Повнотекстовий пошук:
Головна > Реферат >Промисловість, виробництво
Введение…………………………………………………………………………….3
Глава 1 Документована інформація………………………………………...5
1.1.Понятие і характеристика документованої информации………5
1.2.Властивості документованої информации………………………...10
Глава 2 Матеріальні носії інформації …………………………………14
2.1.Понятие матеріальних носіїв…………………………………...14
2.2.Класифікація документів на сучасних матеріальних носіях………………………………………………………………….16
Глава 3 Характеристика сучасних матеріальних носіїв информации……………………………………………………………..19
3.1.Паперові носії інформації…………………………………...19
3.2.Оптичні (лазерні) носії інформації…………………….23
3.3.Магнітні носіїінформації………………………………….25
3.4.Перфоровані носії інформації………………………….27
3.5.Мікрографічні носії інформації………………………....29
3.6.Фотографічні носії інформації…………………………...30
3.7.Матеріальні носії механічного звукозапису……………...31
Заключение…………………………………………………………………..........33
Список литературы ………………………………………………………............35
ВСТУП
Діяльність будь-якої організації неможливо уявити без збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. При цьому інформація все частіше набуває фіксованого, документального характеру. Відповідно до ГОСТ Р 51141-98 "Документ, документована інформація-це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".
Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей у давнину. Якщо розглядати це в історичному аспекті, то можна простежити, як змінювалися способи фіксування інформації на матеріальному носії та, відповідно, самі носії. Для фіксування та передачі інформації у часі та просторі застосовувалися різні способи від писемності до книгодрукування, від літографії до аудіозапису, фотокопіювання, кінозапису, мікрофільмування, голографії, застосування лазерної та комп'ютерної техніки. Відбувалося це тому, що змінювалися носії інформації- спочатку це були береста, папіруси, потім папір, фотоплівки (фотопапір), магнітні дискети, лазерні дискита інше.
Відкритий доступом до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронне документування, зберігання та передачі документів, тобто. перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документолістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають як об'єкт дослідження документ, принципово нові наукові та прикладні проблеми.
Метою курсової роботиє дослідження показників сучасних матеріальних носіїв документованої інформації.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
дати визначення поняттю «документована інформація»;
проаналізувати властивості документованої інформації;
розглянути документи на різних сучасних носіях інформації, описати їх типи та дати характеристику.
Глава1 ДОКУМЕНТОВАНА ІНФОРМАЦІЯ
1.1.Поняття та характеристика документованої інформації
Сучасна організація сприймається як складне, комплексне освіту. Більшість організацій є відкриті системи, цілісні, що з численних взаємозалежних елементів, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішнє та зовнішнє середовище.
Зовнішні та внутрішні джерела інформації, що впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі у процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, яка пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль цій інфраструктурі грає документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія та інформаційний персонал.
Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, що поєднує структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, що протікають у взаємодії із зовнішнім середовищем організації та охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, ефективно діючий на базі створених інформаційних ресурсів механізм організації.
Ставлення до інформації як ресурсу означає, що за аналогією з іншими ресурсами (фінанси, обладнання, матеріали, технології, персонал) має бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти задоволення сукупних інформаційних потреб організації.
Відповідно до Федерального закону «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» під документованою інформацією розуміється зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у встановлених законодавством Російської Федераціївипадках її матеріальний носій; Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів 1 .
Поняття «документ» використовується у багатьох галузях знань пов'язане з предметом їх досліджень.
Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить у собі, причому не лише у змісті, а й у зовнішньому вигляді – почерку, хімічному складі паперу, водяних знаках тощо. Таку увагу до форми має для історика як емоційний ( " дух часу " ), і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливостіДосить точно відображають час, а часом і обставини їх створення. Звідси й тлумачення документа, насамперед як матеріального носія із зафіксованою у ньому інформацією минуле.
У діловодстві потрібно, перш за все, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити у разі потреби його маршрут інстанціями, включаючи його створення, погодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами та ін. Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа та установа чи посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитів: бланку встановленого зразка, підпису, печатки, реєстраційних номерів. Документ розуміється насамперед як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її автентифікувати та враховувати.
У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості та забезпечити облік, щоб за необхідності видати їх користувачеві (тому ж історику). Зміст документа та його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони є цінністю для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії різняться: архівіст повинен зберегти і сам документ, і реквізити постійними у вигляді, як вони надійшли в архів. Тому він схильний трактувати документ як поміщений на зберігання матеріальний носій з інформацією, що ідентифікується, що має споживчу цінність.
Юрист, як і історик, є споживачем документів, які у архіві. Але його цікавлять у разі конфлікту, учасники якого переслідують протилежні інтереси. У цьому випадку критичне значення набуває питання справжності. Тому юридична цінність документа тим вища, що складніше його підробити чи спотворити. Сам документ для юриста - це, перш за все, інформація, справжність якої засвідчена і не може бути оскаржена.
Нарешті, для спеціаліста в галузі інформаційні технологіїінформація - це товар, який він повинен доставити за призначенням, а також надати користувачеві можливість вільно поводитися з цим товаром, швидко та ефективно змінювати його або, навпаки, забезпечувати незмінність та надійну безпеку. Саме поняття "документ" використовується тут, швидше за традицією, і виконує суто облікову функцію. У будь-якому разі документ постає як цілісна та транспортабельна сукупність (порція) інформації. Таке розуміння найближче до діловодного, але досить далеке від історичного та юридичного.
Можливість створення документів за допомогою комп'ютера найсильніше вдарила за традиційними уявленнями, властиві історикам та архівістам, оскільки вони передбачали зв'язок документа з конкретним носієм. Цей зв'язок втратив сенс: документ створюється в оперативної пам'ятікомп'ютера, що зберігається на його ж жорсткому диску, а потім у процесі обігу та зберігання неодноразово перезаписується на нові носії різних типів. А оскільки час та обставини створення документа тепер не можуть бути відображені у його формі, необхідно забезпечити їхню присутність у змісті. Іншими словами, електронний документ повинен мати більше широке колореквізитів (метаданих) порівняно з паперовим.
Юридичне трактування документа також зазнало випробування, оскільки інформаційні технології дозволяють вносити до тексту зміни, що не залишають жодних слідів на машинному носії. Щоб забезпечити достовірність інформації, потрібні додаткові заходи: підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції) та забезпечення документа електронним цифровим підписом. При цьому все одно зберігається потенційна можливість, що захисні засоби будуть подолані зловмисником. Тому гостро стоїть питання про рівень їхньої надійності.
Документознавство виділяє три основні складові під час розкриття терміна «документ»:
1 документ – матеріальний об'єкт;
2 документ – носій інформації;
3 документ – документована інформація.
Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта, із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі у часі та просторі з метою зберігання та громадського використання.
З легального терміна «документована інформація (документ)» випливають три основні ознаки документа.
Перший - наявність матеріального носія інформації. Як таке, в принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі та фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні й самі відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео- та звукозапису.
Другою ознакою документованої інформації є ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом приєднання до змістовної стороні відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело та призначення інформації, час її документування, а часом і забезпечити захист тієї чи іншої документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що і відомості, що ідентифікуються.
Третьою ознакою документованої інформації, яка не знайшла свого відображення в аналізованому терміні, є можливість зміни форм її закріплення. Даний ознака у тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, то, можливо одночасно представлена й інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. Фактично, це можливість копіювання інформації.
Процес фіксування інформації, тобто створення документа, називається документуваннямуправлінської діяльності. При цьому важливо наголосити, що запис інформації на різних носіях (документування) має здійснюватися за встановленими правилами.
В Останнім часомвідбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальною складовою інформаційну. Введення у практику законодавчим шляхом поняття "документована інформація (документ)", на думку В.А. Копилова, засноване на двоєдності інформації (відомостей) та матеріального носія (у вигляді символів, знаків, літер, хвиль тощо). Через війну документування відбувається хіба що матеріалізація і уречевлення відомостей.
Не менш важлива для управлінської документації та проблема носія інформації, який зазнає змін у міру історичного розвитку. Науково-технічний прогрес спричинив появу так званої електронної документації. Її специфіка у тому, що людина неспроможна сприйняти електронний документ у тому фізичному вигляді, як він зафіксований на носії.
Крім того, електронні документи знаходяться у прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися та старіти в міру науково-технічного прогресу у галузі техніки та програмного забезпечення. У цьому велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за межі існуючого визначення документа
Таким чином, поняття "документована інформація" відрізняється істотно від поняття "інформація". Феномен документованої інформації полягає в двоєдності інформації та матеріального носія, що істотно визначає її правовий режим.
1.2.Властивості документованої інформації
Документована інформація має більшість тих самих властивостей, як і інформація. Ці властивості можна поділити на зовнішні та внутрішні, а серед зовнішніх властивостей виділити три групи залежно від об'єкта взаємодії: джерела інформації, її приймача та об'єкта чи явища, яке вона відображає.
Однак, поряд із загальними властивостями, документована інформація має і низку специфічних властивостей, що відрізняють її від інших видів та різновидів інформації. До них слід віднести, насамперед, фіксований характер документованої інформації, що з самого поняття документа.
Узагальненою характеристикою, яка свідчить про рівень корисності інформації для споживача, є її якість. Найважливішими показниками якості та одночасно властивостями документованої інформації є релевантність, повнота, корисність, своєчасність, достовірність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність.
