Документування різних видівдіяльності охоплює всі процеси, що стосуються запису (фіксації) та оформлення необхідної для здійснення того чи іншого виду діяльності на різних носіях за встановленими правилами. У багатьох випадках документування є обов'язковим, наказується законами та актами державного управління.

Документування– це процес створення та оформлення документа.

Документування може здійснюватися природною мовою або штучними мовами.

При документуванні природною мовою створюються текстові документи – документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою листа, – це традиційний документ на паперовому носіїабо відеограма документа – зображення документа на екрані електронно-променевої трубки.

При документуванні штучними мовами створюються документи на машинних носіях - документи, створені з використанням носіїв та способів запису, що забезпечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною.

Запис інформації на матеріальному носії здійснюється за допомогою спеціальних засобівдокументування, починаючи від найпростіших (ручка, олівець тощо) та закінчуючи електронними засобами.

Залежно від засобів документування різняться способи документування (текстове документування, кіно-, фото-, фонодокументування, електронне документування) і типи створюваних при цьому документів.

За технікою нанесення інформації розрізняють: рукописні (виготовлені людиною), машинописні (виготовлені автоматичним друкованим засобом та мають інформацію у вигляді зрозумілій людині (літери, цифри, графіки, схеми, креслення та умовні позначення)), кіно-, фото-, фоно-, аудіовізуальні документи.

Письмовий документ – текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким типом листа.

Рукописний документ – це письмовий документ, під час створення якого знаки листа наносять від руки.

Образотворчий документ – документ, що містить інформацію, виражену у вигляді зображення будь-якого предмета.

Графічний документ – образотворчий документ, у якому зображення об'єкта отримано із засобів лінії, штрихів, світлотіні.

Кінодокумент – образотворчий або аудіовізуальний документ, створений кіномотографічним способом.

Фотодокумент – образотворчий документ, створений фотографічним способом.

Фонодокумент – документ, який містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису.

Аудіовізуальний документ – документ, який містить звукову та образотворчу інформацію.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної чинності створюваним документам.
^

1.6. Матеріальні носії документної інформації

Починаючи з 19 століття, у зв'язку з винаходом нових способів та засобів документування (фото-, кіно, аудіодокументування та ін), широкого поширення набули багато принципово нових носіїв документованої інформації. Залежно від якісних характеристик, а також від способу документування їх можна класифікувати наступним чином:

• 
  паперові;
• 
  фотографічні носії;
• 
  носії механічного звукозапису;
• 
  магнітні носії;
• 
  оптичні (лазерні) диски та інші перспективні носії інформації.

Передача документованої інформації у часі та просторі безпосередньо пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, як масовий суспільний продукт, відрізняються порівняно низькою довговічністю. Під час свого функціонування в оперативному середовищі, особливо при зберіганні, вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних процесів і т.д. Наприклад, зараз відомо близько 400 видів грибів і комах, виявлених на документах і книгах, здатних вражати папір, кальку, тканини, дерево, шкіру, метал, кінофотопленку та інші матеріали

Однак, вирішуючи проблему довговічності, людина відразу ж змушена була займатися й іншою проблемою, яка полягала в тому, що довговічні носії інформації були, як правило, більш дорогими. Так, книги на пергаменті нерідко прирівнювалися за ціною до кам'яного будинку або навіть до цілого маєтку, вносилися до заповіту, поряд з іншим майном, а в бібліотеках приковувалися ланцюгами до стіни. Тому постійно доводилося шукати оптимальне співвідношення між довговічністю матеріального носія інформації та її вартістю. Ця проблема досі залишається дуже важливою та актуальною.

Найбільш поширений в даний час матеріальний носій документованої інформації - папір - має відносну дешевизну, доступність, задовольняє необхідним вимогам за своєю якістю і т.д. Проте водночас папір є горючим матеріалом, боїться зайвої вологості, цвілі, сонячних променів, потребує певних санітарно-біологічних умов. Використання недостатньо якісного чорнила, фарби призводять до поступового згасання тексту на папері.

Наприкінці 20-го століття з розвитком комп'ютерних технологій та використанням принтерів для виведення інформації на паперовий носій знову виникла проблема довговічності паперових документів. Справа в тому, що багато сучасних роздруківок текстів на принтерах водорозчинні і вицвітають. Більш довговічні фарби, зокрема, струменевих принтерів, природно, є й дорожчими, отже – менш доступними масового споживача.

Проблема довговічності та економічної ефективності матеріальних носіїв інформації особливо гостро постала з появою аудіовізуальних та машиночитаних документів, також схильних до старіння і потребують особливих умов зберігання. Причому процес старіння таких документів є багатостороннім та суттєво відрізняється від старіння традиційних носіїв інформації.

По-перше, аудіовізуальні та машиночитані документи , так само як і документи на традиційних носіях, схильні до фізичного старіння, пов'язаного зі старінням матеріального носія. Так, старіння фотоматеріалів проявляється у зміні властивостей їх світлочутливості та контрастності при зберіганні, у збільшенні так званої фотографічної вуалі, підвищенні крихкості плівок. У кольорових фотоматеріалів відбувається порушення колірного балансу, тобто. вицвітання, що виявляється у вигляді спотворення кольорів та зниження їх насиченості. Особливо нестійкими були кінофотодокументи на нітроплівці, яка була ще й вкрай пальним матеріалом. Дуже швидко вицвітали перші кольорові кінофотодокументи. Слід зазначити, що термін збереження кольорових кінодокументів у кілька разів менше, ніж чорно-білих, внаслідок нестійкості барвників кольорового зображення. Разом з тим, плівковий носій є порівняно довговічним матеріалом. Не випадково в архівній практиці мікрофільми, як і раніше, залишаються важливим способом зберігання. резервних копійнайбільш цінних документів, оскільки можуть зберігатися, за розрахунками фахівців щонайменше 500 років.

Для магнітних носіїв(Стрічок, дисків, карт та ін.) характерна висока чутливість до зовнішніх електромагнітних впливів. Вони також схильні до фізичного старіння, зношування поверхні з нанесеним магнітним робочим шаром (так зване осипання). Магнітна стрічка з часом розтягується, внаслідок чого спотворюється записана на ній інформація.

Порівняно з магнітними носіями оптичні диски більш довговічні, оскільки термін їхньої служби визначається не механічним зносом, а хіміко-фізичною стабільністю середовища, в якому вони знаходяться. Оптичні диски потребують зберігання також в умовах стабільних кімнатних температур та відносної вологості в межах, встановлених для магнітних стрічок. Їх протипоказані надмірна вологість, висока температура і різкі її коливання, забруднене повітря. Зрозуміло, оптичні диски слід оберігати і від механічних пошкоджень. При цьому треба мати на увазі, що найбільш уразливою є неробоча забарвлена ​​сторона диска.

На відміну від традиційних текстових та графічних документів, аудіовізуальні та машиночитані документи схильні до технічного старіння, пов'язаного з рівнем розвитку обладнання для зчитування інформації. Швидкий розвиток техніки призводить до того, що виникають проблеми і часом важко подолати перешкоди для відтворення раніше записаної інформації, зокрема, з фонуваликів, платівок, кінострічок, оскільки випуск обладнання для їх відтворення або давно припинився, або обладнання, що діє, розраховане на роботу з матеріальними носіями, володіють іншими технічними характеристиками. Наприклад, в даний час вже важко знайти комп'ютер для зчитування інформації з флоппі-дисків діаметром 5,25 дюймів, хоча минуло лише п'ять років з того часу, як їх витіснили 3,5-дюймові дискети.

