• Носії інформації.

Носій інформації

• будь-який матеріальний об'єкт або середовище, що містить інформацію, і здатний досить тривалий час зберігати у своїй структурі занесену на нього інформацію - камінь, дерево, папір, метал, стрічка з намагніченим шаром (у бобінах та касетах), пластик зі спеціальними властивостями (для оптичного запису - CD, DVD і т. д.) і т. д. і т. п.

• Носієм інформації може бути будь-який об'єкт, з якого можливе читання наявної на ньому інформації.

• Найчастіше сам носій інформації міститься в захисну оболонку, що підвищує його безпеку і, відповідно, надійність збереження (наприклад: паперові листи - в обкладинку, мікросхему пам'яті - в пластик, магнітну стрічку - в корпус і т. д.).

:

• Носії інформації застосовуються :

• Для запису інформації

• Її зберігання

• Читання

• Передачі (розповсюдження)

• Створення творів комп'ютерного мистецтва

• У суспільстві можна назвати три основних види носіїв информации:

• 1) Паперовий;

• 2) магнітний;

• 3) Оптичний.

Паперові носії інформації.

• Одним із найпоширеніших носіїв інформації є папір. У школі ми записуємо інформацію в зошиті, теоретичний матеріал вивчаємо за підручниками, при розробці повідомлення необхідні відомості ми знаходимо в інших джерелах (книгах, енциклопедіях, словниках тощо), які є паперовими носіями інформації.

• Перші обчислювальні машини працювали на перфокартах. Перфокарти робили з щільного паперу-картону, куди за певним правилом з допомогою спеціального «верстата» - перфоратора наносили отвори як невеликих дірочок.

• Пізніше з'явився досконаліший варіант - перфострічки

Перфострічка

• Застарілий носій інформації у вигляді паперової, нітроцелюлозної стрічки з отворами. Перші перфострічки використовувалися з середини ХІХ століття телеграфії.

Завдяки простоті пристроїв введення/виводу, перфострічка набула поширення в комп'ютерній техніці. Пізні комп'ютерні перфострічки мали ширину 7 або 8 рядів і використовували для запису кодування ASCII. Існували стрічки та з іншою кількістю рядів. Використовувалися в мінікомп'ютерах для введення/виведення інформації до середини 1980-х років. Були витіснені магнітними носіями інформації.

Магнітні носії інформації

Технологія запису інформації на магнітні носії з'явилася порівняно недавно приблизно в середині 20-го століття. Але вже через кілька десятиліть - 60 - 70 роки - ця технологія стала дуже поширеною у всьому світі. Дуже давно з'явилася на світ перша грамплатівка. Яка використовувалася як носій різних звукових даних - на неї записували різні музичні мелодії, мова людини, пісні.

плавно пливла по канавках зверху шаром магнітних частинок

Сама технологія запису на платівки була досить простою. За допомогою спеціального апарату у спеціальному м'якому матеріалі, вінілі, робилися засічки, ямки, смужки. І з цього виходила платівка, яку можна було прослухати за допомогою спеціального апарату – патефона чи програвача. Приводився у дію механізм, що обертає платівку, і ставилася голка на платівку. Голка плавно пливла по канавках, прорубаним у платівці, видаючи у своїй різні звуки - залежно від глибини канавки, її ширини, нахилу тощо., використовуючи явище резонансу. А потім труба, що знаходилася біля самої голки, посилювала звук, "висіканий" голкою. Майже така сама система і використовується в сучасних пристрояхзчитування магнітного запису. Функції складових частинзалишилися колишніми, тільки змінилися самі складові частини - замість вінілових пластинок тепер використовуються стрічки з напиленим на них зверху шаром магнітних частинок; а замість голки - спеціальний пристрій для зчитування.

з магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».

• У 1928 році була виготовлена ​​перша магнітна стрічка. Наші бабусі та дідусі слухали музику на магнітофонах з магнітною стрічкою, яку називали «Бабіна».

• Магнітна стрічка виявилася досить надійною, довговічною і доступною кожному носієм інформації. У перших ЕОМ (електронно-обчислювальних машинах) інформація зберігалася на магнітних стрічках та магнітних дисках.

Використання оптичних дисків та флеш пам'яті

У 1980 роках з'являються перші лазерні диски, А так само таке поняття, як флеш-пам'ять. Ці винахід стали можливі після того, як винайшли лазер, тоді більш відомий як квантовий генератор. Лазер – промінь високої енергії, який здатний випалювати на поверхні металу (зверніть увагу, що тільки плавкий метал) двійковий (машинний) код. Оптичні диски мають набагато більший обсяг, ніж магнітна стрічка. Інформаційний об'єм, який можна записати на сучасний компакт-диск, дорівнює 700 Мб – на CD диску, а на DVD диску- 4.7 Гб

відеокамер він буде на компакт-диску

В Останнім часомвиникло безліч фотоапаратів, мобільних телефонів, нетбуків, відеокамер, МР3 плеєрів. Ці пристрої природно теж потребують своїх носіїв інформації. Погодьтеся, мобільний телефонне стане зручним якщо зберігати інформацію він буде на компакт-диску, саме з цієї причини винайшли флеш - карти або як їх тепер називають - флешки. Інформаційний обсяг сучасних флешок може мати десятки гігабайт. Масовий випуск флеш карт став проводитися в 2001 році, але ті флешки мали дуже невеликий об'єм, до 512 Мб.

• Останнім часом створюються більш компактні носії інформації. Вчені задіяли для цього технології. Ефект від цього буде величезний, оскільки, за прогнозом, один такий нано диск зможе замінити десятки тисяч звичайних лазерних дисків.

Наразі електронні документи при супроводі процесів управління застосовуються поряд із паперовими. При цьому є ряд істотних відмінних характеристик електронного документа порівняно з паперовим, які диктують необхідність вироблення нових підходів до організації документообігу та управління.

Насамперед зазначимо, що і паперові, і електронні документи як предмет управлінської праці мають свої переваги та одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації. Розглянемо деякі з них.

1. Вимоги до оформлення документів.Вимоги до оформлення паперових документів визначено стандартами та уніфікованими формами. В окремих випадках (коли не мається на увазі машинна обробка інформації) припустимо деяке розмаїття в оформленні, що не стосується реквізитів, що визначають юридичну силу документа. Для документів на паперовому носії вирішено практично всі питання надання їм юридичної сили. Специфічні вимоги до окремих категорій документів закріплюються спеціальними нормативними актами.

Вимоги до оформлення електронних управлінських документів визначені наразі значно меншою мірою і стосуються переважно питань використання ЕЦП.

Крім ЕЦП та інших форм електронного підписуз метою контролю правомочного використання електронних документів можливе також застосування про «цифрових водяних знаків» . Водночас застосування цієї технологічної нововведення в управлінському документообігу поки що нормативно не регламентовано.

У принципі вимоги до складу та оформлення реквізитів електронних документів можуть бути жорсткішими, ніж для паперових документів, оскільки при передачі по каналах зв'язку та при обміні інформацією між різними інформаційними системами (якщо не забезпечена сумісність програмно- технічних засобів) Передача інформації може не відбутися або інформація не буде доступною для сприйняття людиною.

2. Час транспортування документа.Це одна з найголовніших характеристик, оскільки забезпечує обмін інформацією та її своєчасне надання. Критичність часу доставки документа викликала появу поняття «прискорення документообігу». Для паперових документів ця характеристика залежить від використовуваних способів доставки (віднести, відвезти, переслати пневмопоштою, доставити літаком тощо).

Електронні документитут мають незаперечну перевагу, оскільки використання електронних каналів зв'язку дозволяє обчислювати час передачі або ознайомлення з файлом документа в базі даних секундами та хвилинами.

3. Довідково-інформаційна робота (пошук інформації в інформаційному фонді за атрибутами документа та за змістом).Для паперових документів вона може бути досить трудомісткою, якщо немає продуманої системи класифікації інформації та документів.

Для електронних документів завдання максимально спрощується та скорочується за часом. Використання посилань дозволяє знайти як один документ, а й інші, пов'язані з ним тематично чи з формальними ознаками. Натомість відпадає необхідність дублювання масивів інформації для різних завдань. Корпоративні інформаційні системидають можливість користуватися інформацією відповідно до посадовими обов'язкамита правами доступу до системи.

4. Зручність сприйняття інформації.Ця якість поки що більшою мірою виражена у паперових документів. За століття існування писемності якісні характеристики паперових документів (розмір шрифту, формати паперу, якість друку тощо) постійно вдосконалювалися.

Щодо електронних документів також можна відзначити їх постійне вдосконалення, але за часом цей період набагато менш тривалий (обчислюється лише кількома десятиліттями) і оптимізації сприйняття інформації ще далекий від завершення. По сприйняттю деякі електронні документи частково можна порівняти з середньовічними сувої: для перегляду документа його файл «прокручується» перед очима. За даними американських дослідників, текст з екрана комп'ютера (монітора) сприймається на 25% повільніше, ніж при читанні з аркуша паперу, що необхідно враховувати під час підготовки текстів для інтернет-реклами.

5. Можливість працювати з кількома документами одночасно.Для керівників та фахівців, зайнятих аналітичною та творчою роботою, ця обставина є досить суттєвою. Згадаймо ситуації, коли, працюючи з документами та друкованими виданнями, зіставляючи їхню інформацію, людина нерідко виявляє особливості та деталі, що вислизають від сприйняття під час послідовного перегляду документів.

