-давен прагнули доступними їм способами зафіксувати найважливішу інформацію на зовнішніх носіях, які згодом удосконалювалися. Приблизно III столітті до н.е. в Єгипті розробили технологію виготовлення тонкого листа зі стебел високої тростини (папірусу), що зростав по берегах Нілу. Стебла папірусу розрізали на довгі вузькі смужки, розкладали в один ряд у поздовжньому напрямку. Зверху укладали другий шар смужок папірусу, але вже у поперечному напрямку і притискали їх пласким каменем. Шари склеювалися між собою завдяки клейкому соку очерету. Висохлий матеріал за своєю властивістю нагадував папір, тільки називався він також папірусом. Багато століть письмові документи складалися на пергаментних сувоях. Їх робили зі шкіри тварин, певним чином виробляли та розтягували так, щоб вийшли тонкі листи. Коли на Сході навчилися ткати шовк, його також стали використовувати для листа. У II столітті нашої ери у Китаї винайшли технологію виготовлення паперу. Правда цю технологіюзберігали в секреті і до Європи папір «дійшов» тільки в XI столітті, а до Русі-у XVI столітті.

Властивості паперу як носія інформації справді унікальні:

* по-перше, вона була дешевшою за пергамент або папірус, оскільки вироблялася з ганчір'я і деревини; * по-друге, тонкий папір досить міцний і довговічний; * по-третє, папір зручний для написання тексту чи нанесення малюнка. ===Сучасні носії інформації.===

У суспільстві можна назвати три основних види носіїв информации: 1) паперовий; 2) магнітний; 3) оптичний.

Паперові носії інформації.

Одним із найпоширеніших носіїв інформації є папір. У школі ми записуємо інформацію в зошиті, теоретичний матеріал вивчаємо за підручниками, при розробці доповіді, реферату або іншого повідомлення, необхідні відомості ми знаходимо в інших джерелах (книгах, енциклопедіях, словниках тощо) (рис.5), які у свою чергу є паперовими носіями інформації. Перші обчислювальні машинипрацювали на перфокартах. Перфокарти робили з щільного паперу-картону, куди за певним правилом з допомогою спеціального «верстата» - перфоратора наносили отвори як невеликих дірочок.

2) Магнітні носії інформації

У 1928 році була виготовлена ​​перша магнітна стрічка. Наші бабусі та дідусі слухали музику на магнітофонах із магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».

Магнітна стрічка виявилася досить надійною, довговічною і доступною кожному носієм інформації. У перших ЕОМ ( електронно-обчислювальнихмашинах) інформація зберігалася на магнітних стрічках та магнітних дисках.

Оптичні носії інформації

Найпоширенішими носіями інформації є оптичні або лазерні диски. Лазерні диски виготовляють із пластмаси, зверху покривають тонким шаром з металу та прозорим лаком, що захищає від незначних подряпин або забруднень. Запис або зчитування інформації в CD-дисководі здійснюється за допомогою світла лазера. При записі лазерний промінь випалює на поверхні диска мікроскопічні поглиблення, кодуючи тим самим інформацію (при зчитуванні лазерний промінь відбивається від поверхні диска, що обертається). Такі диски слід оберігати від пилу та подряпин. Розрізняють CD та DVD диски. За способом запису, лазерні диски поділяються на такі види.

ПАПЕРОВІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ

Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку в даний час є сотні різних видівпаперу та виробів з неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесом його виробництва, композиційним складом, ступенем обробки поверхні тощо.

Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться:

	композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання;
	маса паперу (маса 1 кв. мпапери будь-якого сорту). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м;
	товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм);
	щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси г/смЕ);
	структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо);
	гладкість поверхні паперу;
	світломіцність;
	бур'яну паперу (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу.

Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір із поверхневою щільністю від 30 до 52 г/мі з переважанням у її композиційному складі деревної маси називається газетної. Друкарськапапір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/мі виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічнапапір (від 85 до 160 г/м|). Для технічного документування використовується високосортна біла креслярська. ватманськапапір, що виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документнапапір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових і бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками 94 .

Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно-обчислювальних машинах застосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу завтовшки близько 0,1 ммта шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5 мм .

Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але одночасно існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і виходячи з побажань споживачів 95 . У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати". В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ISO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації 96 . Вона діє у Росії.

Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена ​​серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 м|, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0.

Формати А-серії ISO 216:

Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1).

Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4.

Які основні цілі застосування різних форматів?

А0, А1 – технічні креслення;

А2, А3 – креслення, діаграми, широкоформатні таблиці;

А4 - листи, бланки, витратні матеріалидля принтерів та копірів, журнали, каталоги;

А5 - записники;

А6 – поштові листівки;

А5, А6, В5, В6 – книги;

С4, С5, С6 – конверти для листів формату А4: нескладені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6);

В4, А3 – газети.

В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6.

З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними засобами масштабування, що найчастіше використовуються, наприклад:

71% v0,5 А3>А4

141% v2 А4>А3 (також А5> А4)

Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм), "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм) 97 .

Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір(термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір(діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька- прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіюваннята ін.

Папір завтовшки понад 0,5 ммта масою 1 кв. мпонад 250 гназивається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо.

Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації. перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 ммі виготовлялися із тонкого, механічно міцного картону.

На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні карти- карти із вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку зображувально-графічної технічної документації та патентної інформації.

6.1. Найдавніші матеріали для письма

6.2. Винахід паперу та вдосконалення його виробництва

6.3. Класифікація сучасних носіївдокументованої інформації. Їхня характеристика

6.4. Вплив типу носія інформації на довговічність та вартість документа

СТАРОДНІ МАТЕРІАЛИ ДЛЯ ЛИСТА

Як зазначалося, визначення поняття документа грунтується на двоєдності інформації та матеріального носія. Матеріальні носії істотно впливають на процеси створення, передачі, зберігання та використання документованої інформації. Відповідно до “ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення”, носій документованої інформації – це “матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді”.

Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.

Поява писемності – однієї з перших інформаційних технологій – стимулювала пошуки та винахід спеціальних матеріалів для письма. Однак спочатку людина використовувала для цієї мети найбільш доступні матеріали, які можна було без особливих зусиль знайти в навколишньому природному середовищі: пальмове листя, раковини, деревна кора, черепахові щитки, кістки, камінь, бамбук і т.д. У Стародавню Грецію і Римі цих цілей іноді використовувалися дерев'яні дощечки, вкриті шаром воску, металеві (бронзові чи свинцеві) таблиці, Індії – мідні пластини, а Стародавньому Китаї – бронзові вази, шовк. На території Стародавньої Русі писали на корі берези - Бересті. Відомий випадок, коли у 1594 р. 30 пудів берести для листа було навіть продано нашою країною до Персії.

Основним матеріалом для письма у народів Передньої Азії спочатку була глина, з якої виготовлялися випуклі плитки. Після нанесення потрібної інформації (у вигляді клиноподібних знаків) сирі глиняні плитки висушувалися або обпалювалися, а потім поміщалися спеціальні дерев'яні або глиняні ящики, або своєрідні глиняні конверти. Нині у музеях світу, приватних колекціях зберігається щонайменше 500 тис. таких глиняних табличок, виявлених під час розкопок древніх міст Ассирії, Вавилона, Шумера91.