Нарешті, має місце логічне старіння, яке пов'язане із змістом інформації, програмним забезпеченнямта стандартами безпеки інформації. Сучасні технології цифрового кодування дозволяють, на думку вчених, зберігати інформацію майже завжди. Однак для цього необхідний періодичний перезапис, наприклад, компакт-дисків – через 20-25 років. Але по-перше, це дорого, а по-друге, комп'ютерна технікарозвивається настільки швидко, що має місце нестиковка апаратури старих та нових поколінь.

В даний час продовжується інтенсивний пошук інформаційно ємних і водночас досить стабільних та економічних носіїв.

6.1. Найдавніші матеріали для письма

6.2. Винахід паперу та вдосконалення його виробництва

6.3. Класифікація сучасних носіївдокументованої інформації. Їхня характеристика

6.4. Вплив типу носія інформації на довговічність та вартість документа

СТАРОДНІ МАТЕРІАЛИ ДЛЯ ЛИСТА

Як зазначалося, визначення поняття документа грунтується на двоєдності інформації та матеріального носія. Матеріальні носіїмають значний вплив на процеси створення, передачі, зберігання та використання документованої інформації. Відповідно до “ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення”, носій документованої інформації – це “матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді”.

Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.

Поява писемності – однієї з перших інформаційні технології– стимулювало пошуки та винахід спеціальних матеріалівдля листа. Однак спочатку людина використовувала для цієї мети найбільш доступні матеріали, які можна було без особливих зусиль знайти в навколишньому природному середовищі: пальмове листя, раковини, деревна кора, черепахові щитки, кістки, камінь, бамбук і т.д. У Стародавню Грецію і Римі цих цілей іноді використовувалися дерев'яні дощечки, вкриті шаром воску, металеві (бронзові чи свинцеві) таблиці, Індії – мідні пластини, а Стародавньому Китаї – бронзові вази, шовк. На території Стародавньої Русі писали на корі берези - Бересті. Відомий випадок, коли у 1594 р. 30 пудів берести для листа було навіть продано нашою країною до Персії.

Основним матеріалом для письма у народів Передньої Азії спочатку була глина, з якої виготовлялися випуклі плитки. Після нанесення потрібної інформації(у вигляді клиноподібних знаків) сирі глиняні плитки висушувалися або обпалювалися, а потім поміщалися спеціальні дерев'яні або глиняні ящики, або своєрідні глиняні конверти. Нині у музеях світу, приватних колекціях зберігається щонайменше 500 тис. таких глиняних табличок, виявлених під час розкопок древніх міст Ассирії, Вавилона, Шумера91.

Використання природних матеріалів для цілей листа мало місце і в пізніші часи. Наприклад, у віддалених куточках Росії навіть у 18 столітті іноді писали на бересті. В архівах Мінська зберігається кілька номерів газети "Партизанська правда", надрукованої на бресті білоруськими партизанами в одній зі своїх лісових друкарень у роки Великої Вітчизняної війни.

Історично першим матеріалом, який спеціально виготовлявся для писання, був папірус. Його винахід став одним із найважливіших досягнень єгипетської культури. Головними перевагами папірусу були компактність та легкість. Папірус вироблявся з пухкої серцевини стебел нільської тростини у вигляді тонких жовтих листів, які потім склеювали в смуги довжиною до 6 м і шириною до 30 см. Внаслідок великої гігроскопічності і ламкості папірусу, запис на ньому зазвичай велася з одного боку і зберігали його у вигляді свитка . Останнім історичним документом, написаним на папірусі, стало послання папи римського на початку 20 ст.

Іншим матеріалом, що спеціально виготовлявся для цілей листа і набув широкого поширення в епоху давнини та середньовіччя, був пергамент. На відміну від папірусу, що вироблявся лише в Єгипті, пергамент можна було отримати практично в будь-якій країні, так як виготовлявся він зі шкур тварин (баранячих, козлячих, свинячих, телячих) шляхом їх очищення, промивання, просушування, розтяжки з подальшою обробкою крейдою та пемзою . Стародавнім умільцям вдавалося виробляти часом такий тонкий пергамент, що цілий сувій міг поміститися в шкаралупі горіха. У нашій країні пергамент стали виготовляти лише у 15 столітті, а раніше його привозили з-за кордону.

На пергаменті можна було писати з обох боків. Він був набагато міцніший і довговічніший за папірус. Разом про те пергамент був дуже дорогим матеріалом. Цей суттєвий недолік пергаменту вдалося подолати лише внаслідок появи паперу.

ВИНАХОД ПАПЕРУ І ВДОСКОНАЛЕННЯ ЇЇ ВИРОБНИЦТВА

Папір (від італ. “bambagia” – бавовна) було винайдено у Китаї у 2 столітті до Р.Х. У 105 р. китаєць Цай Лунь удосконалив процес її виготовлення, запропонувавши використовувати як сировину молоді пагони бамбука, кору тутових дерев, верби, пеньку та ганчір'я.

Довгий час китайцям вдавалося зберігати секрет секрети виробництва паперу. Лише на початку 7-го століття ці секрети були вивезені за межі країни – до Кореї та Японії, потім стали відомі в інших країнах Сходу, а у 12 ст. - І в Європі. З 13 ст. папір став вироблятися Італії, в 14 в. – у Німеччині, у 15 ст. - в Англії.

На Русі використання цього нового матеріалу для листа почалося у 14 столітті. Спочатку папір був привізний - спочатку зі Сходу, а потім із Західної Європи: італійська, французька, німецька, голландська. У період правління Івана Грозного в Росії був побудований перший "паперовий млин" поблизу Москви, що діяла, втім, недовго. Але вже у 17 столітті країни працювало 5 папероробних підприємств, а 18 столітті – 5292.

Спосіб виготовлення паперу принципово відрізняється від папірусу та пергаменту. Він заснований на руйнуванні зв'язку між рослинними волокнами з подальшим тісним переплетенням між собою (“сволачуванням”) у формі тонкого паперового листа або паперової стрічки.

До середини 19 століття практично весь європейський, у тому числі і російський, папір виготовлявся з ганчір'я. Його промивали, проварювали з содою, їдким натром або вапном, сильно розбавляли водою і розмелювали на спеціальних млинах. Потім рідку масу черпали спеціальною прямокутною формою із прикріпленою до неї сіткою із дроту. Після стікання води на металевому ситі залишався тонкий шар паперової маси. Отримані таким чином вологі паперові листи укладали між відрізами грубого сукна або повсті, за допомогою преса віджимали воду і просушували.

Металеві нитки сітки залишали на папері, виготовленому ручним способом, сліди, видимі на просвіт, оскільки паперова маса в місцях її зіткнення з дротом була менш щільною. Ці сліди отримали назву філігранів (від італ. "filigrana" - водяний знак на папері).

У папері європейського виробництва водяні знаки вперше з'явилися в Італії наприкінці 13 століття, а в Росії – лише у другій половині 17 століття. Спочатку це були малюнки, що повторювали контурне зображення, зроблене з тонкого дроту, що прикріплювалося до дна металевої сітки. На філігранях зображалися тварини, рослини, небесні тіла, корони, портрети монархів тощо.

На сьогодні відомо близько 175 тис. філігранів, зроблених у різний час на паперових млинах та мануфактурах. Водяні знаки були торговою маркою, а також одним із засобів захисту від підробки документів. І в наші дні папір з водяними знаками, як і раніше, широко застосовується для виготовлення. цінних паперів, грошових знаків, важливих документів (паспортів, дипломів, свідоцтв тощо).