"Многовіконна" робота з файлами також дає можливість одночасно працювати з декількома документами, хоча при цьому в кожний момент осяжна лише частина інформації на моніторі. Сприйняття у своїй носить переважно логічний характер, і завжди виникає цілісний погляд на документ. Можливо, що в міру вдосконалення комп'ютерної технікиможливості одночасно працювати з кількома документами розширюватимуться. У зв'язку з цим навіть легендарна особистість комп'ютерного бізнесу Б. Гейтс змушений був зізнатися, що він не є ортодоксальним антипаперником, оскільки сам роздруковує багатосторінкові документи. На його думку, «поки не відбудуться революційні зміни в технології плоских екранів… – друковані книги та журнали, як і раніше, буде зручніше читати та носити з собою, ніж електронні носії інформації» .

6. Можливість ознайомлення з документами виділити потрібний фрагмент.Цю можливість дають і паперовий та електронний носії інформації документа. Натомість є й особливості. На паперовому документі сліди від позначок, зроблених чорнилом, пастою, олівцем тощо, зазвичай залишаються. Наприклад, пригадаємо рядки з Євгена Онєгіна А.С. Пушкіна у тому, що «зберігали багато сторінок відмітку різку нігтів».

У разі електронного документа, якщо дозволяє формат його запису, потрібний фрагмент можна виділити (наприклад, кольором, шрифтом), а потім виділення видалити. При цьому слідів на документі за його сприйняття людиною не залишиться.

7. Можливість зробити копію документа.У разі виготовлення копії документа на паперовому носії можна використовувати кілька варіантів залежно від технічних засобів, що застосовуються. Так, на паперовому носії копії можуть бути отримані засобами репрографії та оперативної поліграфії. На фото-, мікрофотоплівці копії можуть бути отримані за допомогою засобів фотографування мікрофільмування. Електронну копію паперового документа можна отримати за допомогою сканування.

У разі отримання копії з електронного документа трудомісткість та витрати часу на отримання копії значно зменшуються. Так, можна або скопіювати файл, або додатково роздрукувати документ, або вивести інформацію на мікрофотоносії і т.п. (наприклад, корпоративні системи документообігу, корпоративні портали тощо). У такому разі може відпасти необхідність виготовлення паперових копій документа для ознайомлення великої кількості працівників.

8. Стомлюваність під час роботи з документами (без урахування характеру та змісту інформації).З паперовими документами можна працювати кілька годин поспіль та міняти позу. У цьому задіяні кілька органів чуття: як зір, а й дотик, інколи ж навіть нюх (згадаймо, що у минулому і позаминулому столітті світські жінки нерідко завдавали духи свої листи).

Вважається, що стомлюваність під час роботи з комп'ютером більше, ніж під час роботи з паперовими документами. З органів чуття основне навантаження посідає зір. Існують рекомендації щодо оптимальної тривалості часу, що проводиться за комп'ютером, та перерв у роботі . Водночас у міру вдосконалення комп'ютерної техніки, зокрема моніторів, стомлюваність при роботі з електронними документами дещо зменшується.

9. Необхідність спеціального обладнання робочого місця для сприйняття інформації.Для сприйняття інформації звичайного документа на паперовому носії спеціальних умов не потрібно: достатньо прийнятного висвітлення.

Для роботи з електронними документами потрібен комп'ютер, а за необхідності їх передачі адресату телекомунікаційні канали. В даний час використання портативних комп'ютерів та мобільних засобів зв'язку знімає частину проблем.

10. Збереження інформації та її доступність для сприйняття людиною. Збереження документів на паперовому носії визначається досить тривалим періодом її старіння та руйнування, що залежить від якості паперу (наприклад, існує так званий «безкислотний» папір, термін стійкості якого обчислюється століттями). Крім того, важливою є якість засобів нанесення інформації на папір (чорнила, паста, а також засоби, що використовуються в матричних, струминних або лазерних принтерів, і т.п.) . Для сприйняття інформації через тривалий час не потрібні спеціальні пристрої для її перетворення, достатньо знання мови, якою написаний текст документа.

При роботі з електронними документами важливо враховувати, що життєвий цикл програмних засобівта носіїв запису (моральне та фізичне старіння) може бути меншим, ніж необхідний термін зберігання документа. Окремий комплекс питань пов'язаний із застосуванням ЕЦП та терміном дії сертифікату підпису. Звідси виникає проблема перезапису інформації на інший носій (міграції та конверсії) та підтвердження цілісності та достовірності електронних документів. Серед інших можливих (але не означає, що завжди прийнятних) способів зберігання електронних документів іноді пропонують зберігати також відповідні технічні та програмні засоби для відтворення інформації (і відповідно навчати персонал користування цими засобами для виконання інформаційних запитів) або роздруковувати електронні документи на папері та завіряти зроблені копії.

При роботі з паперовими документами для забезпечення їх фізичної безпеки в архівах може створюватися фонд користування (як на паперових, так і на інших носіях інформації) або страховий фонд. Аналогічно для забезпечення збереження бази даних та підвищення стійкості комп'ютерної системиможна виконувати резервне копіюванняінформації.

11. Інформаційна безпеката захист інформації.Для паперових документів захист інформації від несанкціонованого доступу може бути забезпечений фізичною недоступністю документа (наприклад, зберігання в сейфі, в ящику столу тощо), фіксацією факту передачі документа в спеціальних облікових формах (передача під розписку), а також іншими організаційними заходами.

Для електронних документів це завдання вирішується використанням засобів регламентації доступу користувачів до комп'ютерів та баз даних, використанням засобів криптографічного захисту інформації, протоколюванням дій користувачів тощо. Окрема проблема – технічний захист інформації, у тому числі від комп'ютерних вірусіві хакерських атак.

12. Сфера застосування (побутування) документів.Документи на паперових носіях зараз застосовуються повсюдно. Електронні документи використовуються тими учасниками комунікацій (організаціями та фізичними особами), що мають відповідну комп'ютерну техніку. При цьому сфера застосування електронних документів постійно розширюється з розвитком технічної оснащеності, накопичення досвіду та створення нормативної бази.

З урахуванням перелічених характеристик паперових та електронних документів можна досить аргументовано відповісти на такі питання, які часто є предметом жвавих дискусій:

під час отримання електронних документів адресатами чи слід роздруковувати їх у паперовому носії?

чи не є процедура роздруківки електронного документа надмірною?

У разі впровадження інформаційних технологій скорочення паперового документообігу не відбувається автоматично. Так, за оцінками зарубіжних фахівців, при впровадженні електронної поштивитрати паперу в деяких офісах збільшувалися приблизно на 40%. Це було пов'язано з не завжди виправданою роздруківкою електронних повідомленьчерез звичку співробітників працювати з паперовими документами. Тому бажано, щоб у комплексі заходів щодо впровадження електронного документообігу в організації передбачалися також заходи щодо оптимізації використання паперу.

Окремо виділимо ситуації щодо документаційного забезпечення керівників. Проблема не лише в тому, щоб привчити керівників працювати з електронними документами. Вона набагато складніша і глибша.

Управлінський документообіг включає у собі ті операції, які можна автоматизовані, а й ті, котрим обов'язкові сприйняття інформації людиною, її оцінка. Тут важливо брати до уваги психологічні аспекти сприйняття, функціональну асиметрію правої та лівої півкуль головного мозку, поєднання образного та логічного мислення. Іноді керівнику високого рангу під час роботи зі слабоструктурованою інформацією, що відображає багатоаспектну управлінську ситуацію, краще працювати з паперовим документом. І, навпаки, для сприйняття структурованої та фактографічної інформації електронний документ може бути зручнішим за паперовий. Тому при впровадженні електронного документообігу має бути передбачена можливість при необхідності здійснювати роздрук документів, отриманих в електронній формі, для доповіді керівництву.

Водночас в умовах активізації застосування сучасних інформаційних технологій дедалі більше керівників різних рангів віддають перевагу безпосередній роботі із системами електронного документообігу, включаючи власноручне введення доручень (резолюцій), віз та використання електронних аналогів підпису.

Таким чином, традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довготривалого зберіганняінформації із збереженням можливості її сприйняття. Відповідно не можна відкидати застосування паперових документів, коли потрібно забезпечити тривале зберігання інформації (так звані документи з терміном зберігання «Постійно», які потім надходять до державних архівів). З іншого боку, можна використовувати переваги електронних документів під час роботи з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях. Для оперативного інформаційного забезпечення (насамперед доведення інформації та її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги.

У той час як за багатовікову історію свого існування документи на паперовому носії набули відносної стійкості своїх характеристик, електронні документи як явище та предмет управлінської праці знаходяться ще у початкових фазах свого розвитку, тому їх характеристики розвиватимуться далі. І, як можна було спостерігати за останні два десятиліття, цей розвиток відбувається дедалі більшими темпами (синхронно розвитку сучасних інформаційних технологій).

