Носії інформації.
Носій інформації
будь-який матеріальний об'єкт або середовище, що містить інформацію, і здатний досить тривалий час зберігати у своїй структурі занесену на нього інформацію - камінь, дерево, папір, метал, стрічка з намагніченим шаром (в бобінах та касетах), пластик зі спеціальними властивостями (для оптичного запису - CD, DVD і т. д.) і т. д. і т. п.
Носієм інформації може бути будь-який об'єкт, з якого можливе читання наявної на ньому інформації.
Найчастіше сам носій інформації міститься в захисну оболонку, що підвищує його безпеку і, відповідно, надійність збереження (наприклад: паперові листи - в обкладинку, мікросхему пам'яті - в пластик, магнітну стрічку - в корпус і т. д.).
:
Носії інформації застосовуються :
Для запису інформації
Її зберігання
Читання
Передачі (розповсюдження)
Створення творів комп'ютерного мистецтва
У суспільстві можна назвати три основних види носіїв информации:
1) Паперовий;
2) магнітний;
3) Оптичний.
Паперові носії інформації.
Одним із найпоширеніших носіїв інформації є папір. У школі ми записуємо інформацію в зошиті, теоретичний матеріал вивчаємо за підручниками, при розробці повідомлення необхідні відомості ми знаходимо в інших джерелах (книгах, енциклопедіях, словниках тощо), які є паперовими носіями інформації.
На жаль, метод очищення не відображає точку, в якій можуть виникати лавини помилок, оскільки виправляються лише виправлені помилки, а не всі можливі помилки, які можуть виникнути між останнім «полосканням» та наступним запланованим. На жаль, отримана стандартна пам'ять не дозволяє вимірювати поточні аналогові значення параметрів запису, так як виробники зазвичай не надають можливість входу ззовні електронної електроніки аналогової пам'яті. Скраб лише дозволяє виправити випадкові помилки.
На наступному малюнку показано очікувану зміну ймовірності помилкового читання запису з часом. Графік ймовірності читання помилок у збережених записах є лише ілюстративним. Важливо, щоб процедура виконувалася з моменту написання, поки можливість читання помилки не перевищить встановлену процедуру максимальної корекції. Зрозуміло, що очищення в цьому часовому інтервалі дозволяє уникнути лише накопичення помилок, які згодом можуть стати причиною перевищення дії, що коригує.
Перші обчислювальні машини працювали на перфокартах. Перфокарти робили з щільного паперу-картону, куди за певним правилом з допомогою спеціального «верстата» - перфоратора наносили отвори як невеликих дірочок.
Пізніше з'явився досконаліший варіант - перфострічки
Перфострічка
Застарілий носій інформації у вигляді паперової, нітроцелюлозної стрічки з отворами. Перші перфострічки використовувалися з середини ХІХ століття телеграфії.
Завдяки простоті пристроїв введення/виводу, перфострічка набула поширення в комп'ютерної техніки. Пізні комп'ютерні перфострічки мали ширину 7 або 8 рядів і використовували для запису кодування ASCII. Існували стрічки та з іншою кількістю рядів. Використовувалися в мінікомп'ютерах для введення/виведення інформації до середини 1980-х років. Були витіснені магнітними носіями інформації.
Оптичні носії інформації
На жаль, очищення не дозволяє фактично продовжити термін зберігання. Повертаючись до креслення, бачимо, що й пам'ять перебуває у хорошому фізичному стані, тобто вона схильна корозії і допускає множинні операції записи, то, читаючи інформацію з кожного осередку пам'яті і переписуючи її, ми повертаємося до початку графіка. На відміну від очищення, операція повторного запису під час регенерації стосується всієї пам'яті, а не тільки запису, що містить виявлені помилки. Взагалі кажучи, це може бути регенерація стану запису в місцезнаходження або зміщення всередині середовища, наприклад, кількох осередків.
Магнітні носії інформації
Технологія запису інформації на магнітні носії з'явилася порівняно недавно приблизно в середині 20-го століття. Але вже через кілька десятиліть - 60 - 70 роки - ця технологія стала дуже поширеною у всьому світі. Дуже давно з'явилася на світ перша грамплатівка. Яка використовувалася як носій різних звукових даних - на неї записували різні музичні мелодії, мова людини, пісні.