Тим часом паперове виробництво вдосконалювалось і поступово механізувалося. У 1670 р. у Голландії було винайдено рол – механізм для розмелювання, подрібнення волокон. Французький хімік Клод Луї Бертолле в 1789 р. запропонував спосіб відбілювання ганчір'я хлором, що сприяло покращенню якості паперу. Менш ніж за 10 років, в 1798 р. француз Н.Л. Робер отримав патент на винахід паперової машини. У Росії її перша така машина було встановлено 1818 р. на Петергофской паперової фабриці.

Найважливішим крокому розвитку папероробного виробництва стало виготовлення паперу з деревини. Відкриття нового способу належало саксонському ткачу Ф. Келлеру в 1845 р. З цього часу деревна сировина стає основною в паперовій промисловості.

У ХХ столітті тривало вдосконалення паперового носія інформації. З 1950-х років у виробництві паперу стали застосовуватися полімерні плівки та синтетичні волокна, внаслідок чого з'явився принципово новий, синтетичний папір – папір-пластикат. Вона відрізняється підвищеною механічною міцністю, стійкістю до хімічних впливів, термостійкістю, довговічністю, високою еластичністю та деякими іншими цінними якостями. Такий папір може використовуватися виготовлення креслень, географічних карт, репродукцій тощо. Однак повна заміна рослинних волокон синтетичними погіршує структуру поверхні паперу, тому краще їх змішана композиція93.

Наприкінці 20 століття з'явилися повідомлення про винахід "електронного паперу", що представляє пластиковий лист, який має покриття у вигляді гнучких транзисторів і підключається до комп'ютера. Транзистори створюють електричне поле, під впливом якого змінюється колір "електронного чорнила", що складається з величезної кількості дрібних мікрокапсул з темним барвником і світлим пігментом. На одному аркуші “електронного паперу” можна друкувати безліч документів, зберігаючи при цьому раніше створені.

КЛАСИФІКАЦІЯ СУЧАСНИХ НОСІЇВ ДОКУМЕНТОВАНОЇ ІНФОРМАЦІЇ. ЇХ ХАРАКТЕРИСТИКА

Починаючи з 19 століття, у зв'язку з винаходом нових способів та засобів документування (фото-, кіно, аудіодокументування та ін), широкого поширення набули багато принципово нових носіїв документованої інформації. Залежно від якісних характеристик, а також від способу документування їх можна класифікувати наступним чином: паперові;

фотографічні носії;

носії механічного звукозапису;

магнітні носії;

оптичні (лазерні) диски та інші перспективні носії інформації.

Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку нині є сотні різних видів паперу та виробів із неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесомїї виробництва, композиційним складом, ступенем оздоблення поверхні тощо.

Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться: композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання;

маса паперу (маса 1 кв. м паперу будь-якого гатунку). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м;

товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм);

щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси в г/смі);

структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо);

гладкість поверхні паперу;

світломіцність;

бур'яну паперу (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу.

Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір з поверхневою щільністю від 30 до 52 г/мІ та з переважанням у його композиційному складі деревної маси називається газетним. Друкарський папір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/мІ та виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічний папір (від 85 до 160 г/мІ). Для технічного документування використовується високосортний білий креслярський ватманський папір, який виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документний папір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових і бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками94.

Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно-обчислювальних машинах застосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу товщиною близько 0,1 мм та шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5мм.

Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але одночасно існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і виходячи з побажань споживачів95. У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 “Папір та вироби з паперу. Споживчі формати”. В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ISO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації96. Вона діє у Росії.

Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена ​​серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 мІ, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0.

Формати А-серії ISO 216:

Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1).

Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4.

Які основні цілі застосування різних форматів?

А0, А1 – технічні креслення;

А2, А3 - креслення, діаграми, широкоформатні таблиці;

А4 – листи, бланки, витратні матеріалидля принтерів та копірів, журнали, каталоги;

А5 – записники;

А6 – поштові листівки;

А5, А6, В5, В6 – книги;

С4, С5, С6 – конверти для листів формату А4: нескладені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6);

В4, А3 – газети.

В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6.

З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними засобами масштабування, що найчастіше використовуються, наприклад:

71% v0,5 А3>А4

141% v2 А4>А3 (також А5> А4)

Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм) , "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм)97.

Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір (термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір (діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька – прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіювання та ін.

Папір товщиною понад 0,5 мм та масою 1 кв. м понад 250 г називається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо.

Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації – перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 мм і виготовлялися з тонкого, механічно міцного картону.

На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні картки – картки з вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку образотворчо-графічної технічної документації та патентної інформації. Фотоматеріали являють собою гнучкі плівки, пластинки, папери, тканини. Вони є по суті багатошарові полімерні системи, що складаються, як правило, з: підкладки (основи), на яку наноситься

підшар, а також

світлочутливий емульсійний шар (галогенід срібла) та

протиореольний шар.

Кольорові фотоматеріали мають складнішу будову. Вони містять також синьо-, жовто-, зелено-, червоночутливі шари. Розробка в 1950-і роки багатошарових кольорових матеріалів стала одним з якісних стрибків в історії фотографії, визначивши швидкий розвиток та широке поширення кольорової фотографії.

До найважливіших характеристик фотографічних матеріалів, зокрема, фотоплівок, відносяться: світлочутливість, зернистість, контрастність, кольорочутливість.

Кіноплівка є фотографічним матеріалом на гнучкій прозорій підкладці, що має з одного або обох країв отвори – перфорації. Історично перші світлочутливі стрічкові носії були на паперовій основі. Нитратцеллюлозна стрічка, що використовувалася на перших порах, була дуже горючим матеріалом. Проте вже в 1897 р. німецьким ученим Вебером була виготовлена ​​плівка з негорючою основою з тріацетату целюлози, що набула широкого поширення, у тому числі у вітчизняній кіноіндустрії. Згодом підкладка стала виготовлятися із поліетилентерефталату та інших еластичних полімерних матеріалів.

У порівнянні з фотоплівкою кінострічка зазвичай складається з більшої кількості шарів. На підкладку наноситься підшар, який служить для закріплення світлочутливого шару (або кількох шарів) на основі. Крім того, кіноплівка зазвичай має протиореольний, протискручуючий, а також захисний шар.

Кіноплівки бувають чорно-білі та кольорові. Вони поділяються на: негативні;

позитивні (для контактного та проекційного друкування);

звертаються (можуть використовуватись для отримання негативів та позитивів);

контратипні (для копіювання, наприклад, масового виготовлення фільмокопій);

гідротипні;

фонограмні (для фотографічного запису звуку)98.

Чорно-біла фотографічна плівка шириною 16 і 35 мм є найпоширенішим носієм для виготовлення мікрофільмів. Основними типами мікрофільмів є мікрофільми рулонні та у відрізку. Мікрофільми у відрізку – це частина рулонної плівки завдовжки не менше 230 мм, на якій розміщується кілька десятків кадрів. Мікрокарти, мікрофіші та ультрамікрофіші є фактично плоскими форматними мікрофільмами. Зокрема, мікрофіша – це аркуш фотоплівки формату 105х148 мм.