Проте, як і раніше, при проектуванні документопотоків на практиці, а також при розробці проектів нормативних та інших актів, що регламентують цю сферу, як правило, домінує принцип подібності електронного та традиційного документів. При цьому мають на увазі, що електронний документ відрізняється від паперового лише тим, що «інформація на ньому закріплена в електронно-цифровій формі». На цьому зазвичай робиться висновок, що управлінський документообіг в електронній формі повинен бути організований аналогічним чином з урахуванням також спільного застосування паперових та електронних документів в одних і тих же завданнях і процесах управління.

Безумовно, певну позитивну роль такі погляди відіграли у плані деякого сприяння розширенню застосування електронних документів, оскільки під час вирішення питань нормативного регулювання не зводився жорсткий «бар'єр» між традиційним та електронним документообігом. Однак, на наш погляд, цей підхід був виправданий на тих стадіях, коли застосування електронних документів мало локальний характер, а їхня кількість була невелика. Нині цей підхід себе вичерпав.

Підтвердженням цього є деякі рекомендації про те, що, наприклад: візуально електронні документи мають виглядати як паперові, при цьому склад реквізитів та їх розташування повинні бути аналогічними; резолюції за наслідками розгляду електронних документів повинні оформлятися на паперовому носії або як окремий електронний документ; доцільно ведення єдиного реєстру (журналу) для всіх документів, а «по закінченні календарного року… згруповані в електронні папки на тематику електронні документи повинні переноситися на CD-диски» . Ці або їм подібні форми та способи роботи можуть бути зрозумілі працівникам апарату управління, які звикли до паперового документообігу. Разом з тим такі рекомендації не враховують реальні можливості сучасних систем і технологій електронного документообігу, а подальше їх застосування на практиці (не кажучи вже про закріплення в нормативних документах) не просто стримуватиме впровадження нових технологій роботи, а означатиме повернення до старого (що нерідко і відбувається).

Принципове значення, на наш погляд, має те, що за останні роки відбулися якісні зміни у двох головних аспектах:

від використання комп'ютерної техніки лише для підготовки управлінських документів (по суті як досконалішого засобу, що замінює друкарську машинку) до можливості побудувати цілісні технології, засновані на застосуванні електронних документів та електронного обміну інформацією;

цій основі здійснюється перехід від застосування окремих документів на машинному носії до масового застосування електронних документів.

З урахуванням цих обставин необхідно скоригувати існуюче або навіть побудувати нову системуконцептуальних положень, що становлять основу подальшого розвиткуелектронного документообігу.

Тому, з погляду, важливо доповнити наведене вище зіставлення паперових і електронних управлінських документів низкою параметрів, зумовлених більш загальними чинниками існування. До них насамперед можна віднести такі.

1. Зв'язок документа з носієм інформації.Важливою характеристикою є дуалізм документа - як інформації, що міститься в документі, і як матеріального носія цієї інформації. Це однаково відноситься і до паперових, і до електронних документів, але проявляється по-різному.

Паперовий документ від носія інформації невіддільний. Кожен паперовий документ має власний носій інформації.

Електронний документ в силу своєї фізичної природи має динамічний характер, не пов'язаний жорстко з єдиним носієм інформації, існує у двох формах: пасивної (зберігання) та активної (передача та обробка, у тому числі візуалізація для його сприйняття людиною). Крім того, якщо раніше можна було вважати електронним документом (за аналогією з паперовим документом) відповідним чином оформлену інформацію, записану, наприклад, на дискеті, то в умовах застосування сучасних інформаційних систем та технологій електронний документ як об'єкт має набагато складніший, багатокомпонентний характер .

2. Форма представлення інформації.У паперових документах, а також у кіно- та фотодокументах інформація представлена ​​у формі, що безпосередньо сприймається людиною (аналоговою формою, через що такі документи, на відміну від електронних, іноді називають аналоговими).

В електронному документі інформація міститься не просто в електронно-цифровій формі. Істотно те, що ця інформація не може безпосередньо сприйматися людиною. Більше того, електронна форма подання інформації дає можливість вибудовувати процеси її обробки без участі людини, тобто залежно від ступеня структурованості та формалізації інформації процес роботи з документами може бути максимально автоматизований (наприклад, як це здійснюється в системах банківських) електронних платежівта розрахунків). При необхідності сприйняття інформації людиною вона візуалізується на екрані монітора (документ при цьому набуває також віртуальної форми) або шляхом роздруківки на паперовому носії (за образним виразом виходить «тверда копія»).

3. Подання метаданих документа.Метадані паперового документа можуть відображатися на тому самому носії інформації.

Структура представлення метаданих електронних документів у сучасних інформаційних системах носить принципово інший характер, компоненти метаданих пов'язані з документом, але вони можуть безпосередньо не входити до його «тіло». Метадані документа в електронному середовищі мають бути чітко визначеними та відповідати вищим вимогам, ніж у процесах роботи з паперовими документами. У ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 констатується, що електронне середовище «.. вимагає іншого вираження традиційних вимог та інших механізмів для ідентифікації, введення, визначення властивостей та використання метаданих» та водночас «надає нові можливості для визначення та створення метаданих» .

Можна відзначити низку інших специфічних характеристик, пов'язаних із фізичною природою електронного документа, які були предметом аналізу у роботах вчених – фахівців з обчислювальної технікиВ.А. Гадасіна та В.А. Конявського. Не заглиблюючись у розгляд специфічних показників, відзначимо ту обставину, що є найбільш загальним. Це особливості середовища існування (звернення та зберігання) паперових та електронних документів.

3. Середовище існування документа.На відміну від паперового документа, що існує в аналоговому фізичному середовищі (дозволяє безпосередньо сприймати документ як фізичний об'єкт та зафіксовану інформацію), електронний документ існує в електронному середовищі, що створюється сукупністю програмних та технічних засобів забезпечення інформаційних процесів. Поняття аналогової та електронного середовищазважаючи на їх важливість для здійснення електронного обміну інформацією увійшли до ГОСТ Р 52292 -2004. Перетворення форми відображення документа (сканування паперового документа або візуалізація електронного документа на екрані монітора або його роздрук) здійснюється на основі інтерфейсних пристроїв на межі електронного та неелектронного середовища. Крім того, останні роки відзначені появою гібридних документів, що містять на паперовому носії фрагменти (наприклад, штрих-коди, елементи електронних носіївз цифровою та біометричною інформацією), які можуть зчитуватися інтерфейсними пристроями . Однак це не змінює загальної закономірності, що між електронним та неелектронним (аналоговим) середовищами існує межа, що не дозволяє документу переміщатися з одного середовища в інше без зміни форми подання інформації. Водночас інформаційні системи (маючи належність або до електронного, або до неелектронного середовища) можуть включати метаінформацію як про електронні, так і про неелектронні документи одночасно.

Наведемо деякі приклади, що показують кардинальний характер зазначених відмінностей паперового та електронного документів.

Так, зокрема, під час обговорення невирішених проблем у галузі електронного документообігу та організації зберігання електронних документів висловлюються критичні зауваження, що в нашій країні «…досі немає жодного федерального електронного архіву», а також пропозиції щодо «.створення федерального державного архіву електронної документації як полігон для апробації прийомів та методів роботи з цими документами» .

При виробленні рішень у цій галузі важливо брати до уваги, що електронні документи, що стосуються сучасних систем документообігу, неможливо передати на державне зберігання за аналогією з паперовими документами, тобто просто як матеріальний носій інформації. Необхідно не тільки визнавати сам факт існування цих документів в електронному середовищі, а й враховувати, що це середовище в цілому створюється та забезпечується сукупністю програмно-технічних засобів (які знаходяться у володінні державного архіву, а конкретної організації), а також діяльністю служби супроводу ( що входить у структуру організації чи функціонуючої за принципами аутсорсинга). Без наявності цих умов, як зазначено нами вище, не буде можливості знайти документ, ні прочитати його, ні вчинити з ним будь-які дії. Це свідчить, що потрібні нові концептуальні підходи, зокрема у організаційно-управлінській сфері.

Тому завдання розширення застосування електронного документообігу не може вирішуватися тільки в руслі розвитку програмнотехнічних засобів (хоча саме поняття «електронний документообіг» спочатку пов'язувалося саме із засобами передачі інформації) або в руслі юридичних та документознавчих аспектів (без розробки яких неможливе подальше вдосконалення електронних документів та юридично значуще їх застосування та зберігання).

Безперечно, потрібне поєднання цих напрямків роботи, їхня синхронізація. Водночас кардинальні зміни у цій сфері пов'язані також із ув'язкою цих напрямів, з розробкою та реалізацією нових організаційно-управлінських підходів, що враховують взаємовплив систем та технологій електронного документообігу та основних елементів системи управління.

Крім того, зростаючий рівень системності (порівняно з паперовими документами) потрібен при вирішенні завдань захисту інформації, що міститься в електронних документах. Тут недостатньо вживати заходів лише щодо захисту носія інформації: з урахуванням динамічного характеру електронного документа, його існування в електронному середовищі захисту потребує весь комплекс задіяних програмно-технічних засобів, включаючи канали зв'язку.

Зазначені фактори дозволяють зробити ряд висновків щодо особливостей застосування паперових та електронних документів у сфері соціально-економічного управління:

1. Відмінності електронного та паперового документів носять багатоаспектний, системний характер, що зумовлено особливостями не тільки носія інформації, а й форми подання інформації та метаданих документів, а також відмінностями середовища існування паперових та електронних документів.