Така поведінка є «гігієнічною», оскільки попередні стани будуть видалені, і процес запису буде виконано як на новому носії. Очевидно, що операція регенерації можлива, якщо процес запису допустимий. Крім того, немає нічого, щоб зупинити регенерацію у поєднанні з очищенням, але нам не потрібно виконувати обидва процеси одночасно. Регенерація має кінцеве повторення, і тут обмеження - це фізичний стан старіння, а також кількість циклів запису і циклів видалення, призначених для певного типу пам'яті.
плавно пливла по канавках зверху шаром магнітних частинок
Магнітні носії інформації
Зверніть увагу, що корродовані або дефектні носії не підходять для відновлення записів. Потім необхідно перенести інформацію на новий носій. Цей процес включає перенесення записів із одного носія на інший. На відміну від регенерації або очищення дані в процесі міграції виводяться з локальної області пам'яті, що вимагає додаткових пристроїв. Пропозиція про створення довгострокових архівів, що використовують лише процес міграції, не є економічно вигідною. Звісно, заміна всього устаткування вигідна з погляду виробників, але з архіву.
Сама технологія запису на платівки була досить простою. За допомогою спеціального апарату у спеціальному м'якому матеріалі, вінілі, робилися засічки, ямки, смужки. І з цього виходила платівка, яку можна було прослухати за допомогою спеціального апарату – патефона чи програвача. Приводився у дію механізм, що обертає платівку, і ставилася голка на платівку. Голка плавно пливла по канавках, прорубаним у платівці, видаючи у своїй різні звуки - залежно від глибини канавки, її ширини, нахилу тощо., використовуючи явище резонансу. А потім труба, що знаходилася біля самої голки, посилювала звук, "висікається" голкою. Майже така сама система і використовується в сучасних пристрояхзчитування магнітного запису. Функції складових частин залишилися колишніми, тільки змінилися самі складові частини - замість вінілових пластинок тепер використовуються стрічки з напиленим на них зверху шаром магнітних частинок; а замість голки - спеціальний пристрій для зчитування.
Електронні зручні та глибокі архіви
Зрозуміло, створюючи архів з певним ступенем надійності під час читання зібраних даних, ми завжди плануємо включити відповідну кількість копій записів окремі області архівного простору. Тому, після заміни пошкодженої частини архіву, повний ресурс можна автоматично перебудувати за допомогою процесу міграції. Після обговорення роботи компонентів, необхідних створення архіву, ми можемо продовжити розгляд його структури. Загалом електронні архіви можна розділити на два типи: ручні архіви та глибокі архіви.
Створення творів комп'ютерного мистецтва
Типовим зручним архівом є жорсткий дискна вашому комп'ютері. Зазвичай він повинен бути досить великим, працювати з невеликою затримкою та швидко. Затримка пов'язана з позиціонуванням головки, що зчитує, на диску. Аналогічно, велика структура кеша і, наприклад, дискові масиви працюватимуть швидше, ніж стрічкові лотки та стрічкові накопичувачі.
Як правило, ручні архіви, що зберігають аудіовізуальний вміст, призначені для роботи протягом певного періоду часу. Після цього елементи архіву обмінюються на нові. Давайте подивимося на такий малюнок, що ілюструє типову мету ручних архівів для аудіовізуального контенту.
з магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».
У 1928 році була виготовлена перша магнітна стрічка. Наші бабусі та дідусі слухали музику на магнітофонах з магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».
Магнітна стрічка виявилася досить надійною, довговічною і доступною кожному носієм інформації. У перших ЕОМ (електронно-обчислювальних машинах) інформація зберігалася на магнітних стрічках та магнітних дисках.