МАТЕРІАЛЬНІ НОСІЇ МЕХАНІЧНОГО ЗВУКОЗАПИСУ

За більш ніж вікову історію механічного звукозапису неодноразово змінювалися і матеріали та форма носіїв звукової інформації. Спочатку це були фонографічні валики, що являли собою порожнисті циліндри діаметром близько 5 см і довжиною близько 12 см. Вони покривалися так званим “затверділим воском”, на який наносилася звукова доріжка. Ліхтарі швидко зношувалися, їх практично неможливо було тиражувати. Тому цілком закономірно вже незабаром вони виявились витісненими грамофонними платівками.

Грампластинки мали задовольняти дуже жорстким вимогам, оскільки у процесі відтворення фонозапису вістря голки тисне на дно канавки з силою близько 1 т/смІ. Перша грамофонна платівка, записана в 1888 р., була цинковим диском з вигравіруваною фонограмою. Потім грамплатівки стали відливати з целулоїду, каучуку, ебоніту. Однак набагато дешевшими, пружними та міцними виявилися пластмасові диски на основі поліхлорвінілу та вініліту. Вони мали і найкраща якістьзвуку.

Грамофонні платівки виготовлялися шляхом пресування, штампування або лиття. Орігіналом грампластинки служив восковий диск, а згодом - металевий (нікелевий) диск, покритий спеціальним лаком (лаковий диск)99.

За типом запису грампластинки, що випускалися нашій країні, поділялися на звичайні, довгограючі і стереофонічні. За кордоном, крім того, були розроблені квадрафонічні платівки та відеограмплатівки. Крім того, грампластинки класифікуються за розміром, частотою обертання, тематикою запису. Зокрема, стереофонічні платівки, виробництво яких у СРСР почалося з 1958 р., так само як і довгограючі, випускалися форматом (діаметром) 174, 250 та 300 мм. Частота їхнього обертання зазвичай становила 33? про/хв.

З початку 1990-х років. виробництво грампластинок у Росії фактично припинилося, поступившись місцем іншим, більш якісним і ефективним способам звукозапису (електромагнітного, цифрового).

МАГНІТНІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ, ЇХНІ ВИДИ

Найпершим носієм магнітного запису, який використовувався в апаратах Поульсена на рубежі 19-20 ст., був сталевий дріт діаметром до 1 мм. На початку 20 століття для цього використовувалася також сталева катана стрічка. Тоді ж (1906 р.) був виданий і перший патент на магнітний диск. Проте якісні характеристики всіх цих носіїв були дуже низькими. Досить сказати, що для виробництва 14-годинного магнітного запису доповідей на Міжнародному конгресі в Копенгагені в 1908 р. знадобилося 2500 км або близько 100 кг дроту100.

Лише з другої половини 1920-х рр., коли було винайдено порошкову магнітну стрічку, почалося широкомасштабне застосування магнітного запису. Спочатку магнітний порошок наносився на паперову підкладку, потім – на ацетилцелюлозу, доки не почалося застосування як підкладка високоміцного матеріалу поліетилентерефталату (лавсану). Удосконалювалося також якість магнітного порошку. Стали використовуватися, зокрема, порошки оксиду заліза з добавкою кобальту, металеві магнітні порошки заліза та її сплавів, що у кілька разів збільшити щільність записи.

У 1963 р. фірмою Philips була розроблена так звана касетна запис, що дозволила застосовувати дуже тонкі магнітні стрічки. У компакт-касетах максимальна товщина стрічки становить 20 мкм при ширині 3,81 мм. Наприкінці 1970-х років. з'явилися мікрокасети розміром 50 х 33 х 8 мм, а в середині 1980-х років. - Пікокасети - втричі менше мікрокасет101.

З початку 1960-х років. широке застосування отримали магнітні диски – насамперед запам'ятовуючих пристроях ЕОМ. Магнітний диск – це алюмінієвий або пластмасовий диск діаметром від 30 до 350 мм, покритий магнітним порошковим робочим шаром завтовшки кілька мікронів. У дисководі, як і в магнітофоні, інформація записується за допомогою магнітної головки, тільки не вздовж стрічки, а на концентричних магнітних доріжках, розташованих на поверхні диска, що обертається, як правило, з двох сторін. Магнітні диски бувають жорсткими та гнучкими, змінними та вбудованими у персональний комп'ютер. Їх основними характеристиками є: інформаційна ємність, час доступу до інформації та швидкість зчитування поспіль.

Алюмінієві магнітні диски - жорсткі (вінчестерські) незнімні диски - в ЕОМ конструктивно об'єднані в єдиному блоці з дисководом. Вони компонуються у пакети (стопки) від 4 до 16 штук. Запис даних на жорсткий магнітний диск, як і читання, складає швидкості до 7200 оборотів на хвилину. Місткість диска досягає понад 9 Гбайт. Ці носії призначені для постійного зберігання інформації, що використовується під час роботи з комп'ютером (системне програмне забезпечення, пакети прикладних програм та ін.).

Гнучкі пластмасові магнітні диски (флоппі-диски, що від англ. floppy – вільно висить) виготовляються з гнучкого пластику (лавсану) і розміщуються по одному в спеціальних пластикових касетах. Касета з флоппі-диском називається дискетою. Найбільш поширені дискети з флоппі-дисками діаметром 3,5 та 5,25 дюйма. Ємність однієї дискети зазвичай становить від 1,0 до 2,0 Мбайт. Проте вже розроблено 3,5-дюймову дискету ємністю 120 Мбайт. Крім того, випускаються дискети, призначені для роботи в умовах підвищеної запиленості та вологості102.

Широке застосування, насамперед у банківських системах, знайшли звані пластикові карти, що є пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними. Вони бувають двох типів: прості та інтелектуальні. У найпростіших картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані та змінювати їх. В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картами (від англ. Smart - розумний), крім пам'яті, вбудований ще й мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки і робить пластикові карти багатофункціональними103.

Слід зазначити, що, крім магнітного, існують інші способи запису інформації на карту: графічний запис, ембосування (механічне видавлювання), штрих-кодування, а з 1981 р. – також і лазерний запис (на спеціальну лазерну картку, що дозволяє зберігати великий обсягінформації, але поки що дуже дорогу104).

Для запису звуку в цифрових диктофонах використовуються, зокрема, мінікарти, що мають подібність дискет з об'ємом пам'яті 2 або 4 Мбайт і забезпечують запис протягом 1 години.

В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують: за геометричною формою та розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо);

з внутрішньої будови носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів);

за способом магнітного запису (носії для поздовжнього та перпендикулярного запису);

на вигляд записуваного сигналу (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційного запису, для цифрового запису).

Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно вдосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів та зниження середнього часу доступу до інформації105.

ОПТИЧНІ (ЛАЗЕРНІ) ДИСКИ. ПЕРСПЕКТИВНІ ВИДИ НОСІЇВ ІНФОРМАЦІЇ

Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде шляхом безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більшого поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису та відтворення інформації за допомогою лазерного променя.

Вперше оптичний запис звукових програм для побутових цілей було здійснено у 1982 р. фірмами “Sony” та “Philips” у лазерних програвачах на компакт-дисках, які стали позначатися абревіатурою CD (CompactDisc). У середині 1980-х років було створено компакт-диски з постійною пам'яттю – CD-ROM (CompactDisc – ReadOnlyMemory). C 1995 стали використовуватися оптичні компакт-диски, що перезаписуються: CD-R (CD Recordable) і CD-E (CD Erasable).