Релевантністю (від англ. "relevant" - доречний, що відноситься до справи) називається здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.
З релевантністю тісно пов'язане інше найважливіше якість документованої інформації - її цінність, тобто. споживча значимість, яка виражається, як правило, відповідно до інформації свого цільового призначення. У цьому цінність інформації може бути реалізована лише рамках певної інформаційної системи, як елемент цієї системи, що з іншими її структурними елементами і блоками.
Цінність документованої інформації може бути виміряна ступенем наближення до мети або величиною зекономлених ресурсів. У управлінні цінність інформації визначається ступенем на результат, на рівень досягнення поставленої мети.
У свою чергу, результативність інформації може бути короткостроковою чи довгостроковою, мати матеріальний чи духовно-моральний вимір. Цінністю може мати і дезінформація, але лише її джерела. Для споживача ж дезінформація має негативну цінність, оскільки збільшує вихідну невизначеність, зменшує ймовірність досягнення мети.
Істотною характеристикою документованої інформації є її повнота, яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною та отриманою інформацією. Від повноти інформації залежить якість управлінських чи інших рішень, що приймаються на її основі. При цьому слід зазначити, що документована інформація ніколи не буває повною, тому що неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулі епохи. Тому завжди можна говорити лише про рівень повноти інформації.
Слід розрізняти повноту та надмірність інформації. Надмірна інформація - це повторювана, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, що негативно позначається на ефективності управління. За наявними даними, зайвим є у середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових та адміністративних документів споживачеві не потрібно читати повністю. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо читатиме все поспіль.
Інформація може бути корисною та марною. Корисність інформації - ще одна з її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації у певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності та марності відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, яка виявляється у процесі актуалізації інформації.
З повнотою пов'язана достовірність інформації. Вона відбиває ступінь об'єктивності у процесі фіксації та передачі. Зі збільшенням повноти достовірність зростає. Проте це лише до того часу, доки надходить надмірність інформації, що вже перестає проводити ступінь її достовірності.
Достовірність залежить від джерела інформації, насамперед від рівня його компетентності, від суб'єктивізму у процесі збирання, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, так інформація, що міститься в ньому, завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу властива своя, більша чи менша, ступінь суб'єктивності.
Згодом інформація, навіть найкорисніша, старіє. Тому найважливішою її властивістю є новизна. Поняття новизни щодо. Одна й та інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може бути нової при реконструкції подій минулого, тобто. у процесі реалізації функції документа як історичного джерела.
З новизною пов'язана своєчасність інформації, тобто. її здатність відповідати запитам споживача у потрібний час.
Один із властивостей документованої інформації - її доступність, тобто. можливість отримання споживачем.
Захищеність - властивість документованої інформації, яка характеризує неможливість несанкціонованого доступу та зміни, спотворення її з боку інших осіб.
Ще однією властивістю інформації є ергономічність, тобто. оптимальність форми чи обсягу інформації конкретного споживача.
Нарешті, важливою властивістю документованої є її адекватність (визначеність), тобто. відповідність відображених у документі фактів, подій, показників самому об'єкту чи явищу, і навіть завдання конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про рівень адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо про майбутнє (плани, прогнози).
Крім зовнішніх, є внутрішні властивості документованої інформації. Вони знаходять своє вираження обсягом інформації, у її внутрішньої організації, структурі.
Таким чином, властивості документованої інформації - це якості, ознаки яких притаманні документу незалежно від того, усвідомлюються вони людиною чи ні. Властивості тісно пов'язані зі змістом поняття документа та його основними функціями.
Глава2 МАТЕРІАЛЬНІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ
.Поняття матеріальних носіїв
Матеріальну складову документа визначає матеріальний носій інформації - матеріальні об'єкти, у яких відомості (дані) знаходять своє відображення у вигляді символів, образів, сигналів, технічних рішень та процесів.
Відповідно до “ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення”, носій документованої інформації – це “матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді” 2 .
Призначеність документа для зберігання та передачі в просторі та часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет тощо.
Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їхньої головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації в часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.
Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якомусь спеціальному матеріалі (папір, кіно-, відео-, аудіо-, фотоплівка тощо), що має певну форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск тощо) .п.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнило, барвники, клей тощо) та інструментів (ручка, друкарський верстат, відеокамера, принтер тощо).
Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) та складових носія інформації. Залежно від матеріальної основи документи поділяються на великі групи: природні і штучні. Штучні у свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно-плівкові та полімерно-пластинкові).
Найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Більшість сучасних документів, що функціонують у суспільстві, виконані на паперовій основі чи замінниках паперу. Їх називають паперовими, тобто такими, що мають паперовий носій.
До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, витвори, перфострічки, перфокарти та ін.
Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) поповнила видову різноманітність документів, здатних нести звукову мову, музику, рухоме та об'ємне зображення. Були створені грампластинки, магнітні плівки, фото- та кіноплівки, магнітні та оптичні диски – матеріальні носії такої інформації, яка не може бути зафіксована на папері.
До полімерно-плівкових документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта, мікрофіша), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ (перфострічки).
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.
2.2. Класифікація документів на сучасних носіях
Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки та проникнення її у всі сфери людської діяльності визначили появу документів на непаперових носіях інформації.
Ці документи на відміну традиційних, тобто. паперових, зазвичай, вимагають відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.
Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних та оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носії інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитуванню.
Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в машиночитаній формі.
За призначеністю для сприйняття аналізовані документи відносяться до машиночитаних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення інформації, що міститься в них. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матричний запис, матричне розташування знаків, цифр тощо), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках та подібних носіях.
Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, що містять запис, доступний для відтворення лише за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальної, проекційної апаратури або комп'ютера.
З усього масиву існуючих документів група виділяється за способом запису і зчитування інформації. Відповідно до цієї ознаки документи на нових носіях інформації поділяють на:
Документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апертурні картки;
Документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) та жорсткі, а також відеодиски;
Документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) та оптичні диски;
Документи на голографічних носіях (голографічні документи). До них відносять голограму.
За характером зв'язку документів із технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють:
Машинно-орієнтований документ, призначений для запису та зчитування частини інформації, що міститься в ньому, засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет тощо);
Машиночитаний документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що міститься в ньому, за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);
Документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаний носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск тощо - і оформлений в установленому порядку;
Документ-машинограма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки та оформлений у встановленому порядку;
Документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відображений на екрані дисплея (монітора) та оформлений у встановленому порядку;
Електронний документ, що містить сукупність інформації у пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних та апаратних засобів.
Таким чином, документи на сучасних матеріальних носіях мають різну форму, зміст та оформлення.
Глава3 ХАРАКТЕРИСТИКА СУЧАСНИХ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЄВ ІНФОРМАЦІЇ
3.1. Паперові носії інформації
Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку в даний час є сотні різних видівпаперу та виробів з неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесомїї виробництва, композиційним складом, ступенем оздоблення поверхні тощо.
Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться:
|
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
Федеральний Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 № 85-ФЗ (зі змінами від 30 червня 2003 року).
ГОСТ Р51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М: Держстандарт Росії, 1998.
Федеральний закон Російської Федерації від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації.
Андрєєва В.І. Поняття документа та діловодства. // Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера". №8. 2006. С. 22.
Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації// Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів. М: ВНИИДАД, 2000. 234 з.
Бачило І.Л., Лопатін В.М., Федотов М.А. Інформаційне право, підручник. Спб: Юридичний центр Прес, 2001. 225 с.
Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. М: Інформаційно-видавничий будинок "Філін", 2003. 345с.
Румуніна Л.А. Документаційне забезпечення управління 5-е видання.
Міст О. Коментар до ФЗ Про інформацію, інформатизацію та захист інформації. Спб.: Пітер, 2004. 167с.
Кліменко С.В., Крохін І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документиу корпоративних мережах. М., 2001. 345с.
Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання // НТІ. Сер. 1. Організація та методика інформаційної роботи. № 8. 1996. З. 2.
Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ: Знання, 2000. 460с.
Ларін М.В. Управління документацією та нові інформаційні технології. М: Наукова книга, 2001. 137 с.
Ларьков Н.С. Документознавство. М: Видавництво АСТ, 2006. 427с.
Правове регулювання електронного документообігу навчально-практичний посібник (Серія "Бібліотечка "Російської газети"). М: Видавництво: Російська газета. Вип. 21. 2005.
1Федеральний закон Російської Федерації від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації.
2 ГОСТ Р51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М: Держстандарт Росії, 1998
ПАПЕРОВІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ
Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку нині є сотні різних видів паперу та виробів із неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесом його виробництва, композиційним складом, ступенем обробки поверхні тощо.
Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться:
|
композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання; |
|
|
маса паперу (маса 1 кв. мпапери будь-якого сорту). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м; |
|
|
товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм); |
|
|
щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси г/смЕ); |
|
|
структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо); |
|
|
гладкість поверхні паперу; |
|
|
світломіцність; |
|
|
бур'ян (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу. |
Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір із поверхневою щільністю від 30 до 52 г/мі з переважанням у її композиційному складі деревної маси називається газетної. Друкарськапапір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/мі виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічнапапір (від 85 до 160 г/м|). Для технічного документування використовується високосортна біла креслярська. ватманськапапір, що виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документнапапір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових і бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками 94 .
Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно- обчислювальних машинахзастосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу завтовшки близько 0,1 ммта шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5 мм .
Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але одночасно існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і виходячи з побажань споживачів 95 . У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати". В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ISO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації 96 . Вона діє у Росії.
Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 м|, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0.
Формати А-серії ISO 216:
Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1).
Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4.
Які основні цілі застосування різних форматів?
А0, А1 – технічні креслення;
А2, А3 – креслення, діаграми, широкоформатні таблиці;
А4 - листи, бланки, витратні матеріали для принтерів та копірів, журнали, каталоги;
А5 - записники;
А6 – поштові листівки;
А5, А6, В5, В6 – книги;
С4, С5, С6 - конверти для листів формату А4: нескладені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6);
В4, А3 – газети.
В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6.
З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними найбільш часто використовуваними засобами масштабування, наприклад:
71% v0,5 А3>А4
141% v2 А4>А3 (також А5> А4)
Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм), "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм) 97 .
Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір(термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір(діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька- прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіюваннята ін.
Папір завтовшки понад 0,5 ммта масою 1 кв. мпонад 250 гназивається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, для виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо.
Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації. перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 ммі виготовлялися із тонкого, механічно міцного картону.
На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні карти- карти із вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку зображувально-графічної технічної документації та патентної інформації.6.1. Найдавніші матеріали для письма
6.2. Винахід паперу та вдосконалення його виробництва
6.3. Класифікація сучасних носіївдокументованої інформації. Їхня характеристика
6.4. Вплив типу носія інформації на довговічність та вартість документа
СТАРОДНІ МАТЕРІАЛИ ДЛЯ ЛИСТА
Як зазначалося, визначення поняття документа грунтується на двоєдності інформації та матеріального носія. Матеріальні носії істотно впливають на процеси створення, передачі, зберігання та використання документованої інформації. Відповідно до “ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення”, носій документованої інформації – це “матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді”.
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.
Поява писемності – однієї з перших інформаційних технологій – стимулювала пошуки та винахід спеціальних матеріалів для письма. Однак спочатку людина використовувала для цієї мети найбільш доступні матеріали, які можна було без особливих зусиль знайти в навколишньому природному середовищі: пальмове листя, раковини, деревна кора, черепахові щитки, кістки, камінь, бамбук і т.д. У Стародавню Грецію і Римі цих цілей іноді використовувалися дерев'яні дощечки, вкриті шаром воску, металеві (бронзові чи свинцеві) таблиці, Індії – мідні пластини, а Стародавньому Китаї – бронзові вази, шовк. На території Стародавньої Русі писали на корі берези - Бересті. Відомий випадок, коли у 1594 р. 30 пудів берести для листа було навіть продано нашою країною до Персії.
Основним матеріалом для письма у народів Передньої Азії спочатку була глина, з якої виготовлялися випуклі плитки. Після нанесення потрібної інформації (у вигляді клиноподібних знаків) сирі глиняні плитки висушувалися або обпалювалися, а потім поміщалися спеціальні дерев'яні або глиняні ящики, або своєрідні глиняні конверти. Нині у музеях світу, приватних колекціях зберігається щонайменше 500 тис. таких глиняних табличок, виявлених під час розкопок древніх міст Ассирії, Вавилона, Шумера91.
Використання природних матеріалів для цілей листа мало місце і в пізніші часи. Наприклад, у віддалених куточках Росії навіть у 18 столітті іноді писали на бересті. В архівах Мінська зберігається кілька номерів газети "Партизанська правда", надрукованої на бресті білоруськими партизанами в одній зі своїх лісових друкарень у роки Великої Вітчизняної війни.
Історично першим матеріалом, який спеціально виготовлявся для писання, був папірус. Його винахід став одним із найважливіших досягнень єгипетської культури. Головними перевагами папірусу були компактність та легкість. Папірус вироблявся з пухкої серцевини стебел нільської тростини у вигляді тонких жовтих листів, які потім склеювали в смуги довжиною до 6 м і шириною до 30 см. Внаслідок великої гігроскопічності і ламкості папірусу, запис на ньому зазвичай велася з одного боку і зберігали його у вигляді свитка . Останнім історичним документом, написаним на папірусі, стало послання папи римського на початку 20 ст.
Іншим матеріалом, що спеціально виготовлявся для цілей письма і набув широкого поширення в епоху давнини та середньовіччя, був пергамент. На відміну від папірусу, що вироблявся лише в Єгипті, пергамент можна було отримати практично в будь-якій країні, так як виготовлявся він зі шкур тварин (баранячих, козлячих, свинячих, телячих) шляхом їх очищення, промивання, просушування, розтяжки з подальшою обробкою крейдою та пемзою . Стародавнім умільцям вдавалося виробляти часом такий тонкий пергамент, що цілий сувій міг поміститися в шкаралупі горіха. У нашій країні пергамент стали виготовляти лише у 15 столітті, а раніше його привозили з-за кордону.
На пергаменті можна було писати з обох боків. Він був набагато міцніший і довговічніший за папірус. Разом про те пергамент був дуже дорогим матеріалом. Цей суттєвий недолік пергаменту вдалося подолати лише внаслідок появи паперу.
ВИНАХОД ПАПЕРУ І ВДОСКОНАЛЕННЯ ЇЇ ВИРОБНИЦТВА
Папір (від італ. “bambagia” – бавовна) було винайдено у Китаї у 2 столітті до Р.Х. У 105 р. китаєць Цай Лунь удосконалив процес її виготовлення, запропонувавши використовувати як сировину молоді пагони бамбука, кору тутових дерев, верби, пеньку та ганчір'я.
Довгий час китайцям вдавалося зберігати секрет секрети виробництва паперу. Лише на початку 7-го століття ці секрети були вивезені за межі країни – до Кореї та Японії, потім стали відомі в інших країнах Сходу, а у 12 ст. - І в Європі. З 13 ст. папір став вироблятися Італії, в 14 в. – у Німеччині, у 15 ст. - в Англії.
На Русі використання цього нового матеріалу для письма розпочалося у 14 столітті. Спочатку папір був привізним - спочатку зі Сходу, а потім із Західної Європи: італійська, французька, німецька, голландська. У період правління Івана Грозного в Росії був побудований перший "паперовий млин" поблизу Москви, що діяла, втім, недовго. Але вже у 17 столітті країни працювало 5 папероробних підприємств, а 18 столітті – 5292.
Спосіб виготовлення паперу принципово відрізняється від папірусу та пергаменту. Він заснований на руйнуванні зв'язку між рослинними волокнами з подальшим тісним переплетенням між собою (“сволачуванням”) у формі тонкого паперового листа або паперової стрічки.
До середини 19 століття практично весь європейський, у тому числі й російський, папір виготовлявся з льняного ганчір'я. Його промивали, проварювали з содою, їдким натром або вапном, сильно розбавляли водою і розмелювали на спеціальних млинах. Потім рідку масу черпали спеціальною прямокутною формою із прикріпленою до неї сіткою із дроту. Після стікання води на металевому ситі залишався тонкий шар паперової маси. Отримані таким чином вологі паперові листи укладали між відрізами грубого сукна або повсті, за допомогою преса віджимали воду і просушували.
Металеві нитки сітки залишали на папері, виготовленому ручним способом, сліди, видимі на просвіт, оскільки паперова маса в місцях її зіткнення з дротом була менш щільною. Ці сліди отримали назву філігранів (від італ. "filigrana" - водяний знак на папері).
У папері європейського виробництва водяні знаки вперше з'явилися в Італії наприкінці 13 століття, а в Росії – лише у другій половині 17 століття. Спочатку це були малюнки, що повторювали контурне зображення, зроблене з тонкого дроту, що прикріплювалося до дна металевої сітки. На філігранях зображалися тварини, рослини, небесні тіла, корони, портрети монархів тощо.
На сьогодні відомо близько 175 тис. філігранів, зроблених у різний час на паперових млинах та мануфактурах. Водяні знаки були торговою маркою, а також одним із засобів захисту від підробки документів. І в наші дні папір з водяними знаками, як і раніше, широко застосовується для виготовлення. цінних паперів, грошових знаків, важливих документів (паспортів, дипломів, свідоцтв тощо).
Тим часом паперове виробництво вдосконалювалось і поступово механізувалося. У 1670 р. у Голландії було винайдено рол – механізм для розмелювання, подрібнення волокон. Французький хімік Клод Луї Бертолле в 1789 р. запропонував спосіб відбілювання ганчір'я хлором, що сприяло покращенню якості паперу. Менш ніж за 10 років, в 1798 р. француз Н.Л. Робер отримав патент на винахід паперової машини. У Росії її перша така машина було встановлено 1818 р. на Петергофской паперової фабриці.
Найважливішим крокому розвитку папероробного виробництва стало виготовлення паперу з деревини. Відкриття нового способу належало саксонському ткачу Ф. Келлеру в 1845 р. З цього часу деревна сировина стає основною у паперовій промисловості.
У ХХ столітті тривало вдосконалення паперового носія інформації. З 1950-х років у виробництві паперу стали застосовуватися полімерні плівки та синтетичні волокна, внаслідок чого з'явився принципово новий, синтетичний папір – папір-пластикат. Вона відрізняється підвищеною механічною міцністю, стійкістю до хімічних впливів, термостійкістю, довговічністю, високою еластичністю та деякими іншими цінними якостями. Такий папір може використовуватися виготовлення креслень, географічних карт, репродукцій тощо. Однак повна заміна рослинних волокон синтетичними погіршує структуру поверхні паперу, тому краще їх змішана композиція93.