2. Безперспективно будувати роботу з електронними управлінськими документами, повністю уподібнюючи її процедур роботи з паперовими документами. При спільності основних стадій життєвого циклу паперового та електронного документів особливості електронного середовища створюють принципово нові можливості для їх здійснення та вимагають концептуальної розробки.

3. Сучасні системи електронного документообігу, по суті, є середовищем існування та обігу електронних документів, при цьому також забезпечується зберігання комплексу метаданих, що відображають життєвий цикл документа.

4. Необхідно розглядати електронні документи та електронний документообіг як якісно нове системне явище, пов'язане не лише з техніко-технологічною, документознавчою та юридичною складовими, а й з розвитком системи соціально-економічного управління загалом.

Робота рядково друкуючого пристрою. Голчастий друкувальний механізм.

Паперовий носій інформації в такому пристрої рухається у старт-стопному режимі, зупиняючись під час друку кожного рядка. Щоб надруковані символи фіксувалися на одному рівні по вертикалі, необхідні однаковий час прольоту та тривалість удару у всіх друкуючих молоточків. Так як друк відбувається при друкуючих колесах, що обертаються, тривалість удару не повинна бути значною, інакше відбудеться розмивання відбитка по вертикалі.

Перебільшення заслуг паперового носія інформації не зовсім справедливе по відношенню до способів обліку, що існували до винаходу писемності або почали існування після винаходу комп'ютера. Дані винаходи виникли не миттєво, як миттєво вони отримали загальне поширення. Вказати точний момент переходу від однієї форми обліку до іншої неможливо: зміна методологій здійснювалася поступово і продовжується досі.

Електронні комунікації витісняють паперові носії. Інтернет змінює корпоративні схеми оргструктур, позбавляє топ-менеджмент колишніх можливостей контролю над комунікаціями. Лінійний або деревоподібний односпрямований інформаційний потіктрансформується в мережу циркулюючої мультиспрямованої інформації. Комунікації децентралізуються, стають більш гнучкими, оперативними та інтерактивними.

Принцип побудови друкарського пристрою.

Відбитки символів залишаються на паперовому носії інформації 3 при ударі друкуючого молоточка 4 через папір і фарбувальну стрічку 2 по будь-якій фігурі на колесі, що друкує. Друкуючі молоточки 4 рухаються спеціальним механізмом приводу.

У зв'язку з обмеженими можливостями паперових носіївінформації (журналу, збірника праць, матеріалів та тез конференції) результати роботи таких конференцій мають, як правило, такі способи відображення у спеціальному друку: від короткої інформаціїпро місце та час їх проведення, до суб'єктивного огляду найважливіших доповідей та виступів учасників конференцій.

Сутність нанесення інформації у вигляді пробивок на паперовий носій полягає в наступному. Отвор або поєднання отворів на перетині рядків та стовпців дозволяє закодувати цифру, літеру або символ.

Перша - це системи, орієнтовані застосування паперових носіїв інформації: перфокарт і перфолент. Вони традиційні та досить добре відпрацьовані.

Масове застосування ПЕОМ в режимі діалогу забезпечує відмову від використання традиційних паперових носіїв інформації.

Крістільний стіл будівельника є скляною платою, на якій встановлено паперовий носій інформації, що закріплюється електростатичним способом.

Впровадження технології обробки документів з використанням систем відеовідображення дозволяє скоротити кількість паперових носіїв інформації, зменшити обсяги оброблюваної інформації з обліку руху продукції за рахунок усунення її дублювання на окремих етапах підготовки та обробки, істотно знизити витрати праці по створенню та обробці первинних документів.

Єдиний державний реєстр прав на нерухоме майно та угод із ним ведеться на паперових носіях інформації, а в тих районах (містах), де є можливості, та на магнітних носіях. При невідповідності записів на паперовому та магнітному носіях пріоритет має запис на паперовому носії.

Єдиний державний реєстр прав на нерухоме майно та угод із ним ведеться на паперових носіях інформації, а в тих районах (містах), де є можливості, та на магнітних носіях.

При переході до масового застосування ПЕОМ в режимі діалогу з'являється можливість відмовитися від використання традиційних паперових носіїв інформації, робота з якими трудомістка, вимагає спеціальної підготовки операторів та порушує індивідуальність автоматизованої обробки інформації. Використання ПЕОМ, що працюють у режимі діалогу, у місцях виникнення інформації (на складах, у цехах, у функціональних управлінських відділах та ін.) дозволяє автоматизувати процес виготовлення та заповнення первинної документації. Для цього форми документів, включаючи їхнє найменування, графічне зображення, найменування реквізитів, слід записати на машинні носії інформації. Цей запис проводиться один раз на етапі проектування системи, а потім може бути скоригована у разі змін. При необхідності складання первинного документа користувач у діалоговому режимі за допомогою клавіатури ПЕОМ вибирає потрібну йому з низки запропонованих системою форму документа та виводить її на екран відеотерміналу. Готовий документ може бути за потреби виведений на друк у вигляді звичайної машинограми.

Повнотекстовий пошук:

Де шукати:

скрізь
тільки в назві
тільки в тексті

Виводити:

опис
слова в тексті
тільки заголовок

Головна > Реферат >Промисловість, виробництво

Введение…………………………………………………………………………….3

Глава 1 Документована інформація………………………………………...5

1.1.Понятие і характеристика документованої информации………5

1.2.Властивості документованої информации………………………...10

Глава 2 Матеріальні носії інформації …………………………………14

2.1.Понятие матеріальних носіїв…………………………………...14

2.2.Класифікація документів на сучасних матеріальних носіях………………………………………………………………….16

Глава 3 Характеристика сучасних матеріальних носіївінформації……………………………………………………………..19

3.1.Паперові носії інформації…………………………………...19

3.2.Оптичні (лазерні) носії інформації…………………….23

3.3.Магнітні носіїінформації………………………………….25

3.4.Перфоровані носії інформації………………………….27

3.5.Мікрографічні носії інформації………………………....29

3.6.Фотографічні носії інформації…………………………...30

3.7.Матеріальні носії механічного звукозапису……………...31

Заключение…………………………………………………………………..........33

Список литературы ………………………………………………………............35

ВСТУП

Діяльність будь-якої організації неможливо уявити без збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. При цьому інформація все частіше набуває фіксованого, документального характеру. Відповідно до ГОСТ Р 51141-98 "Документ, документована інформація-це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Необхідність фіксувати інформацію з'явилася у людей у ​​давнину. Якщо розглядати це в історичному аспекті, то можна простежити, як змінювалися способи фіксування інформації на матеріальному носії та, відповідно, самі носії. Для фіксування та передачі інформації у часі та просторі застосовувалися різні способи від писемності до книгодрукування, від літографії до аудіозапису, фотокопіювання, кінозапису, мікрофільмування, голографії, застосування лазерної та комп'ютерної техніки. Відбувалося це тому, що змінювалися носії інформації - спочатку це були береста, папіруси, потім папір, фотоплівки (фотопапір), магнітні дискети, лазерні диски та інше.

Відкритий доступом до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронне документування, зберігання та передачі документів, тобто. перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документолістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають як об'єкт дослідження документ, принципово нові наукові та прикладні проблеми.

Метою курсової роботиє дослідження показників сучасних матеріальних носіїв документованої інформації.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

дати визначення поняттю «документована інформація»;

проаналізувати властивості документованої інформації;

розглянути документи на різних сучасних носіяхінформації, описати їх типи та дати характеристику.

Глава1 ДОКУМЕНТОВАНА ІНФОРМАЦІЯ

1.1.Поняття та характеристика документованої інформації

Сучасна організація сприймається як складне, комплексне освіту. Більшість організацій є відкриті системи, цілісні, що з численних взаємозалежних елементів, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішнє та зовнішнє середовище.

Зовнішні та внутрішні джерела інформації, що впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі у процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, яка пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль цій інфраструктурі грає документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія та інформаційний персонал.

Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, що поєднує структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, що протікають у взаємодії із зовнішнім середовищем організації та охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, ефективно діючий на базі створених інформаційних ресурсів механізм організації.

Ставлення до інформації як ресурсу означає, що за аналогією з іншими ресурсами (фінанси, обладнання, матеріали, технології, персонал) має бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти задоволення сукупних інформаційних потреб організації.

Відповідно до Федерального закону «Про інформацію, інформаційних технологійта про захист інформації» під документованою інформацією розуміється зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або у встановлених законодавством Російської Федерації її матеріальний носій; Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів 1 .

Поняття «документ» використовується у багатьох галузях знань пов'язане з предметом їх досліджень.

Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить у собі, причому не лише у змісті, а й у зовнішньому вигляді – почерку, хімічному складі паперу, водяних знаках тощо. Таку увагу до форми має для історика як емоційний ( " дух часу " ), і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливостіДосить точно відображають час, а часом і обставини їх створення. Звідси й тлумачення документа, насамперед як матеріального носія із зафіксованою у ньому інформацією минуле.

У діловодстві потрібно, перш за все, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити у разі потреби його маршрут інстанціями, включаючи його створення, погодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами та ін. Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа та установа чи посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитів: бланку встановленого зразка, підпису, печатки, реєстраційних номерів. Документ розуміється насамперед як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її автентифікувати та враховувати.