Використання природних матеріалів для цілей листа мало місце і в пізніші часи. Наприклад, у віддалених куточках Росії навіть у 18 столітті іноді писали на бересті. В архівах Мінська зберігається кілька номерів газети "Партизанська правда", надрукованої на бресті білоруськими партизанами в одній зі своїх лісових друкарень у роки Великої Вітчизняної війни.

Історично першим матеріалом, який спеціально виготовлявся для писання, був папірус. Його винахід став одним із найважливіших досягнень єгипетської культури. Головними перевагами папірусу були компактність та легкість. Папірус вироблявся з пухкої серцевини стебел нільської тростини у вигляді тонких жовтих листів, які потім склеювали в смуги довжиною до 6 м і шириною до 30 см. Внаслідок великої гігроскопічності і ламкості папірусу, запис на ньому зазвичай велася з одного боку і зберігали його у вигляді свитка . Останнім історичним документом, написаним на папірусі, стало послання папи римського на початку 20 ст.

Іншим матеріалом, що спеціально виготовлявся для цілей листа і набув широкого поширення в епоху давнини та середньовіччя, був пергамент. На відміну від папірусу, що вироблявся лише в Єгипті, пергамент можна було отримати практично в будь-якій країні, так як виготовлявся він зі шкур тварин (баранячих, козлячих, свинячих, телячих) шляхом їх очищення, промивання, просушування, розтяжки з подальшою обробкою крейдою та пемзою . Стародавнім умільцям вдавалося виробляти часом такий тонкий пергамент, що цілий сувій міг поміститися в шкаралупі горіха. У нашій країні пергамент стали виготовляти лише у 15 столітті, а раніше його привозили з-за кордону.

На пергаменті можна було писати з обох боків. Він був набагато міцніший і довговічніший за папірус. Разом про те пергамент був дуже дорогим матеріалом. Цей суттєвий недолік пергаменту вдалося подолати лише внаслідок появи паперу.

ВИНАХОД ПАПЕРУ І ВДОСКОНАЛЕННЯ ЇЇ ВИРОБНИЦТВА

Папір (від італ. “bambagia” – бавовна) було винайдено у Китаї у 2 столітті до Р.Х. У 105 р. китаєць Цай Лунь удосконалив процес її виготовлення, запропонувавши використовувати як сировину молоді пагони бамбука, кору тутових дерев, верби, пеньку та ганчір'я.

Довгий час китайцям вдавалося зберігати секрет секрети виробництва паперу. Лише на початку 7-го століття ці секрети були вивезені за межі країни – до Кореї та Японії, потім стали відомі в інших країнах Сходу, а у 12 ст. - І в Європі. З 13 ст. папір став вироблятися Італії, в 14 в. – у Німеччині, у 15 ст. - в Англії.

На Русі використання цього нового матеріалу для листа почалося у 14 столітті. Спочатку папір був привізним - спочатку зі Сходу, а потім із Західної Європи: італійська, французька, німецька, голландська. У період правління Івана Грозного в Росії був побудований перший "паперовий млин" поблизу Москви, що діяла, втім, недовго. Але вже у 17 столітті країни працювало 5 папероробних підприємств, а 18 столітті – 5292.

Спосіб виготовлення паперу принципово відрізняється від папірусу та пергаменту. Він заснований на руйнуванні зв'язку між рослинними волокнами з подальшим тісним переплетенням між собою (“сволачуванням”) у формі тонкого паперового листа або паперової стрічки.

До середини 19 століття практично весь європейський, у тому числі і російський, папір виготовлявся з ганчір'я. Його промивали, проварювали з содою, їдким натром або вапном, сильно розбавляли водою і розмелювали на спеціальних млинах. Потім рідку масу черпали спеціальною прямокутною формою із прикріпленою до неї сіткою із дроту. Після стікання води на металевому ситі залишався тонкий шар паперової маси. Отримані таким чином вологі паперові листи укладали між відрізами грубого сукна або повсті, за допомогою преса віджимали воду і просушували.

Металеві нитки сітки залишали на папері, виготовленому ручним способом, сліди, видимі на просвіт, оскільки паперова маса в місцях її зіткнення з дротом була менш щільною. Ці сліди отримали назву філігранів (від італ. "filigrana" - водяний знак на папері).

У папері європейського виробництва водяні знаки вперше з'явилися в Італії наприкінці 13 століття, а в Росії – лише у другій половині 17 століття. Спочатку це були малюнки, що повторювали контурне зображення, зроблене з тонкого дроту, що прикріплювалося до дна металевої сітки. На філігранях зображалися тварини, рослини, небесні тіла, корони, портрети монархів тощо.

На сьогодні відомо близько 175 тис. філігранів, зроблених у різний час на паперових млинах та мануфактурах. Водяні знаки були торговою маркою, а також одним із засобів захисту від підробки документів. І в наші дні папір з водяними знаками, як і раніше, широко застосовується для виготовлення цінних паперів, грошових знаків, важливих документів (паспортів, дипломів, свідоцтв тощо).

Тим часом паперове виробництво вдосконалювалось і поступово механізувалося. У 1670 р. у Голландії було винайдено рол – механізм для розмелювання, подрібнення волокон. Французький хімік Клод Луї Бертолле в 1789 р. запропонував спосіб відбілювання ганчір'я хлором, що сприяло покращенню якості паперу. Менш ніж за 10 років, в 1798 р. француз Н.Л. Робер отримав патент на винахід паперової машини. У Росії її перша така машина було встановлено 1818 р. на Петергофской паперової фабриці.

Найважливішим крокому розвитку папероробного виробництва стало виготовлення паперу з деревини. Відкриття нового способу належало саксонському ткачу Ф. Келлеру в 1845 р. З цього часу деревна сировина стає основною в паперовій промисловості.

У ХХ столітті тривало вдосконалення паперового носія інформації. З 1950-х років у виробництві паперу стали застосовуватися полімерні плівки та синтетичні волокна, внаслідок чого з'явився принципово новий, синтетичний папір – папір-пластикат. Вона відрізняється підвищеною механічною міцністю, стійкістю до хімічних впливів, термостійкістю, довговічністю, високою еластичністю та деякими іншими цінними якостями. Такий папір може використовуватися виготовлення креслень, географічних карт, репродукцій тощо. Однак повна заміна рослинних волокон синтетичними погіршує структуру поверхні паперу, тому краще їх змішана композиція93.

Наприкінці 20 століття з'явилися повідомлення про винахід "електронного паперу", що представляє пластиковий лист, який має покриття у вигляді гнучких транзисторів і підключається до комп'ютера. Транзистори створюють електричне поле, під впливом якого змінюється колір "електронного чорнила", що складається з величезної кількості дрібних мікрокапсул з темним барвником і світлим пігментом. На одному аркуші “електронного паперу” можна друкувати безліч документів, зберігаючи при цьому раніше створені.