Наприкінці 20 століття з'явилися повідомлення про винахід "електронного паперу", що представляє пластиковий лист, який має покриття у вигляді гнучких транзисторів і підключається до комп'ютера. Транзистори створюють електричне поле, під впливом якого змінюється колір "електронного чорнила", що складається з величезної кількості дрібних мікрокапсул з темним барвником і світлим пігментом. На одному аркуші “електронного паперу” можна друкувати безліч документів, зберігаючи при цьому раніше створені.
КЛАСИФІКАЦІЯ СУЧАСНИХ НОСІЇВ ДОКУМЕНТОВАНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. ЇХ ХАРАКТЕРИСТИКА
Починаючи з 19 століття, у зв'язку з винаходом нових способів та засобів документування (фото-, кіно, аудіодокументування та ін), широкого поширення набули багато принципово нових носіїв документованої інформації. Залежно від якісних характеристик, а також від способу документування їх можна класифікувати наступним чином: паперові;
носії механічного звукозапису;
магнітні носії;
оптичні (лазерні) диски та інші перспективні носії інформації.
Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку нині є сотні різних видів паперу та виробів із неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесом його виробництва, композиційним складом, ступенем обробки поверхні тощо.
Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться: композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання;
маса паперу (маса 1 кв. м паперу будь-якого сорту). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м;
товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм);
щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси в г/смі);
структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо);
гладкість поверхні паперу;
світломіцність;
бур'яну паперу (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу.
Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір з поверхневою щільністю від 30 до 52 г/мІ та з переважанням у його композиційному складі деревної маси називається газетним. Друкарський папір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/мІ та виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічний папір (від 85 до 160 г/мІ). Для технічного документування використовується високосортний білий креслярський ватманський папір, який виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документний папір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових і бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками94.
Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно-обчислювальних машинах застосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу товщиною близько 0,1 мм та шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5мм.
Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але одночасно існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і виходячи з побажань споживачів95. У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 “Папір та вироби з паперу. Споживчі формати”. В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ІSO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації96. Вона діє у Росії.
Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 мІ, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0.
Формати А-серії ISO 216:
Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1).
Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4.
Які основні цілі застосування різних форматів?
А0, А1 – технічні креслення;
А2, А3 - креслення, діаграми, широкоформатні таблиці;
А4 – листи, бланки, витратні матеріали для принтерів та копірів, журнали, каталоги;
А5 – записники;
А6 – поштові листівки;
А5, А6, В5, В6 – книги;
С4, С5, С6 – конверти для листів формату А4: нескладені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6);
В4, А3 – газети.
В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6.
З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними найбільш часто використовуваними засобами масштабування, наприклад:
71% v0,5 А3>А4
141% v2 А4>А3 (також А5> А4)
Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм) , "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм)97.
Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір (термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір (діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька – прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіювання та ін.
Папір товщиною понад 0,5 мм та масою 1 кв. м понад 250 г називається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, для виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо.
Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації – перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 мм і виготовлялися з тонкого, механічно міцного картону.
На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні картки – картки з вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку образотворчо-графічної технічної документації та патентної інформації. Фотоматеріали являють собою гнучкі плівки, пластинки, папери, тканини. Вони є по суті багатошарові полімерні системи, що складаються, як правило, з: підкладки (основи), на яку наноситься
підшар, а також
світлочутливий емульсійний шар (галогенід срібла) та
протиореольний шар.
Кольорові фотоматеріали мають складнішу будову. Вони містять також синьо-, жовто-, зелено-, червоночутливі шари. Розробка в 1950-і роки багатошарових кольорових матеріалів стала одним з якісних стрибків в історії фотографії, визначивши швидкий розвиток та широке поширення кольорової фотографії.
До найважливіших характеристик фотографічних матеріалів, зокрема, фотоплівок, відносяться: світлочутливість, зернистість, контрастність, кольорочутливість.
Кіноплівка є фотографічним матеріалом на гнучкій прозорій підкладці, що має з одного або обох країв отвори – перфорації. Історично перші світлочутливі стрічкові носії були на паперовій основі. Нитратцеллюлозна стрічка, що використовувалася на перших порах, була дуже горючим матеріалом. Проте вже в 1897 р. німецьким ученим Вебером була виготовлена плівка з негорючою основою з тріацетату целюлози, що набула широкого поширення, у тому числі у вітчизняній кіноіндустрії. Згодом підкладка стала виготовлятися із поліетилентерефталату та інших еластичних полімерних матеріалів.
У порівнянні з фотоплівкою кінострічка зазвичай складається з більшої кількості шарів. На підкладку наноситься підшар, який служить для закріплення світлочутливого шару (або кількох шарів) на основі. Крім того, кіноплівка зазвичай має протиореольний, протискручуючий, а також захисний шар.
Кіноплівки бувають чорно-білі та кольорові. Вони поділяються на: негативні;
позитивні (для контактного та проекційного друкування);
звертаються (можуть використовуватися для отримання негативів та позитивів);
контратипні (для копіювання, наприклад, масового виготовлення фільмокопій);
гідротипні;
фонограмні (для фотографічного запису звуку)98.
Чорно-біла фотографічна плівка шириною 16 і 35 мм є найпоширенішим носієм для виготовлення мікрофільмів. Основними типами мікрофільмів є мікрофільми рулонні та у відрізку. Мікрофільми у відрізку – це частина рулонної плівки завдовжки не менше 230 мм, на якій розміщується кілька десятків кадрів. Мікрокарти, мікрофіші та ультрамікрофіші є фактично плоскими форматними мікрофільмами. Зокрема, мікрофіша – це аркуш фотоплівки формату 105х148 мм.
МАТЕРІАЛЬНІ НОСІЇ МЕХАНІЧНОГО ЗВУКОЗАПИСУ
За більш ніж вікову історію механічного звукозапису неодноразово змінювалися і матеріали та форма носіїв звукової інформації. Спочатку це були фонографічні валики, що являли собою порожнисті циліндри діаметром близько 5 см і довжиною близько 12 см. Вони покривалися так званим “затверділим воском”, який наносилася звукова доріжка. Ліхтарі швидко зношувалися, їх практично неможливо було тиражувати. Тому цілком закономірно вже незабаром вони виявились витісненими грамофонними платівками.
Грампластинки мали задовольняти дуже жорстким вимогам, оскільки у процесі відтворення фонозапису вістря голки тисне на дно канавки з силою близько 1 т/смІ. Перша грамофонна платівка, записана в 1888 р., була цинковим диском з вигравіруваною фонограмою. Потім грамплатівки стали відливати з целулоїду, каучуку, ебоніту. Проте набагато дешевшими, пружними та міцними виявилися пластмасові диски на основі поліхлорвінілу та вініліту. Вони мали і кращу якість звуку.
Грамофонні платівки виготовлялися шляхом пресування, штампування або лиття. Оригіналом грампластинки служив восковий диск, а згодом - металевий (нікелевий) диск, покритий спеціальним лаком (лаковий диск)99.
За типом запису грампластинки, що випускалися нашій країні, поділялися на звичайні, довгограючі і стереофонічні. За кордоном, крім того, були розроблені квадрафонічні платівки та відеограмплатівки. Крім того, грампластинки класифікуються за розміром, частотою обертання, тематикою запису. Зокрема, стереофонічні платівки, виробництво яких у СРСР почалося з 1958 р., так само як і довгограючі, випускалися форматом (діаметром) 174, 250 та 300 мм. Частота їхнього обертання зазвичай становила 33? про/хв.
З початку 1990-х років. виробництво грампластинок у Росії фактично припинилося, поступившись місцем іншим, більш якісним і ефективним способам звукозапису (електромагнітного, цифрового).
МАГНІТНІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ, ЇХНІ ВИДИ
Найпершим носієм магнітного запису, який використовувався в апаратах Поульсена на рубежі 19-20 ст., був сталевий дріт діаметром до 1 мм. На початку 20 століття для цього використовувалася також сталева катана стрічка. Тоді ж (1906 р.) був виданий і перший патент на магнітний диск. Проте якісні характеристики всіх цих носіїв були дуже низькими. Досить сказати, що для виробництва 14-годинного магнітного запису доповідей на Міжнародному конгресі в Копенгагені в 1908 р. знадобилося 2500 км або близько 100 кг дроту100.
Лише з другої половини 1920-х рр., коли було винайдено порошкову магнітну стрічку, почалося широкомасштабне застосування магнітного запису. Спочатку магнітний порошок наносився на паперову підкладку, потім - на ацетилцелюлозу, поки не почалося застосування як підкладка високоміцного матеріалу поліетилентерефталату (лавсану). Удосконалювалося також якість магнітного порошку. Стали використовуватися, зокрема, порошки оксиду заліза з добавкою кобальту, металеві магнітні порошки заліза та її сплавів, що дозволило кілька разів збільшити щільність записи.
У 1963 р. фірмою Philips була розроблена так звана касетна запис, що дозволила застосовувати дуже тонкі магнітні стрічки. У компакт-касетах максимальна товщина стрічки становить 20 мкм при ширині 3,81 мм. Наприкінці 1970-х років. з'явилися мікрокасети розміром 50 х 33 х 8 мм, а в середині 1980-х років. - Пікокасети - втричі менше мікрокасет101.