У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості та забезпечити облік, щоб за необхідності видати їх користувачеві (тому ж історику). Зміст документа та його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони є цінністю для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії різняться: архівіст повинен зберегти і сам документ, і реквізити постійними у вигляді, як вони надійшли в архів. Тому він схильний трактувати документ як поміщений на зберігання матеріальний носій з інформацією, що ідентифікується, що має споживчу цінність.

Юрист, як і історик, є споживачем документів, які у архіві. Але його цікавлять у разі конфлікту, учасники якого переслідують протилежні інтереси. У цьому випадку критичне значення набуває питання справжності. Тому юридична цінність документа тим вища, що складніше його підробити чи спотворити. Сам документ для юриста - це, перш за все, інформація, справжність якої засвідчена і не може бути оскаржена.

Нарешті, для спеціаліста в галузі інформаційних технологій інформація - це товар, який він повинен доставити за призначенням, а також надати користувачеві можливість вільно поводитися з цим товаром, швидко та ефективно змінювати його або, навпаки, забезпечувати незмінність та надійну безпеку. Саме поняття "документ" використовується тут, швидше за традицією, і виконує суто облікову функцію. У будь-якому разі документ постає як цілісна та транспортабельна сукупність (порція) інформації. Таке розуміння найближче до діловодного, але досить далеке від історичного та юридичного.

Можливість створення документів за допомогою комп'ютера найсильніше вдарила за традиційними уявленнями, властиві історикам та архівістам, оскільки вони передбачали зв'язок документа з конкретним носієм. Цей зв'язок втратив сенс: документ створюється в оперативної пам'ятікомп'ютера, що зберігається на його ж жорсткому диску, а потім у процесі обігу та зберігання неодноразово перезаписується на нові носії різних типів. А оскільки час та обставини створення документа тепер не можуть бути відображені у його формі, необхідно забезпечити їхню присутність у змісті. Іншими словами, електронний документ повинен мати більше широке колореквізитів (метаданих) порівняно з паперовим.

Юридичне трактування документа також зазнало випробування, оскільки інформаційні технології дозволяють вносити до тексту зміни, що не залишають жодних слідів на машинному носії. Щоб забезпечити достовірність інформації, потрібні додаткові заходи: підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції) та забезпечення документа електронним цифровим підписом. При цьому все одно зберігається потенційна можливість, що захисні засоби будуть подолані зловмисником. Тому гостро стоїть питання про рівень їхньої надійності.

Документознавство виділяє три основні складові під час розкриття терміна «документ»:

1 документ – матеріальний об'єкт;

2 документ – носій інформації;

3 документ – документована інформація.

Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта, із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі у часі та просторі з метою зберігання та громадського використання.

З легального терміна «документована інформація (документ)» випливають три основні ознаки документа.

Перший - наявність матеріального носія інформації. Як таке, в принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі та фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні й самі відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео- та звукозапису.

Другою ознакою документованої інформації є ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом приєднання до змістовної стороні відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело та призначення інформації, час її документування, а часом і забезпечити захист тієї чи іншої документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що і відомості, що ідентифікуються.

Третьою ознакою документованої інформації, яка не знайшла свого відображення в аналізованому терміні, є можливість зміни форм її закріплення. Даний ознака у тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, то, можливо одночасно представлена ​​й інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. Фактично, це можливість копіювання інформації.

Процес фіксування інформації, тобто створення документа, називається документуваннямуправлінської діяльності. При цьому важливо наголосити, що запис інформації на різних носіях (документування) має здійснюватися за встановленими правилами.

Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальною складовою інформаційну. Введення у практику законодавчим шляхом поняття "документована інформація (документ)", на думку В.А. Копилова, засноване на двоєдності інформації (відомостей) та матеріального носія (у вигляді символів, знаків, літер, хвиль тощо). Через війну документування відбувається хіба що матеріалізація і уречевлення відомостей.

Не менш важлива для управлінської документації та проблема носія інформації, який зазнає змін у міру історичного розвитку. Науково-технічний прогрес спричинив появу так званої електронної документації. Її специфіка у тому, що людина неспроможна сприйняти електронний документ у тому фізичному вигляді, як він зафіксований на носії.

Крім того, електронні документи знаходяться у прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися та старіти в міру науково-технічного прогресу у галузі техніки та програмного забезпечення. У цьому велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.

У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за межі існуючого визначення документа

Таким чином, поняття "документована інформація" відрізняється істотно від поняття "інформація". Феномен документованої інформації полягає в двоєдності інформації та матеріального носія, що істотно визначає її правовий режим.

1.2.Властивості документованої інформації

Документована інформація має більшість тих самих властивостей, як і інформація. Ці властивості можна поділити на зовнішні та внутрішні, а серед зовнішніх властивостей виділити три групи залежно від об'єкта взаємодії: джерела інформації, її приймача та об'єкта чи явища, яке вона відображає.

Однак, поряд із загальними властивостями, документована інформація має і низку специфічних властивостей, що відрізняють її від інших видів та різновидів інформації. До них слід віднести, насамперед, фіксований характер документованої інформації, що з самого поняття документа.

Узагальненою характеристикою, яка свідчить про рівень корисності інформації для споживача, є її якість. Найважливішими показниками якості та одночасно властивостями документованої інформації є релевантність, повнота, корисність, своєчасність, достовірність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність.

Релевантністю (від англ. "relevant" - доречний, що відноситься до справи) називається здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.

З релевантністю тісно пов'язане інше найважливіше якість документованої інформації - її цінність, тобто. споживча значимість, яка виражається, як правило, відповідно до інформації свого цільового призначення. У цьому цінність інформації може бути реалізована лише рамках певної інформаційної системи, як елемент цієї системи, що з іншими її структурними елементами і блоками.

Цінність документованої інформації може бути виміряна ступенем наближення до мети або величиною зекономлених ресурсів. У управлінні цінність інформації визначається ступенем на результат, на рівень досягнення поставленої мети.

У свою чергу, результативність інформації може бути короткостроковою чи довгостроковою, мати матеріальний чи духовно-моральний вимір. Цінністю може мати і дезінформація, але лише її джерела. Для споживача ж дезінформація має негативну цінність, оскільки збільшує вихідну невизначеність, зменшує ймовірність досягнення мети.

Істотною характеристикою документованої інформації є її повнота, яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною та отриманою інформацією. Від повноти інформації залежить якість управлінських чи інших рішень, що приймаються на її основі. При цьому слід зазначити, що документована інформація ніколи не буває повною, тому що неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулі епохи. Тому завжди можна говорити лише про рівень повноти інформації.

Слід розрізняти повноту та надмірність інформації. Надмірна інформація - це повторювана, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, що негативно позначається на ефективності управління. За наявними даними, зайвим є у середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових та адміністративних документів споживачеві не потрібно читати повністю. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо читатиме все поспіль.

Інформація може бути корисною та марною. Корисність інформації - ще одна з її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації у певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності та марності відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, яка виявляється у процесі актуалізації інформації.

З повнотою пов'язана достовірність інформації. Вона відбиває ступінь об'єктивності у процесі фіксації та передачі. Зі збільшенням повноти достовірність зростає. Проте це лише до того часу, доки надходить надмірність інформації, що вже перестає проводити ступінь її достовірності.

Достовірність залежить від джерела інформації, насамперед від рівня його компетентності, від суб'єктивізму у процесі збирання, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, так інформація, що міститься в ньому, завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу властива своя, більша чи менша, ступінь суб'єктивності.

Згодом інформація, навіть найкорисніша, старіє. Тому найважливішою її властивістю є новизна. Поняття новизни щодо. Одна й та інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може бути нової при реконструкції подій минулого, тобто. у процесі реалізації функції документа як історичного джерела.

З новизною пов'язана своєчасність інформації, тобто. її здатність відповідати запитам споживача у потрібний час.

Один із властивостей документованої інформації - її доступність, тобто. можливість отримання споживачем.

Захищеність - властивість документованої інформації, яка характеризує неможливість несанкціонованого доступу та зміни, спотворення її з боку інших осіб.

Ще однією властивістю інформації є ергономічність, тобто. оптимальність форми чи обсягу інформації конкретного споживача.

Нарешті, важливою властивістю документованої є її адекватність (визначеність), тобто. відповідність відображених у документі фактів, подій, показників самому об'єкту чи явищу, і навіть завдання конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про рівень адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо про майбутнє (плани, прогнози).

Крім зовнішніх, є внутрішні властивості документованої інформації. Вони знаходять своє вираження обсягом інформації, у її внутрішньої організації, структурі.

Таким чином, властивості документованої інформації - це якості, ознаки яких притаманні документу незалежно від того, усвідомлюються вони людиною чи ні. Властивості тісно пов'язані зі змістом поняття документа та його основними функціями.

Глава2 МАТЕРІАЛЬНІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ

.Поняття матеріальних носіїв

Матеріальну складову документа визначає матеріальний носій інформації - матеріальні об'єкти, у яких відомості (дані) знаходять своє відображення у вигляді символів, образів, сигналів, технічних рішень та процесів.

Відповідно до “ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення”, носій документованої інформації – це “матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі у перетвореному вигляді” 2 .