Оптичні диски зазвичай мають полікарбонатну або скляну термооброблену основу. Робочий шар оптичних дисківвиготовляють у вигляді найтонших плівок легкоплавких металів (телур) або сплавів (телур-селен, телур-вуглець, телур-селен-свинець та ін), органічних барвників. Інформаційна поверхня оптичних дисків покрита міліметровим шаром міцного прозорого пластику (полікарбонату). У процесі запису та відтворення на оптичних дисках роль перетворювача сигналів виконує лазерний промінь, сфокусований на робочому шарі диска в пляму діаметром близько 1 мкм. При обертанні диска лазерний промінь слід уздовж доріжки диска, ширина якої також близька до 1 мкм. Можливість фокусування променя у пляму малого розміру дозволяє формувати на диску мітки площею 1-3 мкмІ. Як джерело світла використовуються лазери (аргонові, гелій-кадмієві та ін.). В результаті щільність запису виявляється на кілька порядків вище за межу, що забезпечується магнітним способом запису. Інформаційна ємність оптичного диска досягає 1 Гбайт (при діаметрі диска 130 мм) та 2-4 Гбайт (при діаметрі 300 мм).

На відміну від магнітних способів запису та відтворення, оптичні методи є безконтактними. Лазерний промінь фокусується на диск об'єктивом, що віддаляється від носія на відстані до 1 мм. При цьому практично виключається можливість механічного пошкодження оптичного диска106. Для хорошого відображення лазерного променя використовується так зване дзеркальне покриття дисків алюмінієм або сріблом.

Широке застосування як носія інформації отримали також магнітооптичні компакт-диски типу RW (ReWriteble). Там запис інформації здійснюється магнітною головкою з одночасним використанням лазерного променя. Лазерний промінь нагріває крапку на диску, а електромагніт змінює магнітну орієнтацію цієї точки. Зчитування проводиться лазерним променем меншої потужності.

У другій половині 1990-х років з'явилися нові, дуже перспективні носії документованої інформації – цифрові універсальні відеодиски DVD (DigitalVersatileDisk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою ємністю (до 17 Гбайт). Збільшення їх ємності пов'язане з використанням лазерного променя меншого діаметра, а також двошарового та двостороннього запису.

За технологією застосування оптичні, магнітооптичні та цифрові компакт-диски діляться на 3 основні класи:

диски з постійною інформацією, що нестирається (CD-ROM). Це пластикові компакт-диски діаметром 4,72 дюйми і товщиною 0,05 дюйми. Вони виготовляються за допомогою скляного диска-оригіналу, на який наноситься фотореєструючий шар. У цьому шарі лазерна система запису формує систему пітів (міток у вигляді мікроскопічних западин), яка потім переноситься на диски-копії, що тиражуються. Зчитування інформації здійснюється також лазерним променем в оптичному дисководі персонального комп'ютера. CD-ROM зазвичай мають ємністю 650 Мбайт і використовуються для запису цифрових звукових програм, програмного забезпечення для ЕОМ тощо;

диски, що допускають одноразовий запис та багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM – Write-Once, Read-Many – один раз записав, багато разів рахував). Використовуються в електронних архівах та банках даних у зовнішніх накопичувачах ЕОМ. Вони є основою з прозорого матеріалу, на яку нанесений робочий шар;

реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати та стирати сигнали (CD-RW; CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх сферах застосування. Вони подібні до дисків для одноразового запису, але містять робочий шар, в якому фізичні процеси запису є оборотними. Технологія виготовлення таких дисків складніша, тому вони коштують дорожче за диски для одноразового запису.

Нині оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще компактніших носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами та молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, у тисячі разів більша, ніж у сучасній мікроелектроніці. В результаті один компакт-диск, виготовлений за нанотехнологією, може замінити тисячі лазерних дисків107.

Вплив типу носія інформації на довговічність і вартість документа

Передача документованої інформації у часі та просторі безпосередньо пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, як масовий суспільний продукт, відрізняються порівняно низькою довговічністю. Під час свого функціонування в оперативному середовищі і особливо під час зберігання вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних процесів тощо. Наприклад, в даний час відомо близько 400 видів грибів і комах, виявлених на документах і книгах, здатних вражати папір, кальку, тканини, дерево, шкіру, метал, кінофотоплівку та інші матеріали108.

Тому невипадково проблема довговічності матеріальних носіїв інформації за всіх часів привертала увагу учасників процесу документування. Вже в давнину спостерігається прагнення зафіксувати найбільше важливу інформаціюна таких порівняно довговічних матеріалах, як камінь, метал. Наприклад, закони вавилонського царя Хаммурапі було висічено на кам'яному стовпі. І в наші дні ці матеріали використовуються для тривалого збереження інформації, зокрема у меморіальних комплексах, на місцях поховань тощо.

У процесі документування спостерігалося прагнення використовувати якісні, стійкі фарби, чорнило. Значною мірою завдяки цьому до нас дійшло багато важливих текстових історичних пам'яток, документів минулого. І, навпаки, використання недовговічних матеріальних носіїв (пальмові листи, дерев'яні дощечки, береста тощо) призвели до безповоротної втрати більшості текстових документівдалекого минулого.

Однак, вирішуючи проблему довговічності, людина відразу ж змушена була займатися й іншою проблемою, яка полягала в тому, що довговічні носії інформації були, як правило, більш дорогими. Так, книги на пергаменті нерідко прирівнювалися за ціною до кам'яного будинку або навіть до цілого маєтку, вносилися до заповіту, поряд з іншим майном, а в бібліотеках приковувалися ланцюгами до стіни. Тому постійно доводилося шукати оптимальне співвідношення між довговічністю матеріального носія інформації та її вартістю. Ця проблема досі залишається дуже важливою та актуальною.

Найбільш поширений в даний час матеріальний носій документованої інформації - папір - має відносну дешевизну, доступність, задовольняє необхідним вимогам за своєю якістю і т.д. Проте водночас папір є горючим матеріалом, боїться зайвої вологості, цвілі, сонячних променів, потребує певних санітарно-біологічних умов. Використання недостатньо якісного чорнила, фарби призводять до поступового згасання тексту на папері.

На думку фахівців, у середині 19 століття настав перший кризовий період історії паперового документа. Він був пов'язаний із переходом до виготовлення паперу з деревини, з використанням синтетичних барвників, з широким розповсюдженням машинопису та засобів копіювання. Через війну довговічність паперового документа скоротилася з тисяч до двохсот – трьохсот років, тобто. на порядок. Особливо недовговічні документи, виготовлені на папері низьких за якістю видів та сортів (газетної тощо).

Наприкінці 20-го століття з розвитком комп'ютерних технологій та використанням принтерів для виведення інформації на паперовий носій знову виникла проблема довговічності паперових документів. Справа в тому, що багато сучасних роздруківок текстів на принтерах водорозчинні і вицвітають. Довговічніші фарби, зокрема, для струменевих принтерів, природно, є і більш дорогими, а значить – менш доступними для масового споживача. Використання у Росії “піратських” перезаряджених картриджів і тонерів лише посилює ситуацию109.

Матеріальні носії документованої інформації вимагають, таким чином, відповідних умов їх зберігання. Однак це далеко не завжди дотримувалося і дотримується. У результаті відомчих архівів на державне зберігання нашій країні документи надходять із дефектами. У 1920-і роки кількість дефектів досягала 10-20%, з 1950-х років почало зменшуватися від 5 до 1%, у 1960-1980-і роки було на рівні 0,3-0,5% (хоча в абсолютних цифрах це становило 1-2,5 млн. документів). У 1990-ті роки зберігання документів у відомчих архівах знову погіршилося, як у перші десятиліття існування радянської власти110. Все це обертається значними матеріальними втратами, оскільки в архівах та бібліотеках доводиться створювати та утримувати дорогі лабораторії, які займаються реставрацією паперових носіїв. Доводиться також виготовляти архівні копії документів зі згасаючим текстом тощо.