Використання оптичних дисків та флеш пам'яті
У 1980 роках з'являються перші лазерні диски, А так само таке поняття, як флеш-пам'ять. Ці винахід стали можливі після того, як винайшли лазер, тоді більш відомий як квантовий генератор. Лазер – промінь високої енергії, який здатний випалювати на поверхні металу (зверніть увагу, що тільки плавкий метал) двійковий (машинний) код. Оптичні диски мають набагато більший обсяг, ніж магнітна стрічка. Інформаційний об'єм, який можна записати на сучасний компакт-диск, дорівнює 700 Мб – на CD диску, а на DVD диску – 4.7 Гб
Останнім часом створюються більш компактні носії інформації. Вчені задіяли для цього технології. Ефект від цього буде величезний, оскільки, за прогнозом, один такий нано диск зможе замінити десятки тисяч звичайних лазерних дисків.
Зазвичай, ми не зберігаємо великі колекції електронних рукописних архівів, розмір яких призначений для «переродження». Збір зібраних даних має певну мету, наприклад, для процесів поширення або постпродакшн. З архіву ми вимагаємо, щоб доступ до будь-якого контенту виконувався з найменшою можливою затримкою і що передача даних, наприклад відеосервери команди трансляції, була короткою. Зазвичай кількість кишенькових записів, що зберігаються в архівах, обмежена. Ці структури дуже централізовані.
відеокамер він буде на компакт-диску
Є архіви, які мають безліч функцій зручних архівів, але вони великі і поширені, наприклад. Аудіовізуальний контент, який вони містять, сильно стиснутий до смуги потоку даних, що корелюється з потоком телекомунікаційних мереж. Звичайно, і в цих випадках будівництво архівів також не передбачено для зберігання, наприклад, цифрових фільмів. Але що робити, якщо ми не знаємо майбутнього призначення та використання зібраних колекційі припускаємо, що їхня кількість збільшується?
Потрібно організувати електронний глибокий архів. Він збирає безліч типів носіїв, які в цілому складають близько 1 мільйона. При перетворенні колекцій на цифрові файли записи, що зберігаються, не мають певного майбутнього місця призначення, тому перенесення має виконуватися з максимальною точністю. Кожне перетворення оригінального запису в окрему якісну цифрову форму спричиняє витрати і фізично руйнує медіа. Наприклад, пропускання плівкової плівки через сканер телескопа або плівки завжди призводить до механічного пошкодженнящодо тонкого середовища, і подальше розмноження вимагає все більш трудомісткої і дорогої реконструктивної хірургії.
В Останнім часомвиникло безліч фотоапаратів, мобільних телефонів, нетбуків, відеокамер, МР3 плеєрів. Ці пристрої природно теж потребують своїх носіїв інформації. Погодьтеся, мобільний телефонне стане зручним якщо зберігати інформацію він буде на компакт-диску, саме з цієї причини винайшли флеш - карти або як їх тепер називають - флешки. Інформаційний обсяг сучасних флешок може мати десятки гігабайт. Масовий випуск флеш карт став проводитися в 2001 році, але ті флешки мали дуже невеликий об'єм, до 512 Мб.
Давайте подивимося, з яким двійковим обсягом колекцій ми матимемо справу після процесу оцифрування. З таблиці вище зроблено важливі висновки. Бітрейт аудіовізуальних записів в даний час є одним із найбільших у цифровому світі і неухильно зростає з впровадженням нових методів запису. В даний час кіновиробництво практикується лише за допомогою цифрових технологій, оскільки фоточутливість знято.
Носії інформації застосовуються
Недоцільно зберігати великі обсяги аудіовізуальних записів та томів в архівах. З іншого боку, облікові процеси з великою кількістю знімних носіїв в архівах полиці та стійки були б величезним логістичним завданням і зажадали накопичення великої кількості обладнання, призначеного виключно для цього завдання. Архіви, що зберігають будь-який обсяг цифрових колекцій та будь-яку кількість томів, будуть глибоким архівом. Практична реалізація такого архіву в електронному та повністю автоматизованому форматі буде розглянута далі у цій статті.
Розглянемо опис роботи та характеристик глибокого архіву. Одним із важливих параметрівє параметр глибини архіву. У середньому близько 250 ЗМІ із пулу близько 600 000 носіїв щодня здаються у найм. Ми оцінюємо, ділячи кількість всіх носіїв на кількість коштів, що використовуються в день. Так визначаємо середню глибину архіву. Звичайно, якщо ми хочемо бути точнішими, ми можемо оцінити короткочасну глибину архіву, спостерігаючи кількість медіа, запозичених, наприклад, за годину.