З початку 1960-х років. широке застосування отримали магнітні диски – насамперед у запам'ятовуючих пристроях ЕОМ. Магнітний диск – це алюмінієвий або пластмасовий диск діаметром від 30 до 350 мм, покритий магнітним порошковим робочим шаром завтовшки кілька мікронів. У дисководі, як і в магнітофоні, інформація записується за допомогою магнітної головки, тільки не вздовж стрічки, а на концентричних магнітних доріжках, розташованих на поверхні диска, що обертається, як правило, з двох сторін. Магнітні диски бувають жорсткими та гнучкими, змінними та вбудованими у персональний комп'ютер. Їх основними характеристиками є: інформаційна ємність, час доступу до інформації та швидкість зчитування поспіль.
Алюмінієві магнітні диски – жорсткі (вінчестерські) незнімні диски - в ЕОМ конструктивно з'єднані у єдиному блоці з дисководом. Вони компонуються у пакети (стопки) від 4 до 16 штук. Запис даних на жорсткий магнітний диск, як і читання, складає швидкості до 7200 оборотів на хвилину. Місткість диска досягає понад 9 Гбайт. Ці носії призначені для постійного зберігання інформації, що використовується під час роботи з комп'ютером (системне програмне забезпечення, пакети прикладних програм та ін.).
Гнучкі пластмасові магнітні диски (флоппі-диски, що від англ. floppy – вільно висить) виготовляються з гнучкого пластику (лавсану) і розміщуються по одному в спеціальних пластикових касетах. Касета з флоппі-диском називається дискетою. Найбільш поширені дискети з флоппі-дисками діаметром 3,5 та 5,25 дюйма. Ємність однієї дискети зазвичай становить від 1,0 до 2,0 Мбайт. Проте вже розроблено 3,5-дюймову дискету ємністю 120 Мбайт. Крім того, випускаються дискети, призначені для роботи в умовах підвищеної запиленості та вологості102.
Широке застосування, насамперед у банківських системах, знайшли звані пластикові карти, що є пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними. Вони бувають двох типів: прості та інтелектуальні. У найпростіших картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані та змінювати їх. В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картами (від англ. Smart - розумний), крім пам'яті, вбудований ще й мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки і робить пластикові карти багатофункціональними103.
Слід зазначити, що, крім магнітного, існують інші способи запису інформації на карту: графічний запис, ембосування (механічне видавлювання), штрих-кодування, а з 1981 р. – також і лазерний запис (на спеціальну лазерну картку, що дозволяє зберігати великий обсягінформації, але поки що дуже дорогу104).
Для запису звуку в цифрових диктофонах використовуються, зокрема, мінікарти, що мають подібність до дискет з об'ємом пам'яті 2 або 4 Мбайт і забезпечують запис протягом 1 години.
В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують: за геометричною формою та розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо);
з внутрішньої будови носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів);
за способом магнітного запису (носії для поздовжнього та перпендикулярного запису);
на вигляд записуваного сигналу (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційного запису, для цифрового запису).
Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно вдосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів та зниження середнього часу доступу до інформації105.
ОПТИЧНІ (ЛАЗЕРНІ) ДИСКИ. ПЕРСПЕКТИВНІ ВИДИ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде шляхом безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більшого поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису та відтворення інформації за допомогою лазерного променя.
Вперше оптичний запис звукових програм для побутових цілей було здійснено у 1982 р. фірмами “Sony” та “Philips” у лазерних програвачах на компакт-дисках, які стали позначатися абревіатурою CD (CompactDisc). У середині 1980-х років було створено компакт-диски з постійною пам'яттю – CD-ROM (CompactDisc – ReadOnlyMemory). C 1995 стали використовуватися оптичні компакт-диски, що перезаписуються: CD-R (CD Recordable) і CD-E (CD Erasable).
Оптичні диски зазвичай мають полікарбонатну або скляну термооброблену основу. Робочий шар оптичних дисків виготовляють у вигляді найтонших плівок легкоплавких металів (телур) або сплавів (телур-селен, телур-вуглець, телур-селен-свинець та ін), органічних барвників. Інформаційна поверхня оптичних дисків покрита міліметровим шаром міцного прозорого пластику (полікарбонату). У процесі запису та відтворення на оптичних дисках роль перетворювача сигналів виконує лазерний промінь, сфокусований на робочому шарі диска в пляму діаметром близько 1 мкм. При обертанні диска лазерний промінь слід уздовж доріжки диска, ширина якої також близько 1 мкм. Можливість фокусування променя у пляму малого розміру дозволяє формувати на диску мітки площею 1-3 мкмІ. Як джерело світла використовуються лазери (аргонові, гелій-кадмієві та ін.). В результаті щільність запису виявляється на кілька порядків вище за межу, що забезпечується магнітним способом запису. Інформаційна ємність оптичного диска досягає 1 Гбайт (при діаметрі диска 130 мм) та 2-4 Гбайт (при діаметрі 300 мм).
На відміну від магнітних способів запису та відтворення, оптичні методи є безконтактними. Лазерний промінь фокусується на диск об'єктивом, що віддаляється від носія на відстані до 1 мм. При цьому практично виключається можливість механічного пошкодження оптичного диска106. Для хорошого відображення лазерного променя використовується так зване дзеркальне покриття дисків алюмінієм або сріблом.
Широке застосування як носія інформації отримали також магнітооптичні компакт-диски типу RW (ReWriteble). Там запис інформації здійснюється магнітною головкою з одночасним використанням лазерного променя. Лазерний промінь нагріває крапку на диску, а електромагніт змінює магнітну орієнтацію цієї точки. Зчитування проводиться лазерним променем меншої потужності.
У другій половині 1990-х років з'явилися нові, дуже перспективні носії документованої інформації - цифрові універсальні відеодиски DVD (DigitalVersatileDisk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою ємністю (до 17 Гбайт). Збільшення їх ємності пов'язане з використанням лазерного променя меншого діаметра, а також двошарового та двостороннього запису.
За технологією застосування оптичні, магнітооптичні та цифрові компакт-диски діляться на 3 основні класи:
диски з постійною (неможливою) інформацією (CD-ROM). Це пластикові компакт-диски діаметром 4,72 дюйми і товщиною 0,05 дюйми. Вони виготовляються за допомогою скляного диска-оригіналу, на який наноситься фотореєструючий шар. У цьому шарі лазерна система запису формує систему пітів (міток у вигляді мікроскопічних западин), яка потім переноситься на диски-копії, що тиражуються. Зчитування інформації здійснюється також лазерним променем оптичний дисковод персонального комп'ютера. CD-ROM зазвичай мають ємністю 650 Мбайт і використовуються для запису цифрових звукових програм, програмного забезпечення для ЕОМ тощо;
диски, що допускають одноразовий запис та багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM – Write-Once, Read-Many – один раз записав, багато разів рахував). Використовуються в електронних архівах та банках даних у зовнішніх накопичувачах ЕОМ. Вони є основою з прозорого матеріалу, на яку нанесений робочий шар;
реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати та стирати сигнали (CD-RW; CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх сферах застосування. Вони подібні до дисків для одноразового запису, але містять робочий шар, в якому фізичні процеси запису є оборотними. Технологія виготовлення таких дисків складніша, тому вони коштують дорожче за диски для одноразового запису.
Нині оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще компактніших носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами та молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, у тисячі разів більша, ніж у сучасній мікроелектроніці. В результаті один компакт-диск, виготовлений за нанотехнологією, може замінити тисячі лазерних дисків107.
Вплив типу носія інформації на довговічність і вартість документа
Передача документованої інформації у часі та просторі безпосередньо пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, як масовий суспільний продукт, відрізняються порівняно низькою довговічністю. Під час свого функціонування в оперативному середовищі і особливо під час зберігання вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних процесів тощо. Наприклад, нині відомо близько 400 видів грибів і комах, виявлених на документах і книгах, здатних вражати папір, кальку, тканини, дерево, шкіру, метал, кінофотоплівку та інші материалы108.
Тому невипадково проблема довговічності матеріальних носіїв інформації за всіх часів привертала увагу учасників процесу документування. Вже в давнину спостерігається прагнення зафіксувати найбільше важливу інформаціюна таких порівняно довговічних матеріалах, як камінь, метал. Наприклад, закони вавилонського царя Хаммурапі було викарбовано на кам'яному стовпі. І в наші дні ці матеріали використовуються для тривалого збереження інформації, зокрема у меморіальних комплексах, на місцях поховань тощо.
У процесі документування спостерігалося прагнення використовувати якісні, стійкі фарби, чорнило. Значною мірою завдяки цьому до нас дійшло багато важливих текстових історичних пам'яток, документів минулого. І, навпаки, використання недовговічних матеріальних носіїв (пальмові листи, дерев'яні дощечки, береста тощо) призвели до безповоротної втрати більшості текстових документів далекого минулого.
Однак, вирішуючи проблему довговічності, людина відразу ж змушена була займатися й іншою проблемою, яка полягала в тому, що довговічні носії інформації були, як правило, більш дорогими. Так, книги на пергаменті нерідко прирівнювалися за ціною до кам'яного будинку або навіть до цілого маєтку, вносилися до заповіту, поряд з іншим майном, а в бібліотеках приковувалися ланцюгами до стіни. Тому постійно доводилося шукати оптимальне співвідношення між довговічністю матеріального носія інформації та її вартістю. Ця проблема досі залишається дуже важливою та актуальною.