КЛАСИФІКАЦІЯ СУЧАСНИХ НОСІЇВ ДОКУМЕНТОВАНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. ЇХ ХАРАКТЕРИСТИКА

Починаючи з 19 століття, у зв'язку з винаходом нових способів та засобів документування (фото-, кіно, аудіодокументування та ін), широкого поширення набули багато принципово нових носіїв документованої інформації. Залежно від якісних характеристик, а також від способу документування їх можна класифікувати наступним чином: паперові;

фотографічні носії;

носії механічного звукозапису;

магнітні носії;

оптичні (лазерні) диски та інші перспективні носії інформації.

Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку нині є сотні різних видів паперу та виробів із неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесом його виробництва, композиційним складом, ступенем обробки поверхні тощо.

Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться: композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання;

маса паперу (маса 1 кв. м паперу будь-якого гатунку). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м;

товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм);

щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси в г/смі);

структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо);

гладкість поверхні паперу;

світломіцність;

бур'яну паперу (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу.

Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір з поверхневою щільністю від 30 до 52 г/мІ та з переважанням у його композиційному складі деревної маси називається газетним. Друкарський папір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/мІ та виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічний папір (від 85 до 160 г/мІ). Для технічного документування використовується високосортний білий креслярський ватманський папір, який виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документний папір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових і бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками94.

Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно-обчислювальних машинах застосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу товщиною близько 0,1 мм та шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5мм.

Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але одночасно існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і виходячи з побажань споживачів95. У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 “Папір та вироби з паперу. Споживчі формати”. В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ISO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації96. Вона діє у Росії.

Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена ​​серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 мІ, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0.

Формати А-серії ISO 216:

Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1).

Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4.

Які основні цілі застосування різних форматів?

А0, А1 – технічні креслення;

А2, А3 - креслення, діаграми, широкоформатні таблиці;

А4 – листи, бланки, витратні матеріали для принтерів та копірів, журнали, каталоги;

А5 – записники;

А6 – поштові листівки;

А5, А6, В5, В6 – книги;

С4, С5, С6 – конверти для листів формату А4: нескладені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6);

В4, А3 – газети.

В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6.

З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними засобами масштабування, що найчастіше використовуються, наприклад:

71% v0,5 А3>А4

141% v2 А4>А3 (також А5> А4)

Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм) , "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм)97.

Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір (термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір (діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька – прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіювання та ін.

Папір товщиною понад 0,5 мм та масою 1 кв. м понад 250 г називається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо.

Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації – перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 мм і виготовлялися з тонкого, механічно міцного картону.

На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні картки – картки з вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку образотворчо-графічної технічної документації та патентної інформації. Фотоматеріали являють собою гнучкі плівки, пластинки, папери, тканини. Вони є по суті багатошарові полімерні системи, що складаються, як правило, з: підкладки (основи), на яку наноситься

підшар, а також

світлочутливий емульсійний шар (галогенід срібла) та

протиореольний шар.

Кольорові фотоматеріали мають складнішу будову. Вони містять також синьо-, жовто-, зелено-, червоночутливі шари. Розробка в 1950-і роки багатошарових кольорових матеріалів стала одним з якісних стрибків в історії фотографії, визначивши швидкий розвиток та широке поширення кольорової фотографії.

До найважливіших характеристик фотографічних матеріалів, зокрема, фотоплівок, відносяться: світлочутливість, зернистість, контрастність, кольорочутливість.

Кіноплівка є фотографічним матеріалом на гнучкій прозорій підкладці, що має з одного або обох країв отвори – перфорації. Історично перші світлочутливі стрічкові носії були на паперовій основі. Нитратцеллюлозна стрічка, що використовувалася на перших порах, була дуже горючим матеріалом. Проте вже в 1897 р. німецьким ученим Вебером була виготовлена ​​плівка з негорючою основою з тріацетату целюлози, що набула широкого поширення, у тому числі у вітчизняній кіноіндустрії. Згодом підкладка стала виготовлятися із поліетилентерефталату та інших еластичних полімерних матеріалів.

У порівнянні з фотоплівкою кінострічка зазвичай складається з більшої кількості шарів. На підкладку наноситься підшар, який служить для закріплення світлочутливого шару (або кількох шарів) на основі. Крім того, кіноплівка зазвичай має протиореольний, протискручуючий, а також захисний шар.

Кіноплівки бувають чорно-білі та кольорові. Вони поділяються на: негативні;

позитивні (для контактного та проекційного друкування);

звертаються (можуть використовуватись для отримання негативів та позитивів);

контратипні (для копіювання, наприклад, масового виготовлення фільмокопій);

гідротипні;

фонограмні (для фотографічного запису звуку)98.

Чорно-біла фотографічна плівка шириною 16 і 35 мм є найпоширенішим носієм для виготовлення мікрофільмів. Основними типами мікрофільмів є мікрофільми рулонні та у відрізку. Мікрофільми у відрізку – це частина рулонної плівки завдовжки не менше 230 мм, на якій розміщується кілька десятків кадрів. Мікрокарти, мікрофіші та ультрамікрофіші є фактично плоскими форматними мікрофільмами. Зокрема, мікрофіша – це аркуш фотоплівки формату 105х148 мм.

МАТЕРІАЛЬНІ НОСІЇ МЕХАНІЧНОГО ЗВУКОЗАПИСУ

За більш ніж вікову історію механічного звукозапису неодноразово змінювалися і матеріали та форма носіїв звукової інформації. Спочатку це були фонографічні валики, що являли собою порожнисті циліндри діаметром близько 5 см і довжиною близько 12 см. Вони покривалися так званим “затверділим воском”, на який наносилася звукова доріжка. Ліхтарі швидко зношувалися, їх практично неможливо було тиражувати. Тому цілком закономірно вже незабаром вони виявились витісненими грамофонними платівками.

Грампластинки мали задовольняти дуже жорстким вимогам, оскільки у процесі відтворення фонозапису вістря голки тисне на дно канавки з силою близько 1 т/смІ. Перша грамофонна платівка, записана в 1888 р., була цинковим диском з вигравіруваною фонограмою. Потім грамплатівки стали відливати з целулоїду, каучуку, ебоніту. Однак набагато дешевшими, пружними та міцними виявилися пластмасові диски на основі поліхлорвінілу та вініліту. Вони мали і кращу якість звуку.

Грамофонні платівки виготовлялися шляхом пресування, штампування або лиття. Орігіналом грампластинки служив восковий диск, а згодом - металевий (нікелевий) диск, покритий спеціальним лаком (лаковий диск)99.

За типом запису грампластинки, що випускалися нашій країні, поділялися на звичайні, довгограючі і стереофонічні. За кордоном, крім того, були розроблені квадрафонічні платівки та відеограмплатівки. Крім того, грампластинки класифікуються за розміром, частотою обертання, тематикою запису. Зокрема, стереофонічні платівки, виробництво яких у СРСР почалося з 1958 р., так само як і довгограючі, випускалися форматом (діаметром) 174, 250 та 300 мм. Частота їхнього обертання зазвичай становила 33? про/хв.