Аналогічно, ми встановлюємо максимальну глибину архіву, розділяючи максимальну чи мінімальну кількість доступних для цього періоду часу. Потім ми обчислюємо глибину типового архіву кешу, наприклад, у системі групового складання. Ми розглянули визначення першої важливої риси глибокого архіву. Авторизований архівний клієнт замовляє ресурс, який він вибирає, чекаючи деякого часу для завершення запиту – збору носія з полиці та його доставки. Зазвичай, після прийому носія, не вставляйте відеомагнітофон, наприклад, в дисковод або плівку на сканер, оскільки температура та вологість у магазині зазвичай відрізняються від того, де відтворюється носій.
Останнім часом створюються більш компактні носії інформації. Вчені задіяли для цього технології. Ефект від цього буде величезний, оскільки, за прогнозом, один такий нано диск зможе замінити десятки тисяч звичайних лазерних дисків.
Повнотекстовий пошук:
Матеріал повинен проходити акліматизацію, час якої залежить від його типу та поточного стану. Загальний час з запиту відтворення засобів вважається технічною затримкою реалізації. Режим, в якому ми це робимо, можна назвати «на вимогу», а не режимом «на вимогу». З практичних міркувань, в електронній версії глибокого архіву ми також використовуємо режим на вимогу і виконання черги. Це пов'язано з раціоналізацією вартості будівництва високопродуктивних структур, які не є абсолютно необхідними для цієї конструкції.
Головна > Реферат >Промисловість, виробництво
Введение…………………………………………………………………………….3
У суспільстві можна назвати три основних види носіїв інформації
Крім того, дані з високою швидкістюпередачі даних, згадані в таблиці 5, нелегке завдання, навіть у сучасних телекомунікаційних мережах. Іншою проблемою є оптимізація розсіяної енергії. Електронні кишенькові архіви живляться практично безперебійно, а оптимізація потужності є частковою і пов'язана з використанням малопотужних компонентів. У разі електронного глибокого архіву немає необхідності і розумно зберігати всі компоненти архіву в активності, але ті, чия діяльність випливає з плану виконання черги завдань.
Глава 1 Документована інформація………………………………………...5
1.1.Понятие і характеристика документованої информации………5
1.2.Властивості документованої информации………………………...10
Глава 2 Матеріальні носії інформації …………………………………14
2.1.Понятие матеріальних носіїв…………………………………...14
2.2.Класифікація документів на сучасних матеріальних носіях………………………………………………………………….16
Паперові носії інформації
Проблема дуже серйозна, бо так звані Сервери є виключно енергоємними. Не слід плутати з конкретною структурою електронного архіву. По суті, це модель функціональних посилань та визначення підсистем, включених до архіву. Наприклад, метод зовнішньої черги для обробки запитів у режимі «на вимогу» або кешований метод виведення бітових файлів великого обсягу. Він також не включає попереднє встановлення вмісту в модулі пам'яті, перш ніж вони будуть поміщені в простір архіву.
Глава 3 Характеристика сучасних матеріальних носіївінформації……………………………………………………………..19
3.1.Паперові носії інформації…………………………………...19
3.2.Оптичні (лазерні) носії інформації…………………….23
3.3.Магнітні носіїінформації………………………………….25
3.4.Перфоровані носії інформації………………………….27
3.5.Мікрографічні носії інформації………………………....29
3.6.Фотографічні носії інформації…………………………...30
3.7.Матеріальні носії механічного звукозапису……………...31
Заключение…………………………………………………………………..........33
Список литературы ………………………………………………………............35
ВСТУП
Діяльність будь-якої організації неможливо уявити без збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. При цьому інформація все частіше набуває фіксованого, документального характеру. Відповідно до ГОСТ Р 51141-98 "Документ, документована інформація-це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".
Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей у давнину. Якщо розглядати це в історичному аспекті, то можна простежити, як змінювалися способи фіксування інформації на матеріальному носії та, відповідно, самі носії. Для фіксування та передачі інформації у часі та просторі застосовувалися різні способи від писемності до книгодрукування, від літографії до аудіозапису, фотокопіювання, кінозапису, мікрофільмування, голографії, застосування лазерної та комп'ютерної техніки. Відбувалося це тому, що змінювалися носії інформації- спочатку це були береста, папіруси, потім папір, фотоплівки (фотопапір), магнітні дискети, лазерні диски та інше.