Найбільш поширений в даний час матеріальний носій документованої інформації - папір - має відносну дешевизну, доступність, задовольняє необхідним вимогам за своєю якістю і т.д. Проте водночас папір є горючим матеріалом, боїться зайвої вологості, цвілі, сонячних променів, потребує певних санітарно-біологічних умов. Використання недостатньо якісного чорнила, фарби призводять до поступового згасання тексту на папері.
На думку фахівців, у середині 19 століття настав перший кризовий період історії паперового документа. Він був пов'язаний із переходом до виготовлення паперу з деревини, з використанням синтетичних барвників, з широким розповсюдженням машинопису та засобів копіювання. Через війну довговічність паперового документа скоротилася з тисяч до двохсот – трьохсот років, тобто. на порядок. Особливо недовговічні документи, виготовлені на папері низьких за якістю видів та сортів (газетної тощо).
Наприкінці 20-го століття з розвитком комп'ютерних технологій та використанням принтерів для виведення інформації на паперовий носій знову виникла проблема довговічності паперових документів. Справа в тому, що багато сучасних роздруківок текстів на принтерах водорозчинні і вицвітають. Більш довговічні фарби, зокрема, струменевих принтерів, природно, є й дорожчими, отже – менш доступними масового споживача. Використання у Росії “піратських” перезаряджених картриджів і тонерів лише посилює ситуацию109.
Матеріальні носії документованої інформації вимагають, таким чином, відповідних умов їх зберігання. Однак це далеко не завжди дотримувалося і дотримується. У результаті відомчих архівів на державне зберігання нашій країні документи надходять із дефектами. У 1920-і роки кількість дефектів досягала 10-20%, з 1950-х років стало зменшуватися від 5 до 1%, у 1960-1980-і роки було на рівні 0,3-0,5% (хоча в абсолютних цифрах це становило 1-2,5 млн. документів). У 1990-ті роки зберігання документів у відомчих архівах знову погіршилося, як у перші десятиліття існування радянської власти110. Все це обертається значними матеріальними втратами, оскільки в архівах та бібліотеках доводиться створювати та утримувати дорогі лабораторії, які займаються реставрацією паперових носіїв. Доводиться також виготовляти архівні копії документів зі згасаючим текстом тощо.
У Радянському Союзі свого часу була навіть створена урядова програма, що передбачала розробку та випуск вітчизняних довговічних паперів для документів, спеціальних стабільних засобів письма та копіювання, а також обмеження за допомогою нормативів застосування недовговічних матеріалів для створення документів. Відповідно до цієї програми, до 1990-х років були розроблені та стали випускатися спеціальні довговічні папери для діловодства, розраховані на 850 та 1000 років. Було також скориговано склад вітчизняних засобів листа. Однак подальша реалізація програми в сучасних російських умовах виявилася неможливою, внаслідок радикальних соціально-політичних та економічних перетворень, а також внаслідок дуже швидкої зміни способів та засобів документування111.
Проблема довговічності та економічної ефективності матеріальних носіїв інформації особливо гостро постала з появою аудіовізуальних та машиночитаних документів, також схильних до старіння і потребують особливих умов зберігання. Причому процес старіння таких документів є багатостороннім та суттєво відрізняється від старіння традиційних носіїв інформації.
По-перше, аудіовізуальні та машиночитані документи, так само як і документи на традиційних носіях, схильні до фізичного старіння, пов'язаного зі старінням матеріального носія. Так, старіння фотоматеріалів проявляється у зміні властивостей їх світлочутливості та контрастності при зберіганні, у збільшенні так званої фотографічної вуалі, підвищенні крихкості плівок. У кольорових фотоматеріалів відбувається порушення колірного балансу, тобто. вицвітання, що виявляється у вигляді спотворення кольорів та зниження їх насиченості. Особливо нестійкими були кінофотодокументи на нітроплівці, яка була ще й вкрай пальним матеріалом. Дуже швидко вицвітали перші кольорові кінофотодокументи. Слід зазначити, що взагалі термін збереження кольорових кінодокументів у кілька разів менше, ніж чорно-білих, внаслідок нестійкості барвників кольорового зображення112. Разом з тим, плівковий носій є порівняно довговічним матеріалом. Не випадково в архівній практиці мікрофільми, як і раніше, залишаються важливим способом зберігання. резервних копійнайбільш цінних документів, оскільки можуть зберігатися, за розрахунками фахівців щонайменше 500 років.
Термін служби грамофонних платівок визначається їх механічним зношуванням, залежить від інтенсивності використання, умов зберігання. Зокрема, пластмасові диски (грампластинки) можуть деформуватися при нагріванні.
Для магнітних носіїв (стрічок, дисків, карт та ін) характерна висока чутливість до зовнішніх електромагнітних впливів. Вони також схильні до фізичного старіння, зношування поверхні з нанесеним магнітним робочим шаром (так зване "осипання"). Магнітна стрічка з часом розтягується, внаслідок чого спотворюється записана на ній інформація.
Порівняно з магнітними носіями оптичні диски більш довговічні, оскільки термін їхньої служби визначається не механічним зносом, а хіміко-фізичною стабільністю середовища, в якому вони знаходяться. Оптичні диски потребують зберігання також в умовах стабільних кімнатних температур та відносної вологості в межах, встановлених для магнітних стрічок. Їх протипоказані надмірна вологість, висока температура і різкі її коливання, забруднений воздух113. Зрозуміло, оптичні диски слід оберігати і від механічних пошкоджень. При цьому треба мати на увазі, що найбільш уразливою є "неробочий" забарвлений бік диска.
На відміну від традиційних текстових та графічних документів, аудіовізуальні та машиночитані документи схильні до технічного старіння, пов'язаного з рівнем розвитку обладнання для зчитування інформації. Швидкий розвиток техніки призводить до того, що виникають проблеми і часом важко подолати перешкоди для відтворення раніше записаної інформації, зокрема, з фонуваликів, платівок, кінострічок, оскільки випуск обладнання для їх відтворення або давно припинився, або обладнання, що діє, розраховане на роботу з матеріальними носіями. володіють іншими технічними характеристиками. Наприклад, в даний час вже важко знайти комп'ютер для зчитування інформації з флоппі-дисків діаметром 5,25", хоча минуло лише п'ять років з того часу, як їх витіснили 3,5-дюймові дискети.
Нарешті, має місце логічне старіння, яке пов'язане із змістом інформації, програмним забезпеченнямта стандартами безпеки інформації. Сучасні технологіїцифрового кодування дозволяють, на думку вчених, зберігати інформацію практично вічно. Однак для цього необхідний періодичний перезапис, наприклад, компакт-дисків – через 20-25 років. По-перше, це дорого. А, по-друге, комп'ютерна технікарозвивається настільки швидко, що має місце нестиковка апаратури старих та нових поколінь. Наприклад, коли американські архівісти одного разу вирішили ознайомитися з даними перепису населення 1960 р., що зберігалися на магнітних носіях, то з'ясувалося, що цю інформацію можна відтворити лише за допомогою двох комп'ютерів у всьому світі. Один з них перебував у США, а інший – у Японії114.
Технічне та логічне старіння призводить до того, що значна маса інформації на електронних носіївбезповоротно втрачається. Щоб запобігти цьому, у Бібліотеці Конгресу США, зокрема, утворено спеціальний підрозділ, де у робочому стані містяться всі пристрої для читання інформації з застарілих електронних носіїв.
В даний час продовжується інтенсивний пошук інформаційно ємних і водночас досить стабільних та економічних носіїв. Відомо, наприклад, про експериментальну технологію Лос-Аламоської лабораторії (США), яка дозволяє записувати іонним пучком кодовану інформацію в 2 Гбайт (1 млн. машинописних сторінок) на відрізку дроту завдовжки лише 2,5 см. При цьому прогнозована довговічність носія оцінюється у 5 тис. років за дуже високої зносостійкості. Для порівняння: щоб записати інформацію з усіх паперових носіїв Архівного фонду Російської Федерації, потрібно лише 50 тис. таких шпильок, тобто. 1 ящик115. На одній із наукових конференцій, що відбулася також у США, було продемонстровано виготовлений з нікелю “вічний диск” Rosetta. Він дозволяє зберігати в аналоговому вигляді до 350000 сторінок тексту та малюнків протягом кількох тисяч років.
Запитання та завдання для самоперевірки:
Дайте визначення матеріального носія документованої інформації.
Які матеріали використовувалися в давнину для письма?
Коли і де з'явився папір? У чому полягає суть технології виробництва?
Яку функцію виконували філіграні? Чи використовуються вони зараз?
Що Ви знаєте про властивості, види та формати паперу?
Які особливості кінофотоматеріалів як носіїв інформації?
Чи доводилося використовувати носії механічного звукозапису? Які?
Дайте класифікацію магнітних носіїв інформації.
Що таке оптичні диски? Яка їхня роль у створенні, передачі та зберіганні інформації?
Як історично вирішувалася людиною проблема довговічності матеріальних носіїв документованої інформації?