Призначеність документа для зберігання та передачі в просторі та часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет тощо.

Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їхньої головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації в часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.

Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якомусь спеціальному матеріалі (папір, кіно-, відео-, аудіо-, фотоплівка тощо), що має певну форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск тощо) .п.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнило, барвники, клей тощо) та інструментів (ручка, друкарський верстат, відеокамера, принтер тощо).

Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) та складових носія інформації. Залежно від матеріальної основи документи поділяються на великі групи: природні і штучні. Штучні у свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперовій основі - полімерні документи (полімерно-плівкові та полімерно-пластинкові).

Найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Більшість сучасних документів, що функціонують у суспільстві, виконані на паперовій основі чи замінниках паперу. Їх називають паперовими, тобто такими, що мають паперовий носій.

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, витвори, перфострічки, перфокарти та ін.

Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) поповнила видову різноманітність документів, здатних нести звукову мову, музику, рухоме та об'ємне зображення. Були створені грампластинки, магнітні плівки, фото- та кіноплівки, магнітні та оптичні диски – матеріальні носії такої інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

До полімерно-плівкових документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарта, мікрофіша), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ (перфострічки).

Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв.

2.2. Класифікація документів на сучасних носіях

Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки та проникнення її у всі сфери людської діяльності визначили появу документів на непаперових носіях інформації.

Ці документи на відміну традиційних, т. е. паперових, зазвичай, вимагають відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.

Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних та оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носії інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитуванню.

Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в машиночитаній формі.

За призначеністю для сприйняття аналізовані документи відносяться до машиночитаних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення інформації, що міститься в них. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матричний запис, матричне розташування знаків, цифр тощо), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках та подібних носіях.

Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, що містять запис, доступний для відтворення лише за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальної, проекційної апаратури або комп'ютера.

З усього масиву існуючих документів група виділяється за способом запису і зчитування інформації. Відповідно до цієї ознаки документи на нових носіях інформації поділяють на:

Документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апертурні картки;

Документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) та жорсткі, а також відеодиски;

Документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) та оптичні диски;

Документи на голографічних носіях (голографічні документи). До них відносять голограму.

За характером зв'язку документів із технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють:

Машинно-орієнтований документ, призначений для запису та зчитування частини інформації, що міститься в ньому, засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет тощо);

Машиночитаний документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що міститься в ньому, за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);

Документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаний носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск тощо - і оформлений в установленому порядку;

Документ-машинограма (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки та оформлений у встановленому порядку;

Документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відображений на екрані дисплея (монітора) та оформлений у встановленому порядку;

Електронний документ, що містить сукупність інформації у пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних та апаратних засобів.

Таким чином, документи на сучасних матеріальних носіях мають різну форму, зміст та оформлення.

Глава3 ХАРАКТЕРИСТИКА СУЧАСНИХ МАТЕРІАЛЬНИХ НОСІЄВ ІНФОРМАЦІЇ

3.1. Паперові носії інформації

Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку в даний час є сотні різних видівпаперу та виробів з неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесомїї виробництва, композиційним складом, ступенем оздоблення поверхні тощо.

Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться:

композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання; маса паперу (маса 1 кв. м паперу будь-якого сорту). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м; товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм); щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси в г/смІ); структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо); гладкість поверхні паперу; світломіцність; бур'яну паперу (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу. Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір з поверхневою щільністю від 30 до 52 г/м і з переважанням у її композиційному складі деревної маси називається газетним. Друкарський папір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/м. ╡ та виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічний папір (від 85 до 160 г/м²). Для технічного документування використовується високосортний білий креслярський ватманський папір, який виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документний папір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових та бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками. Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно-обчислювальних машинах застосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу товщиною близько 0,1 мм та шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5мм. Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але водночас існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і з побажань споживачів. У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати". В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ІSO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації. Вона діє у Росії. Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена ​​серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 м, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0. Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1). Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4. Які основні цілі застосування різних форматів? А0, А1 – технічні креслення; А2, А3 – креслення, діаграми, широкоформатні таблиці; А4 - листи, бланки, витратні матеріалидля принтерів та копірів, журнали, каталоги; А5 - записники; А6 – поштові листівки; А5, А6, В5, В6 – книги; С4, С5, С6 – конверти для листів формату А4: не складені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6); В4, А3 – газети. В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6. З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними найбільш часто використовуваними засобами масштабування, наприклад: 71% v0,5 А3>А4 141% v2 А4>А3 (також А5> А4) Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм) , "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм). Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір (термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір (діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька - прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіювання та ін. Папір товщиною понад 0,5 мм та масою 1 кв. м понад 250 гназивається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо. Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації - перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 ммі виготовлялися із тонкого, механічно міцного картону. На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні картки - картки з вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку зображувально-графічної технічної документації та патентної інформації. Оптичні (лазерні) носії інформації Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде шляхом безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірахносія. Починаючи з 1980-х років, все більшого поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису та відтворення інформації за допомогою лазерного променя. Нині оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Оптичний документ акумулює переваги різних способів запису інформації та матеріалів носія. Важливою перевагою даного носіяінформацією є, по-перше, його універсальність, тобто можливість запису та зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформації як бази даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних. Оптичний документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати в себе переваги та можливості книги, мікро-, діа- та відеофільмів, аудіозапису і т. д., причому все це одночасно. Він необхідний тривалого зберігання великих масивів інформації. Найперспективнішим видом оптичного документа, що виділяється за формою носія та особливостями користування, є оптичний диск - матеріальний носій, на якому інформація записується та зчитується за допомогою сфокусованого лазерного променя. Компакт-диски виготовляються з полікарбонату товщиною 1,2 мм, покритим найтоншим шаром алюмінію (раніше використовувалося золото) із захисним шаром із лаку, на якому зазвичай друкується етикетка. За технологією застосування оптичні, магнітооптичні та цифрові компакт-диски діляться на 3 основні класи: диски, що допускають одноразовий запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM – Write-Once, Read-Many – один раз записав, багато разів рахував). Використовуються в електронних архівах та банках даних у зовнішніх накопичувачах ЕОМ; реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати та стирати сигнали (CD-RW, CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх сферах застосування; цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою ємністю (до 17 Гбайт). Нині оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще компактніших носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами та молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, у тисячі разів більша, ніж у сучасній мікроелектроніці. Один компакт-диск, виготовлений за нанотехнологією, може замінити тисячі лазерних дисків. Таким чином, впровадження оптичної технології у документно-інформаційну сферу може розглядатися як початок нової ери у поширенні, зберіганні, використанні документованої інформації. Магнітні носії інформації В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують: За геометричною формою та розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо); за внутрішньою будовою носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів); За способом магнітного запису (носії для поздовжнього та перпендикулярного запису); По виду сигналу, що записується (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційного запису, для цифрового запису). До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку (МЛ), магнітну карту (МК), магнітний диск (МД) (жорсткий та гнучкий). З цієї групи нині найбільш використовуваними до роботи з документованої інформацією є магнітні диски. Магнітний диск – носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям для запису. Магнітні диски поділяються на жорсткі та гнучкі (дискети). Жорсткий магнітний диск (вінчестер) – це кругла плоска пластинка, виготовлена ​​з твердого матеріалу (металу), покритого феромагнітним шаром. Він призначений для постійного зберігання інформації, що використовується під час роботи з персональним комп'ютером та встановлюються всередині нього. Вінчестери значно перевершують гнучкі диски. Вони мають найкращі характеристикиємності, надійності та швидкості доступу до інформації. Тому їх застосування забезпечує швидкісні характеристики діалогу користувача і програм, що реалізуються, розширює системні можливості з використання баз даних, організації багатозадачного режиму роботи, забезпечує ефективну підтримку механізму віртуальної пам'яті. Гнучкий диск (флоппі-диск) або дискета - це диск, виготовлений із пластику, покритого феромагнітним шаром. Гнучкий магнітний диск широко використовується в персональних комп'ютерахта є змінним носієм документованої інформації. Він зберігається поза комп'ютером і встановлюється в накопичувач при необхідності. В даний час найчастіше використовуються дискети місткістю 1,44 Мбайт. Вони дозволяють переносити документ та програми з одного комп'ютера на інший, зберігати інформацію, що не використовується постійно на комп'ютері, робити архівні копії інформації, що міститься на жорстких дисках. Широке застосування насамперед у банківських системах знайшли так звані пластикові картки, що становлять пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними. Пластикова карта є документом, виконаним на основі металу, паперу або пластику стандартної прямокутної форми, хоча б один з реквізитів якого знаходиться у формі, доступній сприйняттю засобами електронно-обчислювальної техніки та електрозв'язку. Пластикові карткибувають двох типів: прості та інтелектуальні. У найпростіших картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані та змінювати їх. В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картами (від англ. Smart - розумний), крім пам'яті, вбудований ще й мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки та робить пластикові карти багатофункціональними. Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно вдосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів та зниження середнього часу доступу до інформації. 3.4. Перфоровані носії інформації На перфорованому документі інформація записана шляхом перфорування (пробивки) отворів (перфорацій) або вирізування відповідних ділянок матеріального носія. Залежно від призначення документи на перфоносітелях поділяють на три типи: 1 для керування автоматичними пристроями при виконанні різних операцій у процесі виготовлення та контролю спроектованих виробів; 2 для управління, обробки, перетворення інформації під час проектування виробів на ЕОМ; 3 для використання в процесі обробки та перетворення. Запис інформації на перфорованих документах може бути виконана на безперервній стрічці або на картках, що являють собою відрізки такої стрічки, або на площині, на якій запис інформації проводиться способом перфорування. Тому за матеріальною конструкцією носія перфоровані документи ділять на карткові (перфокарти, апертурні карти) та стрічкові (перфострічки). Перфокарти та перфострічки можна згрупувати у види за такими ознаками: по каналу сприйняття - перфокарти та перфострічки відносяться до візуальних документів; по матеріальній основі - штучні, паперові, рідше пластмасові (перфокарти) та целулоїдні або лавсанові (перфострічки); за призначеністю для сприйняття розрізняють машиночитані (перфокарти машинного сортування) та людиночитані (перфокарти ручного сортування); за розташуванням матриці розрізняють перфокарти з крайової та внутрішньої перфорацією; за способом кодування - вирізні з перфорацією, що вирізується в процесі кодування, і пробивні з перфорацією, що отримується при кодуванні; за способом обробки - перфокарти ручного та машинного сортування; за цільовим призначенням перфоровані документи можна розділити на облікові, довідкові, бібліографічні, інформаційні, діагностичні, навчальні. Перфораційна карта, перфокарта – це перфорований носій інформації у вигляді прямокутної картки з тонкого картону, щільного паперу або пластмаси, призначеної для запису інформації шляхом пробивання отворів (перфорацій) або вирізування її відповідних ділянок. Перфокарти застосовуються, в основному, для введення та виведення даних в ЕОМ, а також як основний носій запису в перфораційних обчислювальних комплексах. Існує велике числовидів перфокарт, що відрізняються формою, розмірами, обсягом інформації, що зберігається, формою і розташуванням отворів. Перфораційна стрічка, перфострічка - носій інформації у вигляді стрічки (паперової, целулоїдної або лавсанової), на яку дані наносяться певною послідовністю кодових комбінацій отворів. Кожна кодова комбінація кодує один знак і розміщується на стрічці перпендикулярно до напряму її руху. Перфострічку можна використовувати: 1 під час передачі або прийому телеграфних депеш; 2 при роботі на обчислювальних машинах та іншій організуючій техніці (пишучій, підсумовує, бухгалтерській, і т. д.), на спеціальних дешифраторах або у вихідному пристрої ЕОМ; 3 як запис інформації наукового та технічного характеру і т. д. на різних машинах та пристосуваннях. 3.5. Мікрографічні носії інформації У масиві документів особливе місце займають носії інформації, що містять одне або кілька мікрозображень, що отримали загальну назву мікрографічних документів або мікроформ. Мікрографічний документ виконується на мікроносії у вигляді мікрокопії або оригіналу мікродокумента. Цей клас документів складають мікрофільми, мікрофіші та мікрокарти. Мікрографічні документи або мікроформи виготовляються у компактній формі на фото-, кіно-, магнітоленті або оптичному диску. Їх відмінними рисами є малі фізичні розміри та вага, значна інформаційна ємність, компактність зберігання інформації, необхідність спеціальної апаратури для її зчитування. Прогнозований термін служби мікроформ – 500 і більше років. Мікрофільм – зменшена копія документа, отримана фотографічним способом. Він містить одне або кілька текстових та графічних мікрозображень, об'єднаних спільністю змісту. Мікрофіша - плоска мікроформа з розташуванням мікрозображень у формі сітки. Мікрофіша є відрізком фото-, діазо- або везикулярної плівки стандартного формату, на якій в заданій послідовності розташовується мікрозображення. Читати мікрофішу можна на читальному апараті за допомогою діапроектора. Мікрокарта - носій інформації на фотоплівці, що вставляється в апертурну або клясерну картку. Це документ, виготовлений на непрозорій основі (на відрізку фотографічного або звичайного паперу, а також на металевій основі). Читають мікрокарту на читальних апаратах за допомогою епіпроектора (тобто у відбитому світлі). У мікрокарті можна використовувати і лицьову, і оборотну сторони, розмістивши з одного боку пошуковий образ документа, бібліографічний опис, інструкцію чи реферат документа, але в інший - мікрозображення всього документа. 3.6. Фотографічні носії інформації Фотоматеріали є гнучкими плівками, платівками, паперами, тканинами. Вони є по суті багатошарові полімерні системи. Кольорові фотоматеріали мають складнішу будову. Вони містять також синьо-, жовто-, зелено-, червоночутливі шари. Розробка в 1950-і роки багатошарових кольорових матеріалів стала одним з якісних стрибків в історії фотографії, визначивши швидкий розвиток та широке поширення кольорової фотографії. До найважливіших характеристик фотографічних матеріалів, зокрема, фотоплівок, відносяться: світлочутливість, зернистість, контрастність, кольорочутливість. Кіноплівка є фотографічним матеріалом на гнучкій прозорій підкладці, що має з одного або обох країв отвори – перфорації. Історично перші світлочутливі стрічкові носії були на паперовій основі. Нитратцеллюлозна стрічка, що використовувалася на перших порах, була дуже горючим матеріалом. Проте вже в 1897 р. німецьким ученим Вебером була виготовлена ​​плівка з негорючою основою з тріацетату целюлози, що набула широкого поширення, у тому числі у вітчизняній кіноіндустрії. Згодом підкладка стала виготовлятися із поліетилентерефталату та інших еластичних полімерних матеріалів. У порівнянні з фотоплівкою кінострічка зазвичай складається з більшої кількості шарів. На підкладку наноситься підшар, який служить для закріплення світлочутливого шару (або кількох шарів) на основі. Крім того, кіноплівка зазвичай має протиореольний, протискручуючий, а також захисний шар. Кіноплівки бувають чорно-білі та кольорові. Вони поділяються також на негативні; позитивні (для контактного та проекційного друкування); звертаються (можуть використовуватися для отримання негативів та позитивів); контратипні (для копіювання, наприклад, масового виготовлення фільмокопій); гідротипні; фонограмні (для фотографічного запису звуку) Чорно-біла фотографічна плівка шириною 16 і 35 мм є найпоширенішим носієм для виготовлення мікрофільмів. Основними типами мікрофільмів є мікрофільми рулонні та у відрізку. Мікрофільми у відрізку – це частина рулонної плівки довжиною не менше 230 мм, на якій розміщується до кількох десятків кадрів. Мікрокарти, мікрофіші та ультрамікрофіші є фактично плоскими форматними мікрофільмами. Зокрема, мікрофіша – це аркуш фотоплівки формату 105х148 мм. 3.7. матеріальні носії механічного звукозапису За більш ніж вікову історію механічного звукозапису неодноразово змінювалися і матеріали та форма носіїв звукової інформації. Спочатку це були фонографічні валики, що являли собою порожнисті циліндри діаметром близько 5 см і довжиною близько 12 см. Вони покривалися так званим "затверділим воском", на який наносилася звукова доріжка. Фоно валики швидко зношувалися, їх практично неможливо було тиражувати. Тому цілком закономірно вже незабаром вони виявились витісненими грамофонними платівками. Грампластинки мали задовольняти дуже жорстким вимогам, оскільки у процесі відтворення фонозапису вістря голки тисне на дно канавки з силою близько 1 т/см². Перша грамофонна платівка, записана в 1888 р., була цинковим диском з вигравіруваною фонограмою. Потім грамплатівки стали відливати з целулоїду, каучуку, ебоніту. Проте набагато дешевшими, пружними та міцними виявилися пластмасові диски на основі поліхлорвінілу та вініліту. Вони мали і найкраща якістьзвуку. Грамофонні платівки виготовлялися шляхом пресування, штампування або лиття. Оригіналом грампластинки служив восковий диск, а згодом - металевий (нікелевий) диск, покритий спеціальним лаком (лаковий диск). За типом запису грампластинки, що випускалися нашій країні, поділялися на звичайні, довгограючі і стереофонічні. За кордоном, крім того, були розроблені квадрафонічні платівки та відеограмплатівки. Крім того, грампластинки класифікуються за розміром, частотою обертання, тематикою запису. Зокрема, стереофонічні платівки, виробництво яких у СРСР почалося з 1958 р., так само як і довгограючі, випускалися форматом (діаметром) 174, 250 та 300 мм. Частота їхнього обертання зазвичай становила 33 об/хв. З початку 1990-х років. виробництво грампластинок у Росії фактично припинилося, поступившись місце іншим, більш якісним та ефективним способам звукозапису (електромагнітного, цифрового). ВИСНОВОК На закінчення даної курсової роботи, можна зробити такі висновки. За допомогою документування, інформація набуває необхідних властивостей і у вигляді документів виконує свою основну роль у процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотну реакцію. В результаті документування інформація закріплюється (фіксується) на носії, набуває юридичної сили, можливості ідентифікації, доказу її справжності. Таким чином, основною формою організації інформації в управлінні є документ. Існує три основні сутнісні підходи до формулювання поняття документа: як матеріального об'єкта; як носія інформації; як документованої інформації. Протягом тривалого часу панування в терміні належало носієві. Сучасне розуміння документа виводить на передній план інформаційну складову документа та її правове забезпечення, що дозволяє здійснити ідентифікацію документа у його функціонування. Включення у розуміння документа правової складової дозволяє реалізувати концепцію управління документацією усім стадіях її життєвого циклу. Для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються під час технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових». Людина здатна приймати електронний документ лише з допомогою спеціальних технологічних процедур, і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну та логічну структуру, що не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорстку, незмінну конструкцію інформації та її носія. Під матеріальною складовою документа мають на увазі: матеріальну основу документа; форму носія інформації; 3 спосіб документування чи запису інформації. Носії інформації найтіснішим чином пов'язані як із засобами і засобами документування, а й із розвитком технічної думки. Звідси – безперервна еволюція типів і видів матеріальних носіїв. Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде шляхом безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

Федеральний Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 № 85-ФЗ (зі змінами від 30 червня 2003 року).