Відкритий доступом до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронне документування, зберігання та передачі документів, тобто. перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документолістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають як об'єкт дослідження документ, принципово нові наукові та прикладні проблеми.
Метою курсової роботиє дослідження показників сучасних матеріальних носіїв документованої інформації.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
дати визначення поняттю «документована інформація»;
проаналізувати властивості документованої інформації;
розглянути документи на різних сучасних носіяхінформації, описати їх типи і дати характеристику.
Глава1 ДОКУМЕНТОВАНА ІНФОРМАЦІЯ
1.1.Поняття та характеристика документованої інформації
Сучасна організація сприймається як складне, комплексне освіту. Більшість організацій є відкриті системи, цілісні, що з численних взаємозалежних елементів, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішнє та зовнішнє середовище.
Зовнішні та внутрішні джерела інформації, що впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі у процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, що пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль цій інфраструктурі грає документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія та інформаційний персонал.
Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, що поєднує структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, що протікають у взаємодії із зовнішнім середовищем організації та охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, ефективно діючий на базі створених інформаційних ресурсів механізм організації.
Ставлення до інформації як ресурсу означає, що за аналогією з іншими ресурсами (фінанси, обладнання, матеріали, технології, персонал) має бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти задоволення сукупних інформаційних потреб організації.
Відповідно до Федерального закону «Про інформацію, інформаційних технологійта про захист інформації» під документованою інформацією розуміється зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у встановлених законодавством України випадках її матеріальний носій; Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів 1 .
Поняття «документ» використовують у багатьох галузях знань пов'язані з предметом їх досліджень.
Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить у собі, причому не лише у змісті, а й у зовнішньому вигляді – почерку, хімічному складі паперу, водяних знаках тощо. Таку увагу до форми має для історика як емоційний ( " дух часу " ), і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливостіДосить точно відображають час, а часом і обставини їх створення. Звідси й тлумачення документа, передусім матеріального носія із зафіксованою у ньому інформацією минуле.
У діловодстві потрібно, перш за все, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити у разі потреби його маршрут інстанціями, включаючи його створення, погодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами та ін. Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа та установа чи посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитів: бланку встановленого зразка, підпису, печатки, реєстраційних номерів. Документ розуміється насамперед як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її автентифікувати та враховувати.
У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості та забезпечити облік, щоб за необхідності видати їх користувачеві (тому ж історику). Зміст документа та його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони є цінністю для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії різняться: архівіст повинен зберегти і сам документ, і реквізити постійними у вигляді, як вони надійшли в архів. Тому він схильний трактувати документ як поміщений на зберігання матеріальний носій з інформацією, що ідентифікується, що має споживчу цінність.
Юрист, як і історик, є споживачем документів, які у архіві. Але його цікавлять у разі конфлікту, учасники якого переслідують протилежні інтереси. У цьому випадку критичне значення набуває питання справжності. Тому юридична цінність документа тим вища, що складніше його підробити чи спотворити. Сам документ для юриста - це насамперед інформація, справжність якої засвідчена і не може бути оскаржена.
Нарешті, для спеціаліста в галузі інформаційних технологій інформація - це товар, який він повинен доставити за призначенням, а також надати користувачеві можливість вільно поводитися з цим товаром, швидко та ефективно змінювати його або, навпаки, забезпечувати незмінність та надійну безпеку. Саме поняття "документ" використовується тут, швидше за традицією, і виконує суто облікову функцію. У будь-якому разі документ постає як цілісна та транспортабельна сукупність (порція) інформації. Таке розуміння найближче до діловодного, але досить далеке від історичного та юридичного.