У Радянському Союзі свого часу була навіть створена урядова програма, що передбачала розробку та випуск вітчизняних довговічних паперів для документів, спеціальних стабільних засобів письма та копіювання, а також обмеження за допомогою нормативів застосування недовговічних матеріалів для створення документів. Відповідно до цієї програми, до 1990-х років були розроблені та стали випускатися спеціальні довговічні папери для діловодства, розраховані на 850 та 1000 років. Було також скориговано склад вітчизняних засобів листа. Однак подальша реалізація програми в сучасних російських умовах виявилася неможливою, внаслідок радикальних соціально-політичних та економічних перетворень, а також внаслідок дуже швидкої зміни способів та засобів документування111.

Проблема довговічності та економічної ефективності матеріальних носіїв інформації особливо гостро постала з появою аудіовізуальних та машиночитаних документів, також схильних до старіння і потребують особливих умов зберігання. Причому процес старіння таких документів є багатостороннім та суттєво відрізняється від старіння традиційних носіїв інформації.

По-перше, аудіовізуальні та машиночитані документи, так само як і документи на традиційних носіях, схильні до фізичного старіння, пов'язаного зі старінням матеріального носія. Так, старіння фотоматеріалів проявляється у зміні властивостей їх світлочутливості та контрастності при зберіганні, у збільшенні так званої фотографічної вуалі, підвищенні крихкості плівок. У кольорових фотоматеріалів відбувається порушення колірного балансу, тобто. вицвітання, що виявляється у вигляді спотворення кольорів та зниження їх насиченості. Особливо нестійкими були кінофотодокументи на нітроплівці, яка була ще й вкрай пальним матеріалом. Дуже швидко вицвітали перші кольорові кінофотодокументи. Слід зазначити, що взагалі термін збереження кольорових кінодокументів у кілька разів менше, ніж чорно-білих, внаслідок нестійкості барвників кольорового зображення112. Разом з тим, плівковий носій є порівняно довговічним матеріалом. Не випадково в архівній практиці мікрофільми, як і раніше, залишаються важливим способом зберігання резервних копій найбільш цінних документів, оскільки можуть зберігатися за розрахунками фахівців не менше 500 років.

Термін служби грамофонних платівок визначається їх механічним зношуванням, залежить від інтенсивності використання, умов зберігання. Зокрема, пластмасові диски (грампластинки) можуть бути деформовані при нагріванні.

Для магнітних носіїв (стрічок, дисків, карт та ін) характерна висока чутливість до зовнішніх електромагнітних впливів. Вони також схильні до фізичного старіння, зношування поверхні з нанесеним магнітним робочим шаром (так зване “осипання”). Магнітна стрічка з часом розтягується, внаслідок чого спотворюється записана на ній інформація.

Порівняно з магнітними носіями оптичні диски більш довговічні, оскільки термін їхньої служби визначається не механічним зносом, а хіміко-фізичною стабільністю середовища, в якому вони знаходяться. Оптичні диски потребують зберігання також в умовах стабільних кімнатних температур та відносної вологості в межах, встановлених для магнітних стрічок. Їх протипоказані надмірна вологість, висока температура і різкі її коливання, забруднений воздух113. Очевидно, оптичні диски слід оберігати і від механічних пошкоджень. При цьому треба мати на увазі, що найбільш уразливою є "неробочий" забарвлений бік диска.

На відміну від традиційних текстових та графічних документів, аудіовізуальні та машиночитані документи схильні до технічного старіння, пов'язаного з рівнем розвитку обладнання для зчитування інформації. Швидкий розвиток техніки призводить до того, що виникають проблеми і часом важко подолати перешкоди для відтворення раніше записаної інформації, зокрема, з фонуваликів, платівок, кінострічок, оскільки випуск обладнання для їх відтворення або давно припинився, або обладнання, що діє, розраховане на роботу з матеріальними носіями. володіють іншими технічними характеристиками. Наприклад, в даний час вже важко знайти комп'ютер для зчитування інформації з флоппі-дисків діаметром 5,25", хоча минуло лише п'ять років з того часу, як їх витіснили 3,5-дюймові дискети.

Нарешті, має місце логічне старіння, що з змістом інформації, програмним забезпеченням і стандартами безпеки інформації. Сучасні технології цифрового кодування дозволяють, на думку вчених, зберігати інформацію практично вічно. Однак для цього необхідний періодичний перезапис, наприклад, компакт-дисків – через 20-25 років. По-перше, це дорого. А, по-друге, комп'ютерна техніка розвивається настільки швидко, що має місце нестиковка апаратури старих та нових поколінь. Наприклад, коли американські архівісти одного разу вирішили ознайомитися з даними перепису населення 1960 р., що зберігалися на магнітних носіях, то з'ясувалося, що цю інформацію можна відтворити лише за допомогою двох комп'ютерів у всьому світі. Один із них перебував у США, а інший - у Японії114.

Технічне та логічне старіння призводить до того, що значна маса інформації на електронних носіївбезповоротно втрачається. Щоб запобігти цьому, у Бібліотеці Конгресу США, зокрема, утворено спеціальний підрозділ, де у робочому стані містяться всі пристрої для читання інформації з застарілих електронних носіїв.

В даний час продовжується інтенсивний пошук інформаційно ємних і водночас досить стабільних та економічних носіїв. Відомо, наприклад, про експериментальну технологію Лос-Аламоської лабораторії (США), яка дозволяє записувати іонним пучком кодовану інформацію в 2 Гбайт (1 млн. машинописних сторінок) на відрізку дроту завдовжки лише 2,5 см. При цьому прогнозована довговічність носія оцінюється в 5 тис. років за дуже високої зносостійкості. Для порівняння: щоб записати інформацію з усіх паперових носіїв Архівного фонду Російської Федерації, потрібно лише 50 тис. таких шпильок, тобто. 1 ящик115. На одній із наукових конференцій, що відбулася також у США, було продемонстровано виготовлений з нікелю “вічний диск” Rosetta. Він дозволяє зберігати в аналоговому вигляді до 350000 сторінок тексту та малюнків протягом кількох тисяч років.

Запитання та завдання для самоперевірки:

Дайте визначення матеріального носія документованої інформації.

Які матеріали використовувалися в давнину для письма?

Коли і де з'явився папір? У чому полягає суть технології виробництва?

Яку функцію виконували філіграні? Чи використовуються вони зараз?

Що Ви знаєте про властивості, види та формати паперу?

Які особливості кінофотоматеріалів як носіїв інформації?

Чи доводилося використовувати носії механічного звукозапису? Які?

Дайте класифікацію магнітних носіїв інформації.

Що таке оптичні диски? Яка їхня роль у створенні, передачі та зберіганні інформації?

Як історично вирішувалася людиною проблема довговічності матеріальних носіїв документованої інформації?

ТЕМА 7: ОЗНАКИ ДОКУМЕНТІВ. ВАРІАНТИ І КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ

1. ДОКУМЕНТООБРАЗУЮЧІ ОЗНАКИ. ЮРИДИЧНА СИЛА ДОКУМЕНТА

Будь-який документ має певний набір ознак, безпосередньо пов'язаних з його основними функціями та властивостями. Насамперед інформація фіксується будь-ким на матеріальному носії з певною метою, тобто. документована інформація завжди має автора. Автор документа - це "фізична чи юридична особа, яка створила документ". Авторство є найважливішою ознакою документа.