ГОСТ Р51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М: Держстандарт Росії, 1998.

Федеральний закон Російської Федерації від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації.

Андрєєва В.І. Поняття документа та діловодства. // Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера". №8. 2006. С. 22.

Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації// Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів. М: ВНИИДАД, 2000. 234 з.

Бачило І.Л., Лопатін В.М., Федотов М.А. Інформаційне право, підручник. Спб: Юридичний центр Прес, 2001. 225 с.

Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. М: Інформаційно-видавничий будинок "Філін", 2003. 345с.

Румуніна Л.А. Документаційне забезпечення управління 5-е видання.

Міст О. Коментар до ФЗ Про інформацію, інформатизацію та захист інформації. Спб.: Пітер, 2004. 167с.

Кліменко С.В., Крохін І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документи у корпоративних мережах. М., 2001. 345с.

Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання // НТІ. Сер. 1. Організація та методика інформаційної роботи. № 8. 1996. З. 2.

Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ: Знання, 2000. 460с.

Ларін М.В. Управління документацією та нові інформаційні технології. М: Наукова книга, 2001. 137 с.

Ларьков Н.С. Документознавство. М: Видавництво АСТ, 2006. 427с.

Правове регулювання електронного документообігу навчально-практичний посібник (Серія "Бібліотечка "Російської газети"). М: Видавництво: Російська газета. Вип. 21. 2005.

1Федеральний закон Російської Федерації від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації.

2 ГОСТ Р51141-98 “Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М: Держстандарт Росії, 1998

ПАПЕРОВІ НОСІЇ ІНФОРМАЦІЇ

Найважливішим матеріальним носієм інформації, як і раніше, поки залишається папір. На вітчизняному ринку нині є сотні різних видів паперу та виробів із неї. При виборі паперу для документування необхідно враховувати властивості паперу, зумовлені технологічним процесом його виробництва, композиційним складом, ступенем обробки поверхні тощо.

Будь-який папір, виготовлений традиційним способом, характеризується певними властивостями, які необхідно брати до уваги у процесі документування. До таких найважливіших властивостей і показників ставляться:

	композиційний склад, тобто. склад і рід волокон (целюлоза, деревна маса, льнопенькові, бавовняні та ін. волокна), їх відсоткове співвідношення, ступінь розмелювання;
	маса паперу (маса 1 кв. мпапери будь-якого сорту). Маса паперу, що випускається для друку, становить від 40 до 250 г/кв. м;
	товщина паперу (можливо від 4 до 400 мкм);
	щільність, ступінь пористості паперу (кількість паперової маси г/смЕ);
	структурні та механічні властивості паперу (зокрема, напрямок орієнтації волокон у папері, світлопроникність, прозорість паперу, деформації під впливом вологи тощо);
	гладкість поверхні паперу;
	світломіцність;
	бур'ян (результат використання при її виробництві забрудненої води) та деякі інші властивості паперу.

Залежно від властивостей папір ділиться на класи (для друку, для письма, для машинопису, декоративна, пакувальна та ін.), а також на види (друкарська, офсетна, газетна, крейдована, письмова, картографічна, ватманська, документна тощо) .). Так, папір із поверхневою щільністю від 30 до 52 г/мі з переважанням у її композиційному складі деревної маси називається газетної. Друкарськапапір має поверхневу щільність від 60 до 80 г/мі виготовляється на основі деревної целюлози. Ще більшу щільність має картографічнапапір (від 85 до 160 г/м|). Для технічного документування використовується високосортна біла креслярська. ватманськапапір, що виробляється на основі механічно обробленого ганчір'я. Для друкування грошових знаків, облігацій, банківських чеків та інших важливих фінансових документів використовується документнапапір, стійкий до механічних впливів. Вона виготовляється на основі льнопенькових і бавовняних волокон, найчастіше з водяними знаками 94 .

Для механічного запису кодованої інформації та подальшого її використання в інформаційно-пошукових системах, у перфораційно- обчислювальних машинахзастосовувалися перфораційні стрічки. Вони виготовлялися із щільного паперу завтовшки близько 0,1 ммта шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,5 мм .

Важливе значення у документознавстві та документаційному забезпеченні управління мають формати паперу. Ще 1833 р. у Росії було встановлено єдиний розмір аркуша паперу, а 1903 р. спілка паперових фабрикантів прийняв 19 її форматів. Але одночасно існували численні формати, які виникли стихійно з ініціативи паперових фабрик і виходячи з побажань споживачів 95 . У 1920-ті роки після рішення більшовицького керівництва про перехід до метричної системи було впорядковано і формати паперу, а згодом прийнято ГОСТ 9327-60 "Папір та вироби з паперу. Споживчі формати". В основу нових форматів було покладено систему розмірів паперу, вперше запропоновану Німецькою стандартизаційною організацією DIN приблизно в 1920 році. У 1975 р. ця система стала міжнародним стандартом (ISO 216), будучи прийнята Міжнародною організацією зі стандартизації 96 . Вона діє у Росії.

Стандарт ISO 216 складається з трьох серій: A, B і C. Як основна встановлена ​​серія (ряд) А. Тут кожен аркуш паперу має ширину, рівну результату розподілу його довжини на квадратний корінь з двох (1:1,4142). Площа основного формату (А0) дорівнює 1 м|, а його сторони становлять 841х1189 мм. Інші формати виходять шляхом послідовного розподілу навпіл попереднього формату, паралельно його меншій стороні. В результаті, всі отримані формати геометрично подібні. Кожен формат позначається двома символами: літерою А, що вказує на належність серії А, та цифрою, що позначає кількість поділів вихідного формату А0.

Формати А-серії ISO 216:

Формати В-серії використовуються у тих випадках, коли А-серія не має відповідного формату. Формат В-серії є середнім геометричним між форматами Аn та А(n+1).

Формати С-серії стандартизують конверти. Формат С-серії є середнім геометричним між форматами А та В серій з одним і тим самим номером. Наприклад, документ на аркуші А4 добре вкладається у конверт формату С4.

Які основні цілі застосування різних форматів?

А0, А1 – технічні креслення;

А2, А3 – креслення, діаграми, широкоформатні таблиці;

А4 - листи, бланки, витратні матеріали для принтерів та копірів, журнали, каталоги;

А5 - записники;

А6 – поштові листівки;

А5, А6, В5, В6 – книги;

С4, С5, С6 - конверти для листів формату А4: нескладені (С4), складені вдвічі (С5), складені втричі (С6);

В4, А3 – газети.

В управлінській діяльності найчастіше використовуються формати А3, А4, А5 та А6.

З урахуванням розмірів паперу у системі ISO створено копіювальні машини, тобто. прив'язані до відношення 1: v2. Цей принцип використовується також у кіно- та фотолабораторіях. Копіювальні машини забезпечені відповідними найбільш часто використовуваними засобами масштабування, наприклад:

71% v0,5 А3>А4

141% v2 А4>А3 (також А5> А4)

Формати паперу ISO в даний час широко використовуються у всіх промислово розвинених країнах, за винятком Сполучених Штатів Америки та Канади, де в офісній роботі поширені інші, хоч і дуже схожі формати: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм), "Executive" (190х254 мм) та "Ledger/Tabloid" (279х432 мм) 97 .

Окремі види паперу призначені спеціально для репрографічних процесів. Здебільшого це світлочутливі паперові носії. Серед них термопапір(термореактивний та термокопіювальний папір); діазопапір(діазотипний або світлокопіювальний папір), чутливий до ультрафіолетових променів; калька- прозорий, міцний, із чистої целюлози папір, призначений для копіювання креслень; папір багатошаровий для електроіскрового копіюваннята ін.

Папір завтовшки понад 0,5 ммта масою 1 кв. мпонад 250 гназивається картоном. Картон може бути одношаровим та багатошаровим. У діловодстві він використовується, зокрема, для виготовлення обкладинок первинних комплексів документів (справ), реєстраційних карток тощо.

Донедавна широко використовувалися картонні перфораційні носії цифрової кодованої інформації. перфокарти. Вони були прямокутниками розміром 187,4х82,5 ммі виготовлялися із тонкого, механічно міцного картону.

На основі машинних перфокарт виготовлялися апертурні карти- карти із вмонтованим кадром мікрофільму або відрізком неперфорованої плівки. Вони використовувалися зазвичай для зберігання та пошуку зображувально-графічної технічної документації та патентної інформації. Жорсткі диски