З початку 1990-х років. виробництво грампластинок у Росії фактично припинилося, поступившись місцем іншим, більш якісним і ефективним способам звукозапису (електромагнітного, цифрового).

МАГНІТНІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ, ЇХНІ ВИДИ

Найпершим носієм магнітного запису, який використовувався в апаратах Поульсена на рубежі 19-20 ст., був сталевий дріт діаметром до 1 мм. На початку 20 століття для цього використовувалася також сталева катана стрічка. Тоді ж (1906 р.) був виданий і перший патент на магнітний диск. Проте якісні характеристики всіх цих носіїв були дуже низькими. Досить сказати, що для виробництва 14-годинного магнітного запису доповідей на Міжнародному конгресі в Копенгагені в 1908 р. знадобилося 2500 км або близько 100 кг дроту100.

Лише з другої половини 1920-х рр., коли було винайдено порошкову магнітну стрічку, почалося широкомасштабне застосування магнітного запису. Спочатку магнітний порошок наносився на паперову підкладку, потім – на ацетилцелюлозу, доки не почалося застосування як підкладка високоміцного матеріалу поліетилентерефталату (лавсану). Удосконалювалося також якість магнітного порошку. Стали використовуватися, зокрема, порошки оксиду заліза з добавкою кобальту, металеві магнітні порошки заліза та її сплавів, що у кілька разів збільшити щільність записи.

У 1963 р. фірмою Philips була розроблена так звана касетна запис, що дозволила застосовувати дуже тонкі магнітні стрічки. У компакт-касетах максимальна товщина стрічки становить 20 мкм при ширині 3,81 мм. Наприкінці 1970-х років. з'явилися мікрокасети розміром 50 х 33 х 8 мм, а в середині 1980-х років. - Пікокасети - втричі менше мікрокасет101.

З початку 1960-х років. широке застосування отримали магнітні диски – насамперед запам'ятовуючих пристроях ЕОМ. Магнітний диск – це алюмінієвий або пластмасовий диск діаметром від 30 до 350 мм, покритий магнітним порошковим робочим шаром завтовшки кілька мікронів. У дисководі, як і в магнітофоні, інформація записується за допомогою магнітної головки, тільки не вздовж стрічки, а на концентричних магнітних доріжках, розташованих на поверхні диска, що обертається, як правило, з двох сторін. Магнітні диски бувають жорсткими та гнучкими, змінними та вбудованими у персональний комп'ютер. Їх основними характеристиками є: інформаційна ємність, час доступу до інформації та швидкість зчитування поспіль.

Алюмінієві магнітні диски - жорсткі (вінчестерські) незнімні диски - в ЕОМ конструктивно об'єднані в єдиному блоці з дисководом. Вони компонуються у пакети (стопки) від 4 до 16 штук. Запис даних на жорсткий магнітний диск, як і читання, складає швидкості до 7200 оборотів на хвилину. Місткість диска досягає понад 9 Гбайт. Ці носії призначені для постійного зберігання інформації, що використовується під час роботи з комп'ютером (системне програмне забезпечення, пакети прикладних програмта ін.).

Гнучкі пластмасові магнітні диски (флоппі-диски, що від англ. floppy – вільно висить) виготовляються з гнучкого пластику (лавсану) і розміщуються по одному в спеціальних пластикових касетах. Касета з флоппі-диском називається дискетою. Найбільш поширені дискети з флоппі-дисками діаметром 3,5 та 5,25 дюйма. Ємність однієї дискети зазвичай становить від 1,0 до 2,0 Мбайт. Проте вже розроблено 3,5-дюймову дискету ємністю 120 Мбайт. Крім того, випускаються дискети, призначені для роботи в умовах підвищеної запиленості та вологості102.

Широке застосування, насамперед у банківських системах, знайшли звані пластикові карти, що є пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними. Вони бувають двох типів: прості та інтелектуальні. У найпростіших картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані та змінювати їх. В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картами (від англ. Smart - розумний), крім пам'яті, вбудований ще й мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки і робить пластикові карти багатофункціональними103.

Слід зазначити, що, крім магнітного, існують інші способи запису інформації на карту: графічний запис, ембосування (механічне видавлювання), штрих-кодування, а з 1981 р. – також і лазерний запис (на спеціальну лазерну картку, що дозволяє зберігати великий обсягінформації, але поки що дуже дорогу104).

Для запису звуку в цифрових диктофонах використовуються, зокрема, мінікарти, що мають подібність до дискет з об'ємом пам'яті 2 або 4 Мбайт і забезпечують запис протягом 1 години.

В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують: за геометричною формою та розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо);

з внутрішньої будови носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів);

за способом магнітного запису (носії для поздовжнього та перпендикулярного запису);

на вигляд записуваного сигналу (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційного запису, для цифрового запису).

Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно вдосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів та зниження середнього часу доступу до інформації105.

ОПТИЧНІ (ЛАЗЕРНІ) ДИСКИ. ПЕРСПЕКТИВНІ ВИДИ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ

Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде шляхом безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірахносія. Починаючи з 1980-х років, все більшого поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису та відтворення інформації за допомогою лазерного променя.

Вперше оптичний запис звукових програм для побутових цілей було здійснено у 1982 р. фірмами “Sony” та “Philips” у лазерних програвачах на компакт-дисках, які стали позначатися абревіатурою CD (CompactDisc). У середині 1980-х років було створено компакт-диски з постійною пам'яттю – CD-ROM (CompactDisc – ReadOnlyMemory). C 1995 стали використовуватися оптичні компакт-диски, що перезаписуються: CD-R (CD Recordable) і CD-E (CD Erasable).

Оптичні диски зазвичай мають полікарбонатну або скляну термооброблену основу. Робочий шар оптичних дисків виготовляють у вигляді найтонших плівок легкоплавких металів (телур) або сплавів (телур-селен, телур-вуглець, телур-селен-свинець та ін), органічних барвників. Інформаційна поверхня оптичних дисків покрита міліметровим шаром міцного прозорого пластику (полікарбонату). У процесі запису та відтворення на оптичних дисках роль перетворювача сигналів виконує лазерний промінь, сфокусований на робочому шарі диска в пляму діаметром близько 1 мкм. При обертанні диска лазерний промінь слід уздовж доріжки диска, ширина якої також близька до 1 мкм. Можливість фокусування променя у пляму малого розміру дозволяє формувати на диску мітки площею 1-3 мкмІ. Як джерело світла використовуються лазери (аргонові, гелій-кадмієві та ін.). В результаті щільність запису виявляється на кілька порядків вище за межу, що забезпечується магнітним способом запису. Інформаційна ємність оптичного диска досягає 1 Гбайт (при діаметрі диска 130 мм) та 2-4 Гбайт (при діаметрі 300 мм).

На відміну від магнітних способів запису та відтворення, оптичні методи є безконтактними. Лазерний промінь фокусується на диск об'єктивом, що віддаляється від носія на відстані до 1 мм. При цьому практично виключається можливість механічного пошкодження оптичного диска106. Для хорошого відображення лазерного променя використовується так зване дзеркальне покриття дисків алюмінієм або сріблом.