Авторами службових документів, починаючи з 19 століття, стали вважати установи, організації, підприємства, оскільки посадовці, які підписують службові документи, виступають лише представниками цих установ. Водночас авторами документів можуть бути окремі особи. Автори можуть бути індивідуальні та колективні (якщо на документі більше одного підпису). Авторство може відповідати підпису, якщо автор оголошує себе; може бути анонімним (якщо автор приховує своє ім'я) чи псевдонімним (якщо автор приховує своє ім'я під іншим, вигаданим ім'ям).

Важливою документотворчою ознакою є найменування виду документа (наказ, довідка, заява тощо). Воно дозволяє отримати перше загальне уявлення про документ, його юридичної значущості.

До найважливіших ознак документованої інформації належить датування документа. Дата – це час створення документа. Однак, інформація про це може бути зафіксована по-різному. Звідси дати розрізняють: точні (час створення документа вказується точно);

наближені (час створення документа визначається на основі аналізу його змісту, авторства, згаданих у ньому подій тощо);

можливі (час створення встановлюється шляхом зіставлення окремих документів і навіть їх комплексів, аналізу зовнішніх ознак документа і т.д.)117.

Дата створення документа необхідна для правової оцінки інформації, що міститься в ньому, а також для оцінки відносин, що виникають, змінюються або припиняються у зв'язку з вираженням у документі волі органу управління. Якщо в документі хоча б на один день зміщена дата, то "фактичні відносини, що склалися на основі інформації, що має правове значення, можуть розцінюватися як незаконні"118.

Вірогідність документованої інформації підтверджується посвідченням документа, тобто. підписом, печаткою, грифом затвердження.

Разом розглянуті документотворні ознаки надають документу необхідну юридичну силу. Інакше висловлюючись, недотримання умов, правил документування може мати відповідні правові наслідки. Водночас слід зазначити, що юридична сила документа залежить також від дотримання та інших умов. Насамперед вона базується на чинному законодавстві, яке надає безперечності, обов'язковості документа для того кола осіб, які ґрунтуватимуть на ньому свої дії. З іншого боку, юридична сила документа залежить від функцій, прав, обов'язків, тобто. від компетенції органу управління чи посадової особи. Документ, виданий некомпетентною, не уповноваженою на те особою або оформлений без попередньої згоди, не вважатиметься законним119. Таким чином, згідно з ГОСТом, юридична сила документа – це “властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення”.

2. ЧЕРНІВНИКИ, РОДИННИКИ, ОРИГІНАЛИ

Різні варіанти документів можна як систему і класифікувати. Зазвичай складання документа починається з чернетки. Черновий документ – рукописний чи машинописний документ, який відбиває роботу автора чи редактора з його текстом. Авторами чернетки можуть бути одна людина (посадова особа),

дві посадові особи (початковий укладач та особа, яка правила текст),

кілька або багато людей і складніший шлях його створення: як основа друкується початковий проект тексту, потім різні його екземпляри правляться різними людьми, потім ця правка зводиться в один екземпляр з правкою (зведена чернетка)121.

Різновидом чернетки є малюнок. Малюнки - це попередні намітки, явно незакінчені, уривчасті, не пов'язані один з одним фрагменти документа.

Попередні, незакінчені образотворче-графічні технічні документи називаються ескізами. Вони виконуються без застосування креслярських інструментів, без точного дотримання масштабу, але із зображенням необхідних видів, розрізів, перерізів, з нанесенням розмірів та інших пояснень122.

Чернетки нерідко можуть становити значну цінність. Так, наприкінці 1990-х років за дуже значну суму у валюті Академія Наук Російської Федерації за підтримки Міністерства фінансів РФ придбала чернетки, варіанти перших двох томів роману М.А.Шолохова "Тихий Дон".

Після переписування або передруку документ, що складається, стає біловиком. Біловий документ – це рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний із чорнового документа або написаний без помарок та виправлень. Якщо біловик не вимагає затвердження, він отримує закінчений вигляд. Якщо він знову піддається виправленню, то стає другою чернеткою. Якщо відкидається, то залишається (зберігається) лише як проект відкинутого документа. Якщо ж біловик підписується, засвідчується печаткою, він стає оригіналом.

Справжній документ – це документ, відомості про автора, часу і місце створення якого, які у самому документі чи виявлені іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження. Оригінальний документ – перший або одиничний екземпляр офіційного документа. Таким чином, оригінал зазвичай буває в одному екземплярі. Але не обов'язково. Наприклад, оригіналами можуть бути підписані циркуляри з типовим обігом або тотожні повідомлення з поля бою, для вірності доставки надіслані різними шляхами123.

Оригінальні креслення – це креслення, виконані на ватмані, кальці (тобто на матеріалі, що дозволяє багаторазове зняття з них копій) та завірені підписами посадових осіб.

"Родовидом документа на машинному носії, - згідно з ГОСТом, - є перша за часом запис документа, що містить вказівку, що цей документ є оригіналом". Документи, створені за допомогою нових інформаційних технологій, набувають у нашій країні юридичної сили лише за наявності традиційного паперового супровідного листа124.

Нерідко паралельно з терміном "оригінал" використовується і термін "оригінал". Оригінал – унікальний документ, але бувають і звані “помножені оригінали”, тобто. оригінали, складені у кількох примірниках (наприклад, договір між державами зазвичай складається у такій кількості примірників, скільки сторін, і кожен є оригіналом). За своїм зовнішнім виглядом оригінали документів можуть бути біловиками та чернечками.

Документи, переписані чи правлені (після передруку чи листування) рукою автора, називаються автографи, тобто. авторські, власноручні рукописи.

Редакції (від латів. Redactus – наведений у порядок) – це варіанти, різновиди тексту, які охоплюють порівняно великий його відрізок та містять важливі смислові відмінності. Редакція документа є результатом його переробки автором або будь-якою іншою особою з метою зміни змісту, повноти, стилю тощо.

3. ФАЛЬСИФІКОВАНІ ДОКУМЕНТИ. СПОСОБИ ПІДРОБКИ ДОКУМЕНТІВ

На противагу справжнім існують фальсифіковані документи. Зазвичай виділяють кілька видів такого роду документів:

повністю фальсифіковані документи, коли відповідають оригіналу ні їх зміст, ні матеріальний носій, ні зовнішні ознаки (почерк, малюнки тощо.). Прикладом подібної фальсифікації може бути створена на початку 1950-х років російськими емігрантами так звана “Лісова книга” (“дощечки Ізенбека”) – “нібито справжній давньоруський твір про язичницьких жерців, написаний на дерев'яних дощечках у 9 столітті;

частково сфальсифіковані документи. Вони, у свою чергу, розрізняються за характером спотворень (фальшування) і можуть містити:

фальсифікацію змісту, тобто. документи може бути справжніми з погляду їх зовнішніх ознак (бланк, реквізити), але з спотвореним змістом. Зокрема, подібна фальсифікація була притаманна численним документам, сфабрикованим співробітниками НКВС у період масових політичних репресій у СРСР;

різновидом фальсифікації змісту є інтерполяція (від лат. Interpolatio: зміна, спотворення) - слова або фрази, довільно вставлені в текст при листуванні або редагуванні і відсутні в оригіналі;

фальшування складу посвідчення, бланка. Документи можуть бути справжніми з точки зору їхнього змісту, авторства, часу створення, але мати фальсифіковані зовнішні ознаки.