Можливість створення документів за допомогою комп'ютера найсильніше вдарила по традиційних уявленнях, властиві історикам та архівістам, оскільки вони передбачали зв'язок документа з конкретним носієм. Цей зв'язок втратив сенс: документ створюється в оперативної пам'ятікомп'ютера, що зберігається на його ж жорсткому диску, а потім у процесі обігу та зберігання неодноразово перезаписується на нові носії різних типів. А оскільки час та обставини створення документа тепер не можуть бути відображені у його формі, необхідно забезпечити їхню присутність у змісті. Іншими словами, електронний документ повинен мати більше широке колореквізитів (метаданих) порівняно з паперовим.
Юридичне трактування документа також зазнало випробування, оскільки інформаційні технології дозволяють вносити до тексту зміни, що не залишають жодних слідів на машинному носії. Щоб забезпечити достовірність інформації, потрібні додаткові заходи: підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції) та забезпечення документа електронним цифровим підписом. При цьому все одно зберігається потенційна можливість, що захисні засоби будуть подолані зловмисником. Тому гостро стоїть питання про рівень їхньої надійності.
Документознавство виділяє три основні складові під час розкриття терміна «документ»:
1 документ – матеріальний об'єкт;
2 документ – носій інформації;
3 документ – документована інформація.
Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта, із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі у часі та просторі з метою зберігання та громадського використання.
З легального терміна «документована інформація (документ)» випливають три основні ознаки документа.
Перший - наявність матеріального носія інформації. Як таке, в принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі та фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні й самі відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео- та звукозапису.
Другою ознакою документованої інформації є ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом приєднання до змістовної стороні відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело та призначення інформації, час її документування, а часом і забезпечити захист тієї чи іншої документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що і відомості, що ідентифікуються.
Третьою ознакою документованої інформації, яка не знайшла свого відображення в аналізованому терміні, є можливість зміни форм її закріплення. Даний ознака у тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, то, можливо одночасно представлена й інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. Фактично, це можливість копіювання інформації.
Процес фіксування інформації, тобто створення документа, називається документуваннямуправлінської діяльності. При цьому важливо наголосити, що запис інформації на різних носіях (документування) має здійснюватися за встановленими правилами.
Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальною складовою інформаційну. Введення у практику законодавчим шляхом поняття "документована інформація (документ)", на думку В.А. Копилова, засноване на двоєдності інформації (відомостей) та матеріального носія (у вигляді символів, знаків, літер, хвиль тощо). Через війну документування відбувається хіба що матеріалізація і уречевлення відомостей.
Не менш важлива для управлінської документації та проблема носія інформації, який зазнає змін у міру історичного розвитку. Науково-технічний прогрес спричинив появу так званої електронної документації. Її специфіка у тому, що людина неспроможна сприйняти електронний документ у тому фізичному вигляді, як він зафіксований на носії.
Крім того, електронні документи знаходяться у прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися та старіти в міру науково-технічного прогресу у галузі техніки та програмного забезпечення. У цьому велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за межі існуючого визначення документа
Таким чином, поняття "документована інформація" відрізняється істотно від поняття "інформація". Феномен документованої інформації полягає в двоєдності інформації та матеріального носія, що істотно визначає її правовий режим.
1.2.Властивості документованої інформації
Документована інформація має більшість тих самих властивостей, як і інформація. Ці властивості можна поділити на зовнішні та внутрішні, а серед зовнішніх властивостей виділити три групи залежно від об'єкта взаємодії: джерела інформації, її приймача та об'єкта чи явища, яке вона відображає.
Однак, поряд із загальними властивостями, документована інформація має і низку специфічних властивостей, що відрізняють її від інших видів та різновидів інформації. До них слід віднести, насамперед, фіксований характер документованої інформації, що з самого поняття документа.
Узагальненою характеристикою, яка свідчить про рівень корисності інформації для споживача, є її якість. Найважливішими показниками якості та одночасно властивостями документованої інформації є релевантність, повнота, корисність, своєчасність, достовірність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність.
Релевантністю (від англ. "relevant" - доречний, що відноситься до справи) називається здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.
З релевантністю тісно пов'язане інше найважливіше якість документованої інформації - її цінність, тобто. споживча значимість, яка виражається, як правило, відповідно до інформації свого цільового призначення. У цьому цінність інформації може бути реалізована лише рамках певної інформаційної системи, як елемент цієї системи, що з іншими її структурними елементами і блоками.