Широке застосування як носія інформації отримали також магнітооптичні компакт-диски типу RW (ReWriteble). Там запис інформації здійснюється магнітною головкою з одночасним використанням лазерного променя. Лазерний промінь нагріває крапку на диску, а електромагніт змінює магнітну орієнтацію цієї точки. Зчитування проводиться лазерним променем меншої потужності.

У другій половині 1990-х років з'явилися нові, дуже перспективні носії документованої інформації - цифрові універсальні відеодиски DVD (DigitalVersatileDisk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою ємністю (до 17 Гбайт). Збільшення їх ємності пов'язане з використанням лазерного променя меншого діаметра, а також двошарового та двостороннього запису.

За технологією застосування оптичні, магнітооптичні та цифрові компакт-диски діляться на 3 основні класи:

диски з постійною інформацією, що нестирається (CD-ROM). Це пластикові компакт-диски діаметром 4,72 дюйми і товщиною 0,05 дюйми. Вони виготовляються за допомогою скляного диска-оригіналу, на який наноситься фотореєструючий шар. У цьому шарі лазерна система запису формує систему пітів (міток у вигляді мікроскопічних западин), яка потім переноситься на диски-копії, що тиражуються. Зчитування інформації здійснюється також лазерним променем в оптичному дисководі персонального комп'ютера. CD-ROM зазвичай мають ємністю 650 Мбайт і використовуються для запису цифрових звукових програм, програмного забезпечення для ЕОМ тощо;

диски, що допускають одноразовий запис та багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM – Write-Once, Read-Many – один раз записав, багато разів рахував). Використовуються в електронних архівах та банках даних у зовнішніх накопичувачах ЕОМ. Вони є основою з прозорого матеріалу, на яку нанесений робочий шар;

реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати та стирати сигнали (CD-RW; CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх сферах застосування. Вони подібні до дисків для одноразового запису, але містять робочий шар, в якому фізичні процеси запису є оборотними. Технологія виготовлення таких дисків складніша, тому вони коштують дорожче за диски для одноразового запису.

Нині оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще компактніших носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами та молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, у тисячі разів більша, ніж у сучасній мікроелектроніці. В результаті один компакт-диск, виготовлений за нанотехнологією, може замінити тисячі лазерних дисків107.

Вплив типу носія інформації на довговічність і вартість документа

Передача документованої інформації у часі та просторі безпосередньо пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, як масовий суспільний продукт, відрізняються порівняно низькою довговічністю. Під час свого функціонування в оперативному середовищі і особливо під час зберігання вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних процесів тощо. Наприклад, нині відомо близько 400 видів грибів і комах, виявлених на документах і книгах, здатних вражати папір, кальку, тканини, дерево, шкіру, метал, кінофотоплівку та інші материалы108.

Тому невипадково проблема довговічності матеріальних носіїв інформації за всіх часів привертала увагу учасників процесу документування. Вже у давнину спостерігається прагнення зафіксувати найважливішу інформацію таких порівняно довговічних матеріалах, як камінь, метал. Наприклад, закони вавилонського царя Хаммурапі було висічено на кам'яному стовпі. І в наші дні ці матеріали використовуються для тривалого збереження інформації, зокрема у меморіальних комплексах, на місцях поховань тощо.

У процесі документування спостерігалося прагнення використовувати якісні, стійкі фарби, чорнило. Значною мірою завдяки цьому до нас дійшло багато важливих текстових історичних пам'яток, документів минулого. І, навпаки, використання недовговічних матеріальних носіїв (пальмові листи, дерев'яні дощечки, береста тощо) призвели до безповоротної втрати більшості текстових документівдалекого минулого.

Однак, вирішуючи проблему довговічності, людина відразу ж змушена була займатися й іншою проблемою, яка полягала в тому, що довговічні носії інформації були, як правило, більш дорогими. Так, книги на пергаменті нерідко прирівнювалися за ціною до кам'яного будинку або навіть до цілого маєтку, вносилися до заповіту, поряд з іншим майном, а в бібліотеках приковувалися ланцюгами до стіни. Тому постійно доводилося шукати оптимальне співвідношення між довговічністю матеріального носія інформації та її вартістю. Ця проблема досі залишається дуже важливою та актуальною.

Найбільш поширений в даний час матеріальний носій документованої інформації - папір - має відносну дешевизну, доступність, задовольняє необхідним вимогам за своєю якістю і т.д. Проте водночас папір є горючим матеріалом, боїться зайвої вологості, цвілі, сонячних променів, потребує певних санітарно-біологічних умов. Використання недостатньо якісного чорнила, фарби призводять до поступового згасання тексту на папері.

На думку фахівців, у середині 19 століття настав перший кризовий період історії паперового документа. Він був пов'язаний із переходом до виготовлення паперу з деревини, з використанням синтетичних барвників, з широким розповсюдженням машинопису та засобів копіювання. Через війну довговічність паперового документа скоротилася з тисяч до двохсот – трьохсот років, тобто. на порядок. Особливо недовговічні документи, виготовлені на папері низьких за якістю видів та сортів (газетної тощо).

Наприкінці 20-го століття з розвитком комп'ютерних технологій та використанням принтерів для виведення інформації на паперовий носій знову виникла проблема довговічності паперових документів. Справа в тому, що багато сучасних роздруківок текстів на принтерах водорозчинні і вицвітають. Більш довговічні фарби, зокрема, струменевих принтерів, природно, є й дорожчими, отже – менш доступними масового споживача. Використання у Росії “піратських” перезаряджених картриджів і тонерів лише посилює ситуацию109.

Матеріальні носії документованої інформації вимагають, таким чином, відповідних умов їх зберігання. Однак це далеко не завжди дотримувалося і дотримується. У результаті відомчих архівів на державне зберігання нашій країні документи надходять із дефектами. У 1920-і роки кількість дефектів досягала 10-20%, з 1950-х років почало зменшуватися від 5 до 1%, у 1960-1980-і роки було на рівні 0,3-0,5% (хоча в абсолютних цифрах це становило 1-2,5 млн. документів). У 1990-ті роки зберігання документів у відомчих архівах знову погіршилося, як у перші десятиліття існування радянської власти110. Все це обертається значними матеріальними втратами, оскільки в архівах та бібліотеках доводиться створювати та утримувати дорогі лабораторії, які займаються реставрацією. паперових носіїв. Доводиться також виготовляти архівні копії документів зі згасаючим текстом тощо.

У Радянському Союзі свого часу була навіть створена урядова програма, що передбачала розробку та випуск вітчизняних довговічних паперів для документів, спеціальних стабільних засобів письма та копіювання, а також обмеження за допомогою нормативів застосування недовговічних матеріалів для створення документів. Відповідно до цієї програми, до 1990-х років були розроблені та стали випускатися спеціальні довговічні папери для діловодства, розраховані на 850 та 1000 років. Було також скориговано склад вітчизняних засобів листа. Однак подальша реалізація програми в сучасних російських умовах виявилася неможливою, внаслідок радикальних соціально-політичних та економічних перетворень, а також внаслідок дуже швидкої зміни способів та засобів документування111.