Підробка документів на Русі розпочалася ще в епоху Середньовіччя. Історикам відомі, зокрема, фальшиві статути одного з новгородських князів 14 століття. Судебник Івана Грозного у середині 16 століття встановлював відповідальність за складання підроблених протоколів судового розгляду, підробку промов позивача чи відповідача. У 17-18 століттях фабрикувалися грамоти з метою довести давнину роду певних осіб.

Слід зазначити, що до 18 століття фальшувалися, головним чином, актові матеріали, що стосувалися майнових справ, прав власності. Проте, починаючи з 18 століття фальсифікація документів стала здійснюватися також і з політичних та ідеологічних мотивів. Так, вже у 18-19 ст. з'явилися наукові підробки грамот, “Заповітів” Петра 1, Катерини Другої тощо. Згодом з'явилися фальсифіковані "Протоколи Сіонських мудреців", щоденник Вирубової, "Лист Зінов'єва" - послання керівника Комінтерну, нібито відправлене в 1924 британським комуністам, і багато інших126.

В даний час фальшиві документи також мають досить широке поширення. Так, влітку 1999 р. органи МВС Російської Федерації виявили та ліквідували підпільну фабрику, що займалася випуском підроблених документів з підписами найвищих російських чиновників. За даними газети "Известия", у Москві протягом кількох років працювала ціла фабрика з виготовлення фальшивих паспортів. При цьому використовувалися справжні бланки, але з внесеної до них інформації достовірною була тільки фотографія людини. Тим часом, ці відомості не викликали жодних підозр у компетентних органів127.

Основними способами підробки документів на паперовому носії є: підробка бланка документа (виготовлення підроблених бланків за допомогою копіювальної техніки, засобів обчислювальної техніки, Шляхом малювання);

підчистка тексту (механічна дія з метою зміни первинної документованої інформації);

травлення (видалення тексту шляхом знебарвлення барвника штриха хімічними реактивами: кислотою, лугом, окислювачем);

змивання (видалення колишніх записів за допомогою різних розчинників);

дописка (внесення до початкового тексту документа на вільні місцянової інформації);

підробка підписів (методом малювання, копіювання);

вироби печаток (методом малювання самому документі, з допомогою саморобного кліше, шляхом копіювання справжнього відбитка на підроблений документ);

заміна фотографій (найпоширеніші прийоми: повна заміна фотографії; монтаж фотознімка із збереженням частини колишньої фотографії, що містить відбиток друку; перенесення на підкладку однієї фотографії частини емульсійного шару іншої фотографії);

заміна аркушів документів (найчастіше зустрічається при підробці документів, що з кількох аркушів: паспортів, трудових книжок тощо)128.

З появою аудіовізуальних та машиночитаних документів почалася і їхня фальсифікація. Основними методами підробки таких документів є: фотомонтаж, монтаж кінострічок, магнітних стрічок шляхом видалення або вклеювання їх частин тощо.

Для виявлення підробок проводиться спеціальна експертиза документів (технічна, почеркознавча, авторознавча). В її основі лежать загальні положення теорії ідентифікації, а також дані психофізіології вищої нервової діяльності людини, лінгвістики та ін.

На цей час розроблено і застосовується практично безліч способів захисту документів від фальсифікації. У тому числі, крім водяних знаків, що вже згадувалися, можна назвати голографічні наклейки, спеціальні фарби, вбудовані в матеріальний носій металеві нитки тощо. При виготовленні цінних паперів грошей використовується до десяти і більше різних ступенів захисту.

У всіх країнах підробка документів переслідується згідно із законом. У Кримінальному кодексі Російської Федерації, зокрема, є спеціальна стаття 292 про службову підробку.

4. КОПІЇ, ЇХ ІСТОРИЧНИЙ РОЗВИТОК І ВИДИ

Копія (від лат. Copia) - безліч. Копія документа – це “документ, який повністю відтворює інформацію справжнього документа та всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичної сили”130.

Копії з'явилися разом із виникненням документів, оскільки виникла потреба повторювати текст. У практичних цілях складалися збірники копій, грамот – зміцнення землевласникських прав, привілеїв, обліку документації тощо. У Західній Європі ці збірки називалися картуляріями та були відомі з 10 століття. У Росії вони отримали назву копійних книг. Зокрема, з 15 століття до нас дійшов список так званих Коротких зборів ханських ярликів російським митрополитам у російському перекладі

Спочатку копія списувалася від руки. Звідси і назва – список (наприклад, список літопису). У російських установах копіюванням документів займалися спеціальні співробітники - копіїсти. Пізніше, починаючи з другої половини 19 ст, з'явилися машинописні копії.

Існує безліч видів копій:

відпустка - це копія, що залишається в установі замість вихідного оригіналу;

дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу. Зазвичай дублікат видається при втраті оригіналу і тим самим установою, де він був створений;

виписка – копія частини документа;

копія з копії – створюється у випадках, коли відсутня оригінал, оригінал.

Один із екземплярів копії документа називається дублетним документом.

За способом відтворення копії можуть бути:

ручні - виходять при листуванні оригіналу від руки або при передруку на друкарській машинці;

автоматичні – є точним відтворенням документа засобами фотографії, друку, репрографії.

За час відтворення копії поділяються на:

одночасні – виникають одночасно з оригіналом (наприклад, при написанні через копіювальний папір);

пізніші копії (можуть створюватися багато років і тисячі років).

За ступенем точності, близькості до оригіналу копії можуть бути:

графічно тотожні (факсимільні) – фотографічні, гектографічні, склографічні, ксерокопії тощо, зокрема. із змінним масштабом зображення;

частково тотожні – зазвичай виготовлені під копірку разом із оригіналом. На копії не відтворюються друкарські елементи бланку документа;

графічно не тотожні копії – копії, зняті від руки, машинописним чи друкарським способом;

мальовані копії – максимально відтворюючі зовнішній вигляд(Почерк, розміщення тексту, посвідчення) оригіналу132.

У зв'язку з використанням виготовлення документів нових інформаційних технологій, комп'ютерної периферії, насамперед принтерів, з'явилися досить специфічні копії. Справа в тому, що багато принтерних роздруківок не мають оригіналів, або їх отримують з тимчасово існуючого оригіналу, зокрема, з проміжного екранного (дисплейного). А в перспективі роль тимчасового оригіналу гратиме “формується з голосу або з комп'ютерної авторучки та коригується в тому ж режимі електронний варіанттимчасово існуючого оригіналу”133.

За способом посвідчення копії розрізняються так:

засвідчені – копії, засвідчені посадовою особою. Завірена копія – це копія документа, де відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, надають їй юридичну силу. У свою чергу, засвідчені копії поділяються на нотаріальні та копії з документів для внутрішніх потреб будь-якої установи, організації, підприємства. Нотаріальні копії документів призначаються, як правило, для пред'явлення іншим установам (наприклад, з документів про освіту, стаж роботи, народження, шлюб; копії з документів, пов'язаних з отриманням матеріальних цінностей). Копії з документів для внутрішніх потреб зазвичай засвідчуються підписом відповідальної особи, наприклад, начальника канцелярії та, у разі потреби, печаткою. Можуть бути просто завірені копії, наприклад, виписки з документів, завірені підписом секретаря.

Жорсткі диски