Цінність документованої інформації може бути виміряна ступенем наближення до мети або величиною зекономлених ресурсів. У управлінні цінність інформації визначається ступенем на результат, на рівень досягнення поставленої мети.
У свою чергу, результативність інформації може бути короткостроковою чи довгостроковою, мати матеріальний чи духовно-моральний вимір. Цінністю може мати і дезінформація, але лише її джерела. Для споживача ж дезінформація має негативну цінність, оскільки збільшує вихідну невизначеність, зменшує ймовірність досягнення мети.
Істотною характеристикою документованої інформації є її повнота, яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною та отриманою інформацією. Від повноти інформації залежить якість управлінських чи інших рішень, що приймаються на її основі. При цьому слід зауважити, що документована інформація ніколи не буває повною, тому що неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулі епохи. Тому завжди можна говорити лише про рівень повноти інформації.
Слід розрізняти повноту та надмірність інформації. Надмірна інформація - це повторювана, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, негативно б'є по ефективності управління. За наявними даними, зайвим є у середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових та адміністративних документів споживачеві не потрібно читати повністю. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо читатиме все поспіль.
Інформація може бути корисною та марною. Корисність інформації - ще одна з її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації у певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності та марності відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, що виявляється у процесі актуалізації інформації.
З повнотою пов'язана достовірність інформації. Вона відображає ступінь об'єктивності у процесі фіксації та передачі інформації. Зі збільшенням повноти достовірність зростає. Проте відбувається це доти, доки настає надмірність інформації, яка вже перестає впливати на рівень її достовірності.
Достовірність залежить від джерела інформації, насамперед від рівня його компетентності, від суб'єктивізму у процесі збирання, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, така інформація, що міститься в ньому, завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу властива своя, більша чи менша, ступінь суб'єктивності.
Згодом інформація, навіть найкорисніша, старіє. Тому найважливішою її властивістю є новизна. Поняття новизни щодо. Одна й та інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може бути нової при реконструкції подій минулого, тобто. у процесі реалізації функції документа як історичного джерела.
З новизною пов'язана своєчасність інформації, тобто. її здатність відповідати запитам споживача у потрібний час.
Один із властивостей документованої інформації - її доступність, тобто. можливість отримання споживачем.
Захищеність - властивість документованої інформації, яка характеризує неможливість несанкціонованого доступу та зміни, спотворення її з боку інших осіб.
Ще однією властивістю інформації є ергономічність, тобто. оптимальність форми чи обсягу інформації конкретного споживача.
Нарешті, важливою властивістю документованої є її адекватність (визначеність), тобто. відповідність відображених у документі фактів, подій, показників самому об'єкту чи явищу, і навіть завдання конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про рівень адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо про майбутнє (плани, прогнози).
Крім зовнішніх, є внутрішні властивості документованої інформації. Вони знаходять своє вираження обсягом інформації, у її внутрішньої організації, структурі.
Таким чином, властивості документованої інформації - це якості, ознаки яких притаманні документу незалежно від того, усвідомлюються вони людиною чи ні. Властивості тісно пов'язані зі змістом поняття документа та його основними функціями.
Глава2 МАТЕРІАЛЬНІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ
.Поняття матеріальних носіїв
Матеріальну складову документа визначає матеріальний носій інформації - матеріальні об'єкти, у яких відомості (дані) знаходять своє відображення у вигляді символів, образів, сигналів, технічних рішень та процесів.
Відповідно до “ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення”, носій документованої інформації – це “матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді” 2 .
Призначеність документа для зберігання та передачі в просторі та часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет тощо.
Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їхньої головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації в часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.
Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якомусь спеціальному матеріалі (папір, кіно-, відео-, аудіо-, фотоплівка тощо), що має певну форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск тощо) .п.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнило, барвники, клей тощо) та інструментів (ручка, друкарський верстат, відеокамера, принтер тощо).
Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) та складових носія інформації. Залежно від матеріальної основи документи поділяються на великі групи: природні і штучні. Штучні у свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно-плівкові та полімерно-пластинкові).
Найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Більшість сучасних документів, що функціонують у суспільстві, виконані на паперовій основі чи замінниках паперу. Їх називають паперовими, тобто такими, що мають паперовий носій.