Проблема довговічності та економічної ефективності матеріальних носіїв інформації особливо гостро постала з появою аудіовізуальних та машиночитаних документів, також схильних до старіння і потребують особливих умов зберігання. Причому процес старіння таких документів є багатостороннім та суттєво відрізняється від старіння традиційних носіїв інформації.

По-перше, аудіовізуальні та машиночитані документи, так само як і документи на традиційних носіях, схильні до фізичного старіння, пов'язаного зі старінням матеріального носія. Так, старіння фотоматеріалів проявляється у зміні властивостей їх світлочутливості та контрастності при зберіганні, у збільшенні так званої фотографічної вуалі, підвищенні крихкості плівок. У кольорових фотоматеріалів відбувається порушення колірного балансу, тобто. вицвітання, що виявляється у вигляді спотворення кольорів та зниження їх насиченості. Особливо нестійкими були кінофотодокументи на нітроплівці, яка була ще й вкрай пальним матеріалом. Дуже швидко вицвітали перші кольорові кінофотодокументи. Слід зазначити, що взагалі термін збереження кольорових кінодокументів у кілька разів менше, ніж чорно-білих, внаслідок нестійкості барвників кольорового зображення112. Разом з тим, плівковий носій є порівняно довговічним матеріалом. Не випадково в архівній практиці мікрофільми, як і раніше, залишаються важливим способом зберігання. резервних копійнайбільш цінних документів, оскільки можуть зберігатися, за розрахунками фахівців щонайменше 500 років.

Термін служби грамофонних платівок визначається їх механічним зношуванням, залежить від інтенсивності використання, умов зберігання. Зокрема, пластмасові диски (грампластинки) можуть бути деформовані при нагріванні.

Для магнітних носіїв (стрічок, дисків, карт та ін) характерна висока чутливість до зовнішніх електромагнітних впливів. Вони також схильні до фізичного старіння, зношування поверхні з нанесеним магнітним робочим шаром (так зване “осипання”). Магнітна стрічка з часом розтягується, внаслідок чого спотворюється записана на ній інформація.

Порівняно з магнітними носіями оптичні диски більш довговічні, оскільки термін їхньої служби визначається не механічним зносом, а хіміко-фізичною стабільністю середовища, в якому вони знаходяться. Оптичні диски потребують зберігання також в умовах стабільних кімнатних температур та відносної вологості в межах, встановлених для магнітних стрічок. Їх протипоказані надмірна вологість, висока температура і різкі її коливання, забруднений воздух113. Зрозуміло, оптичні диски слід оберігати і від механічних пошкоджень. При цьому треба мати на увазі, що найбільш уразливою є "неробочий" забарвлений бік диска.

На відміну від традиційних текстових та графічних документів, аудіовізуальні та машиночитані документи схильні до технічного старіння, пов'язаного з рівнем розвитку обладнання для зчитування інформації. Швидкий розвиток техніки призводить до того, що виникають проблеми і часом важко подолати перешкоди для відтворення раніше записаної інформації, зокрема, з фонуваликів, платівок, кінострічок, оскільки випуск обладнання для їх відтворення або давно припинився, або обладнання, що діє, розраховане на роботу з матеріальними носіями. володіють іншими технічними характеристиками. Наприклад, в даний час вже важко знайти комп'ютер для зчитування інформації з флоппі-дисків діаметром 5,25", хоча минуло лише п'ять років з того часу, як їх витіснили 3,5-дюймові дискети.

Нарешті, має місце логічне старіння, яке пов'язане із змістом інформації, програмним забезпеченнямта стандартами безпеки інформації. Сучасні технологіїцифрового кодування дозволяють, на думку вчених, зберігати інформацію “практично вічне”. Однак для цього необхідний періодичний перезапис, наприклад, компакт-дисків – через 20-25 років. По-перше, це дорого. А, по-друге, комп'ютерна технікарозвивається настільки швидко, що має місце нестиковка апаратури старих та нових поколінь. Наприклад, коли американські архівісти одного разу вирішили ознайомитися з даними перепису населення 1960 р., що зберігалися на магнітних носіях, то з'ясувалося, що цю інформацію можна відтворити лише за допомогою двох комп'ютерів у всьому світі. Один із них перебував у США, а інший - у Японії114.

Технічне та логічне старіння призводить до того, що значна маса інформації на електронних носіївбезповоротно втрачається. Щоб запобігти цьому, у Бібліотеці Конгресу США, зокрема, утворено спеціальний підрозділ, де у робочому стані містяться всі пристрої для читання інформації з застарілих електронних носіїв.

В даний час продовжується інтенсивний пошук інформаційно ємних і водночас досить стабільних та економічних носіїв. Відомо, наприклад, про експериментальну технологію Лос-Аламоської лабораторії (США), яка дозволяє записувати іонним пучком кодовану інформацію в 2 Гбайт (1 млн. машинописних сторінок) на відрізку дроту завдовжки лише 2,5 см. При цьому прогнозована довговічність носія оцінюється в 5 тис. років за дуже високої зносостійкості. Для порівняння: щоб записати інформацію з усіх паперових носіїв Архівного фонду Російської Федерації, потрібно лише 50 тис. таких шпильок, тобто. 1 ящик115. На одній із наукових конференцій, що відбулася також у США, було продемонстровано виготовлений з нікелю “вічний диск” Rosetta. Він дозволяє зберігати в аналоговому вигляді до 350000 сторінок тексту та малюнків протягом кількох тисяч років.

Запитання та завдання для самоперевірки:

Дайте визначення матеріального носія документованої інформації.

Які матеріали використовувалися в давнину для письма?

Коли і де з'явився папір? У чому полягає суть технології виробництва?

Яку функцію виконували філіграні? Чи використовуються вони зараз?

Що Ви знаєте про властивості, види та формати паперу?

Які особливості кінофотоматеріалів як носіїв інформації?

Чи доводилося використовувати носії механічного звукозапису? Які?

Дайте класифікацію магнітних носіїв інформації.

Що таке оптичні диски? Яка їхня роль у створенні, передачі та зберіганні інформації?

Як історично вирішувалася людиною проблема довговічності матеріальних носіїв документованої інформації?

ТЕМА 7: ОЗНАКИ ДОКУМЕНТІВ. ВАРІАНТИ І КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ

1. ДОКУМЕНТООБРАЗУЮЧІ ОЗНАКИ. ЮРИДИЧНА СИЛА ДОКУМЕНТА

Будь-який документ має певний набір ознак, безпосередньо пов'язаних з його основними функціями та властивостями. Насамперед інформація фіксується будь-ким на матеріальному носії з певною метою, тобто. документована інформація завжди має автора. Автор документа - це "фізична чи юридична особа, яка створила документ". Авторство є найважливішою ознакою документа.