ТЕМА 7: ОЗНАКИ ДОКУМЕНТІВ. ВАРІАНТИ І КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ
1. ДОКУМЕНТООБРАЗУЮЧІ ОЗНАКИ. ЮРИДИЧНА СИЛА ДОКУМЕНТА
Будь-який документ має певний набір ознак, безпосередньо пов'язаних з його основними функціями та властивостями. Насамперед інформація фіксується будь-ким на матеріальному носії з певною метою, тобто. документована інформація завжди має автора. Автор документа - це "фізична чи юридична особа, яка створила документ". Авторство є найважливішою ознакою документа.
Авторами службових документів, починаючи з 19 століття, стали рахувати установи, організації, підприємства, оскільки посадові особи, які підписують службові документи, виступають лише представниками цих установ. Водночас авторами документів можуть бути й окремі особи. Автори можуть бути індивідуальні та колективні (якщо на документі більше одного підпису). Авторство може відповідати підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (якщо автор приховує своє ім'я) чи псевдонімним (якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям).
Важливою документотворчою ознакою є найменування виду документа (наказ, довідка, заява тощо). Воно дозволяє отримати перше загальне уявлення про документ, його юридичної значущості.
До найважливіших ознак документованої інформації належить датування документа. Дата – це час створення документа. Однак, інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють: точні (час створення документа вказується точно);
наближені (час створення документа визначається на основі аналізу його змісту, авторства, згадуваних у ньому подій тощо);
можливі (час створення встановлюється шляхом зіставлення окремих документів і навіть їх комплексів, аналізу зовнішніх ознак документа і т.д.)117.
Дата створення документа необхідна для правової оцінки інформації, що міститься в ньому, а також для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з вираженням у документі волі органу управління. Якщо в документі хоча б на один день зміщена дата, то "фактичні відносини, що склалися на основі інформації, що має правове значення, можуть розцінюватися як незаконні"118.
Вірогідність документованої інформації підтверджується посвідченням документа, тобто. підписом, печаткою, грифом затвердження.
Разом розглянуті документотворні ознаки надають документу необхідну юридичну силу. Інакше висловлюючись, недотримання умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки. Водночас слід зазначити, що юридична сила документа залежить також від дотримання та інших умов. Насамперед вона базується на чинному законодавстві, яке надає безперечності, обов'язковості документа для того кола осіб, які ґрунтуватимуть на ньому свої дії. З іншого боку, юридична сила документа залежить від функцій, прав, обов'язків, тобто. від компетенції органу управління чи посадової особи. Документ, виданий некомпетентною, не уповноваженою на те особою або оформлений без попередньої згоди, не вважатиметься законним119. Таким чином, згідно з ГОСТом, юридична сила документа – це “властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення”.
2. ЧЕРНІВНИКИ, РОДИННИКИ, ОРИГІНАЛИ
Різні варіанти документів можна як систему і класифікувати. Зазвичай складання документа починається з чернетки. Черновий документ – рукописний чи машинописний документ, який відбиває роботу автора чи редактора з його текстом. Авторами чернетки можуть бути одна людина (посадова особа),
дві посадові особи (початковий укладач та особа, яка правила текст),
кілька або багато людей і складніший шлях його створення: як основа друкується початковий проект тексту, потім різні його екземпляри правляться різними людьми, потім ця правка зводиться в один екземпляр з правкою (зведена чернетка)121.
Різновидом чернетки є малюнок. Малюнки – це попередні намітки, явно незакінчені, уривчасті, які пов'язані друг з одним фрагменти документа.
Попередні, незакінчені образотворче-графічні технічні документи називаються ескізами. Вони виконуються без застосування креслярських інструментів, без точного дотримання масштабу, але із зображенням необхідних видів, розрізів, перерізів, з нанесенням розмірів та інших пояснень122.
Чернетки нерідко можуть становити значну цінність. Так, наприкінці 1990-х років за дуже значну суму у валюті Академія Наук Російської Федерації за підтримки Міністерства фінансів РФ придбала чернетки, варіанти перших двох томів роману М.А.Шолохова "Тихий Дон".
Після переписування або передруку документ, що складається, стає біловиком. Біловий документ – це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний із чорнового документа або написаний без помарок та виправлень. Якщо біловик не вимагає затвердження, він отримує закінчений вигляд. Якщо він знову піддається виправленню, то стає другою чернеткою. Якщо відкидається, то залишається (зберігається) лише як проект відкинутого документа. Якщо ж біловик підписується, засвідчується печаткою, він стає оригіналом.
Справжній документ – це документ, відомості про автора, часу і місце створення якого, які у самому документі чи виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Оригінал офіційного документа – перший або одиничний екземпляр офіційного документа. Таким чином, оригінал зазвичай буває в одному екземплярі. Але не обов'язково. Наприклад, оригіналами можуть бути підписані циркуляри з типовим обігом або тотожні повідомлення з поля бою, для вірності доставки надіслані різними шляхами123.
Оригінальні креслення – це креслення, виконані на ватмані, кальці (тобто на матеріалі, що дозволяє багаторазове зняття з них копій) та завірені підписами посадових осіб.
"Родільником документа на машинному носії, - згідно з ГОСТом, - є перша за часом запис документа, що містить вказівку, що цей документ є оригіналом". Документи, створені за допомогою нових інформаційних технологій, набувають у нашій країні юридичної сили лише за наявності традиційного паперового супровідного листа124.
Нерідко паралельно з терміном "оригінал" використовується і термін "оригінал". Оригінал – унікальний документ, але бувають і звані “помножені оригінали”, тобто. оригінали, складені у кількох примірниках (наприклад, договір між державами зазвичай складається у такій кількості примірників, скільки сторін, і кожен є оригіналом). За своїм зовнішнім виглядом оригінали документів можуть бути біловиками та чернетками.
Документи, переписані чи правлені (після передруку чи листування) рукою автора, називаються автографи, тобто. авторські, власноручні рукописи.
Редакції (від латів. Redactus – наведений у порядок) – це варіанти, різновиди тексту, які охоплюють порівняно великий його відрізок та містять важливі смислові відмінності. Редакція документа є результатом його переробки автором або будь-якою іншою особою з метою зміни змісту, повноти, стилю тощо.
3. ФАЛЬСИФІКОВАНІ ДОКУМЕНТИ. СПОСОБИ ПІДРОБКИ ДОКУМЕНТІВ
На противагу справжнім існують фальсифіковані документи. Зазвичай виділяють кілька видів такого роду документів:
повністю фальсифіковані документи, коли відповідають оригіналу ні їх зміст, ні матеріальний носій, ні зовнішні ознаки (почерк, малюнки тощо.). Прикладом подібної фальсифікації може бути створена на початку 1950-х років російськими емігрантами так звана “Лісова книга” (“дощечки Ізенбека”) – “нібито справжній давньоруський твір про язичницьких жерців, написаний на дерев'яних дощечках у 9 столітті;
частково сфальсифіковані документи. Вони, у свою чергу, розрізняються за характером спотворень (фальшування) і можуть містити:
фальсифікацію змісту, тобто. документи може бути справжніми з погляду їх зовнішніх ознак (бланк, реквізити), але з спотвореним змістом. Зокрема, подібна фальсифікація була притаманна численним документам, сфабрикованим співробітниками НКВС у період масових політичних репресій у СРСР;
різновидом фальсифікації змісту є інтерполяція (від лат. Interpolatio: зміна, спотворення) - слова або фрази, довільно вставлені в текст при листуванні або редагуванні і відсутні в оригіналі;
фальшування складу посвідчення, бланка. Документи можуть бути справжніми з точки зору їхнього змісту, авторства, часу створення, але мати фальсифіковані зовнішні ознаки.
Підробка документів на Русі розпочалася ще в епоху Середньовіччя. Історикам відомі, зокрема, фальшиві статути одного з новгородських князів 14 століття. Судебник Івана Грозного у середині 16 століття встановлював відповідальність за складання підроблених протоколів судового розгляду, підробку промов позивача чи відповідача. У 17-18 століттях фабрикувалися грамоти з метою довести давнину роду певних осіб.
Слід зазначити, що до 18 століття фальшувалися, головним чином, актові матеріали, що стосувалися майнових справ, прав власності. Проте, починаючи з 18 століття фальсифікація документів стала здійснюватися також і з політичних та ідеологічних мотивів. Так, вже у 18-19 ст. з'явилися наукові підробки грамот, “Заповітів” Петра 1, Катерини Другої тощо. Згодом з'явилися фальсифіковані "Протоколи Сіонських мудреців", щоденник Вирубової, "Лист Зінов'єва" - послання керівника Комінтерну, нібито відправлене в 1924 британським комуністам, і багато інших126.
В даний час фальшиві документи також мають досить широке поширення. Так, влітку 1999 р. органи МВС Російської Федерації виявили та ліквідували підпільну фабрику, що займалася випуском підроблених документів з підписами найвищих російських чиновників. За даними газети "Известия", у Москві протягом кількох років працювала ціла фабрика з виготовлення фальшивих паспортів. При цьому використовувалися справжні бланки, але з внесеної до них інформації достовірною була тільки фотографія людини. Тим часом, ці відомості не викликали жодних підозр у компетентних органів127.