До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, витвори, перфострічки, перфокарти та ін.
Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) поповнила видову різноманітність документів, здатних нести звукову мову, музику, рухоме та об'ємне зображення. Були створені грампластинки, магнітні плівки, фото- та кіноплівки, магнітні та оптичні диски – матеріальні носії такої інформації, яка не може бути зафіксована на папері.
До полімерно-плівкових документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта, мікрофіша), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ (перфострічки).
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.
2.2. Класифікація документів на сучасних носіях
Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки та проникнення її у всі сфери людської діяльності визначили появу документів на непаперових носіях інформації.
Ці документи на відміну традиційних, тобто. паперових, зазвичай, вимагають відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофішів, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) тощо.
Носії інформації на перфострічках, перфокарт, магнітних та оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носії інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитуванню.
Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в машиночитаній формі.
За призначеністю для сприйняття документи, що розглядаються, відносяться до машиночитаних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення інформації, що міститься в них. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матричний запис, матричне розташування знаків, цифр тощо), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках та подібних носіях.
Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, що містять запис, доступний для відтворення лише за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальної, проекційної апаратури або комп'ютера.
З усього масиву існуючих документів група виділяється за способом запису і зчитування інформації. Відповідно до цієї ознаки документи на нових носіях інформації поділяють на:
Документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апертурні картки;
Документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні картки, магнітні диски гнучкі (дискети) та жорсткі, а також відеодиски;
Документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) та оптичні диски;
Документи на голографічних носіях (голографічні документи). До них відносять голограму.
За характером зв'язку документів з технологічними процесамив автоматизованих системах розрізняють:
Машинно-орієнтований документ, призначений для запису та зчитування частини інформації, що міститься в ньому, засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет тощо);
Машиночитаний документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що міститься в ньому, за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);
Документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаний носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск тощо - і оформлений в установленому порядку;
Документ-машинограма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки та оформлений у встановленому порядку;
Документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відображений на екрані дисплея (монітора) та оформлений у встановленому порядку;
Електронний документ, що містить сукупність інформації у пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних та апаратних засобів.
Таким чином, документи на сучасних матеріальних носіях мають різну форму, зміст та оформлення.
Глава3 ХАРАКТЕРИСТИКА СУЧАСНИХ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЄВ ІНФОРМАЦІЇ
3.1. Паперові носії інформації
Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку нині є сотні різних видів паперу та виробів із неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесом його виробництва, композиційним складом, ступенем обробки поверхні тощо.
Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться:
|
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
Федеральний Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 № 85-ФЗ (зі змінами від 30 червня 2003 року).
ГОСТ Р51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М: Держстандарт Росії, 1998.
Федеральний закон Російської Федерації від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації.
Андрєєва В.І. Поняття документа та діловодства. // Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера". №8. 2006. С. 22.
Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації// Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів. М: ВНИИДАД, 2000. 234 з.
Бачило І.Л., Лопатін В.М., Федотов М.А. Інформаційне право, підручник. Спб: Юридичний центр Прес, 2001. 225 с.
Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. М: Інформаційно-видавничий будинок "Філін", 2003. 345с.
Румуніна Л.А. Документаційне забезпечення управління 5-е видання.
Міст О. Коментар до ФЗ Про інформацію, інформатизацію та захист інформації. Спб.: Пітер, 2004. 167с.
Кліменко С.В., Крохін І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документив корпоративних мережах. М., 2001. 345с.
Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання // НТІ. Сер. 1. Організація та методика інформаційної роботи. № 8. 1996. З. 2.
Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ: Знання, 2000. 460с.
Ларін М.В. Управління документацією та нові інформаційні технології. М: Наукова книга, 2001. 137 с.
Ларьков Н.С. Документознавство. М: Видавництво АСТ, 2006. 427с.
Правове регулювання електронного документообігу навчально-практичний посібник (Серія "Бібліотечка "Російської газети"). М: Видавництво: Російська газета. Вип. 21. 2005.
1Федеральний закон Російської Федерації від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації.
2 ГОСТ Р51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М: Держстандарт Росії, 1998
Жорсткі диски