Авторами службових документів, починаючи з 19 століття, стали рахувати установи, організації, підприємства, оскільки посадові особи, які підписують службові документи, виступають лише представниками цих установ. Водночас авторами документів можуть бути окремі особи. Автори можуть бути індивідуальні та колективні (якщо на документі більше одного підпису). Авторство може відповідати підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (якщо автор приховує своє ім'я) чи псевдонімним (якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям).

Важливою документотворчою ознакою є найменування виду документа (наказ, довідка, заява тощо). Воно дозволяє отримати перше загальне уявлення про документ, його юридичної значущості.

До найважливіших ознак документованої інформації належить датування документа. Дата – це час створення документа. Однак, інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють: точні (час створення документа вказується точно);

наближені (час створення документа визначається на основі аналізу його змісту, авторства, згаданих у ньому подій тощо);

можливі (час створення встановлюється шляхом зіставлення окремих документів і навіть їх комплексів, аналізу зовнішніх ознак документа і т.д.)117.

Дата створення документа необхідна для правової оцінки інформації, що міститься в ньому, а також для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з вираженням у документі волі органу управління. Якщо в документі хоча б на один день зміщена дата, то "фактичні відносини, що склалися на основі інформації, що має правове значення, можуть розцінюватися як незаконні"118.

Вірогідність документованої інформації підтверджується посвідченням документа, тобто. підписом, печаткою, грифом затвердження.

Разом розглянуті документотворні ознаки надають документу необхідну юридичну силу. Інакше висловлюючись, недотримання умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки. Водночас слід зазначити, що юридична сила документа залежить також від дотримання та інших умов. Насамперед вона базується на чинному законодавстві, яке надає безперечності, обов'язковості документа для того кола осіб, які ґрунтуватимуть на ньому свої дії. З іншого боку, юридична сила документа залежить від функцій, прав, обов'язків, тобто. від компетенції органу управління чи посадової особи. Документ, виданий некомпетентною, не уповноваженою на те особою або оформлений без попередньої згоди, не вважатиметься законним119. Таким чином, згідно з ГОСТом, юридична сила документа – це “властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення”.

2. ЧЕРНІВНИКИ, РОДИННИКИ, ОРИГІНАЛИ

Різні варіанти документів можна як систему і класифікувати. Зазвичай складання документа починається з чернетки. Черновий документ – рукописний чи машинописний документ, який відбиває роботу автора чи редактора з його текстом. Авторами чернетки можуть бути одна людина (посадова особа),

дві посадові особи (початковий укладач та особа, яка правила текст),

кілька або багато людей і складніший шлях його створення: як основа друкується початковий проект тексту, потім різні його екземпляри правляться різними людьми, потім ця правка зводиться в один екземпляр з правкою (зведена чернетка)121.

Різновидом чернетки є малюнок. Малюнки – це попередні намітки, явно незакінчені, уривчасті, які пов'язані друг з одним фрагменти документа.

Попередні, незакінчені образотворче-графічні технічні документи називаються ескізами. Вони виконуються без застосування креслярських інструментів, без точного дотримання масштабу, але із зображенням необхідних видів, розрізів, перерізів, з нанесенням розмірів та інших пояснень122.

Чернетки нерідко можуть становити значну цінність. Так, наприкінці 1990-х років за дуже значну суму у валюті Академія Наук Російської Федерації за підтримки Міністерства фінансів РФ придбала чернетки, варіанти перших двох томів роману М.А.Шолохова "Тихий Дон".

Після переписування або передруку документ, що складається, стає біловиком. Біловий документ – це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний із чорнового документа або написаний без помарок та виправлень. Якщо біловик не вимагає затвердження, він отримує закінчений вигляд. Якщо він знову піддається виправленню, то стає другою чернеткою. Якщо відкидається, то залишається (зберігається) лише як проект відкинутого документа. Якщо ж біловик підписується, засвідчується печаткою, він стає оригіналом.

Справжній документ – це документ, відомості про автора, часу і місце створення якого, які у самому документі чи виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Оригінал офіційного документа – перший або одиничний екземпляр офіційного документа. Таким чином, оригінал зазвичай буває в одному екземплярі. Але не обов'язково. Наприклад, оригіналами можуть бути підписані циркуляри з типовим обігом або тотожні повідомлення з поля бою, для вірності доставки надіслані різними шляхами123.

Оригінальні креслення – це креслення, виконані на ватмані, кальці (тобто на матеріалі, що дозволяє багаторазове зняття з них копій) та завірені підписами посадових осіб.

"Родільником документа на машинному носії, - згідно з ГОСТом, - є перша за часом запис документа, що містить вказівку, що цей документ є оригіналом". Документи, створені за допомогою нових інформаційних технологій, набувають у нашій країні юридичної сили лише за наявності традиційного паперового супровідного листа124.

Нерідко паралельно з терміном "оригінал" використовується і термін "оригінал". Оригінал – унікальний документ, але бувають і звані “помножені оригінали”, тобто. оригінали, складені у кількох примірниках (наприклад, договір між державами зазвичай складається у такій кількості примірників, скільки сторін, і кожен є оригіналом). За своїм зовнішнім виглядом оригінали документів можуть бути біловиками та чернечками.

Документи, переписані чи правлені (після передруку чи листування) рукою автора, називаються автографи, тобто. авторські, власноручні рукописи.

Редакції (від латів. Redactus – наведений у порядок) – це варіанти, різновиди тексту, які охоплюють порівняно великий його відрізок та містять важливі смислові відмінності. Редакція документа є результатом його переробки автором або будь-якою іншою особою з метою зміни змісту, повноти, стилю тощо.

3. ФАЛЬСИФІКОВАНІ ДОКУМЕНТИ. СПОСОБИ ПІДРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

На противагу справжнім існують фальсифіковані документи. Зазвичай виділяють кілька видів такого роду документів:

повністю фальсифіковані документи, коли відповідають оригіналу ні їх зміст, ні матеріальний носій, ні зовнішні ознаки (почерк, малюнки тощо.). Прикладом подібної фальсифікації може бути створена на початку 1950-х років російськими емігрантами так звана “Лісова книга” (“дощечки Ізенбека”) – “нібито справжній давньоруський твір про язичницьких жерців, написаний на дерев'яних дощечках у 9 столітті;

частково сфальсифіковані документи. Вони, у свою чергу, розрізняються за характером спотворень (фальшування) і можуть містити:

фальсифікацію змісту, тобто. документи може бути справжніми з погляду їх зовнішніх ознак (бланк, реквізити), але з спотвореним змістом. Зокрема, подібна фальсифікація була притаманна численним документам, сфабрикованим співробітниками НКВС у період масових політичних репресій у СРСР;

різновидом фальсифікації змісту є інтерполяція (від лат. Interpolatio: зміна, спотворення) - слова або фрази, довільно вставлені в текст при листуванні або редагуванні і відсутні в оригіналі;

фальшування складу посвідчення, бланка. Документи можуть бути справжніми з точки зору їхнього змісту, авторства, часу створення, але мати фальсифіковані зовнішні ознаки.