Основними способами підробки документів на паперовому носії є: підробка бланка документа (виготовлення підроблених бланків за допомогою копіювальної техніки, засобів обчислювальної техніки шляхом малювання);
підчистка тексту (механічна дія з метою зміни первинної документованої інформації);
травлення (видалення тексту шляхом знебарвлення барвника штриха хімічними реактивами: кислотою, лугом, окислювачем);
змивання (видалення колишніх записів за допомогою різних розчинників);
дописка (внесення до початкового тексту документа на вільні місцянової інформації);
підробка підписів (методом малювання, копіювання);
вироби печаток (методом малювання на самому документі, за допомогою саморобного кліше, шляхом копіювання справжнього відбитка на підроблений документ);
заміна фотографій (найпоширеніші прийоми: повна заміна фотографії; монтаж фотознімка із збереженням частини колишньої фотографії, що містить відбиток друку; перенесення на підкладку однієї фотографії частини емульсійного шару іншої фотографії);
заміна аркушів документів (найчастіше зустрічається при підробці документів, що з кількох аркушів: паспортів, трудових книжок тощо)128.
З появою аудіовізуальних та машиночитаних документів почалася і їхня фальсифікація. Основними методами підробки таких документів є: фотомонтаж, монтаж кінострічок, магнітних стрічок шляхом видалення або вклеювання їх частин тощо.
Для виявлення підробок проводиться спеціальна експертиза документів (технічна, почеркознавча, авторознавча). В її основі лежать загальні положення теорії ідентифікації, а також дані психофізіології вищої нервової діяльності людини, лінгвістики та ін.
На цей час розроблено і застосовується практично безліч способів захисту документів від фальсифікації. У тому числі, крім водяних знаків, що вже згадувалися, можна назвати голографічні наклейки, спеціальні фарби, вбудовані в матеріальний носій металеві нитки тощо. При виготовленні цінних паперів грошей використовується до десяти і більше різних ступенів захисту.
У всіх країнах підробка документів переслідується згідно із законом. У Кримінальному кодексі Російської Федерації, зокрема, є спеціальна стаття 292 про службову підробку.
4. КОПІЇ, ЇХ ІСТОРИЧНИЙ РОЗВИТОК І ВИДИ
Копія (від лат. Copia) - безліч. Копія документа – це “документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа та всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичної сили”130.
Копії з'явилися разом із виникненням документів, оскільки виникла потреба повторювати текст. У практичних цілях складалися збірники копій, грамот – зміцнення землевласникських прав, привілеїв, обліку документації тощо. У Західній Європі ці збірки називалися картуляріями та були відомі з 10 століття. У Росії вони отримали назву копійних книг. Зокрема, з 15 століття до нас дійшов список так званих Коротких зборів ханських ярликів російським митрополитам у російському перекладі
Спочатку копія списувалась від руки. Звідси і назва – список (наприклад, список літопису). У російських установах копіюванням документів займалися спеціальні працівники – копіїсти. Пізніше, починаючи з другої половини 19 ст, з'явилися машинописні копії.
Існує безліч видів копій:
відпустка - це копія, що залишається в установі замість вихідного оригіналу;
дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу. Зазвичай дублікат видається при втраті оригіналу і тим самим установою, де він був створений;
виписка - копія частини документа;
копія з копії – створюється у випадках, коли відсутня оригінал, оригінал.
Один із екземплярів копії документа називається дублетним документом.
За способом відтворення копії можуть бути:
ручні - виходять при листуванні оригіналу від руки або при передруку на друкарській машинці;
автоматичні – є точним відтворенням документа засобами фотографії, друку, репрографії.
За час відтворення копії поділяються на:
одночасні – виникають одночасно з оригіналом (наприклад, при написанні через копіювальний папір);
пізніші копії (можуть створюватися багато років і тисячі років).
За ступенем точності, близькості до оригіналу копії можуть бути:
графічно тотожні (факсимільні) – фотографічні, гектографічні, склографічні, ксерокопії тощо, зокрема. із змінним масштабом зображення;
частково тотожні – зазвичай виготовлені під копірку разом із оригіналом. На копії не відтворюються друкарські елементи бланку документа;
графічно не тотожні копії – копії, зняті від руки, машинописним чи друкарським способом;
мальовані копії – максимально відтворюючі зовнішній вигляд(Почерк, розміщення тексту, посвідчення) оригіналу132.
У зв'язку з використанням виготовлення документів нових інформаційних технологій, комп'ютерної периферії, насамперед принтерів, з'явилися досить специфічні копії. Справа в тому, що багато принтерних роздруківок не мають оригіналів, або їх отримують з тимчасово існуючого оригіналу, зокрема, з проміжного екранного (дисплейного). На перспективі ж роль тимчасового оригіналу гратиме “формований з голосу чи з комп'ютерної авторучки і коригований у тому режимі електронний варіант тимчасово існуючого оригіналу”133.
За способом посвідчення копії розрізняються так:
засвідчені – копії, засвідчені посадовою особою. Завірена копія – це копія документа, де відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, надають їй юридичну силу. У свою чергу, засвідчені копії поділяються на нотаріальні та копії з документів для внутрішніх потреб будь-якої установи, організації, підприємства. Нотаріальні копії документів призначаються, як правило, для пред'явлення іншим установам (наприклад, з документів про освіту, стаж роботи, народження, шлюб; копії з документів, пов'язаних з отриманням матеріальних цінностей). Копії з документів для внутрішніх потреб зазвичай засвідчуються підписом відповідальної особи, наприклад, начальника канцелярії та, у разі потреби, печаткою. Можуть бути і просто завірені копії, наприклад, виписки з документів, засвідчені підписом секретаря.
Паперовий носій інформації в такому пристрої рухається у старт-стопному режимі, зупиняючись під час друку кожного рядка. Щоб надруковані символи фіксувалися на одному рівні по вертикалі, необхідні однаковий час прольоту та тривалість удару у всіх друкуючих молоточків. Так як друк відбувається при друкуючих колесах, що обертаються, тривалість удару не повинна бути значною, інакше відбудеться розмивання відбитка по вертикалі.
Перебільшення заслуг паперового носія інформації не зовсім справедливе по відношенню до способів обліку, що існували до винаходу писемності або почали існування після винаходу комп'ютера. Дані винаходи виникли не миттєво, як миттєво вони отримали загальне поширення. Вказати точний момент переходу від однієї форми обліку до іншої неможливо: зміна методологій здійснювалася поступово і продовжується досі.
Електронні комунікації витісняють паперові носії. Інтернет змінює корпоративні схеми оргструктур, позбавляє топ-менеджмент колишніх можливостей контролю над комунікаціями. Лінійний або деревоподібний односпрямований інформаційний потік трансформується в мережу циркулюючої мультиспрямованої інформації. Комунікації децентралізуються, стають більш гнучкими, оперативними та інтерактивними.
| Принцип побудови друкарського пристрою. |
Відбитки символів залишаються на паперовому носії інформації 3 при ударі друкуючого молоточка 4 через папір і фарбувальну стрічку 2 по будь-якій фігурі на колесі, що друкує. Друкуючі молоточки 4 рухаються спеціальним механізмом приводу.
У зв'язку з обмеженими можливостями паперових носіїв інформації (журналу, збірника праць, матеріалів та тез конференції) результати роботи таких конференцій мають, як правило, такі способи відображення у спеціальному друку: від короткої інформаціїпро місце та час їх проведення, до суб'єктивного огляду найважливіших доповідей та виступів учасників конференцій.
Сутність нанесення інформації у вигляді пробивок на паперовий носій полягає в наступному. Отвор або поєднання отворів на перетині рядків та стовпців дозволяє закодувати цифру, літеру або символ.
Перша - це системи, орієнтовані застосування паперових носіїв інформації: перфокарт і перфолент. Вони традиційні та досить добре відпрацьовані.
Масове застосування ПЕОМ в режимі діалогу забезпечує відмову від використання традиційних паперових носіїв інформації.
Крістільний стіл будівельника є скляною платою, на якій встановлено паперовий носій інформації, що закріплюється електростатичним способом.
Впровадження технології обробки документів з використанням систем відеовідображення дозволяє скоротити кількість паперових носіїв інформації, зменшити обсяги оброблюваної інформації з обліку руху продукції за рахунок усунення її дублювання на окремих етапах підготовки та обробки, істотно знизити витрати праці по створенню та обробці первинних документів.
Єдиний державний реєстр прав на нерухоме майно та угод із ним ведеться на паперових носіях інформації, а в тих районах (містах), де є можливості, та на магнітних носіях. При невідповідності записів на паперовому та магнітному носіях пріоритет має запис на паперовому носії.
Єдиний державний реєстр прав на нерухоме майно та угод із ним ведеться на паперових носіях інформації, а в тих районах (містах), де є можливості, та на магнітних носіях.
При переході до масового застосування ПЕОМ в режимі діалогу з'являється можливість відмовитися від використання традиційних паперових носіїв інформації, робота з якими трудомістка, вимагає спеціальної підготовки операторів та порушує індивідуальність автоматизованої обробки інформації. Використання ПЕОМ, що працюють у режимі діалогу, у місцях виникнення інформації (на складах, у цехах, у функціональних управлінських відділах та ін.) дозволяє автоматизувати процес виготовлення та заповнення первинної документації. Для цього форми документів, включаючи їх найменування, графічне зображення, найменування реквізитів слід записати на машинні носії інформації. Цей запис проводиться один раз на етапі проектування системи, а потім може бути скоригована у разі змін. При необхідності складання первинного документа користувач у діалоговому режимі за допомогою клавіатури ПЕОМ вибирає потрібну йому з низки запропонованих системою форму документа та виводить її на екран відеотерміналу. Готовий документ може бути за потреби виведений на друк у вигляді звичайної машинограми.
Жорсткі диски