Підробка документів на Русі розпочалася ще в епоху Середньовіччя. Історикам відомі, зокрема, фальшиві статути одного з новгородських князів 14 століття. Судебник Івана Грозного у середині 16 століття встановлював відповідальність за складання підроблених протоколів судового розгляду, підробку промов позивача чи відповідача. У 17-18 століттях фабрикувалися грамоти з метою довести давнину роду певних осіб.

Слід зазначити, що до 18 століття фальшувалися, головним чином, актові матеріали, що стосувалися майнових справ, прав власності. Проте, починаючи з 18 століття фальсифікація документів стала здійснюватися також і з політичних та ідеологічних мотивів. Так, вже у 18-19 ст. з'явилися наукові підробки грамот, “Заповітів” Петра 1, Катерини Другої тощо. Згодом з'явилися фальсифіковані "Протоколи Сіонських мудреців", щоденник Вирубової, "Лист Зінов'єва" - послання керівника Комінтерну, нібито відправлене в 1924 британським комуністам, і багато інших126.

В даний час фальшиві документи також мають досить широке поширення. Так, влітку 1999 р. органи МВС Російської Федерації виявили та ліквідували підпільну фабрику, що займалася випуском підроблених документів з підписами найвищих російських чиновників. За даними газети "Известия", у Москві протягом кількох років працювала ціла фабрика з виготовлення фальшивих паспортів. При цьому використовувалися справжні бланки, але з внесеної до них інформації достовірною була тільки фотографія людини. Тим часом, ці відомості не викликали жодних підозр у компетентних органів127.

Основними способами підробки документів на паперовому носії є: підробка бланка документа (виготовлення підроблених бланків за допомогою копіювальної техніки, засобів обчислювальної техніки, Шляхом малювання);

підчистка тексту (механічна дія з метою зміни первинної документованої інформації);

травлення (видалення тексту шляхом знебарвлення барвника штриха хімічними реактивами: кислотою, лугом, окислювачем);

змивання (видалення колишніх записів за допомогою різних розчинників);

дописка (внесення до початкового тексту документа на вільні місця нової інформації);

підробка підписів (методом малювання, копіювання);

вироби печаток (методом малювання самому документі, з допомогою саморобного кліше, шляхом копіювання справжнього відбитка на підроблений документ);

заміна фотографій (найпоширеніші прийоми: повна заміна фотографії; монтаж фотознімка із збереженням частини колишньої фотографії, що містить відбиток друку; перенесення на підкладку однієї фотографії частини емульсійного шару іншої фотографії);

заміна аркушів документів (найчастіше зустрічається при підробці документів, що з кількох аркушів: паспортів, трудових книжок тощо)128.

З появою аудіовізуальних та машиночитаних документів почалася і їхня фальсифікація. Основними методами підробки таких документів є: фотомонтаж, монтаж кінострічок, магнітних стрічок шляхом видалення або вклеювання їх частин тощо.

Для виявлення підробок проводиться спеціальна експертиза документів (технічна, почеркознавча, авторознавча). В її основі лежать загальні положення теорії ідентифікації, а також дані психофізіології вищої нервової діяльності людини, лінгвістики та ін.

На цей час розроблено і застосовується практично безліч способів захисту документів від фальсифікації. У тому числі, крім водяних знаків, що вже згадувалися, можна назвати голографічні наклейки, спеціальні фарби, вбудовані в матеріальний носій металеві нитки тощо. При виготовленні цінних паперів грошей використовується до десяти і більше різних ступенів захисту.

У всіх країнах підробка документів переслідується згідно із законом. У Кримінальному кодексі Російської Федерації, зокрема, є спеціальна стаття 292 про службову підробку.

4. КОПІЇ, ЇХ ІСТОРИЧНИЙ РОЗВИТОК І ВИДИ

Копія (від лат. Copia) - безліч. Копія документа – це “документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа та всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичної сили”130.

Копії з'явилися разом із виникненням документів, оскільки виникла потреба повторювати текст. У практичних цілях складалися збірники копій, грамот – зміцнення землевласникських прав, привілеїв, обліку документації тощо. У Західній Європі ці збірки називалися картуляріями та були відомі з 10 століття. У Росії вони отримали назву копійних книг. Зокрема, з 15 століття до нас дійшов список так званих Коротких зборів ханських ярликів російським митрополитам у російському перекладі

Спочатку копія списувалася від руки. Звідси і назва – список (наприклад, список літопису). У російських установах копіюванням документів займалися спеціальні працівники – копіїсти. Пізніше, починаючи з другої половини 19 ст, з'явилися машинописні копії.

Існує безліч видів копій:

відпустка - це копія, що залишається в установі замість вихідного оригіналу;

дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу. Зазвичай дублікат видається при втраті оригіналу і тим самим установою, де він був створений;

виписка – копія частини документа;

копія з копії – створюється у випадках, коли відсутня оригінал, оригінал.

Один із екземплярів копії документа називається дублетним документом.

За способом відтворення копії можуть бути:

ручні - виходять при листуванні оригіналу від руки або при передруку на друкарській машинці;

автоматичні – є точним відтворенням документа засобами фотографії, друку, репрографії.

За час відтворення копії поділяються на:

одночасні – виникають одночасно з оригіналом (наприклад, при написанні через копіювальний папір);

пізніші копії (можуть створюватися багато років і тисячі років).

За ступенем точності, близькості до оригіналу копії можуть бути:

графічно тотожні (факсимільні) – фотографічні, гектографічні, склографічні, ксерокопії тощо, зокрема. із змінним масштабом зображення;

частково тотожні – зазвичай виготовлені під копірку разом із оригіналом. На копії не відтворюються друкарські елементи бланку документа;

графічно не тотожні копії – копії, зняті від руки, машинописним чи друкарським способом;

мальовані копії – максимально відтворюючі зовнішній вигляд(Почерк, розміщення тексту, посвідчення) оригіналу132.

У зв'язку з використанням виготовлення документів нових інформаційних технологій, комп'ютерної периферії, насамперед принтерів, з'явилися досить специфічні копії. Справа в тому, що багато принтерних роздруківок не мають оригіналів, або їх отримують з тимчасово існуючого оригіналу, зокрема, з проміжного екранного (дисплейного). На перспективі ж роль тимчасового оригіналу гратиме “формований з голосу чи з комп'ютерної авторучки і коригований у тому режимі електронний варіант тимчасово існуючого оригіналу”133.

За способом посвідчення копії розрізняються так:

засвідчені – копії, засвідчені посадовою особою. Завірена копія – це копія документа, де відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, надають їй юридичну силу. У свою чергу, засвідчені копії поділяються на нотаріальні та копії з документів для внутрішніх потреб будь-якої установи, організації, підприємства. Нотаріальні копії документів призначаються, як правило, для пред'явлення іншим установам (наприклад, з документів про освіту, стаж роботи, народження, шлюб; копії з документів, пов'язаних з отриманням матеріальних цінностей). Копії з документів для внутрішніх потреб зазвичай засвідчуються підписом відповідальної особи, наприклад, начальника канцелярії та, у разі потреби, печаткою. Можуть бути і просто завірені копії, наприклад, виписки з документів, засвідчені підписом секретаря.

Жорсткі диски